Gestión de proyectos para empresas: Qué es y cómo aplicarla

Los proyectos son como los ladrillos del éxito de la empresa. Para que todo fluya con eficiencia, las compañías dependen de la gestión de proyectos. 

En las grandes empresas que tienen varios proyectos en curso a la vez, la gestión de proyectos se puede ampliar al nivel de gestión de proyectos para empresas (EPM, por sus siglas en inglés).

El gerente de proyectos para empresas supervisa distintos proyectos que ocurren en simultáneo en diferentes departamentos para garantizar que se cumplan las expectativas y los objetivos de la empresa. 

Desde un punto de vista estratégico, la aplicación de esta práctica ofrece retornos en términos de ganancias, productividad y mejoras en las prácticas de gestión de proyectos. 

La transición a la gestión de proyectos para empresas puede ser una iniciativa de gran calibre. Entonces, para ayudarte a entender mejor el proceso, en esta guía explicamos cómo funciona la gestión de proyectos para empresas, sus beneficios, cómo afecta a las diferentes fases de la gestión de proyectos y también compartimos formas de implementar la gestión de proyectos para empresas para mejorar la colaboración en equipo.

¿Qué es la gestión de proyectos para empresas?

La gestión de proyectos para empresas es la práctica de gestionar varios proyectos a escala empresarial. Para ponerla en práctica hay que desarrollar varios procesos estándar que optimicen la gestión de proyectos en toda la empresa.

El propósito de la gestión de proyectos para empresas es asociar los objetivos de la empresa con los de los proyectos en curso para garantizar que la compañía dirija sus recursos en la orientación correcta y en el momento adecuado.

También implica gestionar los elementos interdependientes que hay entre los proyectos, y sirve para asegurarse de que esos proyectos arriben a la línea de llegada a tiempo y dentro del presupuesto. 

La estructura jerárquica de las empresas y la estructura de los equipos pueden variar, pero la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas (EPMO) debería trabajar al nivel de la planificación estratégica. Los gerentes de proyectos para empresas o gerentes de entregas son quienes supervisan la gestión de los proyectos para las empresas. La Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas depende directamente de los directivos de la empresa, como el director operativo o el director general de proyectos. 

Además de gestionar el portafolio de proyectos, en la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas también pueden hacer lo siguiente:

• Brindar asesoramiento a los gerentes de proyectos.

• Garantizar que los proyectos estén alineados con los objetivos empresariales más generales.

• Supervisar y coordinar el trabajo de las demás Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO).

• Resolver o mitigar los problemas de los proyectos. 

• Hacer revisiones de los proyectos con regularidad.

• Establecer las pautas y mejores prácticas para los equipos de gestión de proyectos. 

• Mejorar la gestión de recursos.

En esencia, el propósito de la gestión de proyectos para empresas es mejorar la calidad y efectividad de la gestión de proyectos a gran escala y garantizar que los proyectos aporten valor a la empresa.

Elementos de la gestión de proyectos para empresas

Hay siete elementos que componen el modelo de gestión de proyectos para empresas, según el Project Management Institute (PMI). Algunos de esos procesos provienen de la gestión tradicional de proyectos, pero aplicados a gran escala, y otros son específicos de la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas .

1. Análisis de riesgos.

El análisis de riesgos consiste en identificar y evaluar el impacto cualitativo y cuantitativo de los riesgos de un proyecto para poder tomar las medidas adecuadas para mitigarlos. 

El análisis de riesgos puede ser complejo, ya que para poder llevarlo adelante hace falta contar con experiencia y un conocimiento profundo del portafolio de proyectos y de la empresa. Para que el análisis de riesgos sea más fácil de gestionar, conviene aplicar los siguientes estándares de gestión de proyectos para empresas:

• Hacer que el gerente de Producto de la empresa deposite en los gerentes de los proyectos la responsabilidad con respecto a sus respectivos planes de mitigación.

• Establecer métricas para medir los riesgos proyectados, los actuales y las contingencias previstas.

• Aplicar una técnica de estimación de los proyectos que permita la mitigación de los riesgos mediante planes de contingencia.

La integración del análisis de riesgos con los procesos de gestión de proyectos para empresas ofrecen más control al equipo de gerentes para decidir cuánto riesgo aceptar al sopesarlo con respecto a los beneficios del proyecto. 

2. Estimación estructurada.

La estimación de los proyectos es un componente clave de la gestión de proyectos, que incluye la estimación de los costos del proyecto, de los recursos o de la duración. La gestión de proyectos para empresas define los estándares para la estimación estructurada que harán los gerentes de proyectos. Por ejemplo, en la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas se definirá el ciclo de vida estándar para las entregas de los proyectos y se ofrecerán ejemplos de proyectos anteriores para que los gerentes puedan consultarlos. 

La Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas también ofrece capacitaciones a las demás oficinas de gestión de proyectos sobre estrategias para hacer estimaciones, como la estimación de tres puntos y la técnica Delphi. 

3. Revisiones de proyectos.

Las revisiones periódicas se centran en el progreso de los proyectos en curso y también en los riesgos potenciales. La Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas puede realizar cuatro tipos de revisiones: de participación, inicio, progreso y cierre del proyecto. El propósito de estas revisiones es controlar los estándares, el estado y cualquier problema que puedan tener los proyectos; además de detectar cuándo es necesario actualizar el plan de mitigación de riesgos.

Un método para aplicar en las revisiones consiste en asignar colores para identificar los niveles de importancia (rojo/amarillo/verde) de los distintos aspectos de un proyecto, como las entregas, los clientes, el equipo o el presupuesto. De este modo, en las reuniones sobre gestión se pueden abordar los problemas más urgentes. 

4. Asesoramiento sobre gestión de proyectos.

La gestión de proyectos puede ser estresante si no se cuenta con la capacitación y los recursos adecuados. Las Oficinas de Gestión de Proyectos para Empresas invierten en las oficinas de gestión de proyectos. Les brindan capacitación para ayudar a que los gerentes de proyectos desarrollen las habilidades técnicas y de gestión necesarias para sus trabajos. A las capacitaciones las dictan expertos en gestión de proyectos propios de la empresa o externos.

Además, las Oficinas de Gestión de Proyectos para Empresas ofrecen mentores a los gerentes de proyectos para que los apoyen con la planificación y la ejecución de los proyectos, al momento de tomar decisiones y para resolver problemas. 

5. Elevación de la gestión de problemas a una instancia superior.

En la gestión de proyectos, cuando los problemas o incidentes se elevan, cambian a un nivel superior de prioridad. Estos problemas pueden requerir de la intervención del equipo de directivos. Para mejorar el sistema de gestión de incidentes, la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas tiene la responsabilidad de desarrollar reglas y procesos comunes a todos los departamentos para elevar asuntos a una instancia superior.

En la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas, durante las reuniones de gestión, se revisa la lista de problemas en curso que se han elevado, para identificar las causas comunes de esos incidentes y proponer cualquier cambio departamental, sistémico u organizativo que sea necesario. 

6. Contabilización del tiempo.

El tiempo puede ser vital en el ciclo de vida del proyecto. Con un sistema sólido para el seguimiento del tiempo se pueden hacer mediciones precisas para saber a qué se dedica el tiempo durante un proyecto. En la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas se pueden usar datos de las planillas de horarios de todos los equipos para desarrollar las pautas para la planificación y estimación de futuros proyectos.

7. Sistema de información.

El sistema de información es la columna vertebral de la gestión de proyectos para empresas. Un software robusto para la gestión de proyectos puede ser sumamente útil para ahorrar tiempo en la planificación, la emisión de informes y el seguimiento de los proyectos. 

Por ejemplo, la herramienta para emisión de informes de Asana es muy práctica para dar seguimiento al progreso de los proyectos en tiempo real y además ofrece la flexibilidad necesaria para poder reunir y compartir detalles con los miembros de los equipos que trabajan en cada proyecto e incluso, con los integrantes de otros departamentos. 

Los datos de los proyectos que se recopilen se pueden usar en estos cuatro tipos de informes:

1. Utilización de los recursos.

2. Asignación de los recursos.

3. Progreso del proyecto.

4. Actividades del proyecto.

Con los detalles de estos informes, estarás mejor equipado para empoderar a los miembros del equipo para que trabajen mejor.

Cómo implementar la gestión de proyectos para empresas

Si los equipos tienen dificultades para dar seguimiento a los proyectos actuales y para supervisar el progreso y los resultados con efectividad, la gestión de proyectos para empresas es una posible solución.

Primero, la estructura de la empresa debería prepararse para integrar el sistema de gestión de proyectos para empresas, lo que podría producir cambios en la compañía. Antes de iniciar la transición a la gestión de proyectos para empresas, el equipo de gerentes debe analizar la estructura actual de la empresa, identificar los potenciales obstáculos desde el punto de vista operativo y decidir si es una buena estrategia a largo plazo.

Una vez que la empresa esté lista para implementar la gestión de proyectos para empresas, sigue estos pasos para empezar:

1. Define cómo se aplicará la gestión de proyectos para empresas.

En el paso inicial se determina cómo se aplicará la gestión de proyectos para empresas mediante la revisión de los procesos actuales y la identificación de problemas. Hazte preguntas como las siguientes:

• ¿Cuáles son las responsabilidades de la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas?

• ¿Qué recursos se necesitan para hacer este cambio?

• ¿Cómo contribuirá la gestión de proyectos para empresas a los objetivos estratégicos de la empresa? 

• ¿Quiénes asumirán los nuevos roles?

Cada una de estas preguntas te ayudará a implementar un proceso exitoso de gestión de proyectos para empresas.

2. La participación de los involucrados.

La siguiente fase consiste en transmitir el plan a los participantes o a los miembros del concejo directivo. Explica los beneficios de cambiar a una gestión de proyectos para empresas y cómo se llevará a cabo.

3. Implementa los procesos de gestión de proyectos para empresas.

Para poner en marcha la gestión de proyectos para empresas, debes crear una lista con los requisitos y las fases del plan de implementación. En la lista se deben detallar los cambios que afectarán a los equipos y tecnologías presentes, además de las capacitaciones que los participantes aceptaron tomar. La implementación se puede ir dividiendo en fases o puede tener una fecha definida.

4. Controla la implementación de la gestión de proyectos para empresas.

Conduce revisiones periódicas de los avances que se produzcan en la implementación de la gestión de proyectos para empresas. Controla cómo funciona la nueva Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas, si se articula bien con las demás oficinas de gestión de proyectos, e identifica los posibles desafíos que se puedan presentar a medida que continúe la transición. También es el momento de tratar cualquier problema que exista con el equipo de gerentes y hacer los ajustes que encuentren necesarios para el plan de implementación.

A medida que los equipos cambian, es probable que el departamento de Recursos Humanos también deba modificar procesos para respaldar al nuevo modelo de gestión de proyectos para empresas. Los miembros del equipo de la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas pueden necesitar recursos extra como equipamiento, un software de gestión de proyectos para empresas y las capacitaciones pertinentes.

Metodologías para gestión de proyectos para empresas

No hay un criterio único para la gestión de proyectos para empresas ya que dependerá de los recursos, procesos y objetivos de cada empresa. A continuación, te mostramos algunas formas en las que se puede integrar la gestión de proyectos para empresas con los procesos actuales de gestión de proyectos.

Selección de proyectos

Es el proceso de evaluar las ideas para los proyectos y de priorizar las que respalden el objetivo general de la organización. Los proyectos deben estar aprobados y deben contribuir al éxito de la organización; de lo contrario, es probable que se desperdicien los recursos de la empresa.

Planificación de proyectos

Para empezar, antes de pasar directamente a trabajar en el proyecto, es importante contar con un plan claro del proyecto con las etapas trazadas. Es particularmente crucial para los proyectos complejos con cronogramas más prolongados o en los que se interactúa con varios departamentos. Cuando los planifiques, te resultará conveniente trabajar con diagramas de Gantt o tableros Kanban para desglosar y programar las tareas. La Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas debería definir los estándares para creación de planes de proyectos y para la proyección de presupuestos.

Cierre de proyectos

No todos los proyectos seleccionados saldrán bien o producirán los resultados esperados. Los gerentes de proyectos de empresas deberían poder reconocer aquellos proyectos que tengan el potencial de generar los beneficios previstos y también los que pueden presentar un bajo rendimiento y que habría que cerrar a la brevedad. La Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas también debería diseñar los planes de cierre tanto para los proyectos que resultan bien, como para los que no.

Controles de proyectos

Los controles de los proyectos son procesos con los que se reúnen los datos de los proyectos y se le da seguimiento al progreso. Entre las actividades de control se pueden incluir la supervisión de costos, la creación de una estructura de desglose del trabajo para visualizar las entregas y el planteo de estrategias para mejorar el rendimiento en los proyectos.

La estandarización de los procesos de gestión de proyectos con la ayuda de la gestión de proyectos para empresas simplificará los procesos de los futuros proyectos y será beneficiosa tanto para las Oficinas de Gestión de Proyectos como para la empresa en sí.

Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas (EPMO) vs. Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

La gestión de proyectos para empresas y la gestión de proyectos tradicional tienen responsabilidades superpuestas, pero difieren en el propósito y el alcance. A continuación, encontrarás una comparación más detallada de ambos sistemas.

Gestión de proyectos tradicional

La gestión de proyectos se centra en torno a la pregunta de cómo finalizar un proyecto de manera "efectiva y eficiente" según Paul Dinsmore del Project Management Institute (PMI).

• Cómo funciona: La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es la responsable de planificar, gestionar y ejecutar los proyectos para cumplir con los requisitos sin tener que centrarse necesariamente en los objetivos de niveles más altos de la empresa. Las oficinas de gestión de proyectos operan a nivel táctico y operativo, y dependen de la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas. 

• Qué se necesita para ocupar este puesto: Los gerentes de proyectos deben ser competentes en el liderazgo, las comunicaciones y la resolución de problemas. Deben ser hábiles para desarrollar hojas de ruta para proyectos, para planificar y para gestionar tareas. Además, deben estar familiarizados con los diferentes estilos de gestión, como las metodologías ágiles, Scrum o la de cascada. 

Gestión de proyectos para empresas (EPM)

La gestión de proyectos para empresas se centra más en la cuestión de cómo hacer que el negocio resulte “más flexible, con mayor capacidad de respuesta y, en consecuencia, más rentable en un ambiente en el que los proyectos son muchos y cambian todo el tiempo”, según Dinsmore.

• Cómo funciona: En las Oficinas de Gestión de Proyectos para Empresas las responsabilidades son similares a las de las oficinas de gestión de proyectos, con la tarea extra de alinear los portafolios de los proyectos con los objetivos que abarcan a toda la empresa. Las oficinas de gestión de proyectos para empresas también operan a nivel estratégico. 

• Qué se necesita para ocupar este puesto: Los gerentes de proyectos para empresas deben estar atentos a los detalles, deben poder equilibrar las dependencias de los diferentes proyectos y también, deben conocer en profundidad a la empresa y al sector. Para el trabajo puede ser necesario contar con capacitaciones específicas sobre otras habilidades técnicas. 

Independientemente de las diferencias, las Oficinas de Gestión de Proyectos y las Oficinas de Gestión de Proyectos para Empresas pueden trabajar juntas en paralelo para aportar visibilidad a los proyectos de toda la empresa. 

Los beneficios de la gestión de proyectos para empresas

El mayor mérito de aplicar la gestión de proyectos para empresas en una empresa es que puede mejorar significativamente las prácticas en la gestión de los proyectos actuales para que estén mejor alineados con los objetivos estratégicos de la empresa en general. 

A continuación, te mostraremos con más detalles lo útil que puede ser la gestión de proyectos para empresas para ti y para tu equipo. 

Brinda los recursos que necesitas

La Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas se hace cargo de la asignación de recursos para garantizar que cuentas con los recursos necesarios para los proyectos. En la oficina de gestión de proyectos para empresas también se puede detectar y prestar atención a los proyectos que no tienen fondos suficientes, pero que sí tienen potencial. A la inversa, también se pueden identificar los proyectos que no funcionan bien y recomendar los cambios necesarios para reducir las pérdidas. 

Brinda un respaldo extra al equipo

Si alguna vez te encuentras con problemas que exceden el alcance de tu rol, puedes solicitar asistencia a la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas. Desde allí podrán orientarte sobre cómo resolver los problemas o pedirle al equipo directivo que intervenga en caso que sea necesario. La Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas también puede brindar asesoramiento y capacitaciones para apoyar tu crecimiento profesional.

Mejora los índices de éxito del proyecto

Los equipos dedican un 30 % más de tiempo a trabajos duplicados todas las semanas. La gestión de proyectos para empresas ayuda a combatir ese problema y a mejorar la eficiencia mediante el análisis de los datos de registro de tiempo de tu equipo y con la identificación de diferentes opciones para perfeccionar los flujos de trabajo de los proyectos y para garantizar que el tiempo se use bien.

Mejora los estándares de gestión de proyectos en general

La gestión de proyectos para empresas también comprende establecer un marco uniforme de emisión de informes para la gestión de riesgos y para centralizar la gestión de las tareas y del proyecto. Si sigues estas pautas, podrás mantener el orden mientras coordinas los proyectos y emites informes para la Oficina de Gestión de Proyectos para Empresas. 

Lleva la gestión de proyectos al nivel empresarial

Migrar a la gestión de proyectos para empresas es un gran cambio para una empresa, ya que podría conllevar cierta reestructuración, pero a la larga, mejorará la gestión de proyectos en todas las áreas.

Cuando definas los procesos nuevos de la gestión de proyectos, aprovecha las herramientas para gestión de proyectos para empresas (como un software para gestión de proyectos) a fin de que la planificación de los proyectos y la emisión de informes se vuelva más sencilla. 

La gestión de proyectos a nivel de toda la empresa puede implicar muchísimo trabajo. Lee nuestra guía con las 9 estrategias para gestionar múltiples proyectos con éxito.