La mejor alternativa a los cronogramas y calendarios en Excel

Una alternativa a calendarios y cronogramas de Excel
  • En este artículo:
    • Aprenderás en qué se compara Excel con un software de gestión de proyectos en cuanto a la creación de cronogramas y calendarios
    • Verás ejemplos de cronogramas y calendarios de proyectos
    • Obtendrás los pasos para poder configurar un calendario o cronograma para tu proyecto

Planificar cada paso de un proyecto es crítico a la hora de crear un plan claro. Pero puede ser difícil visualizar cómo se conecta el trabajo y cuándo son las fechas de entrega si solamente observas una lista de tareas. Y es aquí donde los cronogramas y calendarios de proyectos entran en juego. Ambos ofrecen una forma visual de mostrar el plan de tu proyecto para que puedas observar cuándo se realiza el trabajo.

Tu instinto quizás te lleve a que lo primero que hagas sea abrir Excel y comenzar a crear tu cronograma o calendario de proyectos allí, pero, ¡detente un segundo! Aunque sí puedes usar Excel para crear tu calendario o cronograma de proyectos, no siempre es la mejor herramienta para el trabajo. Excel es genial para realizar cálculos numéricos y crear tablas dinámicas, pero no fue diseñado para gestionar proyectos o mostrar información en cronogramas y calendarios.

Por otra parte, un software de gestión colaborativa de proyectos como Asana ayuda a los equipos a planificar y gestionar proyectos. Además, fue creada con vistas de cronograma y calendario (sin fórmulas ni combinación de celdas necesarias) para ayudar a que los equipos visualicen su trabajo.

En este artículo, expondremos los aspectos en los que Excel no cubre las necesidades críticas para la gestión de proyectos y cómo se compara con un software de gestión de proyectos. Asmismo, brindaremos ejemplos de cronogramas y calendarios de proyectos y los pasos para crear uno para tu proyecto.

Cronogramas y calendarios de Excel vs. un software de gestión de proyectos

Excel no fue diseñado para gestionar proyectos. Te mostramos tres obstáculos que puedes enfrentar al usar Excel para gestionar proyectos y las formas en las que puedes mejorar tu gestión de proyectos si cambias a una herramienta específica para gestión de proyectos:

Una estructura uniforme de proyectos
  • Excel: dado que una hoja de cálculos es una hoja en blanco con celdas individuales, necesitas determinar qué información se colocará en ellas al crear tu calendario o cronograma. Configurar la estructura puede demandar mucho tiempo y capturar todos los detalles críticos puede ser una tarea difícil. Además, cada uno puede configurar sus calendarios y cronogramas de manera diferente, lo que provoca inconsistencias en los proyectos.
  • Software de gestión de proyectos: debido a que fue diseñado específicamente para gestionar proyectos, esta herramienta tiene una estructura organizativa que te ayuda a diseñar tu plan. Por lo general existen formas estándar para capturar cada pieza del trabajo y organizar el trabajo y ofrece además, campos adicionales para capturar la información importante, como el responsable y la fecha de entrega. También puedes configurar rápidamente tu plan con vistas diferentes, como los calendarios, cronogramas, listas o tableros, y utilizar así la misma estructura en varios proyectos.
Un cronograma y plan centralizado y viable
  • Excel: en una hoja de cálculos, la información presente en cada celda no está vinculada con el trabajo real que se lleva a cabo. Por lo que aún necesitas usar emails, chats y otras herramientas para comunicarte y colaborar con tus compañeros de trabajo sobre los avances del proyecto. Como resultado, los detalles críticos del proyecto se encuentran diseminados en diferentes lugares y el contexto importante puede perderse fácilmente.
  • Software de gestión de proyectos: puedes organizar, dar seguimiento y comunicar cada pieza del trabajo de tu proyecto con tu equipo en un solo lugar. Así queda claro lo que hay que hacer, quién es el responsable de cada pieza y cuál es la fecha de entrega. Luego, puedes comunicarte, colaborar y adjuntar archivos en la misma herramienta de modo que todo esté relacionado y la información sea fácilmente localizable.
Actualizaciones de proyectos en tiempo real
  • Excel: puesto que el trabajo no se realiza efectivamente en tu hoja de cálculo, necesitas actualizar manualmente la información de cada celda cuando el alcance, las responsabilidades y las fechas de entrega cambian o simplemente cuando las tareas se finalizan. El tiempo que puede demandar es mucho, en particular para los proyectos o cronogramas complejos, ya que la información puede rápidamente quedar desactualizada o pasarse por alto.
  • Software de gestión de proyectos: cuando alguien finaliza una tarea, reasigna un trabajo o modifica la fecha de entrega en el proyecto, tu cronograma o el calendario se actualizarán automáticamente para reflejar estos cambios. Esto ayuda a que los miembros del proyecto se sientan seguros con tu plan y se garantice claridad en cuanto al responsable y al estado del trabajo en todo momento.

¿Deberías usar un calendario o un cronograma?

La elección para la utilización de un calendario o un cronograma de proyectos dependerá de la complejidad de tu proyecto y la información que quieras ver. A continuación te mostramos cuándo usar cada tipo de plan visual de proyecto:

Calendario del proyecto

Ejemplo de un calendario de proyecto

Esta vista es útil si deseas visualizar cuándo se realiza el trabajo con base en el rango de fechas y las fechas de entrega.

Cronograma de proyecto

Ejemplo de un cronograma de proyecto

Los cronogramas son útiles cuando quieres ver la secuencia de trabajos y cómo se agrupan, además de observar cuándo se llevan a cabo.

Ejemplos de cronogramas y calendarios en una herramienta de gestión de proyectos

En los ejemplos a continuación, usaremos Asana para ilustrar cómo se ve una herramienta colaborativa de gestión de proyectos para tu calendario o cronograma de proyecto (dependiendo de tus necesidades) en comparación con una hoja de cálculo de Excel.

Calendarios editoriales

Ejemplo de calendario editorial en Asana

Gestionar tu calendario editorial en una hoja de cálculo requiere mucho trabajo por adelantado y actualizaciones manuales al mover las celdas cuando surgen novedades de último momento o las fechas cambian. Sin embargo, con una herramienta para gestión de proyectos, puedes conectar tu calendario editorial con el proceso de producción de contenido para poder tener conocimiento de dónde se encuentra cada pieza en el ciclo de desarrollo y así poder modificar las fechas, en caso de ser necesario.

Campañas de Marketing

Ejemplo de un calendario de campañas de marketing

Construir tu plan de campañas de marketing en una hoja de cálculo es como jugar al Tetris. Cuando tan solo crees que algo encaja, una nueva tarea aparece que desplaza todo el resto. Pero si usas la vista de cronograma en tu herramienta de gestión de proyectos, será más fácil programar las tareas, ver los conflictos en cuanto al tiempo y mover el trabajo, de modo que puedas lanzar tu campaña a tiempo.

Planificación de eventos

Cronograma para planificación de eventos

Para llevar a cabo un evento exitoso, hay que dar seguimiento a muchos detalles. Pronto se torna difícil poder gestionar todas las tareas, los proveedores y los participantes internos en una hoja de cálculo que necesita actualización constantemente. En cambio, con una herramienta para gestión de proyectos, puedes crear cronogramas viables de tareas, dejar en claro las responsabilidades y fechas de entrega y mantener todos los contratos y activos creativos conectados a las tareas, para que tu evento marche sin contratiempos.

Lanzamientos de productos

Ejemplo de cronograma para lanzamiento de producto

Al haber tantas piezas en movimiento y equipos que requieren coordinación, es fácil saltarse pasos críticos si gestionas el lanzamiento de productos en un cronograma de Excel, ya que no puedes visualizar cómo se conecta el trabajo. Por el contrario, con una herramienta para gestión de proyectos, puedes establecer rangos de fechas y dependencias para las tareas, ver los conflictos en cuanto al tiempo y adjuntar archivos. De este modo, todos sabrán lo que hay que hacer y para cuándo.

Cómo crear un mejor cronograma o calendario de proyectos

Ahora que ya sabes cuándo utilizar cada vista y cuáles son los beneficios de crear tu cronograma o calendario de proyectos en una herramienta colaborativa de gestión de proyectos, te mostramos cómo crear uno en Asana:

  1. Crea un proyecto nuevo o importa tu plan actual de proyecto de Excel con el importador de CSV.
  2. Planifica cada paso y pieza del trabajo que hace falta realizar para finalizar tu proyecto.
  3. Establece las fecha de inicio y de entrega para cada pieza del trabajo, de modo que quede claro cuándo se tiene que realizar.
  4. Asigna el trabajo a los compañeros de equipo para que las responsabilidades queden bien definidas y que tus compañeros de equipo las asuman como tales.
  5. Haz clic en la pestaña del Cronograma o Calendario para poder visualizar el plan de tu proyecto en la vista que mejor te resulte.
  6. Mueve el trabajo y ajusta tu plan según sea necesario para que puedas mantener tu proyecto en marcha y cumplir con las fechas de entrega.

Dile adiós a la gestión de proyectos en hojas de cálculo

Un proyecto exitoso comienza con un plan claro. Al crear tu cronograma o calendario del proyecto en la herramienta adecuada, tu equipo podrá ser más productivo, colaborar de manera eficiente y sentirse seguro con el plan de tu proyecto.

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