Cómo usar los factores críticos de éxito (CSF) para apoyar tu plan estratégico

Establecer objetivos es muy parecido a construir una pirámide: necesitas una base sólida. No puedes colocar las piezas que van en la parte superior si no tienes una base firme, pero construir esa base desde cero puede ser difícil.

Ahí es donde entran en juego los factores críticos de éxito (CSF, por sus siglas en inglés). Los CSF son una lista de los factores clave de éxito que tu equipo necesita para alcanzar sus objetivos. Los factores críticos de éxito, combinados con un plan estratégico que abarque de tres a cinco años, te ayudarán a construir una base sólida sobre la cual establecer tus objetivos. Luego, debes generar los entregables del proyecto y los objetivos del proyecto a partir de esa base firme de manera que puedas alcanzar tus objetivos a tiempo, todas las veces. 

Si nunca antes has definido factores críticos de éxito, o si ni siquiera estás seguro de por dónde debes empezar en lo que respecta a la planificación estratégica, aquí tienes todo lo que necesitas saber para comenzar. 

¿Qué son los factores críticos de éxito (CSF)?

Los factores críticos de éxito (CSF) son objetivos generales que tu organización debe alcanzar para lograr tus objetivos estratégicos. Puedes implementar los factores críticos de éxito a nivel de proyecto, de programa o de organización, aunque se utilizan con mayor frecuencia a nivel de departamento u organización debido a su estrecha conexión con la estrategia empresarial de la organización. El hecho de alcanzar tus factores críticos de éxito en general genera un valor significativo e ingresos positivos para tu organización.

En particular, los factores críticos de éxito son objetivos estratégicos generales y no necesariamente incluyen los detalles de su ejecución. Por ejemplo, imagina que estableces un factor crítico de éxito para aumentar la conciencia de la marca. Este es un objetivo ambicioso y que genera un valor y una participación de mercado significativos para tu organización. Para realmente alcanzar este factor crítico de éxito, los proyectos y equipos dedicados trabajan en diferentes iniciativas y establecen indicadores clave de rendimiento (KPI) cuantitativos para tener un panorama claro de qué es exactamente lo que tus equipos quieren lograr y para cuándo.

Ejemplos de factores críticos de éxito (CSF)

Cualquier cosa puede ser un factor crítico de éxito. Estos objetivos ambiciosos te ayudarán a orientar a tu equipo hacia donde necesitas ir. Luego, los gerentes de proyectos usarán los factores críticos de éxito para guiar sus propias iniciativas y asegurarse de que estén listas para alcanzar el éxito.

Los factores críticos de éxito que establezcas dependen de los objetivos estratégicos generales de tu organización. A continuación, te mostramos algunos factores críticos de éxito que puedes crear, dependiendo de los planes de crecimiento que tenga tu organización para los próximos tres a cinco años:

• Manual de estrategias de marketing actualizado

• Nuevas funciones para el producto

• Revisiones de gestión del rendimiento

• Formación de un equipo de ventas sólido para adquirir clientes nuevos

La historia de los factores críticos de éxito

El concepto de factor de éxito fue desarrollado por primera vez en 1961 por D. Ronald Daniel, quien se desempeñaba como consultor de McKinsey & Company. Más tarde, John F. Rockart publicó un artículo en la revista Harvard Business Review en el cual nombraba y describía el método del factor crítico de éxito. En ese artículo de 1979, Rockart define a los factores críticos de éxito de la siguiente manera:

[Los factores críticos de éxito] son la cantidad limitada de áreas en las que los resultados, si son satisfactorios, asegurarán un desempeño competitivo y exitoso para la organización. Son las pocas áreas clave en las que ‘las cosas deben salir bien’ para que el negocio prospere. Si los resultados en estas áreas no son los adecuados, el trabajo de la organización durante el período será menor a lo deseado.”

La relación entre objetivos estratégicos, factores críticos de éxito, indicadores clave de rendimiento y más

Cuando hablamos sobre establecer objetivos, hay muchos acrónimos con los que tenemos que hacer malabares y a los que tenemos que dar seguimiento. Cada metodología utilizada para establecer objetivos es ligeramente diferente, pero no te dejes abrumar por los acrónimos. Para comprender qué significa cada acrónimo y cuáles son sus diferencias y similitudes, echemos un vistazo a un proceso común de planificación estratégica. 

Empieza con tu plan estratégico

La planificación estratégica es la madre de cualquier proceso de establecimiento de objetivos. Antes de establecer objetivos, primero debes establecer tu estrategia. El plan estratégico te ayuda a definir hacia dónde quiere ir tu organización y qué acciones se llevarán a cabo para lograr esos objetivos. 

Identifica tus KPA y KRA

Las KPA, también conocidas como áreas clave de rendimiento, son las áreas de tu negocio que son vitales para tu éxito. Por ejemplo, si trabajas en una empresa de software, un área clave de rendimiento podría ser que tu software esté disponible en línea y libre de errores. Por otro lado, si trabajas en una empresa de fabricación, un área clave de rendimiento relevante podría ser que tus instalaciones estén en pleno funcionamiento. 

Es importante comprender las áreas clave de rendimiento para identificar las áreas en las que deseas centrarte cuando comiences a establecer tus objetivos. Volviendo a nuestro ejemplo de una empresa de software, si tu software experimenta errores o tiempo de inactividad con frecuencia, un buen objetivo es mejorar o reducir ese tiempo de inactividad. 

Las KRA son las áreas de resultados clave; estas son áreas de enfoque que identificaste en tu plan estratégico. Las áreas de resultados clave son más amplias que los objetivos. Por ejemplo, un área de resultados clave para tu negocio podría ser la “rentabilidad” o la “eficiencia”. Luego, cuando establezcas objetivos, describe exactamente lo que necesitas mejorar en esas áreas. 

Elige tu metodología para establecer objetivos

Una vez que tienes tu plan estratégico, es hora de implementar una metodología para establecer los objetivos. Las dos metodologías principales utilizadas para establecer objetivos son los Objetivos y resultados clave (OKR) y los Factores críticos de éxito (CSF) (en combinación con los indicadores clave de rendimiento (KPI)). En la práctica, considera usar solo una de las dos metodologías para establecer objetivos, ya que son muy similares. 

Usa los OKR para un marco simple pero flexible

Los OKR (Objectives and Key Results) son los objetivos y resultados clave. Si nunca antes has establecido objetivos, los OKR son un buen punto de partida porque siguen un marco simple:

• Realizaré [objetivo] medido por [resultado clave].

El objetivo es la meta que deseas alcanzar: aumentar la conciencia de marca, crear la huella de carbono más baja de tu sector y cosas por el estilo.

El resultado clave es la métrica con la que mides tu progreso hacia tu objetivo: generar un millón de visitas en tu sitio web, asegurarte de que una cuarta parte del material de tu producto sea compostable, etc.

Usa los factores críticos de éxito y los indicadores clave de rendimiento para medir de manera cuantitativa cómo está progresando tu organización

Los factores críticos de éxito, funcionan de manera similar a la parte de los “objetivos” en los objetivos y resultados clave. Estas son las principales metas por las que trabaja tu organización para alcanzar tu plan estratégico que abarca de tres a cinco años. 

Para que los factores críticos de éxito se vuelvan acciones concretas, combínalos con los indicadores clave de rendimiento (KPI). Los indicadores clave de rendimiento son métricas cuantitativas que muestran el progreso de tu equipo u organización hacia importantes objetivos de negocios. Un buen indicador clave de rendimiento te dará una idea de si estás bien encaminado para lograr tus factores críticos de éxito y, como resultado, alcanzar tus objetivos estratégicos.

Cuáles son los diferentes tipos de factores críticos de éxito y por qué son importantes

Tradicionalmente, los factores críticos de éxito se dividen en cinco tipos diferentes. Comprender los tipos de factores críticos de éxito te permitirá asegurarte de que no estás pasando por alto ningún factor crítico de éxito al planificar el próximo período del objetivo.

1. Factores críticos de éxito relacionados con el sector

A veces, existen ciertos factores críticos de éxito que tu organización debe alcanzar para seguir siendo competitiva. Para realizar un seguimiento de los factores críticos de éxito relacionados con el sector, tu equipo debe realizar un seguimiento proactivo y predecir las tendencias del sector.

Ejemplos de factores críticos de éxito relacionados con el sector:

• Innovación para estar un paso adelante de la competencia

• Sustentabilidad en el embalaje o la fabricación para satisfacer las expectativas del cliente

• El servicio de atención al cliente debe superar lo que ofrece el promedio del sector

2. Factores críticos de éxito competitivos

Estos factores críticos de éxito se ven afectados por lo que hacen tus competidores y cómo su éxito o fracaso impacta en tu organización. Esta no es una comparación directa con lo que hacen tus competidores; más bien, estos factores críticos de éxito se ven influenciados e impactados por la forma en que tus clientes ven tu negocio en relación con tus competidores. 

Ejemplos de factores críticos de éxito competitivos: 

• Ser considerada una marca de “lujo”

• Atraer a un determinado grupo demográfico de clientes

3. Factores críticos de éxito temporales

Como su nombre lo sugiere, los factores temporales no afectarán a tu empresa de manera permanente. Más bien, estos factores críticos de éxito son factores temporales y limitados que tienen un impacto favorable o desfavorable sobre tu negocio. Identificar y superar estos factores, si correspondiera, será beneficioso para el crecimiento continuo de tu empresa. 

Ejemplos de factores críticos de éxito temporales:

• Cambios inesperados pero temporales en tu modelo de negocios

• Reducción de la cantidad de personal debido a un problema temporal específico

• Contratación de talentos para apoyar la apertura de una nueva oficina o región

4. Factores críticos de éxito ambientales

Estos factores críticos de éxito son aspectos sobre los que tu organización no tiene control directo, aunque eso no los hace menos valiosos. Identificar los factores ambientales y darles seguimiento de manera proactiva es una excelente manera de adelantarte a cualquier problema potencial que se pueda dar en el futuro y prevenir riesgos innecesarios. 

Ejemplo de factores críticos de éxito ambientales:

• La recesión de la economía

• Un cambio de política que impacta en tus negocios

• Una regulación del sector

5. Factores críticos de éxito relacionados con un puesto gerencial

A diferencia de los cuatro tipos principales de factores críticos de éxito, los factores críticos de éxito relacionados con un puesto gerencial son exclusivos de una persona y un puesto específicos, más que de toda una organización. Si ocupas un puesto gerencial, considera la posibilidad de establecer un factor crítico de éxito para mejorar tus habilidades de gestión y liderazgo. 

Ejemplo de factores críticos de éxito relacionados con un puesto gerencial:

• Capacitación en resolución de conflictos

• Implementación de procesos de gestión de riesgos de proyectos en todo el equipo

• Prácticas de gestión de recursos

5 pasos para identificar los factores críticos de éxito

Los factores críticos de éxito son una excelente manera de establecer criterios de éxito y darles seguimiento. Si estás listo para comenzar, sigue estos cinco pasos para alcanzar el éxito.

1. Crea un plan estratégico. Los factores críticos de éxito se basan en el plan estratégico de tu organización que abarca de tres a cinco años, así que comienza por crearlo si aún no lo has hecho. Debido a que el plan estratégico identifica tus objetivos generales para varios años, más adelante será un componente clave para los factores críticos de éxito. 

2. Revisa el plan estratégico con los ejecutivos involucrados. Una vez que hayas creado tu plan estratégico, reúne a tu equipo de proyecto responsable de la gestión estratégica: los participantes clave que crean tus factores críticos de éxito. Revisa el plan estratégico e identifica los procesos de negocios y las áreas de resultados clave que son áreas críticas, decisivas para la organización. Por ejemplo, puedes tomar la satisfacción del cliente como un área de resultados clave para el próximo período del objetivo. 

3. Identifica tus factores críticos de éxito y compártelos con tu organización en general. Una vez que hayas identificado tus áreas de resultados clave, adjunta los factores críticos de éxito relacionados que te ayudarán a lograr tus objetivos. Por ejemplo, si tu área de resultados clave es la satisfacción del cliente, un factor crítico de éxito relacionado será mejorar las relaciones con los clientes a través de equipos de servicio al cliente dedicados. Una vez que identifiques los factores críticos de éxito, compártelos con tu equipo en general para recibir comentarios. 

4. Conecta los factores críticos de éxito a los indicadores clave de rendimiento para que se vuelvan acciones concretas. Para transformar tus factores críticos de éxito en acciones, conéctalos a los indicadores clave de rendimiento (KPI) cuantificables. Por ejemplo, si tu factor crítico de éxito es mejorar las relaciones con los clientes a través de un equipo de servicio al cliente dedicado, crea un indicador clave de rendimiento que sea armar un equipo de éxito del cliente con al menos 10 miembros del equipo antes del final del trimestre y un segundo indicador clave de rendimiento para que el servicio de atención al cliente alcance un tiempo de respuesta de 12 horas para el final del año fiscal.

5. Supervisa y mide. Una vez que hayas creado tus factores críticos de éxito y tus indicadores clave de rendimiento, todo lo que queda por hacer es supervisarlos para alcanzar el éxito. Si aún no lo has hecho, establece un sistema para dar seguimiento a los objetivos y gestiona los objetivos de nivel superior de tu organización, así como los proyectos e iniciativas que existen para avanzar en la consecución de esos objetivos. 

Crea, genera estrategias, prospera

Los buenos factores críticos de éxito ayudarán a tu equipo a concentrarse en las partes más importantes de tu plan estratégico de modo que puedas alcanzar tus objetivos. Si nunca antes has realizado un seguimiento de los factores críticos de éxito, asegúrate de hacerlo en una herramienta de gestión de objetivos, como la función Objetivos de Asana. De esa manera, cada miembro del equipo tendrá claridad sobre cuáles son precisamente tus factores críticos de éxito, los indicadores clave de rendimiento que te ayudarán a alcanzar la meta y el progreso de cada iniciativa.