Campos personalizados

Los campos personalizados te permiten agregar información adicional a las tareas de tus proyectos de Asana. Puedes crear un campo para mostrar la etapa, la prioridad, el costo y cualquier otro dato relevante para tu flujo de trabajo, equipo y empresa. Esto les permite a las personas tener mayor claridad sobre el trabajo que se está realizando en toda la organización.

Existen dos tipos de campos personalizados que puedes crear en Asana. Son los campos para un proyecto o portafolios específicos y los campos que se pueden volver a usar en toda tu organización.

Crear un campo que se pueda volver a usar en toda tu organización

campo global

Para crear un campo que se pueda volver a usar en toda tu organización:

haz clic en el botón Agregar campos si aún no has agregado los campos al proyecto.

global

Desde la pestaña Agregar campo personalizado puedes hacer lo siguiente:

  1. Agregar un título del campo
  2. Seleccionar el tipo de campo
  3. Agregar una descripción
  4. Agregar el campo a la biblioteca de campos de tu organización para que cualquiera dentro de la organización pueda volver a utilizarlo

Crear un campo para un proyecto o portafolios específicos

local

Para crear un campo para un proyecto o portafolios específicos:

haz clic en el ícono con el signo más en el extremo superior derecho si aún no has agregado campos al proyecto.

campo local

Desde la pestaña Agregar campo personalizado puedes:

  1. Agregar el título de un campo.
  2. Seleccionar el tipo de campo.
  3. Agregar una descripción.
  4. Pero no puedes agregar el campo a la biblioteca de campos de tu organización si quieres que sea específico para tu proyecto.

Agregar campos personalizados desde la barra de herramientas

Agrega campos personalizados directamente desde la barra de herramientas.

campo personalizado

Tipos de campo y limitaciones

Hay tres tipos de campos disponibles para elegir. Dos de ellos tienen una opción adicional asociada:

Campo Opción adicional
Menú desplegable Elementos del menú desplegable
Número Decimales
Texto
  • Actualmente solo es posible tener 30 campos en un solo proyecto.
  • Puedes tener hasta 60 campos por tarea (esto se puede hacer asignando varios proyectos a una sola tarea).
  • Un campo personalizado desplegable solamente puede tener hasta 100 opciones.
  • Puedes tener hasta un máximo de 5 campos personalizados visibles en tu lista de tareas al mismo tiempo.

Puedes ver hasta 20 encabezados de campos en los proyectos en forma de Lista y 5 cuando el formato es de Tablero.

Eligir un campo de tu biblioteca

Puedes convertir tus campos personalizados en globales para toda tu organización, para poder usar un mismo campo personalizado en múltiples proyectos. También tienes la opción de crear campos locales para un solo proyecto o portafolios.

Además, puedes elegir campos globales desde la biblioteca de campos de tu organización.

Haz clic en la opción Agregar campos desde la opción Campos de tu barra de herramientas.

Desde aquí:

  1. haz clic en Elegir de la biblioteca;
  2. selecciona el campo deseado que quieras agregar a tu proyecto desde los resultados sugeridos.

Campos personalizados creados por Asana

Puedes acceder a una lista de los campos personalizados preconfigurados de Asana aquí.

Estos campos solamente se agregarán a tu organización si creas un proyecto con una plantilla de Asana que contenga esos campos.

Ver campos en un proyecto

Puedes ver los campos personalizados como columnas en un proyecto:

En la vista de Lista de tu proyecto:

los campos personalizados se mostrarán como columnas en tu lista de tareas en el panel principal.

También puedes ver los campos personalizados desde una tarea:

Los campos personalizados se mostrarán entre los detalles de tu tarea en el panel derecho.

Si una tarea pertenece a múltiples proyectos que tienen campos personalizados diferentes, todos los campos aparecerán en el panel derecho con los detalles de la tarea.

Editar campos

Puedes editar un campo personalizado con tu barra de herramientas o el encabezado de la columna.

Hacer clic en el ícono del lápiz junto al nombre del campo para editar el campo.

También puedes editar un campo personalizado utilizando el encabezado de la columna. Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al campo personalizado y selecciona Editar campo.

Las ediciones que se hagan de los campos personalizados globales de tu organización se aplicarán de forma global a todos los proyectos en los que uses el campo.

Cómo eliminar un campo de forma permanente:

Para eliminar un campo de forma permanente:

  1. haz clic en el ícono del lápiz junto al nombre del campo;
  2. haz clic en Eliminar campo;
  3. ingresa el nombre del campo;
  4. haz clic en Eliminar.

Editar campos desplegables

Al editar un campo desplegable puedes:

  1. editar el color de la opción del campo;
  2. eliminar una opción del campo;
  3. agregar una opción nueva al campo;
  4. eliminar el campo por completo.

Ordenar las opciones desplegables

Arrastra y suelta las opciones de la lista desplegable para reorganizarlas en tu campo personalizado.

Si eliminas un elemento desplegable como una opción de tu campo, las tareas que usen ese elemento lo mantienen. El campo puede modificarse, pero no se puede restaurar el elemento eliminado de un campo.

Editar campos numéricos

Al editar un campo numérico puedes:

  1. Modificar el número de decimales que se muestran
  2. Borrar el campo por completo

Si reduces el número de decimales que se muestran, se mantienen todos los valores actuales pero se redondearán hacia arriba/abajo. Aumenta el número de decimales para ver el valor original nuevamente.

Quitar campos de un proyecto

Quita un campo de un proyecto en caso de que ya no lo necesites.

Haz clic en el ícono del lápiz junto al título del campo personalizado en tu barra de herramientas.

Después, haz clic en "Quitar del proyecto".

También puedes seleccionar la opción Quitar campo del proyecto si haces clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre del campo personalizado en el encabezado de la columna.

Cuando quitas un campo, solo se elimina del proyecto actual, pero no desaparece por completo. El campo se mantiene en los proyectos de tu organización que lo usen y aún puede agregarse en otros proyectos.

Valores conservados

Al quitar un campo de un proyecto, no se eliminan los valores de dicho campo de las tareas de los proyectos.

Si tu campo está lleno, el campo personalizado y su valor aún se verán en el panel derecho de los detalles de tu tarea.

Si el campo está vacío, el campo personalizado ya no se mostrará en el panel derecho de los detalles de la tarea.

Ocultar un campo personalizado

Puedes ocultar un campo personalizado si haces clic en la pestaña Campos de tu barra de herramientas y pulsas el ícono para alternar.

ocultar

Ordenar por campos personalizados

Desde la barra de herramientas de tu proyecto

Ordena tu proyecto por campo personalizado desde tu vista de Lista.

ordenar

Para ordenar tu proyecto por campo personalizado:

  1. haz clic en el ícono para ordenar que se encuentra en la barra de herramientas de tu proyecto;
  2. selecciona tu campo personalizado.

Si deseas guardar tu vista como diseño predeterminado, haz clic en la flecha del menú desplegable junto al encabezado del proyecto y selecciona "Guardar diseño como predeterminado".

Usa el signo de intercalación del encabezado de la columna para ordenar

También puedes ordenar por campo personalizado con el signo de intercalación en el encabezado de tu proyecto.

ordenar

Al ajustar el valor del campo personalizado de una tarea el proyecto se reordenará automáticamente.

Campos personalizados y vista de búsqueda

Usa las vistas de Búsqueda para buscar tareas con el mismo campo personalizado en múltiples proyectos.

Vistas de búsquedas

Haz clic en la barra de búsqueda para acceder a las opciones de Búsqueda avanzada. A continuación, haz clic en Agregar filtro y luego selecciona Campo personalizado.

Etiquetas de campos de moneda y porcentaje

Etiquetas de campos de moneda y porcentaje

Puedes crear un campo personalizado numérico basado en la moneda o el porcentaje.

campo personalizado de moneda

Desde la vista de Cuadrícula de tu proyecto:

  1. haz clic en el ícono Campos de la barra de herramientas;
  2. haz clic en Agregar campo.

Agregar un campo personalizado numérico

Desde la pestaña para agregar el campo personalizado:

  1. agrega el título del campo;
  2. agrega el tipo de campo;
  3. agrega unidades, decimales u obtén una vista previa;
  4. elige el acceso de edición para el campo;
  5. crea un campo.

Calcular el promedio de la suma

Agregar un campo personalizado de promedio

Desde la pestaña del campo personalizado:

  1. haz clic en Sumar al final de la columna;
  2. entre las opciones desplegables de la columna elige Promedio.

Permisos

Quién puede modificar los campos personalizados de un proyecto

En un equipo u organización Premium, cualquier persona con acceso a un proyecto puede agregar, editar o quitar los campos personalizados.

En proyectos privados, el encargado y los miembros del proyecto pueden ver y modificar los campos del proyecto.

En proyectos públicos por solicitud o con equipos ocultos, el encargado del proyecto, los miembros del proyecto y los miembros del equipo del proyecto pueden ver y modificar los campos del proyecto.

En proyectos públicos de un equipo público, el encargado del proyecto, los miembros del proyecto, los miembros del equipo del proyecto y todos los miembros de la organización pueden ver y modificar los campos del proyecto.

Los invitados de una organización (quienes no tienen una dirección de email de la empresa) no pueden crear/editar/quitar campos personalizados ni hacer búsquedas por esos campos con la herramienta de Búsqueda avanzada. Solamente pueden ingresar o editar valores en los campos personalizados que ya existen.

Bloquear campos personalizados

Los clientes de los planes Business y Enterprise tienen la opción de bloquear los campos personalizados cuando los crean o cuando editan algún campo.

Bloqueo de campo 1

Cuando ingresas a los ajustes de un campo personalizado, puedes elegir la opción de que todos los miembros puedan editar el campo personalizado o restringir el acceso de edición para que solamente tú puedas hacerlo.

El miembro que bloqueó el campo o un administrador de Asana pueden anular el bloqueo del campo en cualquier momento.

Usar campos personalizados

Los campos personalizados te ayudan a dar seguimiento al trabajo según las necesidades de tu equipo. Puedes elegir el nombre y el valor de cada campo y las posibilidades son casi infinitas. A continuación encontrarás algunos ejemplos que muestran los tipos de campos en distintos flujos de trabajo.

Prioridad

Puedes usar los campos personalizados para indicar el nivel de prioridad de una tarea. Por ejemplo, un equipo de ingeniería que usa Asana para hacer seguimiento de errores puede crear un campo desplegable para establecer un nivel de prioridades (bajo, medio, alto) del error.

Una vez implementado, puedes filtrar las tareas en la vista de Lista para centrarte solamente en aquellas tareas con un valor de campo específico. Haz clic en Filtrar en la parte superior de tu lista de tareas, luego selecciona Personalizar filtro. Haz clic en Ordenar y selecciona el campo personalizado.

Usa los colores para distinguir entre las opciones del campo desplegable. Por ejemplo, el rojo puede indicar "prioridad alta".

Aprobaciones

Las aprobaciones están disponibles para todos los clientes con planes Business y Enterprise. Es un proceso que acelera el ciclo del flujo de trabajo. El aprobador puede ejecutar una de estas 3 acciones: Aprobar, Solicitar cambios o Rechazar.

crear una aprobación

Cómo crear una Aprobación:

  1. haz clic en el ícono de los tres puntos desde tu panel de tareas;
  2. haz clic en Marcar como aprobación.

También puedes consultar Cómo completar una Aprobación e Identificación de una Aprobación

Búsqueda

Si quieres separar solamente las tareas que tienen un campo específico en varios proyectos, puedes realizar una búsqueda avanzada por ese nombre de campo. Por ejemplo, el gerente de marketing de contenidos puede realizar una búsqueda avanzada de las tareas marcadas como "Borrador" para saber cuántas piezas de contenido están en proceso en todo el equipo.

Cálculo de costos

Otra manera de usar los campos personalizados es dar seguimiento a las solicitudes de trabajo y sus costos en tiempo. Por ejemplo, un equipo de diseño puede tener una tarea de plantilla para que otros hagan las solicitudes de diseño. Pueden incorporar un campo personalizado numérico para que el solicitante ingrese el tiempo de trabajo estimado requerido. De esta manera, los diseñadores pueden priorizar sus horas y saber cuánto más trabajarán antes de decidir si aceptar más trabajo o no.

agregar números

Para seleccionar varias tareas con campos numéricos y agregar la suma:

  1. haz una selección múltiple de las tareas con campos numéricos que quieras agregar;
  2. la suma total se mostrará en el panel de tareas.

Seguimiento de información

Si usas Asana para hacer seguimiento de candidatos o seguimiento de cuentas, puedes utilizar un campo de texto para ingresar información específica como la dirección de email, el teléfono, la empresa o la dirección.

Usar etiquetas versus campos personalizados

Las etiquetas y los campos personalizados te permiten categorizar, filtrar y señalar información en Asana. Por lo general, dentro de una organización se recomiendan los campos personalizados para un uso estándar y las etiquetas para un uso más informal. Los campos personalizados son óptimos ya que son mucho más completos y visibles que las etiquetas. Tu equipo podrá utilizar las etiquetas y los campos personalizados de distintas maneras dependiendo del flujo de trabajo. A continuación te nombramos algunas situaciones para ayudarte a decidir.

Usa campos personalizados si:

  • quieres agregar información específica a todas las tareas de un proyecto;
  • tienes información estándar que necesitas monitorear en las tareas de todos los proyectos (por ejemplo, nivel de prioridad, costo de tiempo, etapa de trabajo);
  • quieres asegurarte de que tus compañeros de equipo ingresen información específica en cada tarea de un proyecto;
  • necesitas ordenar o realizar búsquedas por campos de información específicos.

Utiliza etiquetas si:

  • necesitas etiquetado ad hoc, tienes opciones ilimitadas o no sabes muy bien qué etiquetar al momento de la creación
  • necesitas ver la etiqueta en Mis tareas;
  • solo necesitas marcar unas pocas tareas dentro de un proyecto;
  • quieres marcar tareas de plantilla.

Usar campos personalizados en las subtareas

Es importante mencionar que las subtareas no heredan automáticamente los proyectos, etiquetas ni responsables de sus tareas madre, aunque es posible que veas el nombre del proyecto de la tarea madre en la parte superior del panel de detalles de la subtarea.

Para agregar o editar campos personalizados en las subtareas, primero necesitas agregar la subtarea al proyecto. Después, haz clic en los detalles de la subtarea (el globo de diálogo que está a la derecha del nombre de la subtarea) y usa Tab+P para abrir el campo del proyecto o ve al menú desplegable de la parte superior derecha y selecciona "Agregar a un proyecto".

Seguimiento de los enlaces de las URL mediante campos personalizados

Puedes dar seguimiento a enlaces en campos personalizados cuando usas un campo de texto. Si ingresas una URL en el campo de texto, puedes acceder al enlace directamente desde el panel de tareas. Una vez que hagas clic en un enlace de un campo personalizado, la página se abrirá en otra ventana.

Campos vinculantes

Para dar seguimiento a una URL mediante un campo de texto:

  1. ingresa la URL en el campo de texto;
  2. haz clic en el ícono Enlace de visita directamente desde el panel principal o en el panel de tareas de la derecha.

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