Qué son las dependencias en la gestión de proyectos y cómo gestionarlas

Al igual que una carrera de relevos, los proyectos se suelen finalizar a medida que las tareas pasan de un miembro del equipo a otro. Pero, a diferencia de una carrera de relevos, algunas tareas del proyecto no pueden comenzarse sin que otras tareas avancen y se finalicen primero. Esta relación entre tareas se denomina dependencia. 

Como gerente de proyectos, comprender cómo funcionan las dependencias puede ayudarte a definir un plan claro y coherente antes de iniciar el proyecto en sí. A continuación te contamos todo lo que debes saber.

¿Qué es una dependencia en la gestión de proyectos?

En general, una dependencia es algo que depende de otra cosa. 

Ejemplos generales de una dependencia:

• Los bebés dependen de sus cuidadores.

• Las plantas dependen de la luz solar.

• Los peces dependen del agua.

En lo que respecta a la gestión de proyectos, una dependencia es una tarea que depende de la finalización de otra. 

Ejemplos de dependencias en la gestión de proyectos:

• La publicación de un comunicado de prensa de una empresa depende de la aprobación del mensaje por parte del director general.

• Un reembolso depende del envío de un informe de gastos.

• La reparación de un error depende de la identificación de su causa principal.

Como gerente de proyectos, es importante controlar todas las dependencias de tu proyecto para que los participantes sepan cuándo tienen que comenzar su parte del proyecto.

Términos clave asociados a las dependencias en la gestión de proyectos

Antes de hablar de los diferentes tipos de dependencias en la gestión de proyectos, hay que comprender algunos términos clave.

Restricciones de los proyectos

La restricción de un proyecto es una restricción que el gerente de proyectos debe respetar a medida que el proyecto avanza. Las restricciones más comunes son:

• Costo: La cantidad de dinero que puedes gastar para llevar a cabo el proyecto.

• Tiempo: El tiempo que llevará finalizar un proyecto.

• Alcance: La cantidad de recursos del equipo que puedes utilizar.

Ruta crítica

En la gestión de proyectos, la ruta crítica es la cadena de actividades que da lugar a un proyecto totalmente finalizado. Si alguna de las tareas o actividades críticas se retrasa, el cronograma de todo el proyecto se verá afectado. 

Bloqueos

Un bloqueo es todo aquello que puede impedir la finalización de una actividad del proyecto. Los bloqueos pueden ser problemas internos, como que un miembro del equipo esté ausente durante una semana, o externos, como que un proveedor externo no cumpla con una orden de compra a tiempo.

Tipos de dependencias en la gestión de proyectos

Aunque el concepto de dependencias en la gestión de proyectos es sencillo, puede tener muchas variantes. 

Dependencias de proyectos lógicas

También conocidas como dependencias causales, estas dependencias son partes de un proyecto que son necesarias para su realización. A menudo representan el resultado final de todas las tareas precedentes y no se pueden ejecutar en paralelo con otras tareas. 

Por ejemplo, no puedes delegar una tarea a otra persona si no tienes otra persona en tu equipo. En este caso, la contratación de otro empleado se considera una dependencia lógica.

Dependencias de recursos

Las dependencias de recursos son restricciones del proyecto relacionadas con una cantidad limitada de recursos que tienes para tu proyecto. Si hay recursos adicionales disponibles para el proyecto, esta dependencia no sería un problema.

Por ejemplo, el progreso del proyecto B depende de que un solo diseñador termine el proyecto A para que tenga la disponibilidad laboral para realizar el proyecto B sin tener sobrecarga de trabajo.

Dependencias de proyectos preferenciales

Las dependencias preferenciales son creadas por procesos impuestos por el equipo, pero no son necesariamente necesarias para llevar a cabo un proyecto.

Por ejemplo, para un editor puede ser necesario hacer una última revisión antes de enviar un artículo a publicar. Aunque se trata de un paso creado por el equipo para garantizar que no haya errores, este paso no es necesario para finalizar el proyecto.

Dependencias externas

Las dependencias externas son tareas que dependen de factores externos sobre los que tú o tu equipo no tienen control. Las dependencias internas son más comunes, ya que dependen de cuestiones que tu equipo puede controlar.

Un buen ejemplo de dependencia externa es cuando un fenómeno meteorológico impide que llegue un envío de fruta fresca a un restaurante. El chef necesita naranjas para un menú específico, pero debido a una helada imprevista, ya no podrá crear los platos a base de naranjas que tenía en mente. La elaboración de estos platos específicos dependían de la entrega de las frutas por parte del proveedor externo.

Tipos de dependencias de tareas en la gestión de proyectos

Algunas dependencias en la gestión de proyectos son específicas de las dos tareas implicadas. Estos son los tipos más comunes de dependencias de tareas.

• Finalizar para iniciar: Esta es la dependencia de tareas más común. La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A se finalice. Esta funcionalidad es común en la metodología de gestión de proyectos en cascada.

• Terminar para finalizar: La tarea B no se puede finalizar hasta que la tarea A también haya finalizado. Esto se da comúnmente con las tareas que tienen subtareas. Si las subtareas no se finalizan, no puedes finalizar la tarea madre. 

• Empezar para comenzar: La tarea B no puede comenzar antes de que se comience con la tarea A. Se trata de tareas que se deben ejecutar en paralelo. Un buen ejemplo de esto es el lanzamiento de un comercio electrónico. Un especialista en Marketing de Redes Sociales desea publicar un anuncio de una oferta justo cuando el desarrollador web publica la tienda en el sitio web. El especialista en Marketing de Redes Sociales solo empieza con su tarea cuando el desarrollador web también comienza; por lo que de esta forma se garantiza que el anuncio se publique al mismo tiempo.

• Comenzar para terminar: La tarea B debe comenzar para que la tarea A se finalice. Esto es importante para las situaciones en las que se da una superposición. Un claro ejemplo sería la cobertura de una asistencia técnica. Un representante no puede marcharse hasta que otro representante acuda a relevarlo de sus funciones, de modo que siempre haya alguien disponible para brindar atención al cliente.

4 consejos para la gestión de las dependencias

La gestión de las dependencias en la gestión de proyectos puede parecer abrumadora a primera vista, pero aprender a hacerlo puede garantizar el éxito de tus proyectos. A continuación, compartimos cuatro consejos que te ayudarán a organizar las dependencias de las tareas.

1. Organiza las tareas con un software de gestión de proyectos

Encontrar la herramienta de gestión de proyectos perfecta que se adapte a tu equipo puede cambiar el juego en términos de dependencias internas. Al usar una herramienta de gestión de tareas que albergue tu plan de proyecto, la actividad del proyecto e identifique claramente las tareas dependientes, tú y tu equipo podrán cumplir con el programa del proyecto con éxito. 

2. Visualiza las dependencias en la gestión de proyectos con claridad

Visualizar las dependencias en la gestión de proyectos es una forma sencilla de comprender mejor qué tareas se deben finalizar y en qué orden. El uso de herramientas visuales como un diagrama de Gantt o un tablero Kanban puede mostrar con claridad a los miembros de tu equipo en qué fase se encuentra el proyecto y qué tareas dependen de él.

3. Supervisa los riesgos potenciales en un plan de proyecto

Cuando establezcas un plan de proyecto, lleva a cabo una lluvia de ideas sobre todas las posibles dependencias internas que puedas encontrar durante el proyecto. ¿Algún miembro de tu equipo tiene una carga de trabajo mayor de lo normal? ¿Trabajas con algún proveedor externo para finalizar este proyecto? En caso de que una parte se retrase, ¿el equipo del proyecto se encuentra preparado para un cambio en el programa?

Siendo realistas, no puedes supervisar todos los riesgos potenciales que puedan surgir durante tu proyecto, pero sí puedes supervisar las dependencias para garantizar que los entregables se realicen a tiempo. 

4. Fomenta la participación de las partes involucradas

No existe el exceso de comunicación cuando se trata de las dependencias de tareas. Si una de las partes involucradas en el proyecto sabe que una tarea se ha retrasado, anímala a que se lo comunique a todo el equipo para que las personas puedan ajustar sus cronogramas según corresponda.

¿Por qué es fundamental comprender las dependencias en un proyecto?

Dominar las dependencias de un proyecto es crucial para el éxito del mismo. Permite al responsable del proyecto:

1. Control exhaustivo y planificación estratégica:

Visualizar una imagen completa del proyecto, comprendiendo cómo cada tarea se interconecta. Anticipar cuellos de botella y optimizar la secuencia de las tareas para un flujo de trabajo eficiente. Identificar el momento preciso para que cada miembro del equipo comience su trabajo, evitando retrasos y maximizando la productividad.

2. Gestión eficaz del tiempo y prevención de retrasos:

Detectar el impacto de las modificaciones en una tarea sobre el resto del proyecto. Ajustar los plazos de forma precisa, minimizando el riesgo de retrasos y asegurando el cumplimiento de la fecha límite. Priorizar las tareas críticas para el éxito del proyecto, enfocando los esfuerzos en lo que realmente importa.

3. Minimización de errores y optimización de recursos:

Evitar la duplicación de esfuerzos y la repetición innecesaria de tareas. Establecer un orden lógico de ejecución que minimice el margen de error. Reducir costes y optimizar el uso de recursos humanos y materiales.

4. Flexibilidad y capacidad de adaptación:

Reorganizar y ajustar el plan de proyecto según las dependencias y los cambios que surjan. Tomar decisiones estratégicas con información precisa sobre el impacto de cada tarea. Anticipar y prevenir posibles riesgos, asegurando la flexibilidad ante imprevistos.

Dominar las dependencias te ayudará a convertir tu proyecto en un éxito.

Mantén las dependencias de las tareas al día

¿Deseas obtener más información sobre cómo realizar un mejor seguimiento de las dependencias del proyecto? Consulta los recursos de gestión de proyectos de Asana.