Campos personalizados

Los campos personalizados son el primer paso para hacer seguimiento de cualquier tipo de trabajo en Asana. Estos te permiten incluir más información en cada tarea y dar seguimiento según las necesidades de tu equipo.

Gestionar Campos Personalizados

Para acceder y gestionar los campos personalizados de un proyecto:

  1. haz clic en la flecha de acciones del proyecto ubicada en el encabezado; y luego
  2. selecciona Gestionar campos personalizados en el menú desplegable.

En el cuadro de diálogo Gestionar campos personalizados puedes:

  1. ver el nombre de cada campo
  2. identificar cada tipo de campo
  3. ver la descripción de cada campo
  4. editar o quitar un campo
  5. agregar un campo nuevo a un proyecto

gestionar campos personalizados

Para gestionar los campos personalizados de un proyecto en el panel de tareas:

  1. haz clic en el icono de ajustes de vistas en el panel de tareas; luego
  2. selecciona Gestionar campos personalizados en el menú desplegable.

Ordenar los campos personalizados en un proyecto

gestionar campos personalizados

Arrastra y suelta campos personalizados para reorganizarlos en tu proyecto.

Agregar Campos a un Proyecto

Agrega campos personalizados a un proyecto para monitorear y ordenar las tareas de mejor manera.

Crear un nuevo campo

Para crear un nuevo campo personalizado y agregarlo a tu proyecto desde el cuadro de diálogo Gestionar campos personalizados:

  1. haz clic en el campo de texto y empieza a escribir el nombre del campo; y luego
  2. selecciona Crear nuevo campo en los resultados sugeridos.

En la ventana siguiente puedes:

  1. editar el nombre del campo
  2. elegir el tipo de campo
  3. ingresar una breve descripción del campo (opcional)

luego de crear un campo personalizado, no se puede cambiar el tipo de campo.

Tipos de campo y limitaciones

Hay tres tipos de campo disponibles para elegir. Dos de ellos tienen una opción adicional asociada:

Campo Opción adicional
Menú desplegable Elementos del menú desplegable
Número Decimales
Texto
  • Actualmente solo es posible tener 20 campos en un solo proyecto.
  • Puedes tener hasta 60 campos por tarea (esto se puede hacer asignando varios proyectos a una sola tarea).
  • Un campo personalizado desplegable puede tener hasta un máximo de 50 opciones.
  • Puedes tener hasta un máximo de 5 campos personalizados visibles en tu lista de la tarea al mismo tiempo.

Usar un campo existente

Los campos personalizados se aplican a toda tu organización, por lo que puedes usarlos en múltiples proyectos.

Para agregar un campo personalizado existente a un proyecto desde el cuadro de diálogo Gestionar campos personalizados:

  1. haz clic en el campo de texto y empieza a escribir el nombre del campo; luego
  2. selecciona el campo que quieres agregar a tu proyecto desde los resultados sugeridos.

Ver campos en un proyecto

ver campos personalizados

Los campos personalizados se muestran en dos lugares:

  1. como columnas en la lista de tareas de tu panel principal
  2. como campos en los detalles de tareas de tu panel derecho

si una tarea pertenece a varios proyectos con distintos campos personalizados, todos los campos se muestran en los detalles de tareas del panel derecho.

Ocultar columnas en la lista de tareas

Por defecto, todos los campos personalizados se muestran en el panel derecho y en la lista de tareas del panel principal, pero puedes ocultar la columna de un campo personalizado en la lista de tareas del panel principal usando el cuadro de diálogo Gestionar campos personalizados.

puedes visualizar hasta 5 campos personalizados en la lista de tareas, pero hasta 60 en una sola tarea . Para cambiar los campos que se muestran, ve a la sección Gestionar campos personalizados en el menú de acciones del proyecto y haz clic en el icono del engranaje ubicado junto a cada campo para cambiar los ajustes de visualización.

Para ocultar una columna en la lista de tareas desde el cuadro de diálogo Gestionar campos personalizados:

  1. coloca el cursor sobre el nombre del campo y haz clic en el icono del engranaje; luego
  2. selecciona Ocultar columna en la lista de tareas en el menú desplegable.

Al ocultar un campo en la lista de tareas, aparece un icono con un ojo tachado al lado del campo en el cuadro de diálogo Gestionar campos personalizados.

Una vez que se oculta un campo, ya no se muestra en el panel principal, pero aún está visible en el panel derecho.

Editar Campos

editar campos personalizados en una lista

Para editar un campo en la lista de tareas de un proyecto:

  1. haz clic en el campo personalizado en la lista de tareas de un proyecto para ver el nombre del campo y elige el campo que quieres modificar; luego
  2. haz clic en el campo para seleccionar o ingresar un nuevo valor.

Para editar un campo desde el cuadro de diálogo Gestionar campos personalizados:

  1. coloca el cursor sobre el nombre del campo y haz clic en el icono del engranaje; luego
  2. selecciona Editar campo en el menú desplegable.

debido a que los campos personalizados se aplican a toda tu organización, las modificaciones que se realicen en ellos se aplican en todos los proyectos que usen estos campos.

Editar campos desplegables

Cuando editas un campo desplegable puedes:

  1. editar el color de la opción de campo
  2. eliminar una opción del campo
  3. agregar una nueva opción al campo
  4. borrar el campo completo

Ordenar las opciones desplegables

Arrastra y suelta las opciones desplegables para reorganizarlas en el campo personalizado.

si eliminas un elemento desplegable como una opción de tu campo, las tareas que usen ese elemento lo mantienen. El campo puede modificarse, pero no se puede restaurar el elemento eliminado de un campo.

Editar campos numéricos

Al editar un campo numérico puedes:

  1. modificar el número de decimales que se muestran
  2. borrar el campo por completo

si reduces el número de decimales que se muestran, se mantienen todos los valores actuales pero se aproximan hacia arriba/abajo. Aumenta el número de decimales para ver el valor original nuevamente.

Quitar Campos de un Proyecto

Quita un campo de un proyecto en caso de que ya no lo necesites.

Para quitar un campo desde el cuadro de diálogo Gestionar campos personalizados:

  1. coloca el cursor sobre el nombre del campo y haz clic en el icono del engranaje; luego
  2. seleccionaQuitar campo del proyecto en el menú desplegable.

cuando quitas un campo, solo se elimina del proyecto actual, pero no desaparece por completo. El campo se mantiene en los proyectos de tu organización que lo usen y aún puede agregarse en otros proyectos.

Valores conservados

Al quitar un campo de un proyecto, no se eliminan los valores de dicho campo de las tareas de los proyectos.

Si el campo está lleno, el campo personalizado y su valor seguirán mostrándose en el panel derecho de los detalles de la tarea.

Si el campo está vacío, el campo personalizado ya no se mostrará en el panel derecho de los detalles de la tarea.

Ordenar por campos personalizados

Usa las opciones de ajustes de vista para ordenar el proyecto por campos personalizados.

Luego de seleccionar el icono de los Ajustes de vista:

haz clic en el menú desplegable Ordenar y selecciona el campo personalizado que quieres usar para ordenar el proyecto.

si ajustas el valor del campo personalizado de una tarea, el proyecto se vuelve a ordenar automáticamente.

Campos Personalizados y Vista de Búsqueda

Usa la Vista de búsqueda para buscar en varios proyectos tareas que usen el mismo campo personalizado.

Haz clic en la barra de búsqueda para acceder a las opciones de búsqueda avanzada. A continuación, haz clic en Agregar filtro y luego selecciona Campo personalizado…

Permisos

Quién puede modificar los campos personalizados de un proyecto

En un equipo u organización Premium, cualquier persona con acceso a un proyecto puede agregar, editar o eliminar sus campos personalizados

En proyectos privados, el encargado y los miembros del proyecto pueden ver y modificar los campos del proyecto.

En proyectos públicos por solicitud o con equipos ocultos, el encargado del proyecto, los miembros del proyecto y los miembros del equipo del proyecto pueden ver y modificar los campos del proyecto.

En proyectos públicos de un equipo público, el encargado del proyecto, los miembros del proyecto, los miembros del equipo del proyecto y todos los miembros de la organización pueden ver y modificar campos del proyecto.

los invitados de organizaciones (aquellas personas que no tienen una dirección de email de la empresa) no pueden modificar los campos personalizados de un proyecto.

Bloquear campos personalizados

Si eres miembro de una organización o división Empresarial, tienes la opción de bloquear los campos personalizados al crearlos o cuando editas un campo existente.

Bloquear campo 1

Cuando accedes a los ajustes de un campo personalizado, puedes elegir hacer que el campo personalizado sea editable por todos los miembros o restringir el acceso de edición solo para ti

Bloquear cmapo 2

Si un campo ha sido bloqueado, verás el nombre del miembro que lo bloqueó.

El bloqueo de campo personalizado puede ser anulado por el miembro que bloqueó el campo o por un administrador de Asana en cualquier momento.

Quién puede modificar los valores de los campos personalizados en una tarea

Cualquier persona con acceso a una tarea puede modificar los valores de sus campos personalizados. Obtén más información sobre los permisos de tareas aquí.  

Usar Campos Personalizados

Los campos personalizados te ayudan a hacer seguimiento del trabajo según las necesidades de tu equipo. Puedes elegir el nombre y el valor de cada campo y las posibilidades son casi infinitas. A continuación encontrarás algunos ejemplos que muestran los tipos de campos en distintos flujos de trabajo.

Prioridad

Puedes usar los campos personalizados para indicar el nivel de prioridad de una tarea. Por ejemplo, un equipo de ingeniería que usa Asana para hacer seguimiento de errores, puede crear un campo desplegable para establecer un nivel de prioridad (bajo, medio, alto) del error.

Una vez implementado, puedes ordenar tus campos personalizados desplegables para agrupar campos similares en la vista de lista. Haz clic en Ver en la parte superior de tu lista de tareas, luego selecciona Filtrar y personalizar vista. Haz clic en Ordenar y selecciona el campo personalizado.

usa los colores para distinguir entre las opciones del campo desplegable. Por ejemplo, el rojo puede indicar “prioridad alta”.

Etapas o fases

Si el trabajo avanza en etapas o fases, puedes crear un campo desplegable para indicar en qué etapa o fase está el trabajo. A medida que el trabajo avanza, puedes cambiar las etapas o fases según corresponda. Por ejemplo, un equipo de marketing puede monitorear las etapas de cada contenido para tener una idea más clara de su flujo editorial.

Si quieres seleccionar solo las tareas que tienen un campo específico en varios proyectos, puedes realizar una búsqueda avanzada de ese nombre de campo. Por ejemplo, el encargado de marketing de contenidos puede realizar una búsqueda avanzada de las tareas marcadas como “borrador” para saber cuántas piezas de contenido están en proceso en todo el equipo.

Cálculo de costos

Otra manera de usar los campos personalizados es hacer seguimiento de las solicitudes de trabajo y sus costos en tiempo. Por ejemplo, un equipo de diseño puede tener una tarea de plantilla para las solicitudes de diseño. Pueden incorporar un campo personalizado numérico para que el solicitante ingrese el tiempo de trabajo estimado requerido. De esta manera, los diseñadores pueden priorizar sus horas y saber cuántas horas trabajarán antes de decidir si aceptar más trabajo o no.

agregar números

Para seleccionar varias tareas con campos numéricos y agregar la suma:

  1. haz una selección múltiple de las tareas con campos numéricos que quieras agregar;
  2. la suma total se mostrará en el panel de tareas.

Seguimiento de información

Si usas Asana para hacer seguimiento de candidatos o seguimiento de cuentas, puedes utilizar un campo de texto para ingresar información específica como la dirección de email, el teléfono, la empresa o la dirección.

Usar Etiquetas versus Campos Personalizados

Las etiquetas y los campos personalizados te permiten categorizar, filtrar y señalar información en Asana. Por lo general, dentro de una organización se recomiendan los campos personalizados para un uso estándar y las etiquetas para un uso más informal. Los campos personalizados son óptimos ya que son mucho más completos y visibles que las etiquetas. Tu equipo podrá utilizar las etiquetas y los campos personalizados de distintas maneras dependiendo del flujo de trabajo. A continuación te nombramos algunas situaciones para ayudarte a decidir.

Utiliza campos personalizados si:

  • quieres agregar información específica a todas las tareas de un proyecto
  • tienes información estándar que necesitas monitorear en las tareas de todos los proyectos (por ejemplo, nivel de prioridad, costo de tiempo, etapa de trabajo)
  • quieres asegurarte de que tus compañeros de equipo ingresen información específica en cada tarea de un proyecto
  • necesitas ordenar o realizar búsquedas por campos de información específicos

Utiliza etiquetas si:

  • necesitas etiquetado ad hoc, tienes opciones ilimitadas o no sabes muy bien qué etiquetar al momento de la creación
  • necesitas ver la etiqueta en Mis tareas
  • solo necesitas marcar unas pocas tareas dentro de un proyecto
  • quieres marcar tareas de plantilla

Usar campos personalizados en las subtareas

Es importante mencionar que las subtareas no heredan automáticamente los proyectos, etiquetas ni responsables de sus tareas principales, aunque es posible que veas el nombre del proyecto de la tarea principal en la parte superior del panel de detalles de la subtarea.

Para poder agregar o editar campos personalizados en las subtareas, primero necesitas agregar la subtarea al proyecto haciendo clic en los detalles de la subtarea (el globo de diálogo que está a la derecha del nombre de la subtarea) y usando Tab+P para abrir el campo del proyecto o yendo al menú desplegable de la parte superior derecha y seleccionando “Agregar a un proyecto.

Seguimiento de URL mediante campos personalizados

Puedes dar seguimiento a enlaces en campos personalizados cuando usas un campo de texto. Si ingresas una URL en el campo de texto, pueden acceder al enlace directamente desde el panel de tareas. Una vez que hagas clic en un campo personalizado, la página se abrirá en otra ventana.

Campos vinculantes

Para dar seguimiento a una URL mediante un campo de texto:

  1. Ingresa la URL en el campo de texto
  2. Haz clic en el icono Enlace de visita directamente desde el panel principal o en el panel de tareas de la derecha

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.