¿Cuál es la diferencia entre el alcance del trabajo y la declaración de trabajo?

A veces se necesita ayuda externa para un proyecto porque las necesidades de recursos superan las capacidades internas. Al emplear a contratistas, agencias o proveedores externos, el alcance del trabajo o la declaración de trabajo pueden ayudar a garantizar el éxito del proyecto, una comunicación eficaz y una entrega puntual.

Pero, ¿cuál es exactamente la diferencia entre el alcance del trabajo y la declaración de trabajo, y qué contienen estos documentos? En este artículo, te explicaremos cómo diferenciar estos dos documentos y por qué son valiosas herramientas de gestión de proyectos. 

Ten en cuenta que este no es un asesoramiento legal y que debes consultar con tu propio equipo interno de Asuntos Legales para determinar el enfoque que mejor se adapte a tu situación.

Alcance del trabajo vs. declaración de trabajo

Aunque tanto el alcance del trabajo como la declaración de trabajo suelen abreviarse en inglés como SoW, no son lo mismo. 

El alcance del trabajo es una herramienta para definir y compartir las consideraciones importantes de la empresa y los objetivos del proyecto. En función de las necesidades de tu proyecto, es posible que solo necesites un alcance del trabajo independiente. Si tu equipo está trabajando con una agencia o cliente externos, puedes decidir crear una declaración de trabajo. Este documento externo es un resumen exhaustivo de los entregables, los requisitos, los objetivos, el programa y los costos del proyecto, y proporciona al equipo del proyecto y a los participantes una descripción detallada de lo que se debe hacer para llevar a cabo con éxito un proyecto.

Analicemos ambos documentos de forma más exhaustiva, empezando por el alcance del trabajo.

¿Qué es el alcance del trabajo?

El alcance del trabajo funciona como una guía para que tu equipo pueda entender lo que un proyecto abarca y lo que no. Por lo general, el alcance del trabajo trata las necesidades del proyecto y explica cómo se cumplirán sus objetivos. Este documento normalmente resume el trabajo que se realizará durante el proyecto e incluye detalles sobre los entregables, el cronograma, los hitos y los informes. 

El alcance del trabajo puede ser independiente si tu proyecto no requiere una declaración de trabajo. Trabaja con tu equipo interno de Asuntos Legales para decidir si necesitas ampliar el alcance del trabajo y convertirlo en una declaración de trabajo.

¿Cuándo puede ser útil el alcance del trabajo?

El alcance del trabajo es la base de un proyecto bien planificado y puede ayudar a que se desarrolle sin problemas. Este documento puede ayudar a tu equipo y a los participantes del proyecto a ponerse de acuerdo sobre los requisitos del mismo y a identificar los posibles riesgos que podrían impedir su finalización con éxito y a tiempo. 

Por ejemplo, al redactar el alcance del trabajo, tu equipo puede darse cuenta de que la entrega programada de una tarea entra en conflicto con otra tarea en curso. En ese caso, puedes realizar cambios en el cronograma y ajustar el alcance del trabajo según corresponda.

El alcance del trabajo puede ayudar a alinear a tu equipo con los entregables del proyecto para cumplir con los plazos, evitar retrasos o gastos adicionales.

¿Qué es la declaración de trabajo?

La declaración de trabajo es un acuerdo de trabajo entre dos partes que resulta útil para alinear los objetivos del proyecto. La declaración de trabajo se basa en el alcance del trabajo. Por lo general, este documento se redacta al inicio de un proyecto y puede definirlo todo, desde los objetivos del proyecto hasta las tareas detalladas, el costo y el programa del proyecto, y más. 

Por lo general, se utiliza para proyectos externos y funciona como un contrato entre tu organización y el cliente, el comprador, la agencia o el proveedor que hayas contratado. Por ejemplo, es posible que tengas que redactar una declaración de trabajo cuando colabores con una agencia de diseño externa para un proyecto o cuando trabajes con un contratista en un proyecto de construcción a gran escala. 

Algunas de las declaraciones de trabajo más complejas se redactan para contratos gubernamentales y, por lo general, forman parte de las solicitudes de propuestas o de presupuestos.

También puedes utilizar una declaración de trabajo para proyectos internos cuando colaboran dos departamentos diferentes. 

Por lo general, las siguientes partes reciben una declaración de trabajo:

• Gerente o encargado del proyecto

• Proveedores y colaboradores

• Todos los involucrados en el contrato

Consulta con tu equipo interno de Asuntos Legales para decidir si un proyecto puede beneficiarse de una declaración de trabajo o cuándo.

¿Cuándo puede ser útil una declaración de trabajo?

Una declaración de trabajo bien redactada, combinada con una herramienta eficaz de gestión de proyectos, puede contribuir al éxito del proyecto. Este documento ayuda a tu equipo y a la parte contratada a gestionar y documentar las expectativas. Es una descripción detallada del proyecto que puede ayudar a evitar conflictos y malentendidos.

Al final del proyecto, los resultados se reflejarán en este documento para verificar que el desempeño final haya cumplido con la declaración de trabajo. Según tu contrato y el asesoramiento de tu equipo de Asuntos Legales, esto puede tener un impacto adicional; por ejemplo, si tu organización recibirá el pago completo, bonificaciones o sufrirá penalizaciones.

Cómo redactar el alcance del trabajo

Un buen alcance del trabajo te ayuda a identificar las consideraciones importantes de la empresa y compartir los objetivos y detalles del proyecto con los participantes del mismo.

A continuación, se detallan algunas buenas prácticas a la hora de abordar el alcance del trabajo:

• Sé específico. Utiliza un lenguaje preciso y claro para que todos estén alineados con respecto a los requisitos del proyecto y los resultados esperados. Enumerar las tareas, los hitos y los resultados medibles puede ayudarte a evitar confusiones más adelante.

• Usa elementos visuales. Los elementos visuales como la estructura de desglose del trabajo hacen que la información sea más fácil y rápida de procesar para todos los involucrados. También permiten que tú y tu equipo detecten los riesgos, como los cuellos de botella que pueden poner en peligro la realización satisfactoria y puntual del proyecto.

• Colabora con todos los participantes. Ya hemos mencionado que debes solicitar el asesoramiento de tu equipo de Asuntos Legales durante este proceso. Para esta tarea específica, al colaborar con los participantes, podrás ahorrar tiempo a largo plazo. De este modo, podrás cortar de raíz futuros malentendidos al conseguir que todos participen desde el principio.

No hay dos planes de gestión del alcance iguales. Lo que debes incluir y el nivel de detalles de esta sección será muy diferente en cada sector y proyecto. En caso de duda, consulta con tu equipo interno de asuntos legales para que te oriente.

Por lo general, las siguientes secciones conforman el alcance del trabajo:

Entregables

Esta sección del alcance del trabajo aborda el producto o servicio que el proyecto entregará. Aquí es donde una estructura de desglose del trabajo será útil.

Cronograma

Incluye un cronograma o un diagrama de Gantt que describa con precisión las principales fases de tu proyecto. Esta sección sirve como hoja de ruta visual del proyecto para guiar a tu equipo y a todos los que participan en él de principio a fin. 

Hitos

Al igual que el alcance del trabajo, los hitos te ayudan a dividir tu proyecto en partes más fáciles de procesar. Anota todos los hitos de tu proyecto para facilitar la supervisión del progreso y el cumplimiento de tu cronograma.

Informes

Por lo general, el alcance del trabajo también incluye los informes que generarás a lo largo del proyecto. Tanto si se trata de un informe de estado para el cliente, como de un informe de progreso que le solicitas al proveedor o de un informe financiero para analizar la diferencia entre los presupuestos y el desempeño, incluye detalles sobre todos estos documentos, quién los creará y cuándo está previsto que se entreguen.

Estos informes serán un medio de comunicación a lo largo del proyecto y proporcionarán a todas las partes involucradas los datos y la información que necesitan para mantenerse al día sobre el desempeño del proyecto.

Algunos documentos sobre el alcance del trabajo pueden incluir un glosario de términos, un resumen de acrónimos y abreviaturas, u otras secciones que contengan detalles relacionados con la realización del proyecto.

Cómo redactar una declaración de trabajo

Puedes aprovechar el alcance del trabajo en una declaración de trabajo para optimizar la colaboración con los socios externos. Una declaración de trabajo minuciosa, detallada y precisa puede alinear a los equipos en cuanto a todos los aspectos del proyecto. 

Si una declaración de trabajo no está clara, puede generar confusión entre las dos partes involucradas. Por eso es fundamental que todas las tareas y los detalles estén claramente definidos. 

A continuación, presentamos algunas estrategias a tener en cuenta a la hora de preparar una declaración de trabajo:

1. Divide el proyecto en fases. Una larga lista de tareas puede parecer abrumadora. Al dividir el proyecto en fases individuales, puedes aliviar parte de la presión de tu equipo y de los participantes.

2. Escribe frases cortas y claras. Al escribir frases concisas, minimizarás el margen de malentendidos. Si tienes previsto utilizar acrónimos o abreviaturas, incluye un glosario para que todos entiendan lo que significan.

3. Explica el propósito del proyecto. Los objetivos y el propósito del proyecto ayudan a los participantes a entender por qué es importante este proyecto.

4. Define el objetivo del proyecto y cómo se alcanzará. Un objetivo claramente definido te ayudará a mantenerte encaminado. También te ayudará a evitar posibles malentendidos del objetivo final y de los pasos para alcanzarlo.

5. Define los hitos del proyecto y el éxito con tu equipo. Al incluir a los participantes y a tu equipo en el proceso de redacción, puedes sentar las bases para una colaboración fluida y exitosa.

6. Establece límites claros, sencillos y medibles. Al definir claramente los límites, como el alcance del proyecto, los objetivos y las fases clave, podrás evitar conflictos en el futuro. Incluye límites cuantificables para que no haya lugar a malentendidos.

7. Consulta siempre tu declaración de trabajo con tu equipo de Asuntos Legales. Esto garantiza que todo lo mencionado anteriormente se haya ejecutado bien y meticulosamente. Un tercero, como tu equipo interno de Asuntos Legales, puede descubrir secciones potencialmente riesgosas y ayudarte a ti y a tu equipo a revisarlas según corresponda.

8. Capacita a tu equipo y supervísalo con regularidad. Una vez que la declaración de trabajo esté terminada y firmada, asegúrate de que tu equipo y todos los participantes conozcan los detalles y se mantengan informados durante todo el proceso. De este modo, podrás supervisar si todos se atienen a los detalles acordados.

Tu declaración de trabajo puede abordar el aspecto legal, pero una herramienta de gestión de proyectos te permitirá realizar un seguimiento de los procesos y desempeños a lo largo del proyecto. Una vez finalizada la declaración de trabajo, transfiere toda la información importante, las tareas y los plazos a tu plan del proyecto para conectar y colaborar con tu equipo y los participantes en tiempo real.

¿En qué consiste una declaración de trabajo?

Por lo general, una declaración de trabajo consta de 13 secciones. Cada sección aborda un aspecto específico del proyecto y se dirige a los participantes involucrados. En función del sector y del alcance de tu proyecto, la declaración de trabajo puede tener más o menos secciones. 

Consulta a tu equipo interno de Asuntos Legales cuando redactes una declaración de trabajo para que se ajuste a los estándares y requisitos especiales de tu sector, organización, cliente, proveedor u otros participantes.

Por ejemplo, una declaración de trabajo puede incluir las siguientes secciones:

1. Introducción 

Por lo general, al principio de una declaración de trabajo hay una breve introducción para que cualquiera que lea el documento sepa de qué trata el proyecto y quiénes participan en él. 

2. Propósito del proyecto

La segunda sección define el motivo del proyecto. Por lo general, esta sección es un boceto de los objetivos del proyecto y el propósito del mismo para que el lector comprenda mejor por qué es importante este proyecto. 

3. Alcance del trabajo 

El alcance del trabajo es probablemente la sección más detallada de la declaración de trabajo. En esta sección se explica cómo planeas alcanzar los objetivos del proyecto 

4. Ubicación del trabajo  

En la cuarta sección, definirás la ubicación del proyecto. Por ejemplo, ¿el proyecto se desarrollará en un entorno remoto o tendrás que reunirte en persona para que los miembros de tu equipo puedan realizar el proyecto? 

5. Tareas detalladas 

A continuación, la declaración de trabajo desglosará el alcance del proyecto en tareas más pequeñas que se deban realizar. Esta sección incluye información para ayudar a todas las partes involucradas a entender los pasos específicos que deben seguir para llevar a cabo el proyecto con éxito. Según el alcance del trabajo, esta sección puede incluir una estructura de desglose del trabajo para visualizar las tareas individuales y facilitar la lectura de esta sección.

6. Hitos

Además de incluir los detalles de las tareas, la declaración de trabajo puede incluir una sección para definir los hitos medibles del proyecto. Esta sección puede ayudar a dividir el proyecto en partes más fáciles de gestionar y también a brindar a todas las partes involucradas la oportunidad de alcanzar sus objetivos a tiempo.

7. Entregables 

Esta sección enumera todos los entregables previstos, incluyendo sus fechas de entrega. Por lo general, esta sección incluirá entregables específicos y cuantificables que no dejen lugar a malentendidos.

8. Programa 

Aquí, el programa puede incluir las fechas de entrega de los productos, la cantidad de tiempo que se dedicará a cada tarea y las horas facturables. Por lo general, esta sección también incluye los cronogramas pertinentes, incluidas las fechas de inicio y finalización de cada tarea.

9. Estándares y pruebas 

Aquí se explicarán y enumerarán todos los estándares específicos del sector que se apliquen al proyecto. La declaración de trabajo hará referencia a todas las fases de pruebas necesarias para finalizar el proyecto con éxito. Cada fase de prueba debe incluir información sobre quién participa en el proyecto, los recursos y equipos necesarios, y en qué fase se llevarán a cabo las pruebas.

10. Definición de éxito del proyecto 

Esta sección contiene información que define claramente lo que significa el éxito para quienes participan en el proyecto. Por lo general, las partes involucradas en el proyecto participan en la elaboración de esta sección para asegurarse de que todos estén de acuerdo con el objetivo del proyecto. 

11. Requisitos 

En este punto, la declaración de trabajo puede enumerar cualquier requisito particular o específico del proyecto y del trabajo. Esto puede incluir el equipo que se necesita para los proyectos, las certificaciones que tu equipo tiene que adquirir o las autorizaciones de seguridad que los proveedores deben aprobar. 

12. Pagos 

Esta sección puede incluir cualquier costo asociado al proyecto. Por lo general, aquí se enumera cualquier aspecto, desde los gastos externos incurridos a lo largo del proyecto hasta el costo del personal. 

En esta sección también se puede explicar el programa de pagos y la forma en que se efectuarán. Puedes indicar si piensas pagar por adelantado, después de cada hito o después de la entrega final satisfactoria. Por lo general, las condiciones de pago se establecen por programa o por hito del entregable. Coordina con tus equipos de Asuntos Legales y Finanzas para decidir qué es lo mejor para tu situación específica.

13. Otros 

Todo lo que sea relevante para el proyecto y que aún no se haya enumerado debe incluirse en esta sección. Esto variará en función del sector, pero puede incluir requisitos o costos de viajes, problemas de seguridad, limitaciones de software o hardware, y asistencia y pruebas posteriores al proyecto.

Consulta con tu equipo interno de Asuntos Legales para que te ayude a abarcar todo lo que es relevante para el proyecto en esta sección.

Utiliza el alcance del trabajo para evitar la corrupción del mismo

Tanto si utilizas la declaración de trabajo como el alcance del trabajo para definir los objetivos de tu proyecto, estos documentos serán cruciales para que tu equipo y los participantes involucrados asuman las responsabilidades de su trabajo y desempeño. 

Cumple con el documento de alcance del trabajo lo mejor que puedas para evitar la corrupción del alcance. De esta forma, te asegurarás de que el proyecto se entregue a tiempo y cumpla con tus expectativas. 

Al definir el alcance del trabajo en un software de gestión de proyectos, tu equipo se mantendrá encaminado y podrás alcanzar tus objetivos con éxito.

Este artículo contiene sugerencias y consideraciones sobre las declaraciones de trabajo y los alcances del trabajo que pueden ser de utilidad para tu equipo. No pretende ser un asesoramiento legal. Consulta con tu equipo interno de Asuntos Legales para determinar el enfoque que mejor se adapte a tu situación.