Campos personalizados

Los campos personalizados te permiten agregar información adicional en las tareas de tus proyectos de Asana. Puedes crear un campo para mostrar la etapa, la prioridad, el costo y cualquier otro dato relevante para tu flujo de trabajo, equipo y empresa. Esto ayuda a las personas a saber claramente el trabajo que se está realizando en toda la organización.

Hay dos tipos de campos personalizados que puedes crear en Asana. Son los campos para un proyecto o portafolios específicos y los campos que se pueden volver a usar en toda tu organización.

Crea un campo que se pueda volver a usar en toda tu organización

campo global

Para crear un campo que se pueda volver a usar en toda tu organización:

haz clic en el botón Agregar campos si aún no haz agregado campos al proyecto.

global

Desde la pestaña Agregar campo personalizado puedes:

  1. Agregar el título de un campo.
  2. Seleccionar el tipo de campo.
  3. Agregar una descripción.
  4. Agregar el campo a la biblioteca de campos de tu organización para que se pueda volver a usar en toda tu organización.

Crea un campo para un proyecto o portafolios específicos

local

Para crear un campo para un proyecto o portafolios específico:

haz clic en el ícono con el signo más en el extremo superior derecho si aún no haz agregado campos al proyecto.

campo local

Desde la pestaña Agregar campo personalizado puedes:

  1. Agregar el título de un campo.
  2. Seleccionar el tipo de campo.
  3. Agregar una descripción. Pero no puedes agregar el campo a la biblioteca de campos de tu organización si quieres que sea específico para tu proyecto.

Agregar un campo personalizado en proyectos que ya tienen campos

Si trabajas en un proyecto que ya tiene campos personalizados, puedes agregar otros campos personalizados directamente desde tu barra de herramientas.

campo personalizado

Tipos de campo y limitaciones

Hay tres tipos de campo disponibles para elegir. Dos de ellos tienen una opción adicional asociada:

Campo Opción adicional
Menú desplegable Elementos del menú desplegable
Número Decimales
Texto
  • Actualmente solo es posible tener 20 campos en un solo proyecto.
  • Puedes tener hasta 60 campos por tarea (esto se puede hacer asignando varios proyectos a una sola tarea).
  • Un campo personalizado desplegable solamente puede tener 50 opciones.
  • Puedes tener hasta un máximo de 5 campos personalizados visibles en tu lista de tareas al mismo tiempo.

Elige un campo de tu biblioteca.

Puedes convertir tus campos personalizados en globales para toda tu organización, para poder usar un mismo campo personalizado en múltiples proyectos. También tienes la opción de crear campos locales para un solo proyecto o portafolios.

Además, puedes elegir campos globales desde la biblioteca de campos de tu organización.

Haz clic en la opción Agregar campos desde la opción Campos de tu barra de herramientas.

Desde aquí:

  1. Haz clic en Elegir de la biblioteca
  2. Selecciona el campo deseado que quieras agregar a tu proyecto desde los resultados sugeridos.

Ver campos en un proyecto

Puedes ver los campos personalizados como columnas en un proyecto:

En la vista de Lista de tu proyecto:

los campos personalizados se mostrarán como columnas de la lista de tareas en el panel principal.

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También puedes ver los campos personalizados desde una tarea en particular:

Los campos personalizados se mostrarán en el panel de la derecha con los detalles de las tareas.

Si una tarea pertenece a múltiples proyectos que tienen campos personalizados diferentes, todos los campos aparecerán en el panel derecho con los detalles de la tarea.

Editar Campos

Puedes editar un campo personalizado con la barra de herramientas. Tienes dos opciones:

Hacer clic en el ícono del lápiz junto al nombre del campo para editar el campo.

Hacer clic en la opción Editar campo disponible al hacer clic en el nombre del campo personalizado.

Las ediciones que se hagan de los campos personalizados globales de tu organización se aplicarán de forma global a todos los proyectos en los que uses el campo.

Cómo eliminar un campo de forma permanente:

Para eliminar un campo de forma permanente:

  1. haz clic en el ícono del lápiz junto al nombre del campo;
  2. haz clic en Eliminar campo;
  3. ingresa el nombre del campo;
  4. haz clic en Eliminar.

Editar campos desplegables

Al editar un campo desplegable puedes:

  1. editar el color de la opción del campo;
  2. eliminar una opción del campo;
  3. agregar una opción nueva al campo;
  4. eliminar el campo por completo.

Ordenar las opciones desplegables

Arrastra y suelta las opciones de la lista desplegable para reorganizarlas en tu campo personalizado.

si eliminas un elemento desplegable como una opción de tu campo, las tareas que usen ese elemento lo mantienen. El campo puede modificarse, pero no se puede restaurar el elemento eliminado de un campo.

Editar campos numéricos

Al editar un campo numérico puedes:

  1. modificar el número de decimales que se muestran
  2. borrar el campo por completo

si reduces el número de decimales que se muestran, se mantienen todos los valores actuales pero se aproximan hacia arriba/abajo. Aumenta el número de decimales para ver el valor original nuevamente.

Quitar Campos de un Proyecto

Quita un campo de un proyecto en caso de que ya no lo necesites.

Haz clic en el ícono del lápiz junto al título del campo personalizado en tu barra de herramientas.

Después, haz clic en “Quitar del proyecto”.

También puedes seleccionar la opción Quitar campo del proyecto si haces clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre del campo personalizado en el encabezado de la columna.

cuando quitas un campo, solo se elimina del proyecto actual, pero no desaparece por completo. El campo se mantiene en los proyectos de tu organización que lo usen y aún puede agregarse en otros proyectos.

Valores conservados

Al quitar un campo de un proyecto, no se eliminan los valores de dicho campo de las tareas de los proyectos.

Si tu campo está lleno, el campo personalizado y su valor aún se verán en el panel derecho de los detalles de tu tarea.

Si el campo está vacío, el campo personalizado ya no se mostrará en el panel derecho de los detalles de la tarea.

Oculta un campo personalizado

Puedes ocultar un campo personalizado si haces clic en la pestaña Campos de tu barra de herramientas y pulsas el ícono para alternar.

ocultar

Ordenar por campos personalizados

Desde la barra de herramientas de tu proyecto

Ordena tu proyecto por campo personalizado desde tu vista de Lista.

ordenar

Para ordenar tu proyecto por campo personalizado:

  1. haz clic en el ícono para ordenar que se encuentra en la barra de herramientas de tu proyecto;
  2. selecciona tu campo personalizado.

Si deseas guardar tu vista como diseño predefinido haz clic en la flecha del menú desplegable junto al encabezado del proyecto y selecciona “Guardar el diseño como predefinido”.

Usa el signo de intercalación del encabezado de la columna para ordenar

También puedes ordenar por campo personalizado con el signo de intercalación del encabezado de tu proyecto.

ordenar

Al ajustar el valor del campo personalizado de una tarea el proyecto se reordenará automáticamente.

Campos Personalizados y Vista de Búsqueda

Usa las Vistas de búsqueda para buscar tareas con el mismo campo personalizado en múltiples proyectos.

Haz clic en la barra de búsqueda para acceder a las opciones de búsqueda avanzada. A continuación, haz clic en Agregar filtro y luego selecciona Campo personalizado.

Permisos

Quién puede modificar los campos personalizados de un proyecto

En un equipo u organización premium, cualquier persona con acceso a un proyecto puede agregar, editar o quitar los campos personalizados.

En proyectos privados, el encargado y los miembros del proyecto pueden ver y modificar los campos del proyecto.

En proyectos públicos por solicitud o con equipos ocultos, el encargado del proyecto, los miembros del proyecto y los miembros del equipo del proyecto pueden ver y modificar los campos del proyecto.

En proyectos públicos de un equipo público, el encargado del proyecto, los miembros del proyecto, los miembros del equipo del proyecto y todos los miembros de la organización pueden ver y modificar campos del proyecto.

Los invitados de una organización (quienes no tienen una dirección de email de la empresa) no pueden crear/editar/quitar campos personalizados ni hacer búsquedas por esos campos con la herramienta de Búsqueda avanzada. Solamente pueden ingresar o editar valores en los campos personalizados que ya existen.

Bloquear campos personalizados

Los clientes de los planes Business y Enterprise tienen la opción de bloquear los campos personalizados cuando los crean o cuando editan algún campo.

Bloqueo de campo 1

Cuando ingresas a los ajustes de un campo personalizado, puedes elegir la opción de que todos los miembros puedan editar el campo personalizado o restringir el acceso de edición para que solamente tú puedas hacerlo.

El miembro que bloqueó el campo o un administrador de Asana pueden anular el bloqueo del campo en cualquier momento.

Usa campos personalizados

Los campos personalizados te ayudan a dar seguimiento al trabajo según las necesidades de tu equipo. Puedes elegir el nombre y el valor de cada campo y las posibilidades son casi infinitas. A continuación encontrarás algunos ejemplos que muestran los tipos de campos en distintos flujos de trabajo.

Prioridad

Puedes usar los campos personalizados para indicar el nivel de prioridad de una tarea. Por ejemplo, un equipo de ingeniería que usa Asana para hacer seguimiento de errores puede crear un campo desplegable para establecer un nivel de prioridades (bajo, medio, alto) del error.

Una vez implementado, puedes filtrar las tareas en la vista de lista para centrarte solamente en aquellas tareas con un valor de campo específico. Haz clic en Filtrar en la parte superior de tu lista de tareas, luego selecciona Personalizar filtro. Haz clic en Ordenar y selecciona el campo personalizado.

usa los colores para distinguir entre las opciones del campo desplegable. Por ejemplo, el rojo puede indicar “prioridad alta”.

Etapas o fases

Si el trabajo avanza en etapas o fases, puedes crear un campo desplegable para indicar en qué etapa o fase está el trabajo. A medida que el trabajo avanza, puedes cambiar las etapas o fases según corresponda. Por ejemplo, un equipo de marketing puede monitorear las etapas de cada contenido para tener una idea más clara de su flujo editorial.

Si quieres separar solamente las tareas que tienen un campo específico en varios proyectos, puedes realizar una búsqueda avanzada por ese nombre de campo. Por ejemplo, el encargado de marketing de contenidos puede realizar una búsqueda avanzada de las tareas marcadas como “Borrador” para saber cuántas piezas de contenido están en proceso en todo el equipo.

Cálculo de costos

Otra manera de usar los campos personalizados es dar seguimiento a las solicitudes de trabajo y sus costos en tiempo. Por ejemplo, un equipo de diseño puede tener una tarea de plantilla para que otros hagan las solicitudes de diseño. Pueden incorporar un campo personalizado numérico para que el solicitante ingrese el tiempo de trabajo estimado requerido. De esta manera, los diseñadores pueden priorizar sus horas y saber cuánto más trabajarán antes de decidir si aceptar más trabajo o no.

agregar números

Para seleccionar varias tareas con campos numéricos y agregar la suma:

  1. haz una selección múltiple de las tareas con campos numéricos que quieras agregar;
  2. la suma total se mostrará en el panel de tareas.

Seguimiento de información

Si usas Asana para hacer seguimiento de candidatos o seguimiento de cuentas, puedes utilizar un campo de texto para ingresar información específica como la dirección de email, el teléfono, la empresa o la dirección.

Usar etiquetas versus campos personalizados

Las etiquetas y los campos personalizados te permiten categorizar, filtrar y señalar información en Asana. Por lo general, dentro de una organización se recomiendan los campos personalizados para un uso estándar y las etiquetas para un uso más informal. Los campos personalizados son óptimos ya que son mucho más completos y visibles que las etiquetas. Tu equipo podrá utilizar las etiquetas y los campos personalizados de distintas maneras dependiendo del flujo de trabajo. A continuación te nombramos algunas situaciones para ayudarte a decidir.

Usa campos personalizados si:

  • quieres agregar información específica a todas las tareas de un proyecto
  • tienes información estándar que necesitas monitorear en las tareas de todos los proyectos (por ejemplo, nivel de prioridad, costo de tiempo, etapa de trabajo)
  • quieres asegurarte de que tus compañeros de equipo ingresen información específica en cada tarea de un proyecto
  • necesitas ordenar o realizar búsquedas por campos de información específicos

Utiliza etiquetas si:

  • necesitas etiquetado ad hoc, tienes opciones ilimitadas o no sabes muy bien qué etiquetar al momento de la creación
  • necesitas ver la etiqueta en Mis tareas
  • solo necesitas marcar unas pocas tareas dentro de un proyecto
  • quieres marcar tareas de plantilla

Usa campos personalizados en las subtareas

Es importante mencionar que las subtareas no heredan automáticamente los proyectos, etiquetas ni responsables de sus tareas principales, aunque es posible que veas el nombre del proyecto de la tarea principal en la parte superior del panel de detalles de la subtarea.

Para agregar o editar campos personalizados en las subtareas, primero necesitas agregar la subtarea al proyecto. Después, haz clic en los detalles de la subtarea (el globo de diálogo que está a la derecha del nombre de la subtarea) y usa Tab+P para abrir el campo del proyecto o ve al menú desplegable de la parte superior derecha y selecciona “Agregar a un proyecto”.

Seguimiento de los enlaces de las URL mediante campos personalizados

Puedes dar seguimiento a enlaces en campos personalizados cuando usas un campo de texto. Si ingresas una URL en el campo de texto, puedes acceder al enlace directamente desde el panel de tareas. Una vez que hagas clic en un enlace de un campo personalizado, la página se abrirá en otra ventana.

Campos vinculantes

Para dar seguimiento a una URL mediante un campo de texto:

  1. Ingresa la URL en el campo de texto
  2. Haz clic en el icono Enlace de visita directamente desde el panel principal o en el panel de tareas de la derecha

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.