Cómo crear programas de proyectos para que tu trabajo resulte más fácil

Un proyecto nuevo en el trabajo por lo general es señal de una nueva aventura llena de participantes, vencimientos, entregables y herramientas. Pero independientemente de si tu proyecto es el lanzamiento de un producto nuevo, el evento de un proveedor, el calendario editorial anual o, incluso, la incorporación de un empleado, necesitarás un programa para poder lograrlo.

Crear el programa de un proyecto con planes, procesos y responsabilidades claros es esencial para que tu equipo esté al día y así sepa quién está haciendo qué y para cuándo. De esta forma, podrás ver cómo se conectan todas las piezas. Aunque puede llevar un poco de tiempo al principio, el programa de un proyecto bien hecho aumentará la eficiencia, la capacidad de respuesta y la transparencia. Y estas tres palabras son música para los oídos de todos (en particular para tu jefe quien te confió este proyecto). También podrás reducir el uso de las herramientas que se supone que te ayudan a gestionar un proyecto pero que, por el contrario, dificultan el proceso.

Tu tarjeta profesional puede que no tenga el título de gerente de proyectos bajo tu nombre, pero ¿adivina qué? Para este proyecto y muchos otros, verás que este será tu rol de hecho. ¡Acéptalo! Cuando aprendas a pensar como gerente de proyectos, estarás encaminado para lograr que el trabajo vuelva a funcionar.

Cómo crear programas de proyectos

Ahora que ya estás listo y en condiciones de proceder como gerente de proyectos, es hora de comenzar a planificar y elaborar un programa para el proyecto. Dado que el proceso de programación para la gestión del proyecto puede parecerte un poco extraño, te presentamos una lista de pasos que puedes tener en cuenta mientras elaboras el plan de tu proyecto:

1. Define los objetivos de tu proyecto. Escribe cuáles son tus entregables o hitos clave que harán que este proyecto resulte exitoso.

2. Identifica a todos los participantes. Haz una lista de todas las personas que necesitan participar de tu proyecto, aun si su rol es tan solo el de dar una aprobación.

3. Define tu vencimiento final. Por último, ¿cuándo necesitas finalizar este proyecto por completo? Asegúrate de contar con tiempo suficiente para abordar algún conflicto que pueda surgir (seguro que alguno habrá).

4. Haz una lista de todos los pasos o tareas. Toma todos los hitos y los entregables que definiste en el paso 1 y divídelos en tareas más pequeñas y subtareas para asegurarte de que todo esté bajo control.

5. Asigna a un miembro del equipo como responsable de cada tarea. Decide quién realizará cada tarea y subtarea, y sé claro en cuanto a los vencimientos. Recuerda que tus colegas pueden tener otros proyectos en marcha al mismo tiempo. Sé consciente de la carga laboral para que los miembros del equipo no se sientan agobiados.

6. Trabaja en retrospectiva para establecer las fechas de entrega de cada tarea. Determina cuánto tiempo tardará cada tarea en finalizarse (su fecha de inicio y de entrega). Ten en cuenta que algunos retrasos serán inevitables. Es importante considerar también la secuencia ya que ciertas tareas necesitarán finalizarse antes de que otras comiencen.

7. Organiza el programa de tu proyecto en una herramienta y compártelo con tu equipo. Ya has creado el plan de tu proyecto con éxito, ahora es importante organizarlo de manera que todos los participantes puedan verlo y trabajar desde allí. Encontrar una herramienta que te ayude a hacer ambas cosas será crucial para tener éxito.

Una vez que ya tengas un programa detallado del proyecto a punto, el tiempo que le dediques a la gestión del proyecto disminuirá, y tú y tu equipo tendrán más tiempo durante el día para centrarse en el trabajo de calidad. En definitiva, ¿no te contrataron para eso?

Ejemplos de programas de proyectos

Una vez que ya hayas seguido todos los pasos mencionados previamente, obtendrás un programa claro en el que se trazan el programa y los pasos de tu proyecto. A continuación, se incluyen algunos ejemplos de cómo se vería:

Ejemplo de un programa de planificación de un evento

¿Estás planificando un evento virtual? En tu programa verás proyectado todo lo que necesites hacer y para cuándo, antes del gran día.

Ejemplo de un programa del lanzamiento de un producto

Para tu próximo producto nuevo, crea una estructura de desglose del trabajo en la que se determinen todos los pasos y dependencias. Después, mira todo en un único proyecto fácil de compartir para que tu equipo esté siempre al día.

Ejemplo de un programa de una campaña de marketing

Conoce con exactitud lo que sucede en todo momento durante tu campaña de marketing con la ayuda de un plan del proyecto con el que se programe todo:

Los próximos pasos luego de finalizar tu programa de proyecto

El objetivo de contar con el cronograma de un proyecto es realizar más trabajos de manera más eficiente. Poder ver el panorama general de tu proyecto y crear un plan bien elaborado se traduce en menos estrés y más productividad. Una vez que hayas finalizado tu plan, hay dos pasos fundamentales más a considerar.

Compártelo con tu equipo

Al compartir el programa de tu proyecto, los miembros de tu equipo sabrán con claridad cuáles son sus responsabilidades dentro del proyecto y tendrán un mayor conocimiento de todas las piezas del plan. Comienza por enviar el programa del proyecto a todos los participantes y pide que realicen comentarios (ya sean preguntas, dudas o ideas).

Mantente organizado al ofrecer un lugar central en donde brindar todas las respuestas y dar los plazos firmes, y así poder promover la intervención oportuna por parte de los miembros del equipo. Una vez que ya tengas todos los comentarios, crea una versión actualizada del programa del proyecto y compártelo nuevamente con todos los participantes. Además, asegúrate de que el programa de tu proyecto esté incluido en toda tu documentación importante para la planificación del proyecto, como el brief del proyecto y el resumen ejecutivo.

Adáptalo sobre la marcha

Heráclito, ya en la antigua Grecia, lo había notado cuando afirmó que lo único constante es el cambio. Lo mismo se puede aplicar al cronograma de tu proyecto. Una vez que hayas comenzado con el proyecto, asegúrate de verificar constantemente tu programa. Modifícalo si fuera necesario cuando surjan imprevistos.

Gestionar el cronograma de tu proyecto y todos los activos del proyecto en un lugar central ayudará a que todos tengan una única fuente de información, lo que asegurará que se esté usando la versión más actualizada del programa del proyecto.

Mejora la eficiencia: convierte tus planes y programas en plantillas

Incluso para ahorrar más tiempo en la planificación de proyectos, usa una plantilla comprobada y basta de reinventar la rueda cada vez que pulsas “Ir” en un proyecto nuevo.

Si tu proyecto actual es un evento anual, como la exposición de un proveedor, entonces lo mejor es ya contar con un cronograma sólido del proyecto para que puedas tenerlo listo para el próximo. ¿Y en qué otros proyectos trabajas que necesitan del mismo proceso siempre? Por ejemplo, la exposición de tu proveedor podría compartir tareas similares con el almuerzo de un cliente que vayas a organizar este año. Contar con una plantilla de programa del proyecto significa que podrás lanzar futuros proyectos más rápido y de forma más eficiente.

¿Dónde deberías hacer el programa de un proyecto?

Si estás adoptando un nuevo rol como gerente de proyectos de hecho, es probable que lo más eficiente sea abordar tu trabajo creando programas de proyectos y, tal vez, también sea el momento ideal para actualizar todo en una herramienta integral. (¡Sí, existe!)

Las herramientas de gestión del trabajo sirven para ayudarte a crear programas dinámicos de proyectos y cronogramas estilo diagrama de Gantt intuitivos que brindan una visibilidad clara en todas las etapas y para todos los participantes. Dile adiós a los emails, las hojas de cálculo y los chats que no se vinculan entre sí.

Desarrollar y gestionar el programa de tu proyecto en un sistema centralizado te permite crear con un calendario del proyecto todos los pasos y definir su duración. Además, puedes crear tareas y subtareas, y asignárselas a la persona adecuada. A medida que modifiques el plan de tu proyecto, podrás realizar rápidamente los cambios en la herramienta y todos los participantes recibirán las debidas notificaciones. Las diferentes vistas de tu programa se adaptan a todos los estilos de trabajo y aprendizaje. Además, tus flujos de trabajo se integrarán perfectamente dado que siempre sabrás quién está haciendo qué y para cuándo.

Trabaja con más inteligencia gracias a los programas de los proyectos

Felicitaciones, gerente de proyectos de hecho, vas por el camino correcto para poder trabajar con más inteligencia. Tienes la actitud y los pasos que necesitas para comenzar a reformar —y reforzar— tu proceso para los proyectos. Puedes hacer todo eso (y mucho más) con una solución de gestión del trabajo como Asana. Considérala tu herramienta integral para conseguir el éxito con tu proyecto. ¡Feliz planificación!