Consejos para crear normas de grupo para equipos de alto rendimiento (incluye ejemplos de 7 gerentes de Asana)

¿Qué piensas que pasaría si entraras a una reunión disfrazado de payaso? ¿Y si cambiaras todos los sonidos de notificaciones de tu computadora por maullidos de gatos?

Incluso, aunque nada de esto vaya explícitamente en contra de las políticas de la empresa, tus compañeros pueden mirarte raro. Es porque las normas del grupo llevan implícitas las reglas básicas que sigue el equipo, aunque nunca se hayan escrito. Las normas del grupo dan forma a cómo se comportará el equipo, incluidos pequeños detalles como el código de vestimenta aceptado por todos.

Las normas de grupo, por lo general, están más bien implícitas, en vez de definidas, por eso tal vez nunca hayas oído hablar de ellas antes. Al crear normas para el grupo de manera intencional, puedes fomentar la colaboración en equipo, aumentar la eficiencia y maximizar la efectividad.

¿Qué son las normas de un grupo?

Las normas de grupo son las reglas habladas o no dichas que guían el modo en que los miembros del grupo interactúan, colaboran de manera efectiva y trabajan con eficiencia. Por lo general, las normas grupales no están escritas. En cambio, se han acordado implícitamente como reglas o estándares de comportamiento, guiados por las reglas básicas de la cultura de la empresa. Estos valores implícitos comunican y dan forma al modo en que los miembros del equipo toman decisiones, se comunican en el trabajo o, incluso, a cómo resuelven los conflictos. 

Aunque nunca antes hayas creado conscientemente las normas del grupo, sin dudas las has experimentado. Cada tipo de grupo —incluso los grupos de amigos, los informales y los de trabajo— cumplen con un conjunto de normas que crean ellos mismos y se redefinen con el transcurso del tiempo, aunque no se den cuenta.

En este artículo, nos centraremos en las normas de grupos de trabajo para ayudarte a orientar y dar forma a las normas del equipo. A menos que estés formando un equipo totalmente nuevo que nunca haya trabajado junto antes, es muy probable que ya haya algunas normas en el grupo; como las siguientes: 

• Herramientas que el equipo ya use para la gestión de proyectos o para las comunicaciones.

• La manera en que el grupo resuelve los conflictos o afronta los contratiempos.

• El modo en que los miembros del grupo interactúan normalmente; puede ser formal o informal.

• En qué medida es aceptable que los miembros del grupo lleguen tarde a las reuniones.

Al identificar con claridad las normas grupales y darles forma con proactividad, puedes desarrollar y empoderar a un equipo de alto rendimiento y llevarlo a un nivel superior. 

¿Por qué las normas de grupo son importantes? 

Las normas positivas del grupo les aportan a los miembros del equipo un sentido de normalidad y estabilidad cotidiana. Con las normas del grupo se crean sistemas de valores compartidos implícitamente (o definidos). Al evacuar las dudas y el estrés que proviene de la incertidumbre, los miembros del grupo pueden colaborar de manera más efectiva y lograr un mayor impacto. 

Cuando los integrantes del equipo tienen —y entienden— las normas del grupo, saben qué se espera de ellos y pueden actuar en consecuencia. Del mismo modo que conocer las prioridades de un proyecto ayuda a centrarse en el trabajo de mayor impacto, entender las expectativas del grupo es absolutamente útil para colaborar de manera más efectiva. 

Las normas de grupos también son útiles para que los miembros de los equipos ocupen su tiempo acorde a sus intenciones. Muy a menudo, la atención no está alineada con la intención. Dedicamos muchísimo tiempo a los pormenores del trabajo y no a las tareas más importantes. Las normas de grupo simplifican las prácticas de las reuniones y las preferencias en las comunicaciones gracias a que con ellas se define con claridad cómo serán las interacciones entre los miembros del equipo. La transformación de estas reglas implícitas en políticas explícitas que abarcan a todo el equipo reduce la incertidumbre sobre cómo deberían mostrarse los miembros del equipo y, como resultado, aumenta la efectividad. 

Además, las normas grupales pueden:

• Generar un sentido de pertenencia entre los miembros del equipo al incentivarlos para que participen en las decisiones que se toman. 

• Fortalecer la confianza, porque todos están informados, saben qué sucede y cuál es su rol. 

• Incentivar el trabajo en equipo, ya que la predictibilidad reemplaza a la incertidumbre.

• Establecer políticas que abarquen a todo el equipo sobre los estilos de comunicación para reducir la pereza social. 

Las normas grupales generan dinámicas sanas

Las normas de un grupo son las bases de un grupo sano y de una excelente dinámica grupal. 

En 1965, Bruce Tuckman fue el primero en describir cómo están formados los grupos con su teoría conocida como: las etapas del modelo de desarrollo de equipos de Tuckman. Según Tuckman, los grupos se desarrollan en cinco etapas: formación, conflicto, normalización, desempeño y finalización o disolución. 

Naturalmente, los grupos crean sus propias normas durante la etapa de normalización del desarrollo grupal. Pero sin instrucciones ni liderazgo claros, los integrantes, inevitablemente, crearán sus propias normas grupales. Al crear esas normas con anticipación, podrás garantizar la cohesión grupal.

Ejemplos de normas grupales para equipos de alto rendimiento

Cada equipo tiene sus propias normas grupales y, por lo general, no las tienen escritas. Dicho esto, si en tu grupo se fuera a redactar una lista de normas, es muy probable que escribieran algo como lo siguiente:

1. Todas las reuniones tienen una agenda de reunión asociada, para que los miembros del equipo puedan presentarse a tiempo a las reuniones y con la debida preparación. 

2. Los miembros del equipo dan seguimiento a las tareas pendientes en una herramienta compartida para la gestión del trabajo, de modo que todos ven quién hace qué y para cuándo.

3. Las comunicaciones acerca del trabajo que realicen los miembros del equipo se harán en herramientas compartidas como Asana y Slack, para que todos tengan acceso a la información que necesitan. En el equipo se priorizan la transparencia, la visibilidad y las conversaciones grupales siempre que sea posible. 

4. En el equipo se comparten las prioridades todos los lunes por la mañana. Si llegan trabajos nuevos, están todos empoderados como para ajustar las fechas de entrega y cumplir con los trabajos más importantes, sin dejar de tener en mente el resto de los vencimientos o lanzamientos del proyecto. El trabajo y los proyectos están conectados con los KPI individuales o los OKR de la empresa y del equipo para garantizar que los miembros del equipo entiendan y den prioridad a los trabajos de mayor impacto.

5. Los miembros del grupo suponen siempre una intencionalidad positiva y se conducen, también, con buena voluntad. Si surge un desacuerdo, lo abordan de manera proactiva implementando las propias estrategias establecidas para la resolución de conflictos. 

6. Los integrantes del equipo priorizan las decisiones claras y rápidas. De ser necesario, aplican una matriz de decisiones o estrategias para la resolución de problemas.

7. Los miembros del grupo hacen todo lo que está a su alcance para garantizar que todos los participantes estén involucrados desde el inicio del proceso de un proyecto. Con los gráficos RACI, identifican a las personas clave para el trabajo y se aseguran de que todos estén alineados con respecto a lo que hay que hacer. 

8. Los líderes de grupos y de equipos asignan recursos de manera proactiva, para reducir las posibilidades de caer en el agotamiento y para favorecer el equilibrio. 

9. Los miembros del grupo se mantienen siempre al tanto de lo que sucede gracias a las actualizaciones de estado de los proyectos, que se comparten en una fuente central de referencias como Asana. 

10. Los miembros del grupo se centran en sus calendarios y utilizan los bloques de tiempo para maximizar el estado de fluidez y la productividad individual.

Cómo hicieron 7 gerentes de Asana para crear las normas del equipo con intencionalidad 

Las normas grupales son para los equipos lo mismo que es la cultura organizacional para las empresas. Si no creas las normas a consciencia, esas normas se desarrollarán naturalmente a lo largo del tiempo y no necesariamente de la manera en que quieres que resulten. 

Las normas de grupo son bastante similares a las actividades para fortalecimiento de equipos; en ambos casos, para guiar al grupo hace falta contar con un buen líder. Para que tú también logres lo mismo, les pedimos a siete líderes de equipos de Asana que nos cuenten cómo generaron las normas de los grupos a lo largo del tiempo. A continuación, compartimos lo que nos contaron.

Tony Chang, gerente de Producto, Asana

Al comenzar nuestras reuniones regulares de equipo identificamos cómo se siente cada integrante del grupo con colores: rojo, amarillo o verde; independientemente de que el motivo de su estado emocional sea el trabajo o bien, algo no vinculado al trabajo. De este modo, iniciamos la reunión con transparencia y contexto, algo que resulta muy útil para mejorar la manera en que nos comunicamos y para entendernos.

Sinéad (Nade) Nic Eoin, gerenta de Operaciones de Usuario, Asana

1. Liderar con empatía y ser realista. Los gerentes de equipos lideran con el ejemplo cuando muestran predisposición para las reuniones individuales y las conversaciones de una manera empática. Durante cada conversación, los gerentes tratan de entender qué pasa en las vidas de los miembros de cada equipo.

2. Conversaciones abiertas en reuniones breves del equipo a diario. Nuestro equipo tiene reuniones diarias breves de coordinación, también llamadas huddles, en las que se informan las novedades sobre cualquier error o problema que estén notando los clientes. Estas reuniones son decisivas para lo que sucederá durante el día. Sirven para unir al equipo y nos permiten compartir conocimientos, además de crear un espacio de conexión.

3. Suponemos siempre que las intenciones son buenas. En el equipo de Operaciones de Usuario, abordamos cualquier interacción suponiendo que las intenciones son siempre buenas. Esta actitud nos permite avanzar con los trabajos y reflexionar acerca de lo que hay que hacer para llegar a un acuerdo.

4. Espacio seguro para el silencio en las reuniones. No le tenemos miedo al silencio. A veces, la gente simplemente necesita algunos segundos para ordenar sus pensamientos e ideas o para reunir el coraje para hablar.

5. Escucha activa y respetuosa. Entendemos que interrumpir a los demás impide las conversaciones fluidas. Tenemos como norma grupal que hay que escuchar todo lo que alguien dice cuando comparte sus opiniones o ideas.

Greg Dodds, Diseño de Marca, Asana

Practicamos una cultura abierta y activa en relación con los distintos comentarios, en particular durante las reuniones sobre crítica de diseño. Los miembros del equipo pueden traer un trabajo en cualquier etapa del proceso creativo y recibir el apoyo de su equipo. La creatividad es difícil de lograr en una burbuja. Una buena tradición de reuniones de actualización sobre crítica de diseño genera un espacio seguro para animarse a traer los trabajos en cualquier etapa y recibir ideas nuevas o aportes de otros compañeros.

Ariel Tavares Grilo, gerente de Localización, Asana

1. Organizo reuniones semanales con el equipo para centrarnos en las prioridades, compartir novedades y resolver problemas de manera colaborativa. Si es necesario, a la vez, aliento a los miembros del equipo para que usen este tiempo para aportar comentarios constructivos a sus compañeros de equipo.

2. Con frecuencia, también reasigno las responsabilidades y las tareas según los intereses particulares que tenga cada uno en el trabajo que hay que hacer. De este modo, tenemos la posibilidad de trabajar en las actividades que más nos interesan y, en consecuencia, conservar la motivación.

3. Uno de los pilares del equipo es el respeto por los demás. El resultado ha sido la construcción de una relación como equipo y la interacción con otros equipos de manera respetuosa. La clave para lograr un ambiente laboral sano es relacionarse de este modo.

Erin Cheng, directora de Relaciones Públicas y con Analistas

En nuestro equipo adherimos totalmente a los valores de Asana de ser auténticos con nosotros mismos y con los demás. Hemos construido el equipo durante este período en que el trabajo se hace desde casa y nunca nos hemos reunido en persona; por lo que es más importante que nunca que podamos ser auténticos acerca de los desafíos que enfrentemos tanto dentro como fuera del trabajo. 

Al iniciar las reuniones de sincronización semanal o las reuniones personales, siempre empiezo preguntando “¿Cómo estás?” o “¿Cómo te sientes?”, en vez de ir directo a la agenda. De este modo, no solo se crea un espacio para que los integrantes del equipo compartan lo que podrían estar enfrentando en sus roles personales o profesionales, sino que además se genera un ambiente confiable de diálogo continuo que no incluye solamente a las tareas por hacer.

También procuramos la claridad absoluta en cuanto a definir cuándo estamos disponibles y cuándo no lo estamos. En casa hay un niño pequeño, entonces, a veces, me pongo al día con el trabajo después de la hora de dormir o los fines de semana a la hora de la siesta. Le dejé claro a mi equipo que, si bien esas son las mejores horas para trabajar en mi caso, no espero que los demás también estén en línea o que respondan inmediatamente. Entiendo que es crítico que todos puedan desconectarse en algún momento.

Al dejar en claro las expectativas y las normas del grupo en torno a las comunicaciones y las respuestas esperadas fuera del horario laboral, todos pueden tomarse el tiempo que necesitan para descansar y recargar energías sin sentirse presionados a estar en línea porque el gerente lo está.

Sonya Chu, directora de Análisis de Marketing, Asana

Las normas para Slack después de cambiar al trabajo remoto

La primera vez que el equipo pasó a trabajar de forma remota, de repente se nos ocurrió una forma completamente nueva de trabajar juntos. Al cambio se sumó que también había integrantes nuevos en el equipo con quienes no teníamos relación previa. En vez de forzar las reglas existentes, tomamos como práctica grupal que compartiríamos lo que nos preocupara y las normas que quisiéramos establecer como equipo. 

Por ejemplo, decidimos que era importante conservar la sensación de que podemos tocarle el hombro a alguien para hacerle una pregunta rápido; pero también lo era proteger esos largos períodos de concentración y fluidez en el trabajo. Como equipo decidimos que estábamos de acuerdo con inclinarnos por comunicar de más, en vez de que falte comunicación, así que todos estuvimos de acuerdo con que podíamos contactarnos por Slack en cualquier momento y que no habría problema con eso. Entendimos que cada uno administraría sus propias notificaciones de Slack y que cualquiera podía elegir responder en el momento que le resultara más conveniente.

Hacemos preguntas tontas

He notado que los analistas producen trabajos de mejor calidad y más rápido cuando sienten que pueden preguntar o recibir opiniones de otros analistas acerca de sus trabajos. Si bien todos en el equipo de Análisis de Marketing son muy accesibles y tienen buena disposición para ayudar, como todos trabajamos a distancia y gran parte de los integrantes del equipo son relativamente nuevos, ha sido, en muchos casos, bastante difícil sentirse tan cómodo como para preguntar; en particular, por no saber exactamente a quién había que hacer las preguntas. El canal para consultas del equipo no parecía ser apropiado y resultaba algo intimidante, ya que era el mismo que usaba el equipo para difundir los anuncios. 

A uno de los analistas se le ocurrió una idea excelente, crear un espacio confiable para las preguntas: un canal de Slack que literalmente se llamara “preguntas tontas”. En realidad, la mayoría de las preguntas que hacemos no son para nada tontas, pero contar con un espacio exclusivo para las “preguntas tontas” ayudó muchísimo a superar el miedo a ser juzgados por lo que se preguntara. Eso, sumado a que junto con los analistas con más tiempo en el equipo también hacíamos nuestras propias “preguntas tontas”, ayudó a moldear el comportamiento y a dejar establecido que preguntar siempre está bien.

Akira Uchino, líder de Marketing para Japón, Asana

La claridad es el primer paso. Parte de promover la claridad incluye ayudar a que todos los miembros del equipo logren romper sus “marcas personales” en algo. Mi trabajo es incentivar a los miembros del equipo para que noten lo que son capaces de lograr. Entonces, con eso en mente ya pueden tener una visión clara de cuánto pueden crecer y de cómo lograrlo. A partir de allí, podemos cocrear cómo darán el paso que sigue en esa dirección y descubrir qué puede hacer el equipo de Marketing de Japón para favorecer el crecimiento.

Invierte en tu equipo

A pesar de que lleva tiempo elaborar las normas grupales, invertir ese tiempo en ello significa invertir en el equipo. Con las normas claras en el grupo se disipa la incertidumbre y los integrantes adquieren claridad en torno a qué se espera de ellos. De este modo, todos estarán listos para tener éxito y los miembros nuevos podrán empezar con el pie derecho desde el primer día.

Para más consejos sobre cómo empoderar al grupo y desarrollar trabajos excelentes en equipo, lee nuestro artículo sobre 10 pasos sencillos para fomentar la colaboración en los equipos.