La guía rápida para definir el alcance de tu proyecto en 8 pasos

Al gestionar un proyecto, trata de evitar que este sea demasiado pequeño o demasiado grande. Por el contrario, lo ideal es que tenga el tamaño correcto: que sea lo suficientemente grande para capturar todos los entregables del proyecto y, a su vez, lo suficientemente pequeño para alcanzar los objetivos.

La mejor manera de lograrlo es definir el alcance de tu proyecto. Definir el alcance te ayuda a cumplir con los entregables del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, sin sobrecargar al equipo. En este artículo, incluiremos todo lo que necesitas saber para definir y gestionar el alcance de tu proyecto.

¿Qué es el alcance de un proyecto?

El alcance del proyecto te permite establecer límites en tu proyecto y definir con precisión los objetivos, plazos y entregables del proyecto que deseas lograr. Al definir claramente el alcance de tu proyecto, puedes asegurarte de lograr las metas y objetivos de tu proyecto sin sufrir demoras ni sobrecarga de trabajo.

Definir el alcance de tu proyecto no es una tarea que deba realizar una sola persona. Por el contrario, debes alinearte con los principales participantes ​​del proyecto y asegurarte de que todos estén en sintonía. Si estás trabajando en un lanzamiento de marketing de un producto, por ejemplo, asegúrate de estar alineado con los participantes de los equipos más relevantes de tu empresa, como los equipos de productos, diseño y contenido. Dependiendo de la complejidad de tu proyecto, también puede ser importante definir un proceso de control de cambios; pero no te preocupes, hablaremos de eso más adelante.

¿Qué es la declaración del alcance de un proyecto?

Una declaración del alcance del proyecto es simplemente un documento escrito que especifica el alcance de dicho proyecto. Dependiendo de la complejidad del proyecto, la declaración del alcance podría ser una sección del plan del proyecto o un documento independiente. Además, si estás trabajando con un equipo o agencia externos, puedes convertir la declaración del alcance en una declaración de trabajo (SOW) para consolidar el acuerdo con tu proveedor.

¿Qué es la corrupción del alcance?

Una ‘corrupción’ en el alcance sucede cuando los entregables exceden el alcance del proyecto. Imagina, por ejemplo, que estás trabajando en el lanzamiento de un producto, pero no has redactado una declaración del alcance del proyecto. De repente, en la mitad del proyecto, un involucrado agrega un entregable adicional: redactar un comunicado de prensa. Unos días después, otro involucrado solicita una publicación de blog sobre el producto nuevo. Estos entregables adicionales que tu equipo de proyecto no esperaba o no estaba preparado para realizar, podría causar estrés innecesario o incluso retrasos en los entregables originales del proyecto.

Cuando tu proyecto sufre una corrupción en su alcance, acabas trabajando en tareas que no habías previsto al inicio del proyecto. Esto puede provocar retrasos, sobrecarga de trabajo o entregables de menor calidad.

La mejor manera de prevenir corrupciones en el alcance es crear una declaración clara del alcance al inicio del proyecto y compartirla con todos los involucrados relevantes tan pronto como sea posible. De esa manera, todos estarán informados sobre lo que está incluido en el proyecto y lo que no.

Los beneficios de definir el alcance de tu proyecto durante la etapa inicial

La definición del alcance del proyecto es un elemento fundamental en el proceso de planificación. Sin una declaración del alcance claramente establecida, el proyecto podría desviarse y superar la capacidad productiva de tu equipo, causando retrasos o agotamiento. El alcance del proyecto te permite visualizar el ciclo de vida completo del proyecto y garantizar que los objetivos establecidos se puedan alcanzar. Concretamente, definir el alcance de tu proyecto te permite:

• Asegurarte de que todos los involucrados comprendan claramente los límites del proyecto

• Controlar las expectativas de los involucrados y ganar adeptos

• Reducir los riesgos del proyecto

• Establecer un presupuesto y realizar la planificación de los recursos de forma adecuada

• Alinear a tu proyecto en torno a los objetivos principales

• Evitar la corrupción en el alcance

• Establecer un proceso formal para las solicitudes de cambio (para proyectos complejos)

8 pasos para definir el alcance de tu proyecto

1. Comienza con los objetivos de tu proyecto

Antes de poder definir el alcance, primero necesitas plantear los objetivos del proyecto. Los objetivos del proyecto son los activos que planeas entregar al final de tu proyecto. Si bien determinar el alcance del proyecto te ayuda a lograr tus objetivos, primero debes saber cuáles son esos objetivos.

2. Elabora una planificación de los recursos si todavía no lo has hecho

Además de los objetivos del proyecto, también necesitas saber qué recursos tendrás a tu disposición. En la gestión de proyectos, un recurso puede ser cualquier cosa, desde el presupuesto del proyecto hasta la disponibilidad laboral del equipo. Un plan de gestión de recursos establece qué recursos tienes disponibles para este proyecto y cómo se utilizarán.

Planifica definir tu plan de gestión de recursos antes de crear el alcance del proyecto. De esa manera, sabrás exactamente qué recursos tienes disponibles al momento de redactar la declaración del alcance de tu proyecto y podrás ajustar el alcance en función de dicha disponibilidad.

3. Considera los requisitos adicionales del proyecto

Existen otros elementos importantes que debes considerar durante la planificación temprana del proyecto, pero por el momento, deberías centrarte en todo aquello que pueda afectar el alcance de tu proyecto. Recuerda que el alcance es tu forma de documentar los límites de tu proyecto, así como los objetivos principales, el presupuesto, los recursos y los entregables. Si hay otros factores que puedan afectar estos recursos, como por ejemplo el cronograma del proyecto, es importante considerarlos en esta etapa.

4. Crea un borrador de la declaración del alcance de tu proyecto

Este es el momento de consolidar todos los elementos que has recopilado durante la investigación en un solo lugar: la declaración del alcance de tu proyecto. La declaración debe detallar lo que harás y lo que no harás, y explicar por qué.

Dependiendo de la complejidad del proyecto, la declaración del alcance puede redactarse de diferentes maneras: puede ser una lista con viñetas, un párrafo más detallado o una declaración de trabajo (SOW) completa. Independientemente de su extensión, la declaración del alcance debe establecer cuáles son los objetivos del proyecto e indicar qué se abordará en el proyecto y qué no.

Si necesitas ayuda para definir el alcance, comienza por responder a estas preguntas:

• ¿Por qué estamos trabajando en este proyecto? ¿Cuáles son nuestros objetivos y entregables finales?

• ¿Cuáles son nuestras limitaciones? ¿Cuál es el presupuesto? ¿Cuántos empleados y recursos tenemos disponibles? ¿Qué miembros del equipo trabajarán en este proyecto?

• ¿Cuáles son las fechas de los entregables? ¿A qué cronograma debemos ceñirnos?

• ¿Qué elementos se encuentran fuera del alcance?

Ejemplo de declaración del alcance de un proyecto

Supongamos que estás rediseñando el sitio web de tu empresa. A continuación, te mostramos cómo podría ser el alcance de tu proyecto:

Objetivos del proyecto: Migrar el backend del sitio web a la plataforma CMS para aumentar la velocidad y flexibilidad de la página.

Recursos:

• Equipo web (tres personas): 30 horas de trabajo a la semana durante 6 semanas

• Gerente de ingeniería (una persona): 10 horas de trabajo a la semana durante 6 semanas

• Revisión de TI y de Asuntos Legales (dos equipos): 5 horas de trabajo ad hoc a la semana

• $7000 por un sistema de gestión de contenido (CMS)

Entregables:

• Capacitación para todos los redactores de contenido a fines de mayo de 2021

• Migrar todo el sitio web al nuevo CMS para junio de 2021

Hoja de ruta del proyecto y cronograma:

• 26 de abril: Empezar a definir el alcance del CMS

• 10 de mayo: Revisión de TI y de Asuntos Legales

• Del 17 de mayo al 3 de junio: Migración del equipo web

• 31 de mayo: Capacitación a los redactores de contenido

• 4 de junio: Lanzamiento del nuevo CMS

Fuera del alcance:

• Nuevo sistema de gestión de activos digitales (DAM)

• Páginas web personalizables en el nuevo CMS

5. Obtén la aceptación y aprobación de los involucrados clave

Antes de aprobar la declaración del alcance del proyecto, asegúrate de obtener la aceptación de todos los participantes del proyecto. Esto te brinda la oportunidad de realizar los ajustes finales, reconsiderar los objetivos de tu proyecto y decidir qué forma parte del proyecto y qué no. Una vez que tu proyecto esté en marcha, será más difícil cambiar cualquier elemento de la declaración del alcance. Por lo tanto: asegúrate de comunicar el alcance del proyecto a todos los involucrados.

6. Establece un proceso de control de cambios si es necesario

Si tu proyecto cuenta con muchos participantes o si te encuentras gestionando una iniciativa compleja, puede ser muy útil establecer un proceso de control de cambios. En proyectos grandes o complejos, es inevitable que se realicen cambios. Tal vez el cronograma haya sido demasiado optimista o quizás hayas recibido nuevos comentarios de clientes por lo que debes ajustar varios entregables importantes. No es recomendable tener un proyecto que sea imposible de modificar, pero tampoco es recomendable que todos puedan realizar cambios fácilmente, ya que podría provocar una corrupción en el alcance.

Un proceso de control de cambios consiste en un conjunto de procesos establecidos que deben seguir los involucrados antes de que se apruebe su cambio. Para crear un proceso de control de cambios, establece un método para que el equipo del proyecto y los demás involucrados puedan enviar sus solicitudes de cambio. Puedes configurar, por ejemplo, un formulario centralizado para las solicitudes. Luego, un grupo de involucrados clave debe revisar el cambio y analizar si la solicitud de cambio es lo suficientemente importante como para ser tenida en cuenta en el proyecto. Si es así, verifica si puedes reconsiderar la prioridad de otros procesos de trabajo para evitar sufrir una corrupción del alcance.

7. Comparte la declaración del alcance del proyecto con tu equipo

Una vez que los principales involucrados hayan visto y aprobado el alcance del proyecto, compártelo con tu equipo del proyecto. Asegúrate de que tu equipo cuente con un lugar central donde pueda acceder a todo el trabajo, como una herramienta de gestión del trabajo.

8. Consulta la declaración del alcance durante el proyecto

Es recomendable consultar con frecuencia el documento del alcance del proyecto para asegurarse de que todo esté bajo control y no correr el riesgo de que el alcance se desvíe. Si alguien desea agregar nuevos elementos en el proyecto sin pasar por el proceso de control de cambios, muéstrale la declaración del alcance del proyecto y pídele que envíe sus ideas a través del formulario como una solicitud o seguimiento rápido.

Usa el alcance del proyecto para definir límites claros

La declaración del alcance del proyecto es una gran herramienta para garantizar que el proyecto avance según lo planificado y tenga éxito. También es una excelente manera de apoyar al equipo del proyecto y evitar el agotamiento. Sin embargo, el alcance del proyecto solo es útil si se ha comunicado de manera eficaz. Asegúrate de compartir el documento del alcance del proyecto al inicio del mismo y de consultarlo con frecuencia durante el transcurso del proyecto.