Cómo escribir un informe de estado del proyecto que sea efectivo

Cuando te dispones a trabajar por la mañana, abres tus emails y ves tres solicitudes diferentes de actualización de estado en uno de tus proyectos. Tu gerente quiere saber cuándo concluirás el presupuesto. Uno de los miembros de tu equipo pregunta cuánto tiempo debería reservar para dedicarle al proyecto. El director de Marketing pregunta cómo impactará la demora más reciente en los objetivos del primer trimestre.

Las solicitudes de estado frecuentes que provienen de distintos lugares pueden hacerte sentir abrumado, pero hay una mejor forma de informar a los involucrados acerca de las actualizaciones de los proyectos, mediante: los informes de estado del proyecto.

¿Qué es un informe de estado del proyecto y por qué es importante?

Los informes de estado del proyecto son actualizaciones puntuales (más adelante analizaremos con qué frecuencia se deberían hacer) acerca del progreso de tus proyectos. Responden a las preguntas que todos parecen hacerse (antes de efectivamente preguntarlas). Si se redactan de forma concisa, ofrecen información de alto nivel acerca de un proyecto, en vez de centrarse en todos los detalles.

Hacer informes de estado del proyecto con regularidad es importante porque ayuda a mantener a todos los involucrados informados y alineados acerca del progreso de tu proyecto. Recibirás muchas menos consultas acerca del estado de tu proyecto porque ya estás un paso adelante. Los informes dicen y demuestran que estás encaminado y hacen que tú (y todos los demás) se sientan seguros.

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Y si tu proyecto no está encaminado, tus informes de estado servirán para que otros estén al tanto de las demoras y de lo que se está haciendo para corregir cualquier obstáculo, lo cual te permitirá demostrar tu actitud proactiva para que todo vuelva a funcionar como antes. (El Cronograma de un proyecto es otra incorporación excelente para gestionar tus proyectos.)

[Lee: Cómo crear un cronograma de proyecto con 7 pasos simples]

Cómo escribir un informe excelente de estado del proyecto

Así que, ¿qué tal si emites informes de estado del proyecto? Asegúrate de crear una estructura clara para tu actualización y sé coherente al momento de usarla para futuros informes y actualizaciones de estado. También deberías asegurarte de que coincidiera con el resumen de tu proyecto para no salirte del tema con el informe.

Sigue esta guía para entender qué conviene incluir en el informe de estado de tu proyecto y observa cómo ponemos los pasos en práctica con un ejemplo de un proyecto de Satisfacción de los empleados.

1. Ponle un nombre a tu informe

Una excelente opción es simplemente usar el nombre que ya tiene tu proyecto para ser claros. Si creas informes de este proyecto con frecuencia, es probable que también sea conveniente incluir una fecha o marca de tiempo.

Ejemplo: Febrero de 2020 - Iniciativa sobre la satisfacción de los empleados

2. Indica si el proyecto se encuentra en curso, en riesgo o con retraso

Busca una herramienta de gestión de proyectos que te permita informar el estado de tu proyecto y comunicar si está en curso o no. Una forma de hacerlo es mediante un sistema de códigos por color (verde, en curso; amarillo, en riesgo; rojo, con retraso).

Ejemplo: El estado del proyecto es en curso

3. Redacta un breve resumen del informe de estado

El resumen del informe de estado de tu proyecto debe ser breve, de dos o tres oraciones. El objetivo es ofrecer a los lectores, que cuentan con poco tiempo para leer el informe completo, algo que no sea demasiado largo, de lectura rápida y con los puntos más importantes.

Ejemplo: Los resultados de nuestra encuesta están en etapa de revisión. El comité de participación trabaja con el equipo ejecutivo en las nuevas iniciativas de participación a implementar.

4. Elige dos o tres áreas clave o logros para destacar en tu informe

Elige aquello en lo que más hayas trabajado desde tu última actualización. Por ejemplo, prepara en un calendario una lista cronológica de: lo que se ha hecho, en qué se está trabajando actualmente y qué es lo que sigue. Puedes dividirlo en secciones semanales, mensuales y trimestrales. Otra opción es agrupar las actualizaciones según el rol, como por ejemplo, el diseño, la copia, el desarrollador web, etc. Los logros del proyecto, como por ejemplo, conducir la encuesta de participación, los resultados o implementar los comentarios, son otro método útil para agrupar.

Ejemplo: Llevar a cabo una encuesta de participación, los resultados e implementar los comentarios

5. Agrega una visión general de alto nivel en cada área clave

En cada área clave del informe de estado, agrega algunas viñetas con las que te mantendrás actualizado acerca del progreso, los triunfos y los próximos trabajos.

Ejemplo: Resultados de la encuesta

  • El 70 % de los empleados respondió a la encuesta de satisfacción.
  • Nuestra calificación general respecto a la satisfacción ha sido del 80 %.
  • Un equipo ejecutivo revisa los resultados antes de que el comité de participación se vuelva a reunir.
6. Agrega enlaces a otros documentos o recursos

Aunque es probable que no quieras incluir cada detalle acerca de cómo está un proyecto, algunas personas querrán saber más. Para los involucrados que buscan información más exhaustiva, puedes brindar enlaces a otros documentos o recursos, como el portafolio del proyecto.

Ejemplo: Incluye un enlace a la encuesta de satisfacción de los empleados

7. Préstale atención a cualquier problema o desafío que presente el proyecto

Todos los proyectos enfrentan obstáculos. Mantener a los involucrados al tanto cuando surgen los problemas ayudará a que todos se ajusten en consecuencia para seguir su curso.

Ejemplo: El equipo ejecutivo quiere mirar los resultados antes de que el comité de participación se reúna nuevamente, pero no podrá hacerlo sino hasta después de tres semanas. Esto hará que el cronograma global del proyecto se demore.

8. Incluye notas extra o puntos destacados

Pueden ser una lista de los próximos pasos, los elogios que quieras hacerle a alguien o cualquier otra cosa que quieras destacar.

Ejemplo: Gracias Sarah A. por enviar múltiples comunicaciones a los empleados para incentivarlos a participar en la encuesta.

[Lee: 10 estrategias para gestionar múltiples proyectos]

Plantilla para crear tu informe de estado del proyecto

Si deseas poner en práctica rápidamente todo lo que has aprendido en la sección anterior, escribe tu próximo informe de estado del proyecto con esta plantilla fácil de llenar:

Nombre del informe:

Ponle un nombre a tu informe. Podría ser el nombre y la fecha de tu proyecto.

Estado del proyecto:

¿Está en curso, en riesgo o con retraso?

Resumen:

Incluye aquí una breve descripción de los puntos más importantes del informe de estado de tu proyecto.

Tema/logro 1:

  • Punto de resumen
  • Punto de resumen
  • Punto de resumen

Tema/logro 2:

  • Punto de resumen
  • Punto de resumen
  • Punto de resumen

Tema/logro 3:

  • Punto de resumen
  • Punto de resumen
  • Punto de resumen

Problemas/desafíos:

¿Estás enfrentando algún desafío? ¿Cómo lo vas a resolver?

Notas adicionales o aspectos destacados:

¿Hay algo más que tu equipo deba saber?

Ejemplos de informes de estado del proyecto

A pesar de que una guía de uso para escribir informes de estado del proyecto puede ser útil, a veces, un ejemplo de la vida real te permite ver efectivamente cómo lucirían tus actualizaciones, ¿cierto? Pensamos que podrías estar de acuerdo, así que a continuación te damos un ejemplo que puede serte útil.

Informe de estado de un proyecto

Dicho esto, cabe aclarar que no hay una única forma de escribir un informe de estado y que probablemente el tuyo no se vea exactamente como este. Pero en la medida en que tus informes de estado del proyecto aporten las actualizaciones pertinentes, lo estarás haciendo bien.

Nombre del informe: Lanzamiento del ebook

Estado del proyecto: En curso

Resumen:

Todavía estamos en la etapa conceptual, pero esta semana elegiremos un tema. Los equipos de Contenido y Diseño están a la espera y listos para comenzar apenas les demos la aprobación.

Concepto:

  • El equipo de Planificación se reunió para tratar el tema global.
  • Tenemos tres ideas finales y el viernes elegiremos una.
  • Debemos entregarle un resumen al equipo de Contenido el jueves siguiente.

Contenido:

  • El equipo de Contenido está listo para empezar a escribir acerca del producto tan pronto como le demos fin a nuestra idea.
  • Están reuniendo la información pertinente de la empresa que se debería incluir.

Diseño:

  • Revisaron el diseño de cinco ebooks de ejemplo para determinar el estilo que prefieren.
  • Para el martes próximo habrán elegido una plantilla.

Notas adicionales o aspectos destacados:

  • Jen estará de licencia toda la semana próxima. Por lo tanto, envíen todas sus dudas respecto al contenido a Joy.
  • Gracias, Henry, por seleccionar, organizar y presentar una lista tan amplia de temas para que elijamos.

Problemas/desafíos:

Como todos saben, falta muy poco para la fecha de entrega del ebook. Es crítico que todos trabajemos en nuestra herramienta para gestión de proyectos. Así, nos mantendremos organizados y encaminados. ¡Gracias!

[Descarga la guía: El Manual del responsable de marketing: Cómo planificar y ejecutar tus estrategias de marketing sin esfuerzo]

Mejores prácticas para la emisión de informes de estado del proyecto

Ahora sabes qué incluir en tu informe de estado del proyecto, pero aún puedes tener dudas. A medida que crees informes de estado para tus proyectos, estas mejores prácticas te ayudarán a formular una actualización exitosa.

¿Con qué frecuencia se debería emitir un informe?

Adquirir un ritmo semanal con los envíos de los informes de estado es una excelente forma de mantener el control de los proyectos. Configúrate una tarea para enviar los informes de estado un día de la semana determinado o usa una plataforma con tareas recurrentes. Los demás involucrados comenzarán a esperar tus actualizaciones, lo que derivará en que la frecuencia de las interacciones con ellos disminuirá (sumado a que te agradecerán estar siempre informados).

Si envías informes semanales, es probable que evites tener múltiples reuniones relacionadas con un proyecto (todos sabemos que las reuniones innecesarias se ganaron su reputación).

[Lee: Cómo crear informes de estado sin problemas con Asana]

¿A quién deberías incluir?

Depende del proyecto y de quién participe, pero normalmente enviarías una actualización a todos quienes trabajan en tu proyecto. Si tienes un buen resumen del proyecto, ya deberías saber quiénes son los involucrados, dado que allí los tienes anotados.

Incluso si ese informe semanal de estado no afecta a un miembro en particular de un equipo, aún deberías compartirlo con todos. Lo importante es que a nadie le falte un resumen global.

¿Cuántos detalles deberías incluir?

Un informe de estado del proyecto no necesita tener todos los detalles, deja que el trabajo hable por sí mismo. Tú simplemente debes compilar los detalles más importantes y darle un poco de color. Piensa en el informe de estado como un resumen de la información más relevante de tu proyecto que involucra a la mayoría de las partes interesadas.

Siempre te convendrá indicar si el proyecto está en curso, en riesgo o con retraso; brindar un rápido resumen de lo que se finalizó y de lo que sigue, y finalmente, agregar los enlaces a otros recursos para quienes quieran más detalles de la información.

¿Dónde debes escribir el informe de estado de tu proyecto?

La mejor opción para elaborar y ordenar informes de estado es usar una herramienta para gestión de proyectos. Podrás mantener todo lo relacionado con el proyecto en un mismo lugar (los cronogramas, los resúmenes, los documentos, los mensajes, etc.); algo que no puedes hacer si gestionas tus [proyectos en hojas de cálculo(/resources/excel-timeline-calendar-alternative) y envías los informes por email. Podrás compartir tus informes fácilmente y los demás involucrados podrán mirar los informes anteriores en cualquier momento, lo que evitará que por tu parte te sobrecargues de emails.

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El cierre de tu proyecto: el resumen de tu trabajo

Los informes de estado de los que hemos estado hablando siempre se envían mientras un proyecto está activo para mantener a todos informados. Sin embargo, una vez que el proyecto ha finalizado, una opción inteligente es enviar un informe final de resumen. El objetivo del informe de resumen es ofrecerles a los involucrados un cierre del proyecto. Lo usarás para darlo por concluido oficialmente.

Otra vez se trata de una visión de alto nivel, pero en vez de incluir las actualizaciones y los estados, lo que brindarás será un resumen de cómo resultó el proyecto en general. A continuación, te mostramos algunas de las preguntas que podrías responder con un informe de resumen del proyecto:

  • ¿Cuáles fueron los objetivos de este proyecto? ¿Se cumplieron?
  • ¿El proyecto se finalizó a tiempo y según lo presupuestado (si corresponde)?
  • ¿Qué éxitos se deberían destacar?
  • ¿Con qué desafíos nos encontramos?
  • ¿Qué podemos aprender de este proyecto que nos podría ayudar con otros proyectos en el futuro?

Mantén a todos los involucrados al tanto con asombrosos informes de estado

Si lo que buscas es que tu próximo proyecto se destaque, intenta usar las actualizaciones semanales de estado. Te mantendrán productivo, eficiente y bien predispuesto. Además, aportarás a todos un panorama rápido y atractivo donde mirar para saber qué ha sucedido. Usa los recursos que te hemos proporcionado para crear informes que brinden justo la información suficiente sin demasiados detalles. Busca una herramienta para gestión de proyectos como Asana que cuenta con funciones diseñadas específicamente para ayudarte con los informes de estado. Ahorrarás tiempo y estarás lo más organizado posible.

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