Visual Management: visualiza tus proyectos con cronogramas, calendarios y tableros

La realidad es que las listas y las hojas de cálculo no son eficientes. Si alguna vez has tenido que gestionar un proyecto con hojas de excel sabrás lo que implica y el trabajo agotador de tener que actualizar continuamente las hojas moviendo columnas y filas. La lista se convierte en documentos de varias páginas y las hojas de cálculo, en innumerables columnas con detalles del proyecto que hacen que sea difícil entender el estado en que se encuentra realmente un proyecto en un momento dado.

¿Qué es visual management o gestión visual de proyectos?

La gestión visual o visual management de proyectos es una forma de organizar y gestionar el trabajo diferente de cómo se hace con una lista de tareas pendientes tradicional. Se trata de una herramienta de gestión pero también de comunicación visual de tus proyectos.

El visual management te permite visualizar la información del proyecto en diferentes diseños como cronogramas, tableros Kanban y calendarios. El visual management es particularmente importante en proyectos Agile o Scrum en los que se necesite un seguimiento ágil y actualizaciones diarias de estado de proyecto además de visibilidad para todo el equipo. Con visual management tendrás un panorama que te permite ver de un vistazo qué tareas tienes asignadas, cuáles son las fechas de entrega, cuáles son los hitos de tu equipo y mucho más.

Trabajar con visual mangement te permitirá simplificar la comunicación, poner el foco en los aspectos más importantes de tu proyecto como la consecución de objetivos y el cumplimiento de los kpis definidos o la mejora continua de tus procesos. El visual management debería ser además uno de los ejes más importantes a la hora de afrontar la transformación digital de cualquier organización. Se trata de definir cómo se van a visualizar los datos generados, cómo se verá el progreso de un proyecto y qué herramientas y técnicas de visualización se utilizarán en nuestro sistema de visual management.

Un sistema de visual management te resultará también útil si eres freelance y trabajas con diversos clientes o proyectos. Te ayudará a gestionar y poner en orden todas las tareas y visualizarlas de forma eficaz.

¿Qué beneficios tiene el visual management?

El visual management o gestión visual de proyectos te ayudará a:

• Visualizar todos los proyectos y flujos de trabajo que están en marcha a la vez, así como los hitos más importantes.

• Asignar mejor los recursos, una vez tienes identificado qué está haciendo cada miembro del equipo y cuándo terminará cada tarea.

• Planificación y organización de equipos ágiles

• Seguimiento en tiempo real del estado de un proyecto

• Toma rápida de decisiones ya que podrás detectar rápidamente errores, retrasos o desvíos de tus objetivos.

¿Cómo visualizas el progreso de un proyecto?

Existen tres herramientas digitales de visual management muy útiles en función del tipo de organización y proyecto que vayas a gestionar y que te ayudarán en la planificación y seguimiento de proyectos:

• Cronogramas (o diagramas de Gantt)

• Tableros Kanban

• Calendarios

Cada una de estas formas de gestión visual tiene sus ventajas y desventajas, y elegir cuál funciona mejor para ti dependerá del tipo de proyecto que planifiques. Por ese motivo, es muy importante que el software de gestión visual de proyectos o visual management te brinde la posibilidad de cambiar entre diferentes tipos de vista. De esa forma, todos los involucrados, de colaboradores individuales a ejecutivos, pueden verse beneficiados por el software para gestión de proyectos.

Ahora ya sabes qué es visual management y por qué es importante para tus proyectos. Pero tal vez, te estés preguntando: Entonces, ¿deberías usar un cronograma, un tablero Kanban o un calendario? A continuación te mostramos cómo funciona cada una de estas herramientas de visual management y para qué tipos de proyectos son más adecuados.

1. Cronogramas y gráficos de proyectos

El diagrama de Gantt o cronograma es una de las herramientas más frecuentes de visual management. Los cronogramas de los proyectos son esquemas visuales del plan de tu proyecto. Con la gestión de cronogramas, puedes organizar los detalles de los proyectos en un gráfico de barras para mostrar cuándo se debe finalizar cada tarea o entregable de tu proyecto, cuánto tiempo tomará y en qué orden se hará.

Cuándo usar los cronogramas de los proyectos y los diagramas de Gantt en visual management

Los cronogramas son útiles en visual management cuando tienes un proyecto en el que no solo necesitas saber cuáles son los vencimientos de todo, sino también, cuándo empezar y cuánto tiempo te llevará. Al planificar todo en el cronograma del proyecto, puedes asignar mejor los recursos y los miembros del equipo en las diferentes etapas y puedes visualizar las dependencias.

Con la gestión de cronogramas puedes crear el plan de un proyecto en el que se muestre cómo encajan todas las piezas del proyecto y hacer cambios según sea necesario para evitar problemas antes de que surjan. Los Cronogramas son excelentes para:

• Gestión de campañas

• Lanzamientos de productos

• Planificación de eventos

Cuándo no es recomendable usar los cronogramas de los proyectos y los diagramas de Gantt

Esta herramienta de visual management es más útil cuando todas las tareas tienen una fecha de inicio y de entrega. Imagina el cronograma como un gráfico de barras visual. Si tus tareas no tienen fecha de inicio y de entrega, no hay mucho para visualizar. Si estás planificando un proyecto con muchas tareas diarias, podría ser más adecuado visualizar el trabajo en un calendario de proyecto o tablero Kanban.

Ejemplo del cronograma de un proyecto

Digamos que planificas el lanzamiento de un producto. A fin de que el lanzamiento sea exitoso, se requiere de la colaboración de equipos interdepartamentales —de Productos, Ingeniería, Marketing, Ventas, Asistencia al Cliente—; motivo por el cual, el proyecto está destinado a ser complicado.

Un cronograma en visual management te puede ayudar a proyectar mejor los tiempos y coordinar los recursos para que puedas alcanzar tus hitos con menos contratiempos. En el cronograma de tu proyecto se enumerarían los pasos o entregables que se necesitarán, se mostrarían las fechas de inicio y entrega de todas las tareas y cada una de las piezas de dependencia del trabajo. De este modo, todos los integrantes del equipo de tu proyecto tendrían una vista clara del plan del lanzamiento desde el principio.

Consejo: comparte y gestiona tu cronograma con los compañeros de equipo

Una vez que hayas elaborado un cronograma para el plan de tu proyecto, no te olvides de incluir a tus compañeros de equipo y demás involucrados, y de actualizar los detalles a medida que el proyecto se pone en marcha. Al compartir la misma fuente centralizada de referencias, todos los integrantes del equipo tienen todos los detalles acerca del trabajo del equipo en tiempo real.

En Asana puedes compartir fácilmente tu proyecto con tus compañeros de equipo y demás involucrados. Al visualizar tu trabajo en la vista de Cronograma, puedes obtener la aprobación de tu plan y ajustar o adaptar tu cronograma a medida que surjan cambios. Visualiza las dependencias entre tareas y detecta posibles conflictos entre las dependencias antes de que surjan.

2. Tableros Kanban

Los tableros Kanban son un sistema visual para organizar un proyecto en el que cada tarea o pieza de trabajo está representada por una tarjeta. Estas tarjetas luego se ordenan en una de varias columnas representando las etapas de un proyecto o proceso, el encargado de la tarea, la prioridad del trabajo o el sistema que funcione mejor para tu equipo. A medida que cada tarea o entregable progresa, mueves la tarjeta que representa la tarea de una columna a otra para poder ver fácilmente en qué lugar del proceso se encuentra.

Cuándo usar los tableros Kanban

La herramienta de visual management y gestión de proyectos Kanban tiende a funcionar mejor para proyectos con etapas diferenciadas por las que pasa cada tarea antes de que se finalice. Los tableros Kanban son una gran herramienta para equipos ágiles que trabajan con sprints, ya que permiten visualizar claramente cómo está progresando el trabajo. En particular, los tableros Kanban son excelentes para:

• Seguimiento de errores

• Planificación de sprints

• Análisis retrospectivos de sprints

• Reuniones diarias de actualización ágiles

• Gestión de producción web

• Solicitudes de trabajo

Ejemplo de un proyecto con formato de tablero

Un flujo de trabajo para seguimiento de errores es un ejemplo de lo que se puede gestionar con los tableros Kanban. Tu tablero Kanban para identificar y reparar errores puede tener columnas que representen las siguientes etapas:

• Errores nuevos (es decir, tus trabajos pendientes)

• Listo para trabajarlo

• En progreso

• En control de calidad

• Finalizado

Para cada error que se informe, tu equipo puede crear fácilmente una tarjeta nueva y luego moverla a través de estas columnas a medida que el trabajo progresa.

Consejo: crea y comparte tu tablero en línea

Con frecuencia encontrarás tableros Kanban en tableros físicos creados con notas adhesivas, pero ¿sabías que también los puedes crear en línea con una herramienta como Asana?

Crear tus tableros Kanban en Asana te aporta más capacidades como la de agregar campos personalizados, descripciones, archivos y colaboradores a cada tarjeta para poder capturar fácilmente más información del proyecto y ayudar a que todos los integrantes de tu equipo trabajen juntos de manera exitosa.

3. Calendarios de proyectos

Los tableros Kanban y los cronogramas funcionan bien para muchos tipos de proyectos, pero a veces lo que necesitas es un calendario. Puede ser simple y directo, pero también puede ser ideal para planificar ciertos tipos específicos de proyectos.

Cuándo usar los calendarios de los proyectos

Los calendarios son excelentes en visual management cuando necesitas gestionar grandes cantidades de tareas con fechas de entrega diferentes. Saber cuándo necesitas finalizar un hito o entregar un activo en cualquiera de las semanas, meses o años te ayuda a planificar con anticipación y a ejecutar a tiempo. En particular, los calendarios de los proyectos pueden ayudarte a gestionar tu:

• Calendario editorial

• Calendario de contenido para redes sociales

Cuándo no es recomendable usar los calendarios de los proyectos

Los calendarios de los proyectos pueden dar vida en visual management a tus tareas y te pueden ayudar a planificar tu semana, mes o trimestre con anticipación. Sin embargo, los calendarios de los proyectos pueden ser menos útiles cuando tienes muchas tareas que vencen a diario. Si necesitas saber en detalle el trabajo que está haciendo tu equipo a diario, los tableros Kanban o incluso la vista de lista de tareas pendientes pueden ser más útiles para ti y tu equipo.

Ejemplo de proyecto en un calendario

Si estás planificando un proyecto en el que cada día tiene sus propias tareas pendientes, puedes usar el calendario del proyecto para ver todo lo que tienes pendiente para los próximos días y semanas. Luego, podrás visualizar el proyecto completo en el calendario para saber con exactitud qué se debe hacer a continuación y quién trabajará en ello. Recuerda también tener en cuenta el calendario laboral 2023 en la planificación de tu proyecto.

Si estás planificando un proyecto en el que cada día tiene sus propias tareas pendientes, puedes usar el calendario del proyecto para ver todo lo que tienes pendiente para los próximos días y semanas. Luego, podrás visualizar el proyecto completo en el calendario para saber con exactitud qué se debe hacer a continuación y quién trabajará en ello.

Consejo: primero, haz una lista de las tareas; después, prográmalas

Si usas Asana para gestionar el calendario de tu proyecto, puedes crear una lista de tareas en un proyecto, definir fechas de entrega y luego, cambiar a la vista de Calendario para mirar automáticamente tus tareas en un calendario. Si es necesario, puedes mover las tareas por el calendario para cambiar rápidamente las fechas de entrega.

¿Cuál es la vista indicada para tu proyecto?

Los cronogramas, los tableros Kanban y los calendarios son excelentes para visualizar todos los pasos de tu proyecto para que puedas ver el panorama general sin pasar ningún detalle por alto. Puedes configurar un proyecto con cualquiera de estas vistas en Asana. Independientemente de la vista que elijas, puedes compartir tu plan fácilmente con tus compañeros de equipo y ejecutar tu proyecto desde un solo lugar.