Cómo crear y gestionar el calendario de un proyecto para preparar a tu equipo para el éxito.

¿Hay días en los que trabajas y sientes que lo haces como si estuvieras en el lejano oeste, rodeado de caos y sin ley alguna? Estas son algunas señales: el trabajo está aislado y sin coordinación. Las piezas de los proyectos no se conectan y las fechas de entrega, por lo general, no se cumplen. Tienes poca o ninguna visibilidad de los recursos de tu equipo, lo que deriva en la duplicación del trabajo por la deficiencia en las comunicaciones. La buena noticia es que muchos de estos problemas se pueden resolver si usas un calendario para el proyecto.

Primero, quédate tranquilo de que no eres el único que lucha contra todo esto. Los datos de la encuesta Pulse of the Profession de 2019 muestran que las organizaciones perdieron más del doce por ciento de lo invertido en sus proyectos el año pasado debido al bajo rendimiento. La gestión de proyectos te puede ayudar a volver a pisar firme y a transformar el caos en orden.

Incluso mejor, puedes civilizar el día laboral si incorporas un calendario del proyecto; una parte crítica del proceso de gestión de proyectos con la que reducirás la pérdida de tiempo y recursos. Independientemente de que trabajes para unir una línea de contenido, en el plan de un evento o en el lanzamiento de un producto, por fin tendrás la sensación de ser el sheriff que gobierna el pueblo cuando sepas exactamente que sucedió antes y qué es lo próximo que sigue en tu proyecto.

¿Qué es el calendario de un proyecto?

En el calendario de un proyecto se reúnen todas las piezas de tu trabajo en un lugar visible y centralizado al que todo el equipo puede acceder. Te brinda una vista general del cronograma del proyecto para que puedas notar cuáles son los plazos de algunas de las piezas. Y además, es útil para que cada uno de los que contribuya planifique el trabajo con anticipación y lo organice en torno a los proyectos más cruciales. Con un calendario de planificación de proyectos sólido, te mantendrás informado y sabrás exactamente lo que haces hoy, lo que harás la semana próxima e incluso más adelante. Y como tu equipo también tiene acceso, todos podrán ver sin problemas qué hace falta finalizar ahora y qué es lo que sigue a unos pocos pasos.

Cómo crear el calendario de un proyecto

¡Comencemos! El primer paso para tener listo cualquier calendario de proyecto es elegir la plataforma correcta en la que se alojará (es decir, la herramienta para gestión de proyectos). Un pequeño equipo en una posición centralizada posiblemente aprovecharía la naturaleza práctica de una pizarra. Uno un poco más grande o más disperso podría coordinar todo mediante hojas de cálculo de Excel, documentos de Google o sus calendarios en línea. Pero todos estos métodos tienen defectos: se deben actualizar de forma manual, les falta visibilidad y flexibilidad y tampoco son fáciles de escalar cuando los equipos son más grandes.

¿Qué debe hacer un administrador de proyectos (ese serías tú, incluso aunque ese no sea oficialmente tu puesto)? Piensa más allá de las pizarras y de las tablas de Excel que sueles usar y busca una herramienta para gestión de proyectos.

Cuando usas una [herramienta de gestión de proyectos]](/guide/team/onboard/asana-calendar) para crear tus calendarios de planificación de proyectos, ganas una buena cantidad de facultades valiosas que te permiten:

Bien, volvamos a la creación del calendario real. A continuación, te mostramos acciones concretas que seguramente pondrás en práctica:

  1. Traza los pasos a seguir. Decide qué debe suceder de principio a fin para que se complete el proyecto. Identifica cualquier dependencia. Todavía no te preocupes por los plazos.
  2. Establece fechas de inicio y fin. Ahora mira tus pasos de forma integral y agrégales fechas realistas a cada uno.
  3. Identifica a los involucrados. Asigna cada paso al miembro del equipo correcto para que las responsabilidades queden claras.
  4. Haz los ajustes necesarios. El calendario de tu proyecto es un documento activo. Asegúrate de revisarlo con frecuencia y de redistribuir el trabajo a medida que el plan de tu proyecto evoluciona.

Una vez creado, comparte el calendario de tu proyecto con los involucrados para que todos estén alineados y entiendan qué se esperará de ellos durante los próximos días, semanas o meses. Alienta a tu equipo a usar el calendario del proyecto todos los días para comunicar su progreso y compartir documentos.

10 consejos para gestionar el calendario de tu proyecto

Del mismo modo que con las herramientas de negocios, también hay mejores prácticas para el uso de calendario de un proyecto. A continuación, te damos algunos consejos que te ayudarán a gestionar tu calendario del proyecto de forma más efectiva:

  1. No lo compliques. Sé claro y asegúrate de agregar detalles (encargados, fechas de entrega, detalles del proyecto, materiales de referencia, etc.).
  2. Usa la codificación por color de las tareas para mejorar la visión.
  3. Duplica las tareas si es necesario. Muchas tareas y tipos de tareas se repetirán; aprovéchalo y duplica las tareas o los requisitos en vez de empezar siempre desde cero.
  4. Asegúrate de que [la gestión de recursos del equipo(/resources/effectively-manage-team-workload) esté en equilibrio. Intenta identificar quién posiblemente tenga demasiado trabajo o a quién le falte y ajusta el calendario de tu proyecto según sea necesario.
  5. Da seguimiento y supervisa con regularidad. Al mirar el calendario de tu proyecto, puedes identificar rápidamente qué entregas no se hicieron en el plazo esperado.
  6. Haz las adaptaciones sobre la marcha. Las herramientas para gestión de proyectos te permiten arrastrar y soltar fácilmente para cambiar las fechas.
  7. Crea cronogramas de los proyectos que muestren la duración de cada una de las tareas o piezas de trabajo dentro de tu proyecto.
  8. Establece los logros del proyecto. Te dará la posibilidad de medir el progreso y compartir los éxitos.
  9. Comparte tu calendario con los involucrados. En vez de ocuparte de responder preguntas acerca del estado del proyecto, puedes indicarles a todos los involucrados que consulten la vista de Calendario de tu proyecto.
  10. Crea plantillas de calendarios de proyectos que puedas usar más adelante para otros trabajos.

3 ejemplos de calendarios de proyectos

Los calendarios de los proyectos son infinitamente versátiles como para adaptarse a cualquier proyecto. Esa flexibilidad es gran parte de su atractivo. Pero también pueden ser reutilizables. Si tienes un tipo de proyecto que tiende a repetirse, puedes crear una plantilla de calendario de proyecto que puedas volver a usar y ahorrarte gran parte del trabajo.

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de calendarios de proyectos:

1. Calendario editorial
El calendario editorial de un proyecto funciona para mantener a la producción de contenido encaminada mediante la gestión de todo el contenido en un mismo lugar con todas las fechas y vencimientos en formato visual. El acceso a las tareas y las fechas de entrega es sencillo. Asigna tareas a los involucrados (escritores, editores, diseñadores e incluso editoriales) y asigna fechas objetivo de publicación a cada artículo para saber qué será lo próximo que se divulgue y cuándo se hará. Controla todo el plan de contenido con esta plantilla.

2. Plan de proyecto de marketing
Independientemente de que tu proyecto de marketing sea sobre el próximo evento o lanzamiento de campaña, el calendario del proyecto es vital para todo salga bien. La gestión efectiva de proyectos, mediante un calendario de proyecto, ofrece a los profesionales de marketing la posibilidad de centralizar las comunicaciones, de colaborar y de crear procesos repetibles. Vincula tu plan de marketing; incluye fechas, encargados y tipos de iniciativas (ya sean de RR. PP., para redes sociales, etc.). En el mundo del marketing los cambios son constantes. Significa que los vencimientos se deben poder posponer con rapidez y también debemos tener la posibilidad de ajustar las fechas para mantener el plan de marketing actualizado. Usa una plantilla para generar claridad y confianza en todo el equipo de marketing.

3. Plan del producto
Crea y actualiza tu plan del producto en una ubicación central: el calendario de tu proyecto. Allí podrás comunicar el cronograma y la estrategia y, a la vez, mantener el seguimiento de múltiples líneas de producto en un mismo lugar. También podrás compartir tu plan para recibir comentarios y el apoyo de los involucrados. Ten siempre una vista clara de las prioridades de tu negocio y de tu producto gracias a esta plantilla para calendario de proyecto.

Asegúrate de facilitarte la vida en el trabajo

Quien usa las herramientas para su propio beneficio es una persona inteligente. El calendario de un proyecto es solamente una de las formas que puede serte útil para que el trabajo funcione a diario sin problemas y de manera más eficiente. Mira cómo Redshift de Autodesk ha crecido un 30 % al año durante tres años seguidos gracias a la gestión de su contenido editorial con los calendarios de proyectos en Asana.