Tres formas de visualizar los planes de los proyectos: los cronogramas, los calendarios y los tableros *kanban*

Gestión visual de proyectos
  • En este artículo, aprenderás cómo hacerlo.
    • Acerca de las tres vistas diferentes para la gestión visual de proyectos: los cronogramas, los tableros *kanban* y los calendarios.
    • Para qué tipo de proyecto es buena cada vista, ejemplos incluidos.
    • Consejos para crear tu propio plan visual de un proyecto.

Independientemente de que se trate de la planificación de un evento, de supervisar la producción creativa para una campaña o de coordinar reparaciones de errores, lo que necesitas es contar con un plan y dar seguimiento a cada tarea que se debe hacer para finalizar tu proyecto con éxito; además de saber quién se ocupará de cada paso y cuándo se debe terminar.

La mayoría de las personas comienzan por hacer listas y preparar hojas de cálculo para gestionar sus proyectos. ¿Pero qué sucede cuando diriges un proyecto complejo con muchas piezas en movimiento y gran cantidad de información por gestionar? La lista se transforma en documentos de varias páginas y las hojas de cálculo, en innumerables columnas con detalles del proyecto que hacen que sea difícil entender en qué posición se encuentra realmente un proyecto en un momento dado.

Aquí es donde la gestión visual de proyectos puede ayudar. Al ver los detalles importantes de los proyectos (como el estado de las entregas o los vencimientos importantes) de un solo vistazo, estarás mejor preparado para gestionarlos de forma efectiva.

Hay tres formas conocidas de visualizar un proyecto:

  • Tableros kanban
  • Cronogramas (o diagramas de Gantt)
  • Calendarios

A pesar de que hay muchas formas en las que podrías visualizar tu proyecto, algunas funcionan mejor que otras dependiendo del tipo de proyecto que planificas. Entonces, ¿deberías usar un tablero kanban, un cronograma o un calendario? A continuación te mostramos cómo funciona cada uno y para qué tipos de proyectos son más adecuados.

Cronogramas y gráficos de proyectos

Gestión de proyectos con cronogramas

Otra forma de visualizar el plan de un proyecto es mediante a creación de un cronograma o diagrama de Gantt a partir de la programación de tu proyecto. Los cronogramas de los proyectos son esquemas visuales del plan de tu proyecto. Allí se organizan los detalles de los proyectos en un gráfico de barras para mostrar cuándo se debe finalizar cada tarea o entrega de tu proyecto, cuánto tiempo tomará y en qué orden se harán.

Para qué tipo de trabajo es útil

Los cronogramas son útiles cuando tienes un proyecto en el que no solo necesitas saber cuáles son los vencimientos de todo, sino también, cuándo empezar y cuánto tiempo llevará. Al hacer todo el trazado en un cronograma visual, puedes asignar mejor a los recursos, a los miembros del equipo en diferentes etapas y puedes visualizar las dependencias.

Con un cronograma puedes crear el plan de un proyecto en el que se muestre cómo encajan todas las piezas del proyecto juntas y hacer cambios según sea necesario para detener los problemas antes de que se inicien.

Ejemplo del cronograma de un proyecto

Ejemplo del cronograma de un proyecto

Digamos que planificas el lanzamiento de un producto. Dado que para que el lanzamiento sea exitoso se requiere de la colaboración de equipos interdisciplinarios (de productos, ingeniería, marketing, ventas, asistencia al cliente), el proyecto está destinado a ser complicado.

Un cronograma te puede ser útil para proyectar los tiempos y coordinar los recursos para alcanzar tus logros con menos tropiezos. En tu cronograma de lanzamiento se enumerarían los pasos o entregas que se necesitaran, se mostrarían las fechas de inicio y fin de todas y cada una de las piezas de dependencia del trabajo. De este modo, todos los integrantes del equipo de tu proyecto tendrían una vista clara del plan del lanzamiento desde el principio.

Consejo: comparte y gestiona tu cronograma con los compañeros de equipo

Una vez que hayas elaborado un cronograma para el plan de tu proyecto, no te olvides de incluir a tus compañeros de equipo y demás involucrados y de actualizar los detalles a medida que el proyecto se pone en marcha.

En Asana puedes ir más allá simplemente con la planificación de tu proyecto en un cronograma. También puedes compartir fácilmente tu cronograma con los demás involucrados y con tus compañeros de equipo para recibir la aprobación de tu plan y ajustar y adaptar los cronogramas a medida que todo cambia.

Tableros Kanban

Plan de proyecto con tablero *kanban*

Los tableros kanban son un sistema visual para organizar un proyecto en el que cada tarea o pieza de trabajo está representada por una tarjeta. Estas tarjetas después se ordenan en una de varias columnas representando las etapas de un proyecto o proceso. A medida que cada tarea o entrega progresa, mueves la tarjeta que representa la tarea de una columna a otra para poder ver fácilmente en qué lugar del proceso se encuentra.

Para qué tipo de trabajo es útil

La gestión de proyectos estilo kanban tiende a funcionar mejor para proyectos con etapas diferenciadas por las que pasa cada tarea antes de que se finalice.

Ejemplo de un proyecto con formato de tablero

Un flujo de trabajo para seguimiento de errores es un ejemplo de lo que se puede lograr con los tableros. Tu tablero kanban para identificar y reparar errores puede tener columnas que representen las siguientes etapas:

  • Errores nuevos (es decir, tus trabajos pendientes).
  • Listo para trabajarlo.
  • En progreso
  • En control de calidad.
  • Terminada

Para cada error que se informe, crearías una tarjeta nueva y después la moverías a través de estas columnas a medida que el trabajo progresa.

Consejo: crea y comparte tu tablero en línea

Herramienta para tablero *kanban* en línea

Con frecuencia encontrarás tableros kanban en tableros físicos creados con notas adhesivas, pero, ¿sabías que también los puedes crear en línea con una herramienta como Asana?

Crear tus tableros kanban en Asana (vs. IRL) te aporta más capacidades como la de agregar campos personalizados, descripciones, archivos y seguidores a cada tarjeta para poder capturar fácilmente más información del proyecto y ayudar a que todos los integrantes de tu equipo trabajen juntos sin problemas.

Calendarios de proyectos

Visión del plan de un proyecto en un calendario

Los tableros kanban y los cronogramas funcionan bien para muchos tipos de proyectos, pero a veces lo que necesitas es un calendario. Puede ser simple y directo, pero también puede ser ideal para planificar ciertos tipos específicos de proyectos.

Para qué tipo de trabajo es útil

Los calendarios son excelentes para cuando necesitas gestionar grandes cantidades de tareas con fechas de entrega diferentes. Saber cuándo necesitas finalizar un logro o entregar un activo en cualquiera de las semanas, meses o años te ayuda a planificar con anticipación y a ejecutar a tiempo.

Ejemplo de proyecto en un calendario

Calendario de un proyecto de evento

Por ejemplo, si planificas un evento que se debe producir en una fecha específica, el calendario te permite trabajar en retrospectiva con respecto al día del evento para determinar fácilmente los vencimientos de todos los logros necesarios. Después, puedes ver tu plan entero en el calendario y saber exactamente qué se debe hacer y para cuándo.

Consejo: primero, lista las tareas; después, prográmalas

Si usas Asana para gestionar el calendario de tu proyecto, puedes crear una lista de tareas en un proyecto, definir fechas de entrega y después, cambiar a la vista de Calendario para mirar automáticamente tus tareas en un calendario. Si es necesario, puedes mover las tareas por el calendario para cambiar rápidamente las fechas de entrega.

¿Cuál es la vista indicada para tu proyecto?

El tablero, el cronograma o el calendario son excelentes para visualizar todos los pasos de tu proyecto para que puedas ver el panorama general sin pasar ningún detalle por alto. Puedes preparar un proyecto con cualquiera de estas vistas en Asana. Independientemente de la vista que elijas, puedes compartir tu plan fácilmente con tus compañeros de equipo y ejecutar tu proyecto desde un solo lugar.

¿Quieres crear un plan visual para un proyecto con Asana? Comienza con una prueba hoy mismo.