Campos personalizados
- Omitir y pasar a
- Crear un campo personalizado que se pueda volver a usar en toda tu organización
- Crear un campo personalizado para un proyecto o portafolio específicos
- Tipos de campo y limitaciones
- Editar campos personalizados
- Eliminar campos personalizados
- Ocultar un campo personalizado
- Ver los campos personalizados
- Ordenar por campos personalizados
- Etiquetas de campos personalizados de moneda y porcentaje
- Permisos
- Bloquear campos personalizados
- Usar campos personalizados
- Campos personalizados versus etiquetas
- Agregar campos personalizados a las subtareas
- Dar seguimiento a las URL con campos personalizados
- ¿Cómo activo las notificaciones de campos personalizados?
- ¿Quién recibirá las notificaciones de campos personalizados?
Los campos personalizados te permiten agregar información adicional a las tareas de tus proyectos de Asana. Puedes crear un campo para mostrar la etapa, la prioridad, el costo o cualquier otro dato relevante para tu flujo de trabajo, equipo y empresa. Así tendrás mayor claridad sobre el trabajo que se está realizando en toda la organización.
Existen dos tipos de campos personalizados que puedes crear en Asana: campos para un proyecto o un portafolio específicos y campos que se pueden volver a usar en toda tu organización.
Los campos personalizados son la mejor manera de etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Míralos en acción con una prueba gratuita de Asana por 30 días. Prueba gratis
Crear un campo personalizado que se pueda volver a usar en toda tu organización
Para crear un campo personalizado que se pueda volver a usar en toda tu organización:
Haz clic en el botón Agregar campos, si aún no has agregado los campos al proyecto.
Desde la pestaña Agregar campo personalizado, puedes:
- Agregar el título del campo.
- Seleccionar el tipo de campo.
- Agregar una descripción.
- Agregar el campo a la biblioteca de campos de tu organización para que cualquiera dentro de la organización pueda volver a utilizarlo.
Crear un campo personalizado para un proyecto o portafolio específicos
Para crear un campo personalizado para un proyecto o portafolio específicos:
Haz clic en el ícono con el signo más en el extremo superior derecho, si aún no has agregado campos al proyecto.
Desde la pestaña Agregar campo personalizado, puedes:
- Agregar el título del campo.
- Seleccionar el tipo de campo.
- Agregar una descripción.
- No agregues el campo a la biblioteca de campos de tu organización si quieres que sea específico para tu proyecto.
- Eliminar el campo.
- Guardar los cambios.
Tipos de campos y limitaciones
Hay varios tipos diferentes de campos para elegir. Algunos tienen opciones extra asociadas:
| Campo | Opción adicional |
|---|---|
| Selección única | Elementos del menú desplegable de selección única por campo |
| Selección múltiple | Elementos del menú desplegable de selección múltiple por campo |
| Texto | |
| Fecha | Elige una fecha que no sea la fecha de entrega de la tarea |
| Personas | Elige una persona de la organización |
| Número | Decimales |
| Porcentaje | Decimales |
| Moneda | Decimales |
| Elegir una opción de la biblioteca | Muestra los campos recientes de la organización |
- Actualmente, puede haber 30 campos en un solo proyecto.
- Puedes tener hasta 60 campos por tarea (esto se puede lograr asignando una misma tarea a varios proyectos).
- Un campo personalizado desplegable puede tener hasta 500 valores.
Con los campos personalizados de selección múltiple se pueden elegir varios valores a la vez en un solo campo personalizado. Cuando uses el tipo de campo personalizado de selección múltiple, agrega todas las opciones relevantes desde el panel de edición del campo. Para agregar el campo personalizado de selección múltiple en tu proyecto, desplázate hasta el campo que quieras editar y, simplemente, selecciona todas las opciones que correspondan.
Elegir un campo de tu biblioteca
Puedes convertir tus campos personalizados en globales para toda tu organización, para que tú y tus colegas puedan usar un mismo campo personalizado en múltiples proyectos. También tienes la opción de crear campos locales para un solo proyecto o portafolio.
Además, puedes elegir campos personalizados globales desde la biblioteca de campos de tu organización.
Haz clic en la opción Agregar campos desde la opción Personalizar de tu barra de herramientas.
Desde aquí:
- Haz clic en Desde la biblioteca.
- Selecciona el campo deseado que quieras agregar a tu proyecto desde los resultados sugeridos.
Campos personalizados creados por Asana
Puedes acceder a una lista de los campos personalizados preconfigurados de Asana aquí.
Estos campos solamente se agregarán a tu organización si creas un proyecto con una plantilla de Asana que incluya esos campos.
Ver campos en un proyecto
Puedes ver los campos personalizados como columnas en un proyecto:
En la vista de Lista de tu proyecto:
Los campos personalizados se mostrarán como columnas de la lista de tareas en el panel principal.
También puedes ver los campos personalizados de una tarea:
Los campos personalizados se mostrarán en el panel de detalles de la tarea, a la derecha.
Si una tarea pertenece a múltiples proyectos que tienen campos personalizados diferentes, todos los campos aparecerán en el panel de detalles de la tarea.
Editar campos personalizados
Puedes editar un campo personalizado desde la barra de herramientas o el encabezado de la columna.
Para editar el campo, haz clic en el ícono del lápiz junto al nombre del campo.
También puedes editar un campo personalizado utilizando el encabezado de la columna. Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al campo personalizado y selecciona Editar campo.
Las ediciones que se hagan de los campos personalizados globales de tu organización se aplicarán de forma global a todos los proyectos en los que uses el campo.
Cómo eliminar un campo de forma permanente:
Para eliminar un campo de forma permanente:
- Haz clic en el ícono del lápiz junto al nombre del campo.
- Haz clic en Eliminar campo.
- Ingresa el nombre del campo.
- Haz clic en Eliminar.
Editar campos desplegables
Al editar un campo desplegable, puedes:
- Editar el color de la opción del campo
- Eliminar una opción del campo
- Agregar una opción nueva al campo
- Eliminar el campo por completo
Reordenar las opciones desplegables
Arrastra y suelta las opciones de la lista desplegable para reorganizarlas en tu campo personalizado.
Si eliminas un valor de las opciones de la lista desplegable del campo, las tareas en las que se use conservarán el valor eliminado. El campo puede modificarse, pero no se puede restaurar el valor eliminado del campo.
Editar campos numéricos
Cuando editas un campo numérico, puedes:
- Modificar el formato del campo (moneda, número, porcentaje, etiqueta personalizada) o dejarlo sin formato.
- Modificar la cantidad de decimales mostrados.
- Eliminar el campo por completo.
Si reduces el número de decimales que se muestran, se mantienen todos los valores actuales pero se redondearán hacia arriba/abajo. Aumenta el número de decimales para ver el valor original nuevamente.
Eliminar campos personalizados
Elimina un campo de un proyecto si ya no lo necesitas.
También puedes seleccionar la opción Quitar campo del proyecto si haces clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre del campo personalizado en el encabezado de la columna.
Cuando eliminas un campo, solo se quita del proyecto actual, pero no desaparece por completo. El campo se mantiene en los proyectos de tu organización que lo usen y aún puede agregarse en otros proyectos.
Valores conservados
Al quitar un campo de un proyecto, no se eliminan los valores de dicho campo de las tareas de los proyectos.
Si el campo está lleno, el campo personalizado y su valor seguirán mostrándose en el panel derecho de los detalles de la tarea.
Si el campo está vacío, el campo personalizado ya no se mostrará en el panel derecho de los detalles de la tarea.
Ocultar un campo personalizado
Puedes ocultar un campo personalizado si haces clic en la pestaña Personalizar de la barra de herramientas y pulsas el ícono para alternar.
Ordenar por campos personalizados
Desde la barra de herramientas de tu proyecto
Ordena tu proyecto por campos personalizados desde la vista de Lista.
Para ordenar tu proyecto por campo personalizado:
- haz clic en el ícono para ordenar que se encuentra en la barra de herramientas de tu proyecto;
- selecciona tu campo personalizado.
Si deseas guardar tu vista como diseño predeterminado, haz clic en la flecha del menú desplegable junto al encabezado del proyecto y selecciona “Guardar diseño como predeterminado”.
Usa el signo de intercalación del encabezado de la columna para ordenar
También puedes ordenar por campo personalizado con el signo de intercalación en el encabezado de tu proyecto.
si ajustas el valor del campo personalizado de una tarea, el proyecto se vuelve a ordenar automáticamente.
Campos personalizados y vista de búsqueda
Usa las vistas de búsquedas para encontrar tareas con el mismo campo personalizado en múltiples proyectos.
Haz clic en la barra de búsqueda para acceder a las opciones de búsqueda avanzada. A continuación, haz clic en Agregar filtro y luego selecciona Agregar campo personalizado.
El campo personalizado se debe agregar a la biblioteca de campos de la organización para que se muestre en las opciones de búsqueda avanzada.
Etiquetas de campos de moneda y porcentaje
Puedes crear un campo personalizado numérico basado en la moneda o el porcentaje.
Desde la vista de cuadrícula de tu proyecto:
- Haz clic en el ícono Personalizar de la barra de herramientas.
- Haz clic en Agregar campo.
Desde la pestaña para agregar el campo personalizado, puedes:
- Agregar el título del campo
- Agregar el tipo de campo
- Agregar unidades, decimales o acceder a una vista previa
- Elegir el acceso de edición para el campo
- Crear un campo
Calcular los valores de suma
Al hacer clic en Suma al final de la columna, puedes calcular:
- La suma
- El promedio
- Los valores mínimos
- Los valores máximos
- El conteo total
Permisos
¿Quién puede modificar los campos personalizados de un proyecto?
En un equipo, división u organización con plan Premium o superior, cualquier persona con acceso a un proyecto puede agregar, editar o eliminar los campos personalizados; siempre que tenga acceso para editar y no acceso solo para comentar.
En proyectos privados, el encargado y los miembros del proyecto pueden ver y modificar los campos del proyecto.
En proyectos públicos por solicitud o con equipos privados, el encargado, los miembros del proyecto y los miembros del equipo del proyecto pueden ver y modificar los campos del proyecto.
En proyectos públicos de un equipo público, el encargado del proyecto, los miembros del proyecto, los miembros del equipo del proyecto y todos los miembros de la organización pueden ver y modificar los campos del proyecto.
Los invitados de una organización (quienes no tienen una dirección de email de la empresa) no pueden crear, editar ni eliminar campos personalizados, ni tampoco hacer búsquedas de esos campos con la herramienta de búsqueda avanzada. Solamente podrán ingresar o editar valores en los campos personalizados que ya existen.
Bloquear campos personalizados
Los clientes de Business y Enterprise tienen la opción de bloquear los campos personalizados al crear o editar un campo existente.
Cuando ingresas a los ajustes de un campo personalizado, puedes elegir la opción de que todos los miembros puedan editar el campo personalizado o restringir el acceso de edición para que solamente tú puedas hacerlo.
El bloqueo de campo personalizado puede ser anulado por el miembro que bloqueó el campo o por un administrador de Asana en cualquier momento.
Usar campos personalizados
Los campos personalizados te ayudan a hacer seguimiento del trabajo según las necesidades de tu equipo. Puedes elegir el nombre y el valor de cada campo y las posibilidades son casi infinitas. A continuación encontrarás algunos ejemplos que muestran los tipos de campos en distintos flujos de trabajo.
Los campos personalizados son la mejor manera de etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Míralos en acción con una prueba gratuita de Asana por 30 días. Prueba gratis
Prioridad
Puedes usar los campos personalizados para indicar el nivel de prioridad de una tarea. Por ejemplo, un equipo de ingeniería que usa Asana para hacer el seguimiento de errores puede crear un campo desplegable para establecer un nivel de prioridades (baja, media, alta) del error.
Una vez implementado, puedes filtrar las tareas en la vista de lista para centrarte solamente en aquellas tareas con un valor de campo específico. Haz clic en Filtrar en la parte superior de tu lista de tareas, luego selecciona Personalizar filtro. Haz clic en Ordenar y selecciona el campo personalizado.
Usa los colores para distinguir entre las opciones del campo desplegable. Por ejemplo, el rojo puede indicar "prioridad alta".
Aprobaciones
Las aprobaciones están disponibles para todos los clientes con planes Business y Enterprise. Es un proceso que acelera el ciclo del flujo de trabajo. El aprobador puede ejecutar una de estas 3 acciones: Aprobar, Solicitar cambios o Rechazar.
Cómo crear una aprobación:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos desde tu panel de tareas.
- Haz clic en Marcar como aprobación.
También puedes consultar Cómo completar una aprobación e Identificación de una aprobación.
Búsqueda
Si quieres separar solamente las tareas que tienen un campo específico en varios proyectos, puedes realizar una búsqueda avanzada para ese nombre de campo. Por ejemplo, el gerente de marketing de contenido puede realizar una búsqueda avanzada de las tareas marcadas como “Borrador” para saber cuántas nuevas piezas de contenido están en proceso en todo el equipo.
Cálculo de costos
Otra manera de usar los campos personalizados es para dar seguimiento a las solicitudes de trabajo y sus costos en tiempo. Por ejemplo, un equipo de diseño puede tener una tarea de plantilla para que otros hagan las solicitudes de diseño. Pueden incorporar un campo personalizado numérico para que el solicitante ingrese el tiempo de trabajo estimado requerido. De esta manera, los diseñadores pueden organizar su tiempo y saber cuántas horas tienen disponibles antes de decidir si aceptarán más trabajo o no.
Selecciona varias tareas con campos numéricos a la vez para sumarlos:
Una vez que selecciones varias tareas a la vez con campos numéricos que quieres sumar, al pie de la pantalla aparecerá el siguiente panel en el que se mostrará la cantidad de tareas seleccionadas con los campos numéricos incluidos. Además, tendrás la opción de:
- Mover tareas entre secciones
- Editar un proyecto o una sección
- Copiar enlaces de las tareas
- Eliminar tareas
- Hacer clic en el ícono de los tres puntos para acceder a otras acciones
Únete a nuestro webinar Optimiza el trabajo y aprende a dar seguimiento, clasificar y filtrar el trabajo con los campos personalizados. Regístrate ahora
Seguimiento de información
Si usas Asana para hacer seguimiento de candidatos o seguimiento de cuentas, puedes utilizar un campo de texto para ingresar información específica como la dirección de email, el teléfono, la empresa o la dirección.
Campos personalizados versus etiquetas
Las etiquetas y los campos personalizados te permiten categorizar, filtrar y señalar información en Asana. Por lo general, dentro de una organización se recomiendan los campos personalizados para un uso estándar y las etiquetas para un uso más informal. Los campos personalizados son óptimos ya que son mucho más completos y visibles que las etiquetas. Tu equipo podrá utilizar las etiquetas y los campos personalizados de distintas maneras dependiendo del flujo de trabajo. A continuación te nombramos algunas situaciones para ayudarte a decidir.
Utiliza campos personalizados si:
- Quieres agregar información específica a todas las tareas de un proyecto
- Necesitas aportar contexto extra para agrupar tareas similares y simplificar la vista, de forma más informal y sin el mismo nivel de detalles que ofrecen los campos personalizados.
- Tienes información estándar que necesitas monitorear en las tareas de todos los proyectos (por ejemplo, nivel de prioridad, costo de tiempo, etapa de trabajo)
- Quieres asegurarte de que tus compañeros de equipo ingresen información específica en cada tarea de un proyecto
- Necesitas ordenar o realizar búsquedas por campos de información específicos.
Utiliza etiquetas si:
- Necesitas etiquetado ad hoc, tienes opciones ilimitadas o no sabes muy bien qué etiquetar al momento de la creación.
- Necesitas ver la etiqueta en Mis tareas.
- Solo necesitas marcar unas pocas tareas dentro de un proyecto.
- Quieres marcar tareas de plantilla.
Usar campos personalizados en las subtareas
Es importante mencionar que las subtareas no heredan automáticamente los proyectos asociados, las etiquetas, los responsables ni los colaboradores de sus tareas madre, aunque es posible que veas el nombre del proyecto de la tarea madre en la parte superior del panel de detalles de la subtarea.
Para agregar o editar campos personalizados en las subtareas, primero necesitas agregar la subtarea al proyecto correspondiente. Para esto, haz clic en los detalles de la subtarea (el globo de diálogo que está a la derecha del nombre de la subtarea) y usa Tab+P para abrir el campo del proyecto o ve al menú desplegable de la parte superior derecha y selecciona Agregar a un proyecto. De este modo, la subtarea podrá recuperar la información del campo personalizado del proyecto.
Dar seguimiento a las URL con campos personalizados
Puedes dar seguimiento a enlaces en campos personalizados cuando usas un campo de texto. Si ingresas una URL en el campo de texto, puedes acceder al enlace directamente desde el panel de tareas. Cuando hagas clic en un enlace de un campo personalizado, la página se abrirá en otra ventana o pestaña.
Para dar seguimiento a una URL mediante un campo de texto:
- Ingresa la URL en el campo de texto.
- Haz clic en el ícono Ir al enlace directamente desde el panel principal o el panel de tareas de la derecha.
Las notificaciones de campos personalizados ayudan a mantener a todos los miembros de tu proyecto al tanto de la etapa en la que se encuentra la tarea y sobre lo que se debe realizar a continuación. Optimizan el proceso de aprobación de las tareas para que puedas pasarlas rápidamente por las distintas etapas a fin de garantizar que se cumplan las fechas de entrega.
La persona que cambie un campo personalizado no recibirá la notificación del cambio.
Cómo activar las notificaciones de los campos personalizados
Puedes activar las notificaciones de los campos personalizados en cualquier momento, tanto para los campos desplegables nuevos como para los existentes.
Marca la casilla Notificaciones al crear un campo desplegable nuevo para notificar a los colaboradores de la tarea cuando el valor del campo cambie.
Para activar las notificaciones de un campo existente:
- Haz clic en Personalizar.
- Haz clic en la pestaña Campos.
- Haz clic en el ícono del lápiz para editar los ajustes del campo y, luego, marca la casilla de Notificaciones.
Las notificaciones de los campos personalizados solo están disponibles para los campos desplegables.
Al ser colaborador de una tarea, recibirás una notificación en tu bandeja de entrada cada vez que el valor de un campo cambie.
¿Quién recibirá las notificaciones de los campos personalizados?
Si un campo personalizado es público para tu organización o equipo y alguien marca la casilla de notificaciones, todos los que usen ese campo en ese momento recibirán notificaciones cada vez que el valor del campo se modifique. Si deseas recibir notificaciones cuando se modifique el valor de un campo de una tarea específica, deberás ser colaborador de la tarea.
Los miembros del proyecto solamente recibirán notificaciones de los campos personalizados si son colaboradores de la tarea en la que se cambió el valor del campo.
