Cómo escribir un informe de estado del proyecto que sea efectivo

Informe de estado del proyecto
  • En este artículo, aprenderás cómo hacerlo.
    • Qué es un informe de estado del proyecto y por qué es importante
    • Cómo escribir un informe excelente
    • Cómo tomar una plantilla para informes y adaptarla a tus necesidades (con ejemplos)
    • Mejores prácticas para informar proyectos
    • Qué incluir en el resumen de cierre de un proyecto

Cuando te dispones a trabajar por la mañana,, abres tus emails y ves tres solicitudes diferentes de actualización de estado en uno de tus proyectos. Tu gerente desea saber cuándo concluirás el presupuesto. Uno de los miembros de tu equipo pregunta cuánto tiempo debería reservar para dedicarle al proyecto. El director de marketing pregunta cómo impactará la demora más reciente en los objetivos del primer trimestre.

Las solicitudes de estado frecuentes que provienen de distintos lugares pueden hacerte sentir abrumado, pero hay una mejor forma de informar a los involucrados acerca de las actualizaciones de los proyectos, mediante: los informes de estado del proyecto.

¿Qué es un informe de estado del proyecto y por qué es importante?

Los informes de estado del proyecto son actualizaciones puntuales (más adelante analizaremos con qué frecuencia se deberían hacer) acerca del progreso de tus proyectos. Responden a las preguntas que todos parecen hacerse (antes de efectivamente preguntarlas). Si se redactan de forma concisa, ofrecen información de alto nivel acerca de un proyecto, en vez de centrarse en todos los detalles.

Hacer informes de estado del proyecto con regularidad es importante porque ayuda a mantener a todos los involucrados informados y alineados acerca del progreso de tu proyecto. Recibirás muchas menos consultas acerca del estado de tu proyecto porque ya estás un paso adelante. Los informes demuestran (y dicen) que estás encaminado y hacen que todos se sientan seguros.

Si tu proyecto no está encaminado, tus informes de estado servirán para que otros estén al tanto de la demora y de lo que se hace para corregir cualquier obstáculo, lo cual te permitirá demostrar tu actitud proactiva para que todo vuelva a funcionar como antes. (Usar un cronograma es otra incorporación excelente para gestionar tus proyectos).

Cómo escribir un informe excelente de estado del proyecto

Así que, ¿qué tal si emites informes de estado del proyecto? Asegúrate de crear una estructura clara para tu actualización y sé coherente al momento de usarla para futuros informes. También deberías asegurarte de que coincidiera con el resumen de tu proyecto para no salirte del tema con el informe.

Sigue esta guía para entender qué conviene incluir en el informe de estado de tu proyecto y observa cómo ponemos los pasos en práctica con un ejemplo de un proyecto de Satisfacción de los empleados.

1. Ponle un nombre a tu informe

Una excelente opción es simplemente usar el nombre que ya tiene tu proyecto para ser claros. Si creas informes de este proyecto con frecuencia, es probable que también sea conveniente incluir una fecha o marca de tiempo.

Ejemplo: Febrero de 2019 - Iniciativa sobre la satisfacción de los empleados

2. Indica si el proyecto se encuentra en curso, en riesgo o retrasado.

Busca una herramienta para gestión de proyectos que te permita comunicar el estado de tu proyecto (si está en curso o no). Una forma de hacerlo es mediante un sistema de códigos por color (verde, en curso; amarillo, en riesgo; rojo, retrasado).

Ejemplo: El estado del proyecto es en curso.

3. Redacta un rápido resumen del informe.

El resumen de tu informe debe ser breve, de dos o tres oraciones. El objetivo es ofrecer a los lectores con poco tiempo como para leer el informe completo algo que no sea demasiado largo, de lectura rápida y con los puntos más importantes.

Ejemplo: Los resultados de nuestra encuesta están bajo revisión. El comité de participación trabaja con el equipo ejecutivo en las nuevas iniciativas de participación que se implementarán.

4. Elige dos de las tres áreas clave o logros para destacar.

Elige aquello en lo que más hayas trabajado desde tu última actualización. Por ejemplo, prepara una lista cronológica de lo que se debía hacer sí o sí; qué se ha hecho, en qué se trabaja actualmente y qué es lo que sigue. Otra opción es agrupar las actualizaciones según el rol (el diseño, la copia, el desarrollador web). Los logros del proyecto (conducir la encuesta de participación, los resultados, implementar los comentarios) son otro método útil para agrupar.

Ejemplo: Conducir una encuesta de participación, los resultados e implementar los comentarios

5. Agrega una visión general a alto nivel en cada área clave

En cada área clave, agrega algunas viñetas con las que te mantendrás actualizado acerca del progreso, los triunfos y los próximos trabajos.

Ejemplo: Resultados de la encuesta

  • El 70 % de los empleados respondió a la encuesta de satisfacción.
  • Nuestra calificación general sobre satisfacción ha sido del 80 %.
  • Un equipo ejecutivo revisa los resultados antes de que el comité de participación se vuelva a reunir.
6. Agrega enlaces a otros documentos o herramientas.

A pesar de que es probable que no quieras incluir cada detalle acerca de cómo está un proyecto, algunas personas querrán saber más. Para los involucrados que buscan información más exhaustiva, brinda enlaces a documentos o herramientas en los que puedan encontrarla.

Ejemplo: Incluye un enlace a la encuesta de satisfacción de los empleados

7. Préstale atención a cualquier problema o desafío que presente el proyecto.

Todos los proyectos enfrentan obstáculos. Mantener a los involucrados al tanto cuando surgen los problemas ayudará a que todos se ajusten en consecuencia para seguir su curso.

Ejemplo: El equipo ejecutivo desea mirar los resultados antes de que el comité de participación se vuelva a reunir, pero no podrá hacerlo sino hasta después de tres semanas. Esto hará que el cronograma global del proyecto se demore.

8. Incluye notas extra o puntos destacados.

Pueden ser una lista de los próximos pasos, los elogios que quieras hacerle a alguien o cualquier otra cosa que quieras destacar.

Ejemplo: Gracias Sarah A. por enviar múltiples comunicaciones a los empleados para animarlos a participar en la encuesta.

Plantilla para crear tu informe de estado del proyecto

Si deseas poner en práctica rápidamente todo lo que has aprendido en la sección anterior, escribe tu próximo informe de estado del proyecto con esta plantilla fácil de llenar:

Nombre del informe:

Ponle un nombre a tu informe. Podría ser el nombre de tu proyecto y la fecha.

Estado del proyecto:

¿Está en curso, en riesgo o retrasado?

Resumen:

Incluye aquí una descripción breve de los puntos más importantes de tu informe de estado.

Tema/logro 1:

  • Punto de resumen
  • Punto de resumen
  • Punto de resumen

Tema/logro 2:

  • Punto de resumen
  • Punto de resumen
  • Punto de resumen

Tema/logro 3:

  • Punto de resumen
  • Punto de resumen
  • Punto de resumen

Problemas/desafíos:

¿Estás enfrentando algún desafío? ¿Cómo lo resolverás?

Notas extra o puntos destacados:

¿Hay algo más que tu equipo deba saber?

Ejemplos de informes de estado del proyecto

A pesar de que una guía de uso para escribir informes de estado del proyecto puede ser útil, a veces, un ejemplo de la vida real te permite ver efectivamente cómo lucirían tus actualizaciones, ¿cierto? Pensamos que podrías estar de acuerdo, así que a continuación te damos un ejemplo que puede serte útil.

Dicho esto, cabe aclarar que no hay una única forma de escribir un informe de estado y que probablemente el tuyo no se vea exactamente como este. Pero en la medida en que tus informes de estado del proyecto aporten las actualizaciones pertinentes, lo estarás haciendo bien.

Nombre del informe: Lanzamiento de e-book

Estado del proyecto: en curso

Resumen:

Todavía estamos en la etapa conceptual, pero esta semana elegiremos un tema. Los equipos de contenido y diseño están a la espera y listos para comenzar apenas les demos el OK.

Concepto:

  • El equipo de planificación se reunió para tratar el tema global.
  • Tenemos tres ideas finales y el viernes elegiremos una.
  • Debemos entregarle un resumen al equipo de contenido el jueves siguiente.

Contenido:

  • El equipo de contenido está listo para empezar a escribir acerca del producto tan pronto como le demos fin a nuestra idea.
  • Están reuniendo la información pertinente de la empresa que se debería incluir.

Diseño:

  • Revisaron el diseño de cinco e-books de ejemplo para determinar el estilo que prefieren.
  • Para el martes próximo habrán elegido una plantilla.

Notas extra o puntos destacados:

  • Jen está de licencia toda la semana próxima. Por lo tanto, envíen todas sus dudas acerca del contenido a Joy.
  • Gracias, Henry, por seleccionar, organizar y presentar una lista tan amplia de temas para que elijamos.

Problemas/desafíos:

Como todos saben, falta muy poco para la fecha de entrega del e-book. Es crítico que todos trabajemos en nuestra herramienta para gestión de proyectos. Así, nos mantendremos organizados y encaminados. ¡Gracias!

Mejores prácticas para la emisión de informes del proyecto

Ahora sabes qué incluir en tu informe de estado del proyecto, pero aún puedes tener dudas. A medida que crees informes de estado para tus proyectos, estas mejores prácticas te ayudarán a formular una actualización exitosa.

¿Con qué frecuencia se debería emitir un informe?

Adquirir un ritmo semanal con los envíos de los informes de estado es una excelente forma de mantener el control de los proyectos. Configúrate una tarea para enviar los informes de estado cierto día de la semana. Los demás involucrados comenzarán a esperar tus actualizaciones, lo que derivará en que la frecuencia de las interacciones con ellos disminuirá (sumado a que te agradecerán estar siempre informados).

Si envías informes semanales, es probable que evites tener múltiples reuniones relacionadas con un proyecto (todos sabemos que las reuniones innecesarias se ganaron su reputación).

¿A quién deberías incluir?

Depende del proyecto y de quién participe, pero normalmente enviarías una actualización a todos quienes trabajan en tu proyecto. Si tienes un buen resumen del proyecto, ya deberías saber quiénes son los involucrados, dado que allí los tienes anotados.

Incluso si ese informe semanal de estado no afecta a un miembro en particular de un equipo, aún deberías compartirlo con todos. Lo importante es que a nadie le falte un resumen global.

¿Cuántos detalles deberías incluir?

Un informe de estado del proyecto no debería tener todos los detalles. En cambio, piénsalo como si fuera un mensaje de primera plana, solamente con las piezas de información más importantes acerca de tu proyecto; aquellas que afectan a la mayor parte de los involucrados que debes incluir.

Siempre te convendrá indicar si el proyecto está en curso, en riesgo o retrasado; brindar un rápido resumen de lo que se finalizó y de lo que sigue y finalmente, agregar los enlaces a otros recursos para quienes quieran más detalles de la información.

¿Dónde deberías hacerlo o qué herramientas deberías usar?

Informe de estado del proyecto

Para elaborar y ordenar informes de estado, la mejor opción es usar una herramienta para gestión de proyectos. Podrás mantener todo lo relacionado con el proyecto en un mismo lugar (los cronogramas, los resúmenes, los documentos, los mensajes, etc.) ; algo que no puedes hacer si gestionas tus [proyectos en hojas de cálculo(/resources/excel-timeline-calendar-alternative) y envías los informes por email. Podrás compartir tus informes fácilmente y los demás involucrados podrán mirar los informes anteriores en cualquier momento, lo que evitará que por tu parte te sobrecargues de emails.

El cierre de tu proyecto: el resumen de tu trabajo

Los informes de estado de los que hemos estado hablando siempre se envían mientras un proyecto está activo para mantener a todos informados. Sin embargo, una vez que el proyecto ha finalizado, es una opción inteligente enviar un informe final de resumen. El objetivo del informe de resumen es ofrecerles a los involucrados un cierre del proyecto. Lo usarás para darlo por concluido oficialmente.

Otra vez se trata de una visión a alto nivel, pero en vez de incluir las actualizaciones y los estados, lo que brindarás será un resumen de cómo resultó el proyecto en general. A continuación, te mostramos algunas de las preguntas que podrías responder con un informe de resumen del proyecto:

  • ¿Cuáles fueron los objetivos de este proyecto? ¿Se cumplieron?
  • ¿El proyecto se finalizó a tiempo y según lo presupuestado (si corresponde)?
  • ¿Qué éxitos se deberían destacar?
  • ¿Con qué desafíos nos encontramos?
  • ¿Qué podemos aprender de este proyecto que nos podría ayudar con otros en el futuro?

Mantén a todos los involucrados al tanto con asombrosos informes de estado

Si lo que buscas es que tu próximo proyecto se destaque, intenta usar las actualizaciones semanales de estado. Te mantendrán productivo, eficiente y bien predispuesto. Además, aportarás a todos un panorama rápido y atractivo donde mirar para saber qué ha sucedido. Usa los recursos que te hemos proporcionado para crear informes que brinden justo la información suficiente sin demasiados detalles. Busca una herramienta para gestión de proyectos como Asana para ahorrar tiempo y estar lo más organizado posible.

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