Cómo crear y gestionar el calendario de un proyecto para preparar a tu equipo para el éxito

¿Hay días en los que trabajas y sientes que lo haces como si estuvieras en el lejano oeste, rodeado de caos y sin ley alguna? Estas son algunas señales: el trabajo está aislado y sin coordinación. Las piezas de los proyectos no se conectan y las fechas de entrega, por lo general, no se cumplen. Tienes poca o ninguna visibilidad de la carga de trabajo de tu equipo, lo que deriva en la duplicación del trabajo por la deficiencia en las comunicaciones. La buena noticia es que muchos de estos problemas se pueden resolver si usas un calendario para el proyecto.

Primero, quédate tranquilo de que no eres el único que lucha contra todo esto. Los datos de la encuesta Pulse of the Profession de 2019 muestran que las organizaciones perdieron más del 12 % de lo invertido en sus proyectos el año pasado debido al bajo rendimiento. La gestión de proyectos te puede ayudar a volver a pisar firme y a transformar el caos en orden.

Incluso mejor, puedes dominar tu día laboral si incorporas un calendario del proyecto: una parte crítica del proceso de gestión de proyectos con la que reducirás la pérdida de tiempo y recursos. Independientemente de que trabajes para unir todas las piezas en una línea de contenido, en la hoja de ruta de un evento o en el lanzamiento de un producto, por fin tendrás la sensación de ser el sheriff que gobierna el pueblo cuando sepas exactamente qué sucedió antes y qué es lo próximo que sigue en tu proyecto.

¿Qué es el calendario de un proyecto?

En el calendario de un proyecto se reúnen todas las piezas de tu trabajo en un lugar visible y centralizado al que todo el equipo puede acceder. Te brinda una vista general del cronograma del proyecto para que puedas notar cuáles son los plazos de algunas de las piezas. Y además, es útil para que cada uno de los que contribuya planifique el trabajo con anticipación y lo organice en torno a los proyectos más importantes. Con un calendario de planificación de proyectos sólido, te mantendrás informado y sabrás exactamente lo que haces hoy, lo que harás la semana próxima e incluso más adelante. Y como tu equipo también tiene acceso, todos podrán ver sin problemas qué hace falta finalizar ahora y qué es lo que sigue a continuación.

Tipos de calendarios de proyectos

¿Qué es lo primero que se te viene a la mente cuando piensas en un calendario de proyectos? ¿Piensas en una hoja de cálculo de Excel con el formato de un calendario? ¿Piensas en un sistema de gestión de calendarios como el Calendario de Google? O tal vez piensas más allá de lo convencional e imaginas un calendario en una herramienta de gestión de proyectos.

Existen varias formas de crear un calendario de proyectos, y parte de tu trabajo como gerente de proyectos (incluso si ese no es tu puesto oficial) es encontrar un sistema que realmente funcione para tu equipo. A continuación, te mostramos una lista de las ventajas y desventajas de las 3 formas principales de crear un calendario de proyectos:

Las ventajas y desventajas de crear un calendario de proyecto en Excel

Posiblemente, la forma más tradicional de crear un calendario de proyecto es hacerlo en Excel, donde puedes ajustar las filas y columnas de las hojas de cálculo para que parezcan un calendario mensual tradicional.

Ventajas:

• Es muy probable que tu equipo ya tenga acceso a esta herramienta y sepa cómo usarla.

• Excel cuenta con plantillas para calendario de proyectos para que no tengas que empezar de cero.

• Puedes ajustar el tamaño de las celdas dependiendo de la cantidad de información que estés agregando al calendario de tu proyecto.

Desventajas:

• Dado que Excel no se diseñó específicamente para crear calendarios de proyectos, puede resultar difícil capturar y dar seguimiento al trabajo concreto con esta herramienta.

• Es difícil incluir archivos, detalles y trabajos complementarios a los que tu equipo pueda necesitar acceder.

• Una vez que creas un calendario de proyecto en Excel, puede resultar difícil adaptarlo o cambiar el formato visual.

Las ventajas y desventajas de crear el calendario de tu proyecto en el Calendario de Google

Otra opción puede ser crear un calendario de proyecto en el sistema de gestión de calendario de tu equipo, como por ejemplo, el Calendario de Google. En este tipo de calendarios de proyectos, puedes usar los eventos del calendario para representar los próximos trabajos.

Ventajas:

• Es muy probable que tu equipo ya tenga acceso a esta herramienta y sepa cómo usarla.

• Dado que la mayoría de los sistemas de gestión de calendario tienen la capacidad de mostrar varios calendarios a la vez, puedes ver tu calendario personal y el calendario de eventos laborales de tu empresa en forma simultánea.

• Los eventos del calendario generalmente tienen un título y una descripción, por lo que puedes usar el título del evento para representar el título de la tarea y agregar contexto adicional en la descripción del evento.

Desventajas:

• Los sistemas de gestión de calendarios como el Calendario de Google se diseñaron para mostrar eventos, no tareas ni entregables.

• Tener muchos “eventos” de tareas en un día puede resultar agobiante.

• Intentar visualizar en una misma herramienta las próximas tareas y las reuniones en forma simultánea puede resultar confuso y desorganizado.

Las ventajas y desventajas de usar una herramienta de gestión de proyectos para el calendario de tu proyecto

Las herramientas de gestión de proyectos están creadas con una funcionalidad sólida para ayudarte a ti y a tu equipo a coordinar y ejecutar los proyectos más ambiciosos. Con una herramienta de gestión de proyectos, tu equipo puede visualizar el proyecto de varias formas: como Calendario, tablero Kanban y Cronograma.

Ventajas:

• Las herramientas de gestión de proyectos no solo brindan una vista integral de todas las tareas de tu proyecto, también te permiten hacer clic en cada tarea para obtener mayor información, contexto y archivos adjuntos relevantes.

• Puedes integrar fácilmente el calendario de tu proyecto con tus herramientas de negocios favoritas, para que tu equipo tenga todos los archivos y el contexto que necesitan para realizar su trabajo en un solo lugar.

• En una herramienta de gestión de proyectos, puedes alternar entre varias vistas para ver la misma información del proyecto de diferentes maneras, como calendarios, tableros Kanban, listas de tareas y cronogramas. De esa manera, las partes interesadas pueden visualizar el trabajo de la forma que les sea más útil.

Desventajas:

• Es posible que tu equipo no esté familiarizado con una herramienta de gestión de proyectos.

• Los involucrados de otros departamentos deberán acceder a esta herramienta para ver el calendario de tu proyecto.

¿Cómo creo un calendario de proyecto?

¡Comencemos! Recomendamos usar una herramienta de gestión de proyectos para crear tus calendarios de planificación de proyectos. Con una herramienta de gestión de proyectos, obtendrás una buena cantidad de funcionalidades valiosas que te permitirán:

• Crear y mover tareas fácilmente

• Ajustar fechas de entrega

• Asignar encargados de las tareas

• Compartir materiales

• Aumentar y simplificar las comunicaciones

• Ver todo el trabajo de tu equipo en un solo lugar

• Cambiar entre múltiples vistas, como calendario, diagrama de Gantt o tablero Kanban

• Cumplir con los vencimientos

• Aprovechar las integraciones

Bien, volvamos a la creación del calendario real. A continuación, te mostramos acciones concretas que seguramente pondrás en práctica:

1. Trazar los pasos a seguir. Decide qué debe suceder de principio a fin para que se lleve a cabo el proyecto. Identifica cualquier dependencia. Todavía no te preocupes por los plazos.

2. Establecer fechas de inicio y fin. Ahora mira tus pasos de forma integral y agrégales fechas realistas a cada uno.

3. Identificar a los involucrados. Asigna cada paso al miembro del equipo correcto para que las responsabilidades queden claras.

4. Realizar los ajustes necesarios. El calendario de tu proyecto es un documento activo. Asegúrate de revisarlo con frecuencia y de redistribuir el trabajo a medida que el plan de tu proyecto evoluciona.

Una vez creado, comparte el calendario de tu proyecto con los involucrados para que todos estén alineados y entiendan qué se esperará de ellos durante los próximos días, semanas o meses. Alienta a tu equipo a usar el calendario del proyecto todos los días para comunicar su progreso y compartir documentos.

10 consejos para gestionar el calendario de tu proyecto

Del mismo modo que con las herramientas de negocios, también existen mejores prácticas para el uso del calendario de un proyecto. A continuación, compartimos algunos consejos que te ayudarán a gestionar tu calendario del proyecto de forma más efectiva:

1. No lo compliques. Sé claro y asegúrate de agregar detalles (encargados, fechas de entrega, detalles del proyecto, materiales de referencia, etc.).

2. Usa la codificación por color de las tareas para facilitar su visualización.

3. Duplica las tareas si es necesario. Muchas tareas y tipos de tareas se repetirán; aprovéchalo y duplica las tareas o los requisitos en vez de empezar siempre desde cero.

4. Asegúrate de que la carga laboral del equipo se distribuya de manera equitativa. Intenta identificar quién podría estar sobrecargado de trabajo y quién podría tener más disponibilidad, y ajusta el calendario de tu proyecto según sea necesario.

5. Da seguimiento y supervisa con regularidad. Al mirar el calendario de tu proyecto, puedes identificar rápidamente qué entregables no se hicieron en el plazo esperado.

6. Haz las adaptaciones sobre la marcha. Las herramientas para gestión de proyectos te permiten arrastrar y soltar fácilmente para cambiar las fechas.

7. Crea cronogramas de proyectos que muestren la duración de cada una de las tareas o piezas de trabajo dentro de tu proyecto.

8. Establece los hitos del proyecto. Te dará la posibilidad de medir el progreso y compartir los éxitos.

9. Comparte tu calendario con los involucrados. En vez de ocuparte de responder preguntas acerca del estado del proyecto, puedes indicarles a todos los involucrados que consulten la vista de Calendario de tu proyecto.

10. Crea plantillas para calendarios de proyectos que puedas usar más adelante para otros trabajos.

3 ejemplos de calendarios de proyectos

Los calendarios de los proyectos son infinitamente versátiles como para adaptarse a cualquier proyecto. Esa flexibilidad es gran parte de su atractivo. Pero también pueden ser reutilizables. Si tienes un tipo de proyecto que tiende a repetirse, puedes crear una plantilla de calendario de proyecto que puedas volver a usar y ahorrarte gran parte del trabajo.

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de calendarios de proyectos:

1. Calendario editorial

El calendario editorial de un proyecto funciona para mantener a la producción de contenido encaminada mediante la gestión de todo el contenido en un mismo lugar con todas las fechas y vencimientos disponibles en formato visual. Todos pueden acceder fácilmente a las tareas y las fechas de entrega. Asigna tareas a los involucrados (escritores, revisores, diseñadores e incluso editores) y asigna a cada artículo una fecha prevista de publicación para saber qué será lo próximo que se publique y cuándo se hará. Controla todo el plan de contenido con esta plantilla.

2. Plan de proyecto de marketing

Independientemente de que tu proyecto de marketing sea sobre el próximo evento o el lanzamiento de una campaña, el calendario del proyecto es esencial para que todo salga bien. La gestión efectiva de proyectos, mediante un calendario de proyecto, ofrece a los profesionales de marketing la posibilidad de centralizar las comunicaciones, colaborar y crear procesos repetibles. Vincula tu plan de marketing, incluye fechas, responsables y tipos de iniciativas (ya sean de RR. PP., para redes sociales, etc.). En el mundo del marketing los cambios son constantes, lo que significa que los vencimientos se deben poder posponer con rapidez y también debemos tener la posibilidad de ajustar las fechas para mantener el plan de marketing actualizado. Usa una plantilla para generar claridad y confianza en todo el equipo de marketing.

3. Hoja de ruta del producto

Crea y actualiza tu hoja de ruta del producto en una ubicación central: el calendario de tu proyecto. Allí podrás comunicar el cronograma y la estrategia y, a la vez, realizar el seguimiento de múltiples líneas de producto en un mismo lugar. También podrás compartir tu hoja de ruta para recibir comentarios y el apoyo de los involucrados. Ten siempre una visión clara de las prioridades de tu negocio y de tu producto con esta plantilla para calendarios de proyectos.

Simplifica tu vida laboral

Quienes usan las herramientas para su propio beneficio son personas inteligentes. El calendario de un proyecto es solamente una de las formas que puede serte útil para que el trabajo funcione a diario sin problemas y de manera más eficiente. Mira cómo Redshift de Autodesk ha crecido un 30 % al añodurante tres años consecutivos gracias a la gestión de su contenido editorial con los calendarios de proyectos en Asana.