Qué es un business case y cómo crear uno en 5 pasos

Casi todos los proyectos necesitan que alguien los apruebe, ya sea que eso signifique obtener el visto bueno de tu equipo o el apoyo de un ejecutivo. Es posible que estés familiarizado con el uso de un plan del proyecto o de un project charter (acta de constitución) para proponer una nueva iniciativa y obtener luz verde para un proyecto. Pero si el proyecto que propones implica una inversión comercial significativa, es posible que tengas que crear un caso de negocios, comúnmente conocido como business case.

Si nunca has escrito un business case, estamos aquí para ayudarte. Descubre qué es un business case y cómo hacer un business case con tan solo unos pocos recursos, un poco de planificación y algunos ejemplos de business case para que puedas obtener todo lo que necesitas para gestionar un proyecto de manera exitosa.

¿Qué es un business case o caso de negocios?

Un business case es un documento que explica el valor o los beneficios que obtendrá tu empresa si realiza una inversión importante o lleva a cabo una iniciativa comercial significativa. Esta iniciativa puede ser cualquier cosa, desde el mensaje para el lanzamiento de un nuevo producto o función, una propuesta para aumentar el gasto en una iniciativa actual o una inversión significativa en relación con una nueva agencia o contratista, por nombrar algunos. Un caso de negocios convincente describirá los beneficios que se espera obtener de esta importante decisión de inversión. Las partes interesadas clave utilizarán el business case que proporciones para determinar si deben avanzar o no con la iniciativa.

Si nunca has creado un business case, puede sonar similar a otra documentación de planificación inicial de un proyecto. A continuación, lo compararemos con otros documentos similares:

Business case vs. business plan (plan de negocios)

Un business case es una propuesta para una nueva estrategia o una gran iniciativa. Debe describir las necesidades comerciales y los beneficios que tu empresa obtendrá al aprovechar esta oportunidad.

Un plan de negocios, por otro lado, es un esquema de un negocio totalmente nuevo. Por lo general, redactarías un plan de negocios para definir tu estrategia comercial, tus declaraciones de misión y visión, y cómo planeas lograrlo. Puede darse el caso de que elabores un plan de negocios para un negocio ya existente, pero solamente lo harías si estuvieras tratando de llevar dicho negocio hacia una dirección significativamente nueva.

Business case vs. resumen ejecutivo

Un resumen ejecutivo es una descripción general de un documento importante que abarca todos los hechos y detalles principales que las partes interesadas del proyecto deben conocer en caso de que no tengan tiempo para leer todo el documento. De hecho, el último paso en la elaboración de un business case será redactar un resumen ejecutivo con todos los detalles importantes y generales que las partes interesadas necesitan saber.

Business case vs. project charter (acta de constitución)

Si necesitas crear un discurso de presentación para tu proyecto, pero no necesitas un business case completo, es posible que necesites un project charter o acta de constitución. Al igual que un business case, el project charter describe los detalles clave de una iniciativa. Específicamente, el project charter abarcará tres elementos principales de tu proyecto: los objetivos del proyecto, el alcance del proyecto y las partes interesadas clave del proyecto. Tu equipo de gestión utilizará el project charter para aprobar el desarrollo del proyecto.

¿Necesito un caso de negocios?

No todos los proyectos necesitan un business case, ni siquiera un project charter. Planea crear un business case solo para iniciativas o inversiones que requieran recursos comerciales importantes. Si estás trabajando en una iniciativa más pequeña, considera la posibilidad de elaborar un project charter para presentar la idea de tu proyecto a las partes interesadas relevantes.

Incluso si no necesitas presentar tu proyecto a ninguna parte interesada, debes estar listo para responder preguntas básicas sobre el proyecto que propones, como:

• ¿Cuál es el propósito de este proyecto?

• ¿Por qué estamos trabajando en este proyecto?

• ¿De qué manera se relaciona este proyecto con los objetivos y las metas de la organización?

• ¿Qué métricas usaremos para medir el éxito del proyecto?

• ¿Quién está trabajando en este proyecto?

• ¿Cuándo se finalizará este proyecto?

¿Cómo hacer un business case? 5 pasos y ejemplos para crear tu business case

Tu caso de negocios no solo debe incluir hechos y cifras clave, sino que también debe explicar por qué realizar una inversión o llevar a cabo una iniciativa en particular es una buena idea para tu empresa. En caso de duda, evita la jerga y sé conciso, pero siempre mantén el foco en comunicar el valor del proyecto. Si es la primera vez que elaboras un business case, no te preocupes. Sigue estos cinco pasos para hacer un business case sólido.

1. Reúne información y opiniones

No es necesario que redactes el caso de negocios tú solo. En su lugar, asegúrate de que los miembros del equipo y los participantes adecuados contribuyan a las secciones relevantes. Por ejemplo, el equipo de informática debe participar en las decisiones relativas a herramientas y al cronograma, mientras que el equipo de finanzas debe revisar las secciones de presupuesto y gestión de riesgos. Si estás elaborando un caso de negocios para proponer una nueva iniciativa, línea de productos o perfil de clientes, asegúrate de consultar también a expertos en la materia.

2. Planifica redactar tu caso de negocios sin seguir un orden

Algunos de los primeros aspectos que aparecen en tu caso de negocios, como el resumen ejecutivo, deben redactarse a lo último, cuando ya tienes todos los recursos e información para hacer una sugerencia informada. Tu resumen ejecutivo presentará todos tus hallazgos y hará una recomendación a la empresa en función de un abanico de factores. Al recopilar todos esos detalles primero, como el propósito del proyecto, el modelo de negocio, el análisis financiero y el riesgo del proyecto, puedes asegurarte de que tu resumen ejecutivo tenga toda la información relevante para la posterior toma de decisiones.

3. Desarrolla tu caso de negocios de forma progresiva

Un caso de negocios describe una inversión significativa para tu empresa. De manera similar, el simple hecho de redactar un business case es una inversión significativa de tu tiempo. No todas las iniciativas son adecuadas para tu negocio, así que asegúrate de ir verificando tu trabajo con las partes interesadas sobre la marcha. No quieres haber dedicado horas y semanas a este documento solo para que los ejecutivos lo rechacen de inmediato.

Considera hacer un “lanzamiento piloto” mostrándole un esquema de tu business case al patrocinador de tu proyecto o a un ejecutivo con el que tengas una buena relación para confirmar que esta iniciativa es algo en lo que debes embarcarte. Luego, a medida que elaboras las diferentes secciones de tu business case, vuelve a consultar a los participantes clave para confirmar que no haya obstáculos para tu iniciativa.

4. Refina el documento

A medida que vas elaborando las secciones de tu business case, es posible que necesites volver atrás y refinar otras secciones. Por ejemplo, una vez que hayas terminado de hacer un análisis dafo o de costo-beneficio con tu equipo financiero, asegúrate de actualizar los riesgos del proyecto relacionados con el presupuesto.

Antes de presentar tu caso de negocios, haz una lectura final con las partes interesadas clave para buscar secciones que se puedan refinar aún más. En esta etapa, también querrás escribir el resumen ejecutivo que se encuentra en la primera parte del documento. Dependiendo de cuán largo sea tu business case, el resumen ejecutivo debe tener una o dos páginas.

5. Presenta el business case

El paso final es presentar tu caso de negocios. Comienza con un discurso de presentación conciso que responda el qué, por qué y cómo de tu propuesta. Considera a esta presentación como tu oportunidad de explicar la necesidad comercial actual, la forma en que tu propuesta aborda la necesidad y cuáles son los beneficios comerciales. Asegúrate de abordar cualquier riesgo o inquietud que creas que tu audiencia podría tener.

No presentes tu business case página por página. En su lugar, comparte el documento con las partes interesadas antes de la presentación para que tengan la oportunidad de leerlo con anticipación. Luego, después de tu presentación, vuelve a compartir el documento para que puedan profundizar en los detalles.

Lista de verificación del business case

Empieza con el por qué

La primera sección del business case es tu oportunidad de presentar un argumento convincente sobre el nuevo proyecto. En primer lugar, asegúrate de redactar un argumento que sea atractivo para los intereses y las necesidades de tu público objetivo. A pesar de ser la primera sección de tu business case, esta debería ser la última sección que escribas. Además de incluir los elementos tradicionales de un resumen ejecutivo, asegúrate de que responda las siguientes preguntas:

• ¿Qué problema comercial resuelve tu proyecto? Esta es tu oportunidad de explicar el tipo de interés, por qué tu proyecto es importante y por qué los ejecutivos deberían considerar aprovechar esta oportunidad.

• ¿Cuál es tu objetivo comercial? ¿Qué sucede al final de un proyecto exitoso? ¿Cómo medirás el éxito y qué significa que el proyecto tenga éxito para tu negocio?

• ¿Cómo encaja este business case en el plan estratégico de negocios de tu empresa? Asegúrate de que el caso de negocios que propones esté relacionado con los objetivos estratégicos de la empresa que son importantes. La iniciativa que propones en tu caso de negocios debe inclinar la balanza en favor de la declaración de visión de tu empresa.

Haz un resumen de las finanzas y el retorno de la inversión

En este punto de tu business case, debes describir los fundamentos de las finanzas del proyecto. No esperes elaborar esta sección por tu cuenta; debes redactarla en colaboración con el equipo de finanzas de tu empresa. En particular, esta sección debe responder lo siguiente:

• ¿Cuánto costará este proyecto? Incluso si la iniciativa es completamente nueva para tu empresa, investiga un poco para calcular los costos del proyecto.

• ¿Cuánto cuesta cada componente individual del proyecto? Además de calcular el costo general total, desglosa los diferentes costos del proyecto. Por ejemplo, es posible que tengas costos de proyectos para nuevas herramientas y recursos, costos de análisis competitivos, costos de agencias, etc.

• ¿Cuál se calcula que será el retorno de la inversión (ROI)? Ya hablaste de los costos; ahora habla sobre cómo se beneficiará tu empresa con esta iniciativa. Asegúrate de explicar también cómo calculaste el retorno de la inversión.

• ¿Cómo afectará este proyecto al flujo de caja? El flujo de caja es la cantidad de dinero que entra y sale de tu empresa. Las inversiones importantes costarán mucho dinero, por lo que tendrán un impacto negativo en el flujo de caja —pero también debes esperar un alto retorno de la inversión, lo que terminará impactando de forma positiva en el flujo de caja—.

• ¿Qué es el análisis de sensibilidad? El análisis de sensibilidad es un resumen de cuán inciertos son tus números. Habrá una cantidad de variables que afectarán a tu business case. Asegúrate de explicar cuáles son esas variables y cómo podrían afectar a tus proyecciones.

Vista previa de los detalles del proyecto

Tu business case propone una nueva iniciativa. Además de los riesgos financieros, tómate un tiempo para obtener una vista previa de los detalles del proyecto. Por ejemplo, tu caso de negocios debe incluir lo siguiente:

• Los objetivos del proyecto y los entregables clave del proyecto. ¿Qué sucederá al final del proyecto? ¿Qué esperas haber creado o entregado para cuando finalice el proyecto?

• Tu plan del proyecto. El plan del proyecto es un esquema de los elementos clave que tu equipo necesita lograr para alcanzar los objetivos del proyecto con éxito.

• El alcance del proyecto. ¿Cuáles son los límites de tu proyecto? ¿En función de qué objetivos, entregables y fechas límite específicos trabajarás?

• Una lista de los stakeholders relevantes del proyecto. ¿Quiénes son las partes interesadas importantes del proyecto y quiénes son las personas clave encargadas de tomar decisiones para este trabajo? Entre ellos pueden estar incluidos los miembros del equipo del proyecto que estarían trabajando en todo el ciclo de vida del proyecto o iniciativa, los ejecutivos que patrocinarían el proyecto y las partes interesadas externas que pudieran estar involucradas.

• Una hoja de ruta general del proyecto, en una vista similar a un diagrama de Gantt. En esta etapa del proceso, no es necesario que proporciones un cronograma detallado del proyecto, pero debes describir de manera general cuándo ocurrirá cada etapa del proyecto en relación con las demás. Para hacerlo, crea una hoja de ruta del proyecto con un software tipo diagrama de Gantt. Asegúrate de incluir también los hitos importantes del proyecto en tu hoja de ruta.

• Cualquier dependencia importante del proyecto. ¿Hay algo que pueda obstaculizar el inicio de este proyecto? ¿Este trabajo depende de algún otro trabajo que esté actualmente en proceso?

Presenta los riesgos del proyecto

Una vez que hayas descrito el impacto financiero y los detalles importantes del proyecto, asegúrate de incluir los posibles riesgos del proyecto. Si aún no lo has hecho, crea un plan de gestión de riesgos del proyecto para tu business case. La gestión de riesgos del proyecto no es un proceso mediante el cual se elimina el riesgo, sino que se trata de identificar, analizar y responder de forma proactiva a los posibles riesgos del proyecto. Definir de forma clara cada riesgo del proyecto y cómo ese riesgo podría afectar a tu proyecto puede darles a ti y al equipo del proyecto mejores herramientas para gestionar y evitar esos riesgos.

En la sección de riesgos de tu business case, incluye lo siguiente:

• Un análisis de los riesgos potenciales del proyecto. ¿Cuáles son los riesgos? ¿Qué tan probable es que sucedan? ¿Cuál es el nivel de prioridad de estos riesgos?

• ¿Cuáles son tus suposiciones? (Si es que haces alguna). En la gestión de riesgos del proyecto, las suposiciones representan todo aspecto que creas que será cierto con respecto al proyecto, pero esos detalles no son hechos garantizados. Basar las decisiones del proyecto en torno a una suposición puede exponer tu proyecto a riesgos. Asegúrate de ratificar todos los supuestos del proyecto para evitar poner en peligro el éxito del mismo.

• Cualquier alternativa comparable del mercado. Si estás escribiendo un business case para lanzar un nuevo producto o posicionamiento en el mercado, evalúa todo lo que ya exista. ¿Podría la alternativa afectar a tu evaluación financiera o al éxito del proyecto?

Conviértelo en un plan de acción

En la sección final de tu business case, describe cómo convertirás este caso de negocios en un proyecto que se pueda llevar a la práctica. Esta sección debe responder preguntas como las siguientes:

• ¿Cómo se tomarán las decisiones? ¿Quién es el responsable del proyecto? ¿Quién es el patrocinador del proyecto? Si aún no lo has hecho, considera crear un gráfico RACI para establecer las responsabilidades del proyecto.

• ¿Cómo se medirá e informará el progreso? No es necesario notificar a todas las partes interesadas del proyecto sobre todos los cambios del proyecto. Describe las partes clave del plan de comunicaciones de tu proyecto, así como la manera en que se comunicarán las actualizaciones de estado del proyecto.

• ¿Cuáles son los siguientes pasos? Si el equipo de gestión ratifica este caso de negocios, ¿cuáles son los pasos siguientes que llevarás a cabo para ponerlo en práctica?

Haz que tu business case cobre vida

Has elaborado un business case sólido y ha sido ratificado, ¡felicitaciones! El siguiente paso es hacer que tu caso de negocios cobre vida. Iniciar un cambio a gran escala puede resultar intimidante, y la implementación de tu caso de negocios no es una excepción.

Si aún no lo has hecho, asegúrate de tener una herramienta de gestión de proyectos para gestionar y organizar tu nueva iniciativa. Con una fuente central de referencias mediante la cual saber quién está haciendo qué y para cuándo, compartir actualizaciones de estado y mantener informadas a las partes interesadas del proyecto, puedes convertir un gran caso de negocios en un proyecto exitoso.