Planifica y administra proyectos con el cronograma

Planificar un proyecto no es fácil: ¿quién debería hacer qué?, ¿cuándo? y ¿en qué orden? Incluso después de comenzar un proyecto, no siempre queda claro si las fechas límites son realistas, si los compañeros de equipo están sobrecargados de trabajo o si alguna de las partes corre riesgo. Afortunadamente, Asana simplifica la planificación y la gestión de proyectos. El cronograma te proporciona una vista con formato de diagrama de Gantt para armar tu plan, compartirlo con las partes interesadas y cumplir las fechas límite.

¿Qué es el cronograma?

A esta altura, probablemente ya sepas crear proyectos de Asana agregando tareas y luego organizándolas con secciones/columnas y campos personalizados. El cronograma te muestra una vista real de cómo encaja todo tu trabajo para que puedas comenzar proyectos con el pie derecho y cumplir tus fechas límite. Puedes crear planes de proyecto que muestren cómo se conectan todas tus tareas y adaptarlos a medida que surgen problemas o el trabajo cambia. Es como un diagrama de Gantt mucho más poderoso porque está conectado a tu trabajo de base en Asana y está siempre actualizado.

El cronograma en Asana es una vista con formato de diagrama de Gantt que te ayuda a planificar y cumplir tus fechas límite.

Cómo usar el cronograma

El cronograma es una vista de proyecto y, como tal, es visible para cualquier proyecto de Asana. Funciona mejor cuando comienzas a agregar fechas de inicio, fechas de entrega y dependencias de tareas, ya que así puedes visualizar el programa completo. Comienza haciendo clic en la pestaña Cronograma que está justo debajo del nombre del proyecto.

Puedes arrastrar y soltar tareas en el cronograma para crear y ajustar tu plan. El cronograma también se actualiza cada vez que haces cambios en el diseño de lista o tablero.

¿Por qué usar el cronograma?

El cronograma es la mejor función para gerentes de proyecto o cualquier persona que generalmente gestione proyectos como parte de su rol. También es útil para cualquiera que esté trabajando en un proyecto con una fecha límite, especialmente si quieren compartir su plan con personas interesadas. El cronograma te ayuda en los siguientes aspectos:

  • Mantener tu trabajo conectado al plan: el cronograma conecta los planes del proyecto para trabajar directamente en Asana, de modo que los equipos tengan una sola herramienta para ver sus planes a medida que los proyectos progresan y puedan mantenerse en contexto con archivos adjuntos, comentarios y actualizaciones de estado.
  • Visualizar cómo encajan las piezas: ve cómo se conectan las tareas y las fechas límite para que puedas identificar inquietudes y detectar problemas antes de comenzar.
  • Compartir tu plan con todos: mantén a tus compañeros de equipo actualizados respecto a los planes, obtén participación y muestra el trabajo de tu equipo.
  • Modificar los planes cuando el trabajo cambia: si el trabajo cambia y las fechas límite se modifican, puedes adaptar fácilmente tu plan para mantener tu proyecto bajo control.

Consejos para planificar tu proyecto con el cronograma

El cronograma es ideal para ayudarte a planificar tu proyecto antes de comenzar y para luego controlarlo y actualizarlo a medida que el trabajo avanza, de modo que puedas cumplir con las fechas límite. A continuación, encontrarás consejos para cada etapa de la planificación:

  • Crea tareas con el diseño de lista o tablero, luego dirígete al cronograma para comenzar a planificar las fechas de inicio y de entrega.
  • Todas las tareas con fechas de entrega aparecen en el cronograma. Las tareas que no tienen fecha de inicio o de entrega aparecen en Tareas sin programar en la parte inferior. Arrastra las tareas sin programar al cronograma para incluirlas en el programa.
  • Usa las dependencias de tarea. Estas muestran el trabajo que está en espera de otra tarea, de modo que puedas ver las conexiones o conflictos que se producen en el cronograma. Si hay conflictos de tiempo, verás una flecha roja en el cronograma. Ajusta las tareas para asegurarte de que nadie tenga contratiempos para cumplir su fecha límite.
  • Establece dependencias fácilmente en tu cronograma haciendo clic en el icono de conector que aparece cuando pasas el cursor sobre una tarea y luego arrastrándolo hasta otra tarea.
  • Acerca o aleja la vista de tu cronograma para ver el programa de tu proyecto en diferentes escalas. Por ejemplo, acerca la vista para tener un visión del trabajo de la semana; luego, aleja la vista para ver el plan completo en caso de tener que presentarlo en una reunión.
  • Selecciona varias tareas para modificarlas juntas.

Proyectos de ejemplo para planificar con el cronograma

El cronograma funciona mejor con proyectos que tienen una fecha límite (a diferencia de los que son continuos). Haz clic en cualquiera de los siguientes casos de uso para obtener una plantilla en Asana(/templates), y comienza con solo unos simples pasos.

Cuándo usar la vista de cronograma y cuándo la de calendario

La vista de cronograma y la de calendario te dan información distinta y deben utilizarse para fines diferentes. Ambas son vistas de proyecto, por lo que puedes intercambiarlas en todo momento, pero ten en cuenta lo siguiente:

Considera la vista de cronograma si… la vista de calendario si…
Fecha límite Tu proyecto tiene una fecha de finalización Tu proyecto es continuo
Flujo de trabajo Tu proyecto tiene dependencias y el trabajo se realiza en determinado orden Las tareas son más independientes entre sí
Programa Quieres crear un programa de proyecto y ver su avance Quieres visualizar el trabajo que se está realizando esta semana o este mes
Público Quieres compartir el plan con ejecutivos, otros equipos, personas interesadas en el proyecto Estás mirando tu propio programa en Mis tareas o el programa general de tu equipo

A diferencia de las hojas de cálculo, las diapositivas y otras herramientas de gestión de proyectos, los planes de proyecto que usan el cronograma son fáciles de establecer y mantener y se crean teniendo en cuenta a todo tu equipo. Además, como está conectado a tu trabajo de base en Asana, el cronograma se mantiene siempre útil y actualizado, incluso a medida que tu trabajo avanza y se modifica.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.