Eficiencia vs. efectividad en los negocios: por qué tu equipo necesita ambas cualidades

Si nunca antes pensaste en la diferencia entre eficiencia y efectividad, no estás solo. De hecho, en la mayoría de los equipos estos términos se usan indistintamente. Pero entender la diferencia entre estas dos estrategias de negocios puede ser muy útil para el éxito de tu equipo.

En su libro, The Effective Executive (El ejecutivo efectivo), Peter Drucker explica que “eficiencia es hacer las cosas correctamente y efectividad es hacer lo que es correcto”. Lo ideal sería crear un equipo que fuera tanto eficiente como efectivo; después de todo, quién no quiere hacer lo que es correcto, correctamente. Para hallar la medida justa, comienza por entender qué significa cada término y cuándo debes centrarte en cada métrica en particular.

¿Qué es la eficiencia?

La eficiencia es hacer las cosas “correctamente”. Puede ser avanzar más rápido, finalizar trabajos con menos recursos, cumplir con proyectos grandes pero con poco presupuesto o, de algún modo, hacer “más” con “menos”.

En general, los equipos eficientes se comportan de la siguiente manera:

• Trabajan con proyectos que tienen procesos.

• Elaboran planes para gestión de recursos.

• Son receptivos a la automatización.

• Tienen éxito con pocos recursos.

• Se centran directamente en el trabajo que tienen por hacer.

• Miden el progreso con respecto a métricas específicas.

¿Qué es la efectividad?

La efectividad significa trabajar sobre las cosas “correctas”; es decir, las cosas que aportan valor al negocio y que realmente pueden favorecer a la concreción de los objetivos. Hoy en día, muy pocos equipos son efectivos con respecto a conectar el trabajo actual con los objetivos globales de la empresa. En un estudio reciente de más de 6000 trabajadores del conocimiento, solamente el 26 % de los empleados informaron tener una idea clara de qué aporta su trabajo a los objetivos de la empresa y solamente el 16 % dijo que la empresa en la que trabajan es efectiva al definir y comunicar esos objetivos.

Los equipos efectivos saben cómo establecer bien las prioridades y cómo dedicar los recursos adecuados a las iniciativas importantes. Tienen un claro sentido de qué lugar ocupa su trabajo en la estrategia y los objetivos globales de la empresa, y usan ese conocimiento para informar de qué trabajo hay que ocuparse y a qué asignar los recursos.

En general, los equipos efectivos tienen las siguientes características:

• Están orientados a objetivos.

• Invierten en resultados.

• Se centran en el cliente o usuario final.

• Conectan su trabajo con el panorama general.

¿Cuál es más importante?

Para que el equipo sea realmente bueno, debe contar con ambas cualidades, eficiencia y efectividad. Un equipo eficiente que no es efectivo puede finalizar sus trabajos rápido, pero puede haber priorizado las iniciativas incorrectas. Por otro lado, un equipo efectivo que no es eficiente puede hacer el trabajo correcto, pero no a la velocidad ideal.

Imagina que el equipo de Ventas le propone a un cliente empresarial nuevo adquirir tu producto. El departamento de Informática se ha involucrado y ha solicitado una presentación y una demo de cada uno de los tres productos que están considerando implementar. A continuación, te mostramos qué resultados puede arrojar el proceso dependiendo de si el equipo es eficiente, efectivo, ni lo uno ni lo otro, o si cumple con ambas cualidades:

• Eficiente pero no efectivo: El equipo crea una presentación de diapositivas y una demo en tan solo tres días. Pero cuando llega la presentación, el cliente potencial no está satisfecho porque el contenido se centró en temas equivocados. Básicamente, el material de la presentación no hablaba de las necesidades específicas de la empresa. Deciden optar por otra alternativa.

• No eficiente, pero efectivo: El equipo trabaja en grupo para la elaboración de una demo y una presentación de avanzada, pero les lleva dos semanas. El cliente está insatisfecho porque el equipo tardó mucho tiempo en responder. Pierdes varias semanas más tratando de negociar y de que acepte la propuesta.

• Ni eficiente ni efectivo: El equipo no ha elaborado por completo los procesos de ventas, así que nadie tiene en claro quién creará la presentación o la demo. A la larga, el equipo logra armar algo a duras penas, entre todos juntos, pero no expresa el verdadero valor del producto ni comunica su competitividad al cliente. Deciden optar por otra alternativa.

• Eficiente y efectivo: El equipo cuenta de antemano con un flujo de trabajo claro y es capaz de elaborar una presentación de diapositivas y una demo en cinco días. La semana siguiente, la propuesta logra el resultado deseado: el cliente decide avanzar con la adquisición del producto.

La mejora de la efectividad aumenta la eficiencia

Lo ideal sería crear un equipo que fuera tanto eficiente como efectivo. Pero hay que empezar por algo. Intentar implementar ambas metodologías a la vez puede no derivar en el efecto deseado. Entonces, empieza por resolver la efectividad antes de avanzar con la eficiencia.

Al priorizar la efectividad, te aseguras de que el equipo trabajará en iniciativas que inclinen la balanza hacia los objetivos más relevantes. Después, una vez que la efectividad se haya desarrollado como práctica, podrás optimizar la eficiencia. En otras palabras, se hará el mismo trabajo efectivo, pero en menos tiempo.

Tomemos, por ejemplo, un proyecto que abarca varios departamentos entre los equipos de Creatividad y de Diseño Web. El objetivo es rediseñar la página de inicio de la empresa para comunicar mejor la propuesta de valor. Al principio, el equipo no es efectivo ni eficiente. No tienen en claro qué propuesta de valor deben comunicar, qué beneficios aporta a los clientes ni qué mensaje deben priorizar en la página de inicio.

El equipo empieza por dar los primeros pasos para resolver la efectividad y para que todos estén alineados. Invierten en una plataforma de gestión del trabajo a fin de coordinar la información entre los distintos niveles de la organización y para conectar las iniciativas individuales con los objetivos globales de la empresa. Con un conocimiento más amplio de la estrategia general, el equipo puede crear una página de inicio que represente mejor a la empresa y que sea más útil para los clientes.

El equipo todavía no es totalmente eficiente. Les llevó bastante tiempo poner el proyecto en marcha y el proceso de revisión llevó más tiempo del esperado. Pero al centrarse en la efectividad, se aseguraron de que la entrega del proyecto estuviera alineada con los objetivos de la empresa. El paso que sigue es volverse más rápidos y eficientes.

Cómo crear un equipo eficiente y efectivo a la vez

El objetivo final es ayudar a que el equipo se vuelva tan eficiente como efectivo. Para lograrlo, el equipo debe poder entender el panorama general y, a la vez, priorizar la velocidad y la productividad. A pesar de que el primer paso es maximizar la efectividad, hay varios pasos más entre los que puedes optar para respaldar a tu equipo en su construcción de las mejores prácticas en eficiencia y efectividad.

1. Empieza por conectar los objetivos con el trabajo cotidiano

El equipo no puede ser efectivo si no entiende cómo su trabajo afecta a los objetivos de la empresa. Confirma que tu equipo tenga una clara visibilidad de qué aporta su trabajo a la misión y la visión de la empresa. La mejor manera de hacerlo es con una herramienta de gestión del trabajo.

La gestión del trabajo te ayuda a coordinar a las personas y al trabajo en todos los niveles de la organización para garantizar que todos tengan la información que necesitan para cumplir con el trabajo que realmente importa. En vez de trabajar con tareas y proyectos aislados, las herramientas para gestión del trabajo son útiles para cerrar la brecha entre las tareas diarias y los objetivos globales de la empresa. De este modo, el equipo puede priorizar las tareas de manera efectiva para maximizar el valor del negocio, en vez de perder completamente el tiempo en trabajos de baja prioridad.

Para asegurarnos de priorizar el trabajo correcto, usamos los OKR (objetivos y resultados clave), en función de los cuales definimos los objetivos trimestrales que derivan, finalmente, en los objetivos semestrales. Con frecuencia semanal, los líderes del equipo verifican que el trabajo que se está haciendo en el equipo realmente contribuya a esos objetivos.”

2. Aumenta la visibilidad entre los distintos departamentos

Los equipos efectivos no trabajan aislados. Para preparar a tu equipo para el éxito, asegúrate de que se entienda perfectamente cómo se relaciona el trabajo que hacen con las demás iniciativas y proyectos. Cuando todos tengan visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo, los miembros del equipo podrán dedicar menos tiempo a la coordinación del trabajo y más a los proyectos de mayor impacto.

La capacidad de respuesta, la visibilidad y la facilidad para hallar la información son las ventajas que ofrecen la gestión adecuada de proyectos y el uso de las herramientas correctas.”

3. Invierte en automatización e integraciones

Una vez que el equipo tenga la efectividad bajo control, será hora de aumentar la eficiencia. Una manera de lograrlo es mediante la automatización de los trabajos manuales o duplicados con la automatización de los procesos de negocios (BPA). Según el Índice de la anatomía del trabajo, en promedio, los trabajadores del conocimiento dedican el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo. Es decir, a tareas como perseguir aprobaciones, buscar información o duplicar trabajos que ya se han hecho antes. Al automatizar los procesos manuales, el equipo tendrá más tiempo para las tareas cualificadas y estratégicas.

Con la [automatización] ahora ahorramos entre 2 y 6 pasos de cada una de las 40 o 50 solicitudes de clientes que recibimos por cada sprint, porque las tareas se agregan automáticamente a otros proyectos y avanzan a través de las distintas etapas.”

Sumado a los pormenores del trabajo, los trabajadores del conocimiento pierden una cantidad importantísima de tiempo al cambiar entre diferentes aplicaciones o buscando información. Hay investigaciones que demuestran que los trabajadores del conocimiento cambian entre 10 aplicaciones hasta 25 veces por día. Muy a menudo, las herramientas de negocios no son compatibles entre sí, lo que significa que los empleados deben cambiar entre emails, plataformas para mensajes, herramientas específicas de cada función y programas informáticos para gestión de proyectos. Para combatir este problema, busca otra forma de integrar tus herramientas de negocios más importantes para poder acceder a toda la información clave desde un mismo lugar.

4. Identifica las áreas de mejora

A fin de ser eficiente, hay que entender cuál es la demora. Cuando el trabajo se atrasa o los miembros del equipo tienen demasiado por hacer, detectar esos puntos conflictivos a tiempo puede ser muy útil para volver a evaluar los recursos y redistribuirlos en caso de ser necesario.

El desarrollo de un proceso claro para señalar e identificar áreas de mejora puede ser útil para que tu equipo se vuelva proactivo, en vez de reactivo. No solo aumenta la eficiencia, ya que se elimina el trabajo innecesario; sino que además, se incentiva la efectividad y con ello, el equipo se vuelve más consciente acerca del trabajo que se lleva a cabo.

Durante algún tiempo, nuestro equipo creativo solamente trabajaba de forma reactiva. Pero sin procesos claros, es imposible obtener grandes resultados.”

En cuanto a cómo puedes lograrlo. Asegúrate de que se controle con regularidad cada una de las iniciativas. Comparte el progreso de los proyectos y cualquier obstáculo que surja. No programes estas actividades para una reunión; en cambio, comparte los informes de actualización de estado en el mismo lugar en el que trabajas para poder analizar rápidamente lo necesario para notar si algo está con retraso y así hacer los ajustes que sean necesarios.

Terminemos con la ineficiencia y la ineficacia; se viene la renovación

Desarrollar un equipo eficiente y efectivo llevará tiempo. Para lograrlo, empieza por centrarte en la efectividad y empodera a tu equipo con claridad acerca de los objetivos y las prioridades. Después, enfócate en la eficiencia, invierte en la automatización y la reducción de los pormenores del trabajo. Si te interesa saber más al respecto, recibe estos 12 consejos para volverte más productivo hoy mismo.