Cómo crear un cronograma de proyecto con 7 pasos simples

Crea cronogramas y plantillas de proyectos
  • En este artículo se muestra cómo crear cronogramas para la gestión de proyectos:
    • Haz un resumen de tu proyecto, incluye los objetivos y el marco de tiempo
    • Haz una lista de todos los pasos necesarios para finalizar tu proyecto
    • Calcula el tiempo que tomará cada paso
    • Establece las dependencias y la secuencia de los pasos
    • Traza tu cronograma
    • Compártelo con los participantes
    • Consejos para usar el cronograma de tu proyecto después de haber iniciado el proyecto

¿Gestionas un proyecto? Entonces sabes que el cronograma de un proyecto mostrará cómo encajan todas las piezas de tu plan juntas y mantendrá a todo tu equipo informado al mismo tiempo. ¿Entonces cuál es el problema? Es probable que no tengas acceso a un proceso sólido o que incluso no sepas siquiera cómo empezar.

Ya no te preocupes más. Hay una guía paso a paso para crear un cronograma de proyecto; independiente del cargo que ocupes, del sector o del departamento. Sigue estos pasos a continuación para aprender a crear cronogramas de proyectos que te posicionen al mando.

1. Haz un resumen de tu proyecto, incluye los objetivos y el marco de tiempo

Para mantener alineados a todos los participantes con respecto al plan, todo proyecto debe comenzar con un resumen del proyecto. Es una forma de explicar el propósito, los objetivos y la visión del proyecto en general. A continuación te mostramos algunas de las preguntas que debe responder tu resumen:

  • ¿Cuáles son los objetivos del proyecto, tanto internos como externos?
  • ¿Qué participantes internos y externos forman parte del proyecto? ¿Cuáles son sus roles?
  • ¿Cuál es el marco de tiempo establecido para el proyecto?

Pongamos este paso en práctica. Tú eres responsable de la planificación de la cena de agradecimiento para clientes de este año. Tu objetivo personal para el evento es ser lo más organizado, productivo y eficiente posible. Te sientes confiado de que puedes hacerlo y entiendes que todo comienza con la elaboración de un resumen cohesivo para tu evento. Tus respuestas a las tres preguntas mencionadas arriba son:

¿Cuáles son los objetivos del proyecto, tanto internos como externos?

El objetivo interno es planificar un evento para clientes de alto impacto con menos de $15 000. El objetivo externo es lograr una tasa de confirmación de asistencias del 50 % y una tasa de asistencias concretas del 80 %.

¿Qué participantes internos y externos forman parte del proyecto?

Los participantes internos son los que conforman el comité de planificación del evento (John, Sam, Tara y Linda), el vicepresidente de Éxito del Cliente y el equipo de Marketing. En cuanto a los externos, entre los participantes deben estar incluidos todos los clientes actuales y algunos proveedores (la empresa de catering, el proveedor del sitio del evento, etc.).

¿Cuál es el marco de tiempo establecido para el proyecto?

La planificación del proyecto se inicia el 15 de enero y el evento está programado para el 30 de agosto.

Una vez que tengas el resumen de tu proyecto y los objetivos planteados, estarás listo para trabajar en retrospectiva y determinar todos los pasos necesarios para lograrlo.

2. Haz una lista de todos los pasos necesarios para finalizar tu proyecto

Para que el cronograma de tu proyecto sea perfecto, deberás crear una lista de todo lo que necesitas que suceda durante el proceso de planificación del proyecto. Piensa a lo grande, pero también en los detalles. En esta lista deben estar todas las tareas que te sirvan de ayuda para finalizar el proyecto a tiempo y según lo presupuestado.

En este momento, no te preocupes demasiado por el orden de los pasos o cuándo necesites que estén listos. Nos ocuparemos de eso más adelante.

Por ejemplo, el desglose de nuestra cena de agradecimiento para clientes puede parecerse a lo siguiente:

  • Escribir un plan del evento
  • Concluir el presupuesto
  • Confirmar el sitio del evento
  • Elegir el catering
  • Elegir la temática del evento
  • Diseñar conceptos creativos para el evento
  • Preparar una página para confirmar las asistencias
  • Envía invitaciones
  • Publicitar el evento
  • Hacer el pedido del material promocional
  • Probar audio y video
  • Terminar las presentaciones
  • Preparar todo el material publicitario y promocional
  • Dedicar un día para la lista de verificación del evento

Separa los pasos que lleven más tiempo o que sean más complejos en subtareas más pequeñas y fáciles de procesar. No solo te ayudará a entender el verdadero alcance de un paso, sino que además te ayudará a asegurarte de no olvidar ningún mínimo detalle y a que ocuparte de ellos sea aun más simple.

En nuestro evento de ejemplo, para que el paso “Elegir el catering” sea menos abrumador, lo separaríamos en piezas fáciles de procesar:

  • Crea una lista de los posibles proveedores de catering
  • Obtén los presupuestos de todos los proveedores de catering
  • Compara los presupuestos y los menús
  • Reúnete con los principales seleccionados
  • Elige el proveedor del catering
  • Cierra el contrato

3. Calcula el tiempo que tomará cada paso

Una vez que cuentes con una lista completa de todos los pasos en tu proyecto, recién entonces, asignarás la cantidad de tiempo que llevará finalizarlos. Cuando lo hagas, busca el equilibrio entre darle a tu equipo el tiempo suficiente para que pueda finalizar las tareas y mantenerte dentro del marco global de tiempo. En cuanto sepas cuánto tiempo tomará cada tarea, podrás programar y ordenar la secuencia de todas las tareas como es debido.

Para seguir con nuestro ejemplo del evento de agradecimiento para clientes, tomemos el paso “Elegir el catering” junto con sus subtareas y estimemos el tiempo que tomará cada tarea en particular.

Elegir el catering (9 semanas)
  • Crear una lista de los posibles proveedores de catering (1 semana)
  • Obtener los presupuestos de todos los proveedores de catering (3 semanas)
  • Comparar los presupuestos y los menús (1 semana)
  • Reunirse con los principales seleccionados (2 semanas)
  • Elegir el proveedor del catering (1 semana)
  • Cerrar el contrato (1 semana)

Según nuestras proyecciones de tiempo, el proceso de seleccionar un catering para la empresa llevará un total de nueve semanas. Al trabajar en retrospectiva puedes determinar cuándo debes empezar a trabajar en este paso en particular.

4. Establece las dependencias y la secuencia de pasos

A medida que ejecutas un proyecto, algunos pasos se pueden trabajar en simultáneo, especialmente si los responsables de cada una de las tareas que se superponen son compañeros de equipos diferentes. Sin embargo, otros no se pueden comenzar ni finalizar hasta que no se haya concluido algún paso anterior. En otras palabras, algunos pasos dependen de que otros se finalicen antes. Este es uno de los tantos motivos por los cuales es tan importante contar con un cronograma. Apreciar de forma visual todos los pasos, cómo se superponen y la cantidad de tiempo que demanda cada uno te mantendrá bien encaminado.

También es el momento de determinar quién es el responsable de cada paso. Asignar quién es responsable de cada una de las partes del proyecto cuanto antes te ayudará a detectar y a solucionar los conflictos con los plazos o los recursos. Además, será útil para evitar futuras sorpresas y demoras. En el paso seis aprenderás cómo compartir el cronograma de tu proyecto con los demás involucrados y así dejar perfectamente claro a quién corresponden las responsabilidades.

Una de las tareas de nuestro evento de ejemplo es enviar las invitaciones. A pesar de que este paso en particular parece ser fácil, hay muchas cosas más que deben suceder antes de que podamos siquiera pensar en enviar las invitaciones. Las invitaciones deben estar diseñadas y no podemos diseñarlas hasta que no se haya elegido la temática del evento. Una tarea se debe producir antes de que comience la otra. Por ejemplo:

Temática del evento (equipo de Planificación del evento) → Diseñar los conceptos (Linda) → Elegir un diseño (equipo de Planificación del evento) → Crear la invitación (Linda) → Enviar las invitaciones (Tara)

Vale la pena dedicar tiempo a establecer cada dependencia y la secuencia (u orden) de las tareas. Comenzarás a ver rápidamente cómo se arma el rompecabezas de tu proyecto. Decidir quién hará el trabajo es igual de crítico. ¿Quién se ocupará de determinar la temática del evento? ¿Quién diseñará las invitaciones?

La buena noticia es que procesar las invitaciones y elegir el catering se pueden producir al mismo tiempo (lo cual se apreciará en nuestro cronograma del proyecto).

5. Traza tu cronograma

¿Empiezas a visualizar cómo se podría ver el cronograma de tu proyecto? Si bien no es práctico tener esa imagen (y todas esas tareas y fechas de entrega) en tu cabeza, sí es realista tener todo escrito en un papel (o en una pantalla). Tu primer impulso puede ser abrir una hoja de cálculo de Excel o un archivo PowerPoint, pero ¡espera! Dado que ninguno de ellos fue diseñado para planificar o gestionar proyectos, te enfrentarás a algunos desafíos que podrías evitar si eliges una herramienta mejor.

En su lugar, opta por una herramienta de gestión de proyectos que haya sido diseñada para crear y gestionar cronogramas de proyectos, como lo es Asana. No solo te ahorrará tiempo al trazar tu cronograma (ya que no tendrás que lidiar con celdas combinadas y agregar fórmulas para convertir tu hoja de cálculo en un cronograma de proyecto), también te dará la posibilidad de seguir con la gestión de tu cronograma después de que tu proyecto haya comenzado. Las herramientas dedicadas a la gestión de proyectos te permiten adaptar fácilmente tu cronograma a medida que trabajas y mantener actualizados a los demás participantes acerca de los cambios y del progreso.

Con la herramienta correcta, el cronograma estará vinculado a tu trabajo y siempre estará al día. Puede marcar la diferencia entre un proyecto que funciona según lo planeado y uno que va directo al fracaso.

Cómo crear un cronograma en Asana

Usa la función de Cronograma de Asana para crear tu propio cronograma de proyecto:

  1. Ingresa tantos pasos en tu proyecto como tareas tengas en la lista
  2. Agrégales fechas de inicio y fin a cada tarea
  3. Agrega un responsable de tarea a cada una
  4. Establece las dependencias entre las tareas
  5. Haz clic en la vista de “Cronograma” para ver tu lista convertida en un cronograma visual.

Cronograma de evento de agradecimiento en Asana

Consejo: si ya has creado tu plan en una hoja de cálculo, puedes importarla a Asana gracias a la integración con el Importador de CSV y saltar al paso cuatro.

Plantillas para comenzar con los cronogramas de proyectos

La forma más fácil de configurar el cronograma de un proyecto rápidamente es empezar con una plantilla de proyecto. A continuación se encuentran algunas de las plantillas de proyectos de Asana que ya puedes usar. Todos los proyectos comienzan con una vista de lista, pero puedes hacer clic en la pestaña “Cronograma” para convertirlo en un Cronograma:

6. Compártelo con los participantes

¿Recuerdas que al principio de este proceso agregaste a tu resumen una lista con todos los participantes del proyecto? Ahora que has creado tu cronograma es importante que lo compartas con todos los involucrados. Te aseguramos que se asombrarán de lo claro que es tu plan. Mientras más sencillo les sea cumplir con su parte del proyecto, más reconocimientos recibirás a lo largo del proceso.

Cuando usas una herramienta de gestión de proyectos para crear tu cronograma, compartirlo resulta rápido y sencillo. Olvídate de los emails y de múltiples documentos. De inmediato, los demás participantes sabrán quién hace qué y cuándo es el vencimiento.

Para el evento de agradecimiento para clientes, vamos a querer compartir tu cronograma con todos los involucrados en el proyecto, no solamente con quienes tengan responsabilidades inmediatas. Cualquiera puede dar seguimiento a su parte del proyecto y a sus dependencias sin importar el momento en que lo haga.

7. Gestiona y adapta: consejos para usar el cronograma de tu proyecto después de haber iniciado el proyecto

Si alguna vez trabajaste en algún proyecto, sabrás que las cosas no siempre suceden como se planifican. Sin embargo, cuando estás preparado para adaptarte, los cambios no parecen ser tan difíciles de procesar. Los cronogramas no solo son excelentes para planificar; también son útiles para ajustarlos a medida que se producen demoras inevitables.

Mover las tareas de un lado a otro no tiene por qué ser complicado ni debe alterar el proyecto entero. Si una parte del proyecto se retrasa, como encargado del proyecto, tendrás claro qué impacto tendrá esto en el resto del proyecto. Entonces, te sentirás con la capacidad suficiente como para mover las piezas de un lado a otro para que el proyecto global aún pueda avanzar de forma productiva.

Adaptación con un Cronograma

Tal como lo señala The Balance Careers, los cambios en los proyectos se pueden gestionar dentro de sus propios pasos específicos, pero una vez que el cambio es definitivo, es hora de actualizar tu cronograma. Dado que los cronogramas quedan obsoletos rápidamente a medida que los planes cambian, confiar en una herramienta de gestión de proyectos (no en emails ni hojas de cálculo) ofrece grandes beneficios. Como encargado del proyecto es tu responsabilidad comunicar a los demás participantes cuál es el verdadero punto de referencia (tu cronograma) y asegurarte de que esté siempre actualizado.

  • Actúa de inmediato. Apenas se confirma el cambio, actualiza tu cronograma para reflejarlo.
  • Notifica a los participantes. Cualquiera de los afectados por el cambio en tu cronograma de proyecto debe entender cómo lo impacta y debe poder ver el cambio en el cronograma de proyecto.
  • Determina el impacto. Una vez que tu cronograma esté actualizado podrás ver si hay períodos sobrecargados en los que los participantes tengan demasiadas tareas. ¿Puedes mover una tarea para asegurarte de contar con más tiempo? ¿Alguien más se puede hacer cargo?

Para concluir con nuestro evento de ejemplo, digamos que lograste elegir un proveedor de catering para la cena de agradecimiento para clientes con anticipación con respecto a lo programado. Estás por cerrar el contrato cuando recibes una llamada y te informan que la empresa de catering duplicó la reserva por error. Lamentablemente, debes buscar otra empresa de catering.

Podemos usar nuestro cronograma para ajustar lo programado (y cualquier cosa o a quienquiera que impacte este cambio). El lado positivo de este desafío es que ya hemos pasado por muchas de las tareas iniciales y podemos verlas reflejadas en el cronograma. Más allá de que es un problema frustrante, parece que no será tan difícil gestionarlo porque nuestro cronograma nos ha ayudado a mantenernos organizados y encaminados.

Preguntas frecuentes acerca de los cronogramas de los proyectos

Saber cuándo es necesario crear un cronograma de proyecto bien organizado es un excelente primer paso para entender cómo usar esta herramienta tan poderosa. Pero es probable que aún tengas algunas dudas más. No estás solo. A continuación se encuentran las respuestas a algunas de las preguntas más comunes que se hacen acerca de los cronogramas de proyectos:

¿Cuál es la diferencia entre un cronograma y un diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt se centran más en los flujos de trabajo y las dependencias de las tareas. Son más lineales y no representan los cambios ni los distintos sucesos que se producen al mismo tiempo. Los cronogramas son flexibles y se adaptan fácilmente a los cambios en los planes de proyectos. Permiten actualizar el flujo de trabajo sin esfuerzo alguno. Ambos sirven como herramientas visuales.

¿Cómo puedes dar seguimiento al progreso de un proyecto, especialmente si gestionas varios a la vez?

Portafolios de proyecto para gestionar varios proyectos a la vez

Es algo difícil de llevar a cabo en hojas de cálculo, pero mucho más sencillo en una herramienta de gestión de proyectos. Hay múltiples vistas para ver un proyecto a la vez, o también puedes gestionar varios proyectos juntos con una vista de estilo portafolios.

En otras palabras, puedes ver cuándo tendrás más tiempo para trabajar en tareas específicas y cuándo la capacidad productiva está toda ocupada. De este modo, podrás hacer los ajustes necesarios para equilibrar la gestión de recursos de tu equipo.

Crea tu próximo cronograma de proyecto sin dudarlo

No es suficiente con elaborar un plan de proyecto. Determinar cómo ejecutarlo es igual de importante. El desarrollo de un cronograma o programación acerca de cómo evolucionará el plan es crítico para la fase de planificación y también hace que la gestión de los proyectos sea más eficiente.

Con este proceso paso a paso para los cronogramas de gestión de proyectos te mantendrás encaminado y menos estresado. ¡Pruébalo, adáptalo a lo tuyo y compártelo!

Para que los cronogramas de tus proyectos aporten mucho más, crea el próximo con Asana.