6 pasos para llevar a cabo una reunión post mortem exitosa

Una de las sensaciones más satisfactorias en el proceso de gestión de proyectos es finalizar el proyecto en sí. Tú y tu equipo trabajaron duro para llegar a este momento y, antes de avanzar, es importante que se tomen un tiempo para celebrar y reflexionar sobre todo el gran trabajo que hicieron.

La reunión post mortem es una excelente manera de reflexionar. En este artículo, analizamos los aspectos clave de una reunión post mortem de un proyecto y compartimos seis pasos simples para organizar una reunión exitosa.

¿Qué es una reunión post mortem de un proyecto?

Las reuniones post mortem son reuniones que se llevan a cabo una vez que finaliza un proyecto. Esta reunión es una oportunidad para que el equipo del proyecto identifique las cosas que salieron bien a lo largo del proyecto y las que podrían haberse hecho de otra manera.

Las reuniones post mortem son una buena oportunidad para celebrar los logros, reflexionar sobre el flujo de trabajo de tu equipo y analizar los procesos para mejorar en el futuro.

Las reuniones post mortem pueden tener diferentes nombres. Entre los más comunes se incluyen:

• Reunión de análisis del proyecto: en inglés, el término para este tipo de reunión es “debrief” que tiene orígenes militares. Hace referencia a los equipos que “daban el parte” después de una misión para analizar lo sucedido. 

• Análisis retrospectivo: el análisis retrospectivo de un proyecto se utiliza comúnmente en la gestión ágil de proyectos. Dado que el objetivo principal de la metodología ágil es la mejora continua, las reuniones de análisis retrospectivo se llevan a cabo después de un ciclo de sprint para que el equipo pueda reflexionar al respecto. 

• Resumen del proyecto: un resumen, por lo general, es una actualización por escrito que ilustra los puntos clave de una reunión. Los resúmenes de proyectos son básicamente lo mismo, pero destacan los puntos clave de todo un proyecto.

• Reunión de cierre: suele utilizarse al final del proyecto para finalizar o atar los cabos sueltos.

• Reunión de lecciones aprendidas: el Project Management Institute usa este término para marcar el final de un proyecto. Estas reuniones pueden ayudar a los líderes de un proyecto a tener una visión clara de lo que salió bien, lo que salió mal y lo que se puede mejorar.

Post mortem vs. pre mortem

La diferencia principal entre una reunión post mortem y una reunión pre mortem es el momento en que se lleva a cabo la reunión. Las reuniones pre mortem se realizan antes de que comience un proyecto. En estas, el equipo piensa de manera proactiva sobre todo lo que podría salir mal como una forma de mitigar los riesgos. 

Las reuniones post mortem se realizan una vez que el proyecto ya terminó. Es una reunión de análisis retrospectivo para reflexionar sobre todo lo que ocurrió durante el proyecto.

¿Por qué deberías realizar una reunión post mortem de un proyecto?

Una reunión post mortem de un proyecto puede darles a los gerentes de proyectos una gran cantidad de información valiosa sobre cómo mejorar el proceso del proyecto. En particular, estas reuniones te ayudan a hacer lo siguiente:

Aprender de tus experiencias pasadas

Las reuniones post mortem de los proyectos son importantes porque pueden ayudar a los gerentes de proyectos a optimizar los procesos para el futuro. Si te tomas el tiempo para reflexionar sobre lo que salió bien durante un proyecto, puedes utilizar esa información para elaborar tus planes para el próximo. Y si algo salió mal, puedes usar esta oportunidad para adaptar tu estrategia.

Aplicar lo aprendido en proyectos anteriores también puede ayudarte a evitar errores y mitigar los riesgos. Si trabajas regularmente con proyectos similares, puedes crear una plantilla basada en los procesos de tus proyectos anteriores. De este modo, el equipo del proyecto sabrá qué acciones pendientes y entregables deben incluirse en el plan de tu proyecto. 

Los análisis retrospectivos y la iteración son pilares importantes en lo que respecta a la metodología ágil de gestión de proyectos. La iteración es una prioridad para los procesos ágiles. Si no te tomas el tiempo para reflexionar sobre las cosas que salieron bien o salieron mal, no podrías cambiar tus procesos para el próximo sprint.

Aumentar la comunicación del equipo

Uno de los principales beneficios de la reunión post mortem de un proyecto es que les da a los gerentes de proyectos la oportunidad de detenerse un momento y reflexionar sobre cómo se sintieron los demás miembros del equipo con respecto a su participación en el proyecto.

El éxito de un proyecto suele depender de lo bien que trabaje el equipo en conjunto; por lo tanto, es importante crear un espacio para que todos compartan sus experiencias únicas. Esta es una oportunidad para que las personas hablen sobre sus puntos débiles específicos y trabajen en conjunto para encontrar soluciones de modo que esos puntos débiles no vuelvan a aparecer en el próximo proyecto.

Elevar la moral del equipo

Una forma sencilla de elevar la moral del equipo es dedicar tiempo para reflexionar sobre sus logros. Si bien puede ser fácil terminar un proyecto y pasar inmediatamente al próximo, tomarse el tiempo para celebrar las cosas buenas que ha hecho tu equipo es importante para fortalecer los vínculos.

La reunión post mortem es una excelente oportunidad para reconocer a los miembros del equipo que dieron lo mejor de sí para que el proyecto tuviera éxito. El reconocimiento a los miembros del equipo puede beneficiar enormemente la moral del grupo.

A continuación, te mostramos algunas maneras en las que puedes elevar la moral durante tu reunión post mortem:

• Incluye una sección en tu plantilla del proyecto de análisis retrospectivo para los “logros”. 

• Pide a cada miembro del equipo que comparta al menos un “elogio” hacia otro miembro del equipo con respecto al proyecto.

• Prepárate para hablar sobre algunos logros clave antes de que comience la reunión.

6 pasos para llevar a cabo una reunión post mortem exitosa

El proceso post mortem no tiene por qué ser complicado. Estos son algunos pasos simples que te ayudarán a dirigir una reunión post mortem exitosa.

1. Reúnanse unos días después de la finalización del proyecto.

El análisis post mortem es más efectivo cuando la experiencia del proyecto aún está fresca en las mentes de los miembros del equipo. Una manera sencilla de asegurarte de que la reunión post mortem se lleve a cabo en un período de tiempo razonable es programar la reunión cuando comience el proyecto. Si incorporas el proceso post mortem en tu flujo de trabajo, te asegurarás de no olvidar este paso.

En general, el mejor momento para programar una reunión post mortem es unos días después de la finalización del proyecto. Esto permite que tu equipo se tome un pequeño descanso después del proyecto para reflexionar de manera individual antes de realizar el análisis retrospectivo en equipo.

2. Envía un cuestionario previo a la reunión.

Durante el lapso entre el final del proyecto y antes de la reunión post mortem, puede resultar útil enviar un cuestionario a tu equipo para obtener algunas conclusiones iniciales sobre lo que pensaron con respecto al proyecto. Si varios miembros del equipo mencionan el mismo problema, asegúrate de que ese tema sea un punto importante de debate durante la reunión post mortem.

Ejemplos de preguntas previas a la reunión:

• ¿Puedes mencionar tres cosas que salieron bien durante este proyecto?

• ¿Puedes mencionar tres cosas que no salieron bien durante este proyecto?

• ¿Tienes alguna sugerencia sobre cómo podemos mejorar para el próximo proyecto?

Después de identificar estos temas de debate, el paso siguiente es crear tu agenda y enviarla al equipo antes de la reunión.

3. Comparte la agenda de la reunión post mortem.

Es recomendable compartir la agenda antes de cualquier reunión, no solo para las reuniones post mortem. Esta información les permite a los miembros del equipo estar al tanto de los temas clave para que puedan preparar algunas ideas con anticipación.

Ejemplo de agenda:

• Introducción (2.5 minutos)

• Felicitaciones al equipo (5 minutos)

• Lo que salió bien (5 minutos)

• Lo que podría haber salido mejor (5 minutos)

• Sugerencias para el próximo proyecto (5 minutos)

• Cierre (2.5 minutos)

4. Asigna a una persona para que tome notas y a otra como moderador.

Antes de comenzar una reunión, asigna a una persona para que se encargue de tomar notas y a otra como moderador. Lo ideal es que se trate de dos miembros diferentes del equipo, ya que hacer ambas tareas a la vez puede dar lugar a pausas en la conversación. Por lo general, el gerente de proyectos asume el rol del moderador del debate, mientras alguien más toma las notas.

Si la reunión se va a llevar a cabo de manera virtual, es una buena idea grabarla para que los participantes puedan reflexionar sobre lo que se debatió y tú tengas un punto de referencia cuando revises tus notas de la reunión.

5. Dirige la reunión.

Cuando se realice la reunión, es importante establecer algunas reglas básicas para el desarrollo de la misma. Por lo general, el moderador sigue los puntos clave de la agenda para guiar la conversación. ¿Pero qué sucede si se pierde el interés en la conversación? 

La función del moderador es continuar la conversación y animar a que se hable más acerca del proyecto. Estas son algunas preguntas reflexivas que los moderadores pueden hacer a los miembros del equipo para impulsar el debate:

• ¿Alguien del equipo tuvo alguna dificultad para cumplir con el cronograma establecido en el plan del proyecto? Si fue así, ¿qué crees que era lo que te obstaculizaba?

• ¿Crees que el equipo contaba con suficientes recursos para finalizar el proyecto dentro del plazo establecido? Si no es así, ¿qué otros recursos podríamos haber proporcionado para cumplir con estos plazos?

• Después de esta experiencia, si pudieras volver a hacer este proyecto, ¿qué harías de forma diferente?

• ¿Te gustaría volver a trabajar en un proyecto como este? ¿Por qué o por qué no?

• ¿Consideras que es un proyecto exitoso? ¿Por qué o por qué no?

Las preguntas abiertas como estas pueden ayudarte a identificar aspectos del proceso del proyecto que quizás no notaste durante el proceso. Puedes usar esta información de tu equipo para desarrollar un mejor proceso para el próximo proyecto.

6. Envía un resumen de la reunión a los participantes.

Una vez que termine la reunión, envía un resumen de las conclusiones principales a tu equipo. Asegúrate de incluir las acciones pendientes que identificaste durante la reunión y comparte tus primeras reflexiones sobre lo que el equipo puede esperar para el próximo proyecto en el que trabajen.

Más información sobre las habilidades esenciales de gestión de proyectos

Además de aprender de la reunión post mortem de un proyecto, puedes prepararte de manera efectiva para que tu próximo proyecto sea exitoso con habilidades esenciales de gestión de proyectos como establecer un plan de proyecto y organizar una reunión inicial del proyecto. 

¿Te interesa saber más sobre cómo mejorar tus habilidades de gestión de proyectos? Obtén más información en la biblioteca de recursos para gestión de proyectos de Asana.