Empieza pensando en el final: Cómo realizar el pre mortem de un proyecto

Mientras inventaba la bombilla, Thomas Edison dijo: “No he fallado, he descubierto 10 000 maneras en las que no funcionará”. Cada vez que creaba una bombilla fallida, Edison aprendía algo nuevo sobre por qué no funcionaba y qué debía probar a continuación. 

Entender lo que no funciona —y probar con algo nuevo— es una excelente manera de iterar y mejorar los procesos. Es exactamente lo que se hace con el pre mortem de un proyecto. Antes de la reunión inicial del proyecto, haz un pre mortem con el equipo para prever qué podría salir mal. Después, cuando avances con la ejecución del proyecto, estarás mejor equipado, ya sabrás qué es lo que no funciona y qué sí. 

¿Qué es un pre mortem?

Durante un pre mortem (antes de haber dado comienzo al proyecto), el equipo del proyecto piensa en el final del proyecto con anticipación e imagina que ha fracasado. Al trabajar en retrospectiva a partir del punto del fracaso, el equipo puede entender mejor los riesgos del proyecto y cómo evitarlos a medida que avanza. 

El gerente del proyecto o el Scrum master son quienes lideran el pre mortem, pero el equipo entero del proyecto participa durante el proceso. Mientras más diversas sean las perspectivas durante el pre mortem, más probabilidades habrá de que identifiques los potenciales futuros riesgos y que evites que se produzcan.

Si nunca oíste hablar de un pre mortem, no eres el único. Muchos equipos de proyectos planifican los post mortem al final del proyecto, para charlar con el equipo y entender qué salió mal; pero, con frecuencia, un post mortem es demasiado poco y demasiado tarde. En cambio con un análisis pre mortem identificas con proactividad los riesgos del proyecto y los abordas antes de que se produzcan. 

Pre mortem vs. post mortem

Tal como lo sugiere el nombre los pre mortem y los post mortem se producen en diferentes etapas del cronograma del proyecto. Un pre mortem se hace al principio, antes de que comience. Estas sesiones de análisis sirven como evaluaciones proactivas de los riesgos que puedan provocar el potencial fracaso del proyecto.

Un post mortem, por otra parte, es el análisis de un proyecto después de haber finalizado. Probablemente hayas oído hablar de los post mortem como análisis retrospectivos; en particular, en equipos que trabajan con Scrum. A diferencia de lo que sucede con un pre mortem, en un post mortem no se analiza solamente el fracaso del proyecto. Si bien estas sesiones se llevan a cabo más comúnmente cuando el proyecto fracasa, también se pueden realizar post mortem para extraer los aprendizajes que los miembros del equipo del proyecto quieran compartir. 

Pre mortem vs. gestión de riesgos de proyectos

Un pre mortem cumple el mismo propósito que el proceso de gestión de riesgos de un proyecto. Ambos procesos sirven para identificar con proactividad los riesgos del proyecto y poder evitarlos. La principal diferencia entre los dos radica en la manera en que se aborda la identificación de esos riesgos. 

Durante el proceso de gestión de riesgos, el equipo identifica y supervisa los riesgos potenciales del proyecto con un registro de riesgos. Si un riesgo identificado se vuelve real, el equipo ya tiene un plan listo para afrontarlo de manera eficiente y efectiva. 

Por otro lado, durante un pre mortem, el equipo imagina que el proyecto ya ha fracasado. En un pre mortem, la atención se centra menos en identificar y gestionar los riesgos y más en visualizar los que realmente se producen. Es una estructura mental que resulta muy útil para algunos miembros del equipo. Dejar de hablar sobre posibles escenarios es realmente liberador. El líder del proyecto, entonces, toma esta información y la usa para reducir la posibilidad de ocurrencia de riesgos o, en algunos casos, para elaborar un plan para gestión de riesgos.

Los beneficios de un análisis pre mortem

Un pre mortem, como cualquier plan de gestión de riesgos, les sirve a tu equipo y a ti para evitar el fracaso del proyecto. Pero el marco específico de un pre mortem, en el que el equipo imagina que ya se ha fracasado y trabaja en retrospectiva a partir de allí, tiene algunos aspectos positivos.

Con el pre mortem de un proyecto puedes hacer lo siguiente:

• Ganar retrospectiva prospectiva. La retrospectiva prospectiva consiste en imaginar que algo ya ha pasado. Según una investigación, la retrospectiva prospectiva aumenta la posibilidad de identificar correctamente los motivos de los resultados futuros en un 30 %. 

• Reducir el exceso de confianza. A veces, deseas con tanta intensidad que un proyecto que planificas prospere que permites inconscientemente que te ganen tus preferencias e ignoras los riesgos. Le puede pasar a cualquiera. Incluso aunque hagas un análisis de riesgos del proyecto. En un pre mortem te imaginas que ya has fallado, entonces, puedes trabajar con ideas sin que el exceso de confianza evite que veas la realidad. 

• Incluir a equipos de otros departamentos. Dado que el post mortem incluye a muchas personas, no solo al equipo esencial del proyecto, aporta perspectivas nuevas y brinda análisis valiosos acerca de los riesgos potenciales del proyecto que, de otro modo, no identificarías. 

• Alinear a todos con respecto a los riesgos del proyecto. Tal como sucede con la mayoría de los planes de gestión de riesgos, con un pre mortem se identifican los riesgos potenciales. Entonces, cuando trabajes en el proyecto, junto a tu equipo, podrán ser más conscientes de cuáles pueden ser los obstáculos que se presenten y podrán identificar esos riesgos más rápido en caso de que efectivamente se produzcan.

6 pasos para llevar a cabo un pre mortem

Para aplicar la técnica de pre mortem, trabaja en retrospectiva a partir del punto de fracaso; así lograrás identificar los riesgos potenciales del plan del proyecto. Una vez que hayas identificado esos riesgos, analiza qué posibilidades hay de que efectivamente se produzcan y qué gravedad tendrían. El paso final es evitar que tengan lugar los riesgos más probables y graves.

1. Crea un plan del proyecto.

Antes de imaginar qué salió mal, primero, necesitas tener una idea general de qué va a pasar. Aquí es donde el plan del proyecto entra en juego. El plan de un proyecto es un modelo de los elementos clave que el equipo realizará durante el transcurso del proyecto.

En un plan de proyecto hay siete partes:

1. Los objetivos

2. Métricas de éxito

3. Participantes y roles

4. Alcance y presupuesto

5. Hitos y entregables

6. Cronograma y programa

7. Plan de comunicaciones

Crea y comparte el plan de tu proyecto antes de hacer el pre mortem. El equipo necesita entender exactamente cuál es el plan del proyecto para pensar qué podría salir mal. Dependiendo de la complejidad de la iniciativa, también podrías compartir la hoja de ruta del proyecto, la carta del proyecto o el caso de negocios.

Por ejemplo, a continuación te mostramos el plan de un proyecto para una campaña de marketing en Asana:

2. Invita a los participantes relevantes.

Cuando planifiques el pre mortem, invita a todos los que puedan aportar motivos por los que puede fracasar el proyecto. Incluidos los miembros esenciales del equipo del proyecto y muchos otros colaboradores de diferentes departamentos. Es menos importante invitar a los patrocinadores y participantes ejecutivos, ya que no están al tanto del trabajo cotidiano del proyecto. Para ayudarte a identificar a quién debes invitar crea un gráfico RACI. 

Para seguir con nuestro ejemplo de plan para campaña de marketing, entre los participantes relevantes incluimos a:

• Daniela, la líder de la campaña de marketing y gerenta de marketing por email.

• Kabir, el redactor de la campaña.

• Avery, el líder de Diseño de la campaña.

• Blake, el gerente de redes sociales que trabajará para la campaña.

• Kat, la gerenta de videos.

3. Organiza una lluvia de ideas sobre los fracasos potenciales del proyecto.

Una vez que compartas el plan del proyecto y que hayas identificado a los participantes, será el momento de poner en marcha el pre mortem. El primer paso de la reunión para el análisis pre mortem es llevar a cabo una lluvia de ideas, que se dividirá en dos partes. 

Para empezar, cada miembro del equipo debería aportar sus propias ideas sobre cuáles pueden ser los riesgos potenciales del proyecto. Si a tu equipo le gusta tener las lluvias de ideas en la misma sala puedes hacerlo en vivo; de lo contrario, puedes probar con una lluvia de ideas asincrónica durante los días previos a la reunión. Asegúrate de que los miembros del equipo aporten sus ideas propias solos, que no se sientan influenciados por las ideas de ningún otro integrante. El equipo tendrá que comparar y compartir las ideas más adelante.

En tu función del líder del proyecto, asegúrate de que los integrantes del equipo se sientan lo suficientemente cómodos como para compartir todo lo que piensan. Algunos riesgos son más personales que otros, pero ignorar esos riesgos puede tener un impacto negativo en el éxito del proyecto. Analiza la posibilidad de establecer las normas del grupo antes de que todos empiecen a compartir sus ideas; para que sepan que pueden compartir lo que piensan sin problemas.

Por ejemplo, el equipo de la campaña de marketing identifica los siguientes motivos por los que la campaña podría fracasar: 

• Los entregables del proyecto no se presentan a tiempo.

• Los entregables del proyecto se presentan a tiempo pero con errores gráficos y de ortografía.

• El costo del proyecto excede a lo presupuestado.

• Hay comentarios negativos de los clientes con relación al mensaje de la campaña, lo que deriva en una mala publicidad.

• Las páginas principales de la campaña fallan y no están disponibles durante la semana del lanzamiento.

• La competencia copia el estilo del diseño de la campaña de marca.

• Los recortes en presupuesto para marketing afectan a los entregables y al cronograma de la campaña de marca.

• La estrategia creativa no produce el efecto deseado entre los clientes, se pierde terreno en el mercado y disminuyen la percepción y el valor de la marca.

• Quienes participan en la campaña no están debidamente alineados con lo que sucede, eso los hace sentirse frustrados durante el proceso de desarrollo del proyecto. 

4. Comparte los riesgos.

Una vez que los miembros del equipo hayan escrito las ideas por separado, será hora de compartirlas con el grupo. Asegúrate de que algún facilitador o tú mismo documenten todas las ideas en una fuente central de referencias. Lo ideal sería que este proceso fuera visible para que los miembros del equipo pudieran debatir acerca de los errores potenciales y elaborar algo a partir de esa información, si corresponde. Para capturar las ideas de todos, prueba usar una pizarra virtual o una herramienta para lluvias de ideas colaborativas.

Cuando todo esté listo para compartirlo, haz un repaso por los presentes en la sala (o en Zoom) y pídele cada uno de los miembros del equipo que comparta una idea a la vez. En vez de que cada integrante lea todas sus ideas sobre los posibles fracasos, pídeles que compartan una idea y que pasen a la siguiente persona, y así sucesivamente. De este modo, todos tendrán oportunidad de hablar. Invita a los miembros del equipo a evitar repetir ideas, a menos que haya algo realmente importante para agregar. 

5. Identifica los riesgos que tengan alto nivel de gravedad y probabilidad. 

No todas las fallas del proyecto que enumeren en tu equipo durante la lluvia de ideas pre mortem se pueden producir. Incluso si efectivamente suceden, es probable que no sean lo suficientemente graves como para afectar a los objetivos del proyecto. Algunas fallas del proyecto son demasiado improbables, mientras que otras, posiblemente no sean lo bastante importantes como para afectar al proyecto y causar un fracaso total. En equipo, analicen la lista e identifiquen las fallas del proyecto que tienen muchas probabilidades de producirse o que puedan ser de gravedad. 

La cantidad de riesgos con los que termines dependerá del alcance y el impacto de tu proyecto. En general, diez suele ser un buen número, pero podría haber menos o más dependiendo de cada situación específica. 

Por ejemplo, durante el análisis pre mortem de la campaña de marketing, el equipo identifica cinco riesgos que habrá que abordar:

• Probabilidad alta: Los entregables del proyecto no se presentan a tiempo.

• Probabilidad alta: El costo del proyecto excede a lo presupuestado.

• Gravedad alta: Las páginas principales de la campaña fallan y no están disponibles durante la semana del lanzamiento.

• Gravedad alta: La estrategia creativa no produce el efecto deseado entre los clientes, se pierde terreno en el mercado y disminuyen la percepción y el valor de la marca.

• Fácil de resolver: Quienes participan en la campaña no están debidamente alineados con lo que sucede, eso los hace sentirse frustrados durante la fase de ejecución.

6. Revisa y comparte el plan del proyecto.

Una vez que la reunión pre mortem haya terminado, toma lo que haya surgido de la lluvia de ideas del equipo y aplícalo al plan del proyecto. Busca los puntos débiles del plan del proyecto que puedas fortalecer para evitar algunas de las situaciones en que se produzcan fallas que los miembros del equipo hayan identificado. Es tu oportunidad de reducir los riesgos y mejorar los futuros resultados, antes de comenzar siquiera con el proyecto. 

Si trabajas en una iniciativa grande, transforma algunas de las acciones pendientes con probabilidad o gravedad altas en registros de riesgo. Entonces, cuando hagas cambios significativos o incorpores herramientas nuevas para mitigar los riesgos, podrás presentar los cambios en el plan del proyecto al equipo, a los colaboradores de diferentes departamentos, a los ejecutivos que participen y a los patrocinadores del proyecto.

Por ejemplo, después del análisis pre mortem de la campaña de marketing, así es cómo se aborda cada riesgo:

• Hay una probabilidad alta de que los entregables del proyecto no se presenten a tiempo. Para evitar correr este riesgo, mira el trabajo en una herramienta con un gráfico similar a un diagrama de Gantt para observar las tareas en un cronograma y tener una idea clara de cuáles son los entregables o qué puede estar bloqueándolas. Para mantener a los ejecutivos siempre informados, envía semanalmente informes de estado de los proyectos, para que todos estén al tanto de los avances. 

• Hay una probabilidad alta de que el costo del proyecto exceda al presupuesto. Para evitar correr este riesgo, incluye actualizaciones sobre el estado del presupuesto en los informes de estado mensuales del proyecto. Asegúrate de incluir al patrocinador del proyecto en las actualizaciones relacionadas con el presupuesto. Antes de dar inicio al proyecto, ajusta el presupuesto para dejar algo de reserva por si surge algún imprevisto.

• El hecho de que las páginas principales de la campaña fallen afecta gravemente al éxito de la campaña de marca. Para evitar correr ese riesgo, lanza las páginas en un entorno de prueba una semana antes para asegurarte de que funcionen bien antes de compartirlas públicamente. 

• Que la estrategia creativa no produzca el efecto deseado entre los clientes afecta gravemente al éxito de la campaña porque se pierde terreno en el mercado y disminuyen la percepción y el valor de la marca. Para evitar correr este riesgo, incluye en el plan y el brief del proyecto una investigación del perfil de los clientes llevada a cabo por el equipo de Marketing de Productos para que todos estén al tanto de la misma información. 

• Los integrantes del proyecto se pueden sentir frustrados durante el desarrollo si no están alineados con respecto a los entregables. Este riesgo se puede resolver fácilmente con un plan de comunicaciones y una fuente central de referencias para toda la información del proyecto, como una herramienta de gestión del trabajo. 

Post pre mortem: ¿Qué sigue? 

Un análisis pre mortem te ayuda a entender por qué podría fallar un proyecto y a evitar que esos riesgos emerjan. Una vez que hayas terminado el pre mortem, todo lo que restará será poner en marcha el proyecto. Para recibir ayuda para empezar y para acceder a mejores prácticas sobre gestión de proyectos, consulta nuestro centro de recursos para la gestión de proyectos.