Cómo redactar objetivos de un proyecto que sean eficaces (incluye ejemplos)

Terminaste tu proyecto, ¿y ahora qué?

Si no has establecido un sistema para saber cuáles son las metas de tu proyecto, te será muy difícil contestar estas preguntas: ¿Tuvo éxito tu proyecto? ¿Alcanzaste tus objetivos? ¿Diste en el blanco o no?

Elaborar la meta para tu proyecto no es difícil, pero debes asegurarte de que ofrezca una manera de medir y evaluar el éxito de tu proyecto. Esta guía te ayudará a comenzar con las metas de tu proyecto y a potenciar tus habilidades de gestión de proyectos.

¿Qué son las metas de un proyecto?

Las metas de un proyecto son lo que esperas haber logrado al terminar tu proyecto. Entre ellas se incluyen las entregas y los activos, u objetivos más intangibles como aumentar la productividad o la motivación. Las metas de tu proyecto deben ser alcanzables, de duración limitada y específicas, de manera que puedas medirlas al finalizar tu proyecto.

Las metas de un proyecto son un elemento de suma importancia para la gestión de proyectos, sin ellas, no tendrás una manera concisa de comunicar tus objetivos antes ni durante el proyecto. Tampoco tendrás una manera medible de evaluar tu éxito al finalizar el mismo.

Si recién estás comenzando con las metas de un proyecto, te explicaré cómo se diferencian de otros elementos de la gestión de proyectos:

Metas de un proyecto vs. objetivos de un proyecto

Aunque algunos equipos los usan de manera intercambiable, hay una marcada diferencia entre las metas de un proyecto y los objetivos de un proyecto. En líneas generales, los objetivos del proyecto deben estar en un nivel superior al de las metas del proyecto. Los objetivos del proyecto deben definir qué es lo que debe suceder una vez que el proyecto se finalice con éxito y cómo se adecua el proyecto a las metas empresariales generales.

Por otro lado, las metas del proyecto son más detalladas y específicas que los objetivos del proyecto. Aunque muchas metas del proyecto repercutirán sobre las metas empresariales, las metas del proyecto están más centradas en las entregas reales y específicas que se hayan hecho al finalizar el proyecto.

  • Ejemplo de una meta de un proyecto: Agregar cinco nuevas maneras en que los clientes puedan encontrar el formulario de comentarios en el producto dentro de los próximos dos meses.

  • Ejemplo de un objetivo de un proyecto: Facilitar la recepción y respuesta de los comentarios de los clientes por parte del equipo de ingeniería.

Metas de un proyecto vs. metas empresariales

Las metas del proyecto son meramente eso, metas e indicadores de desempeño para proyectos individuales. Las metas de tu proyecto deberían aplicarse al proyecto al que corresponden, y deben ser lo suficientemente específicas como para guiar a tu equipo en la evaluación del éxito del proyecto.

Las metas empresariales abarcan mucho más que un proyecto individual. A diferencia de las metas del proyecto, tus metas empresariales definirán la trayectoria y la velocidad de tus negocios. Tus metas empresariales deberían ser la guía a largo plazo de la compañía o departamento en su totalidad. Dirigirán los objetivos de la compañía para un trimestre o un año y deben redactarse teniendo en cuenta la metodología que usa tu equipo para establecer objetivos, como los objetivos y resultados clave (OKR).

  • Ejemplo de una meta de un proyecto: Aumentar el puntaje de lealtad de los clientes (NPS) de nuestra empresa a 62 a fines del trimestre.

  • Ejemplo de una meta empresarial: Convertirnos en el proveedor de servicios líder de nuestra categoría.

Metas de un proyecto vs. plan de un proyecto

El plan de tu proyecto es un esquema que presenta los elementos clave que tu equipo necesita lograr para alcanzar los objetivos y las metas del proyecto con éxito. Sin embargo, el plan del proyecto debe incluir varios elementos clave adicionales, como los participantes del proyecto, las entregas, el cronograma y más.

Ten en cuenta establecer las metas del proyecto antes de trabajar en el plan del proyecto, ya que, probablemente, las metas impulsarán otros elementos del plan del proyecto, como las entregas y las métricas de éxito. Pero una vez que redactes las metas del proyecto, probablemente las compartas con los participantes a través del plan del proyecto.

  • Ejemplo de una meta de un proyecto: Aumentar la tasa de clics (CTR) en los emails en un 10 % a fines del tercer trimestre.

  • Ejemplo de un plan de un proyecto: Mira el plan de ejemplo en nuestra guía de planificación de proyectos.

Metas de un proyecto vs. logros de un proyecto

A simple vista, las “metas” y los “logros” parecen ser lo mismo: ambos son blancos a alcanzar dentro de un proyecto. Pero, en general, los logros del proyecto deben tener un alcance menor que las metas del proyecto.

El logro de un proyecto es un punto de verificación que indica que se ha cumplido con una parte específica en el cronograma de tu proyecto. Los logros en sí mismos no representan trabajo; más bien, registran el cumplimiento de un grupo de tareas o entregas. Si bien los logros del proyecto son importantes, las metas del proyecto lo abarcan en su totalidad.

  • Ejemplo de una meta de un proyecto: Obtener 20 000 confirmaciones de asistencia a nuestro evento virtual antes de la fecha de cierre de las inscripciones (23 de junio).

  • Ejemplo de un logro de un proyecto: 8 de junio de 2021: Puesta en marcha del próximo evento virtual de promoción de la página web.

Metas de un proyecto vs. entregas de un proyecto

Las entregas del proyecto son los activos que deseas tener al finalizar el proyecto; en una campaña de marketing, por ejemplo, una entrega podría ser un nuevo anuncio o una página web. En general, las metas del proyecto establecerán cuáles son las entregas, pero las metas también deben ser más amplias que las entregas.

Además de incluir las entregas, las metas de tu proyecto deben definir los beneficios y los resultados que se obtendrán de dichas entregas, especialmente en lo que respecta al esquema más amplio de los objetivos del proyecto y las metas empresariales.

  • Ejemplo de una meta de un proyecto: Reducir la fuga mensual de clientes a >1 % antes de fin de año.

  • Ejemplo de entrega: Lanzamiento de la campaña de recuperación para todos los clientes inactivos.

Los beneficios de las metas de un proyecto

Una meta clara para el proyecto te ayuda a saber hacia dónde te diriges con tu proyecto. Sin una meta del proyecto, se hace difícil saber si tu proyecto tuvo éxito o fracasó. Tampoco puedes planificar mejoras para el próximo proyecto en el que trabajes.

Cuando los miembros del equipo no tienen una idea clara de cómo su trabajo impacta en el proyecto más amplio y en los objetivos de la compañía, se sienten menos motivados y menos comprometidos. Según el Informe de objetivos de Asana, solo el 26 % de los trabajadores cognitivos tienen una comprensión clara de cómo contribuye su trabajo individual a los objetivos de la compañía. Por supuesto, las metas del proyecto no son los objetivos de la compañía, pero son el paso intermedio que conecta el trabajo individual con el trabajo de tu proyecto y los objetivos de la compañía.

De modo que, cuando tienes metas de un proyecto claramente definidas, los miembros de tu equipo pueden evaluar constantemente su trabajo y volver a centrarse en las metas si hubieran perdido su curso. Considera a tus metas como la brújula que ayuda a tu equipo a seguir avanzando en la dirección correcta.

5 consejos para redactar las metas SMART de un proyecto

En inglés, SMART significa inteligente, pero aquí también hace referencia al sistema SMART. SMART es un acrónimo que te ayuda a asegurarte de que tus metas sean claras y alcanzables. Las metas SMART se utilizan de diversas formas por todo tipo de equipos, especialmente en la gestión de proyectos. SMART significa:

  • Específico (Specific)
  • Medible (Measurable)
  • Alcanzable (Achievable)
  • Realista (Realistic)
  • De duración limitada (Time-bound)

Al redactar las metas SMART de un proyecto, puedes asegurarte de que tus metas estén escritas de forma clara y sean útiles para tu equipo. A continuación, los pasos para poder hacerlo:

1. Establece las metas de tu proyecto al comienzo del mismo

Para que tus metas orienten los resultados del proyecto, debes establecerlas al principio y utilizarlas para guiar tu proyecto. Como mencionamos anteriormente, las metas de tu proyecto son un elemento clave de tu plan del proyecto, que también debes crear al comienzo del mismo.

2. Involucra al equipo del proyecto en el proceso de definición de objetivos

Cuanta más aceptación obtengas, más exitosas serán las metas de tu proyecto. Los participantes deben tener una comprensión clara de las metas del proyecto, para que puedan abordar el resto del plan del proyecto y el trabajo que se lleva a cabo durante el proyecto de la manera más eficaz.

3. Crea declaraciones de las metas del proyecto que sean breves pero claras

Si es la primera vez que redactas una meta de un proyecto, es posible que te sientas tentado a describir cada detalle, pero, de ser posible, trata de que la meta del proyecto sea breve. Considérala una declaración que guiará los resultados de tu proyecto. La declaración de la meta de tu proyecto no debe tener más de una o dos oraciones. La información adicional, como el presupuesto del proyecto o los participantes, se incluirá en el plan del proyecto.

4. Asegúrate de que tus metas sean aspectos que puedes controlar

Aquí es donde se aplica el acrónimo SMART. Para crear metas del proyecto claras, debes seguir el marco SMART. Esto asegura que tus proyectos sean realistas y controlables, con una guía de éxito específica. En particular, las metas de tu proyecto deben ser:

  • Específicas (Specific). Asegúrate de que la declaración de tu meta abarque de forma clara el proyecto en el que tu equipo está trabajando actualmente. Evita redactar metas del proyecto demasiado generales que no se relacionen directamente con el resultado del proyecto.

  • Medibles (Measurable). Al final de tu proyecto, necesitas contar con una forma clara de poder mirar hacia atrás y determinar si tu proyecto tuvo éxito. Asegúrate de que las metas de tu proyecto sean aspectos claramente medibles, como un cambio porcentual o una cantidad específica de activos.

  • Alcanzables (Achievable). ¿Es razonable pensar que las metas del proyecto se pueden alcanzar durante el proyecto? La “A” de las metas SMART del proyecto se relaciona con el alcance del proyecto; si el alcance de tu proyecto no es realista, es probable que las metas de tu proyecto tampoco lo sean. Si se establecen metas que no sean alcanzables, tu proyecto puede sufrir corrupción en su alcance, demoras y sobrecarga de trabajo.

  • Realistas (Realistic). Al crear las metas de tu proyecto, debes tener una idea general de los recursos del proyecto. Asegúrate de que sea posible alcanzar tus metas dentro del marco de tiempo y con los recursos que tienes disponibles para este proyecto.

  • De duración limitada (Time-bound). Las metas del proyecto deben tener en cuenta la duración del proyecto. Como parte de las metas SMART, asegúrate de tener en cuenta el tiempo que tienes disponible para trabajar en tu proyecto.

5. Verifica las metas del proyecto durante el ciclo de vida del mismo

Los empleados que entienden cómo su trabajo individual aporta valor a su organización se encuentran doblemente motivados. Para mantener a tu equipo alineado y motivado, asegúrate de supervisarlo y mantenerlo actualizado con respecto a las metas del proyecto con frecuencia. En tus informes de estado del proyecto, incluye una sección que se conecte a las metas del proyecto. Comparte si tu proyecto actual está en curso, en riesgo o con retraso. De esa manera, el equipo del proyecto puede volver a ajustar su trabajo si es necesario y avanzar de la manera que mejor contribuya a las metas del proyecto.

Ejemplos de metas buenas y malas de un proyecto

No es fácil redactar las metas de un proyecto, y te tomará tiempo entrar en el ritmo de escribirlas para tus proyectos. Pero eso no es un problema. Mira estos tres ejemplos de metas buenas y malas que te ayudarán a redactar las tuyas:

Ejemplo 1: Meta de un proyecto de negocios
  • Meta mala: Lanzar una nueva página de inicio.

A esta meta del proyecto le faltan muchas de las características SMART. Aunque esta meta es medible, alcanzable y realista, no es específica ni tiene una duración limitada. ¿Cuándo debería estar activa la página de inicio? ¿En qué debería centrarse el nuevo diseño?

  • Meta buena: Crear activos y texto para la página de inicio totalmente nuevos, centrándose en cuatro testimonios y casos de uso de clientes. Lanzar una página de inicio renovada y centrada en el cliente para fines del segundo trimestre.

Esta meta del proyecto es SMART. Es específica (crear activos y texto para la página de inicio totalmente nuevos), medible (lanzar una página de inicio renovada y centrada en el cliente), alcanzable y realista (se centra en cuatro testimonios y casos de uso de clientes), y con duración limitada (para fines del segundo trimestre).

Ejemplo 2: Meta de un proyecto de una organización sin fines de lucro
  • Meta mala: Incrementar la sostenibilidad de nuestro proceso de producción en un 5 %.

Aunque la meta de este proyecto es más específica que la del ejemplo anterior, todavía carece de varias características SMART. Esta meta es medible (en un 5 %), pero no es específica ni tiene duración limitada, ya que no especificamos qué significa “sostenibilidad” o cuándo debería mejorar el proceso de producción. Como resultado, no sabemos realmente si es alcanzable o realista.

  • Meta buena: Reducir el desperdicio operativo en un 5 % y aumentar el uso de productos reciclados en un 20 % en las próximas 12 semanas.

Esta meta del proyecto es mucho más SMART. Ahora tenemos una meta específica. Esta meta SMART del proyecto también incluye una forma de medir el objetivo (en un 5 %... en un 20 %). La meta es un poco ambiciosa, pero el hecho de que tenga una duración limitada (en las próximas 12 semanas) la hace alcanzable y realista.

Ejemplo 3: Meta de un proyecto personal
  • Meta mala: Mejorar las revisiones de desempeño.

Aunque no lo creas, la mayoría de las metas de los proyectos personales no son SMART. Esto se debe a que nos cuesta aplicar las métricas de éxito a nosotros mismos. Pero para saber si mejoramos y logramos nuestros objetivos personales, necesitamos crear una meta del proyecto más clara.

  • Meta buena: Obtener al menos un 4/5 en las revisiones de desempeño de marzo y septiembre en 2021.

Aquí tenemos una meta del proyecto que marca todas las casillas del marco SMART: es específica (obtener al menos un 4/5), medible (4/5), alcanzable y realista (4/5 nos da un margen en caso de dificultades imprevistas) y con duración limitada (en 2021).

Si hablamos de manera objetiva, las metas del proyecto son una buena idea

Establecer una meta del proyecto puede ayudar a que tu equipo logre tener mayor claridad, alinear su trabajo y hacer más trabajo. Pero recuerda: las metas del proyecto son solo una parte de tu plan general del proyecto. Para obtener más información sobre cómo puedes aumentar la claridad y la alineación durante la etapa de planificación del proyecto, consulta nuestra guía para redactar planes de proyecto.

Crea el próximo plan de tu proyecto con Asana.