¿No conocías los diagramas de Gantt? Comienza aquí.

Los diagramas de Gantt. Ya has oído hablar de ellos antes. Tal vez los mencionaron en una reunión de lanzamiento de un proyecto nuevo cuando un compañero de equipo despreocupadamente te pidió que crearas un diagrama de Gantt para las entregas que intentas preparar para un cliente. El problema es que no estás del todo seguro acerca de lo que es un diagrama de Gantt, cómo se ve o por qué usarías uno.

Aun cuando los diagramas de Gantt se pueden volver bastante complejos, lo fundamental no es difícil de entender. Con este panorama general, obtendrás una composición rápida y sencilla de lo que son los diagramas de Gantt, para qué puedes usarlos y algunas alternativas de configuración rápida para que puedas empezar a usarlos ahora mismo.

Entonces, ¿qué es un diagrama de Gantt?

Son muy comunes en la gestión de proyectos. Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo. Es una forma de ver la programación de tu proyecto, de dar seguimiento a los logros y de estar siempre familiarizado con el cronograma de tu trabajo. Cada barra de un diagrama de Gantt representa una etapa del proceso (o una tarea del proyecto) y su longitud, la cantidad de tiempo que demandará llevar a cabo esa etapa o finalizar la tarea. Cuando los miras en perspectiva, los diagramas de Gantt ofrecen a los equipos un panorama general acerca de cuál es el trabajo que hay que hacer, quién lo hace y cuándo.

Cronograma con diagrama de Gantt en Asana

La historia de los diagramas de Gantt

La primera versión de un diagrama de Gantt fue inventada por Karol Adamiecki, quien inventó lo que llamamos armonograma en 1896. Adamiecki publicó sus hallazgos en ruso y polaco, lo que dificultó el acceso en los países de habla inglesa. En 1910, Henry Gantt popularizó, por su parte, un gráfico similar en los Estados Unidos, que elaboró con el objetivo de representar cuánto tiempo dedicaban los obreros de una fábrica a trabajar en una tarea específica. Desde entonces, estos dos sistemas se han combinado para crear lo que hoy conocemos en la era moderna como el diagrama de Gantt.

Todo comenzó con el seguimiento de las tareas de los obreros en las fábricas, pero más adelante, los diagramas de Gantt se transformaron en una forma muy difundida de dar seguimiento a los cronogramas de los proyectos. Originalmente, los diagramas de Gantt se hacían en papel, entonces, si las fechas cambiaban había que volver a dibujarlos. Más adelante, los gerentes de proyectos empezaron a usar hojas enteras o cuadernos para representar las barras del diagrama de Gantt y así poder moverlas según lo necesitaran.

Funciones clave de los diagramas de Gantt en la era moderna

Hoy en día, los diagramas de Gantt se usan con software inteligente y en línea, lo que favorece la detección de dependencias y el trabajo de programación en el tiempo; además, permiten mantener a los proyectos bajo control. A continuación se encuentran algunas funciones clave de los diagramas de Gantt modernos:

Visualizan el progreso de los proyectos en tiempo real

La mayoría de los diagramas de Gantt actuales son herramientas de software para gestión en la nube que sirven para que los equipos planifiquen proyectos de todo tipo de tamaño. A diferencia de los diagramas de Gantt originales que se dibujaban en papel, los diagramas de Gantt en línea permiten que los equipos tengan el control de la planificación de sus proyectos y que puedan hacer ajustes fácilmente cuando lo necesitan. Cuando cambias una fecha o trasladas un Logro, el diagrama de Gantt debería reflejar automáticamente esas modificaciones, para que puedas estar al día con respecto a las novedades del proyecto. Así, se facilita la colaboración entre los equipos y se lleva a cabo un excelente trabajo.

Fechas de inicio y fin

Los diagramas de Gantt son ideales para observar proyectos complejos con muchas tareas. Cada "barra" horizontal del diagrama de Gantt representa una tarea en particular. De este modo, los equipos pueden contar con una idea clara de qué tareas se llevan a cabo, cuándo y cuánto tiempo demandará realizarlas.

Dependencias de las tareas

Además de la posibilidad de ver las fechas de inicio y fin individuales de cada tarea en un diagrama de Gantt, estos gráficos visuales facilitan la trazabilidad entre las dependencias de las tareas. Con el software que uses para los diagramas de Gantt, deberías poder trazar las dependencias de las tareas. Gracias a las dependencias, los miembros de los equipos pueden identificar fácilmente quién está esperando que termine el trabajo para poder empezar. Y, si por algún motivo necesitas posponer un trabajo, puedes identificar los posibles problemas y hacer las modificaciones necesarias para evitar conflictos de dependencias antes de empezar.

Logros

Los logros son una función clave de los proyectos con diagramas de Gantt. A diferencia de la mayoría de las tareas en un diagrama de Gantt, que aparecerán como barras horizontales que se extienden a lo largo de un período, los logros son puntos destacados en el tiempo. En un diagrama de Gantt, los logros representan puntos de control y momentos importantes en el cronograma del proyecto. También permiten apreciar de un solo vistazo todas las fechas clave del proyecto.

[Lee: Cómo establecer, alcanzar y celebrar los logros de los proyectos]

Los beneficios de usar un diagrama de Gantt

Normalmente, los diagramas de Gantt se usan para visualizar el plan de un proyecto. Y pesar de que no es la única forma de crear una imagen visual de tu trabajo, pueden ser particularmente útiles para ciertos tipos de actividades. Por ejemplo, los diagramas de Gantt son una buena opción para tener en cuenta si necesitas:

  • Trazar visualmente el plan y el cronograma de un proyecto. Los diagramas de Gantt son una buena opción para mostrar cuál es el trabajo que se hará, cuándo y en qué orden. Además, te pueden ayudar a aportar claridad con respecto al plan y al cronograma de tu proyecto.
  • Organizar proyectos complejos. Ya sea que se trate de una iniciativa entre distintos equipos o un nuevo proyecto grande y ambicioso, el diagrama de Gantt te servirá de guía. Al igual que en un mapa, puedes ver cada paso con anticipación y a dónde debe ir tu equipo después.
  • Coordinar a múltiples involucrados. Con frecuencia, varios compañeros de equipo trabajan al mismo tiempo en distintas partes de un proyecto. Los diagramas de Gantt te ofrecen una perspectiva acerca de todas las piezas en movimiento en todo momento y te permiten ver cuándo es necesario pasar la antorcha a la persona siguiente.
  • Estimar los cronogramas y las cargas de trabajo. Ya sea que trabajes en la oficina o en una agencia, el diagrama de Gantt te permite saber con anticipación cuánto tiempo y cuánta mano de obra necesitas, de modo que puedas asignar los recursos y programar las fechas de entrega de según sea necesario.
¿Quién debería usar diagramas de Gantt?

Los diagramas de Gantt son excelentes para los equipos que necesitan ver sus proyectos en un cronograma. Lo ideal sería usar los diagramas de Gantt con tareas con fechas de inicio y fin, para que aparezcan como barras del diagrama, en vez de como momentos específicos. Por ejemplo, los diagramas de Gantt serían muy útiles si tu equipo planificara:

  • Una campaña de marketing
  • El lanzamiento de un producto
  • La renovación de un proceso técnico
  • Una conferencia de prensa de la empresa

Pero no para todos los proyectos es la mejor opción dar seguimiento con un diagrama de Gantt. Hay otras formas de gestionar proyectos visualmente, como con los tableros Kanban y los calendarios, que pueden ser mejores formas de ver los datos. Ese es el motivo por el cual es crítico que la herramienta de gestión de proyectos que uses ofrezca varias vistas para cada proyecto. Así podrás cambiar entre los distintos estilos de vistas según el tipo de proyecto con el que trabajes: el diagrama de Gantt, el tablero Kanban, el calendario o la lista de pendientes.

[Lee: Las cuatro vistas de Asana: las Listas, los Tableros, los Calendarios y los Cronogramas]

¿Qué debería agregar a mi diagrama de Gantt?

La cantidad de detalles que le agregues dependerá de ti: cuando creas un diagrama de Gantt, puedes dejarlo como un panorama general o entrar en detalles específicos. Dependerá de lo que necesite tu equipo para planificar el trabajo con anticipación. independientemente de lo detallado que lo hagas, el diagrama de Gantt normalmente incluye:

  • Cuándo debe entregarse el proyecto
  • Cuándo comenzar y terminar cada tarea
  • Cuánto demora cada tarea
  • Quién es responsable de cada tarea
  • Qué tareas dependen de otras personas
  • Cómo se clasifica o agrupa cada tarea

5 pasos para crear un excelente diagrama de Gantt

Los mejores diagramas de Gantt sirven para dar seguimiento a la programación de tu proyecto con un gráfico de barras, para ver exactamente el cronograma y el progreso. Asegúrate de que el software con el que usas tus diagramas de Gantt ofrezca alguna forma en que queden claras las dependencias entre las tareas y con la que se puedan identificar los logros de los proyectos.

Si es la primera vez que creas un diagrama de Gantt, a continuación te mostramos los cinco pasos más importantes que debes seguir:

1. Define el período

Tu diagrama de Gantt debe basarse en un proyecto con fechas de inicio y fin. Piensa en el diagrama de Gantt como una forma de representar tu proyecto en una línea de tiempo, en tal caso necesitarías un punto de inicio y uno de fin.

Por ejemplo, supongamos que planificamos el lanzamiento de un producto. El equipo de Productos empezó a trabajar con el producto nuevo el 1.º de agosto y esperamos que se termine de producir y se lance al mercado el 30 de septiembre. En este caso, el diagrama de Gantt comenzaría el 1.º de agosto y seguiría hasta, al menos, el 30 de septiembre.

¿Por qué decimos "al menos"? Porque probablemente tengas que dar seguimiento a algunas tareas después del 30 de septiembre. Como por ejemplo, enviar emails de recordatorio a los clientes para comunicarles que el producto ya está activo, continuar con la producción para redes sociales o seguir de cerca las entrevistas para la prensa. Así que, a pesar de que tu logro de "Lanzar el producto" se haya cumplido el 30 de septiembre, el proyecto probablemente siga hasta mediados de octubre.

2. Agrega tareas con fechas de inicio y fin

Los diagramas de Gantt funcionan mejor cuando tienes tareas con fechas de inicio y fin para poder visualizarlos como barras de un gráfico. Si no agregas fechas de inicio, tus tareas se verán como momentos en el tiempo y probablemente sea más difícil identificarlas.

Siguiendo con el ejemplo del lanzamiento del producto, a continuación te mostramos algunas de las tareas que podrías agregar al diagrama de Gantt:

  • 3 de agosto – 14 de agosto: El equipo de Productos realiza su primer sprint ágil de dos semanas para desarrollar la 1.ª versión del producto.
  • 17 de agosto – 21 de agosto: El equipo de Productos revisa la 1.ª versión del producto.
  • 24 de agosto – 4 de septiembre: El equipo de Productos realiza su segundo sprint ágil de dos semanas para desarrollar el producto final.
  • 31 de agosto – 4 de septiembre: Ahora que el producto está casi listo, el equipo de Marketing de Productos empieza a preparar el plan de marketing para el lanzamiento.
  • 7 de septiembre – 11 de septiembre: El equipo de Marketing de Productos trabaja con el equipo de Diseño para preparar las imágenes, los gifs y los videos para el lanzamiento.
  • 10 de septiembre – 16 de septiembre: El equipo responsable del contenido trabaja en los blogs y páginas web para el lanzamiento.
  • 14 de septiembre – 18 de septiembre: El equipo de Redes Sociales prepara las publicaciones.

Más adelante, tal vez queramos dividir estas tareas un poco más. Por ejemplo, podemos querer crear tareas separadas para los videos, las imágenes y los gifs que crea el equipo de Diseño. Pero, por ahora, nuestro diagrama se vería así:

Cronograma con diagrama de Gantt en Asana, paso 2

En esta vista, también puedes apreciar que las barras responden a un código de colores según en qué trabaje el equipo: el azul es para Productos; el verde, Marketing de Productos; el violeta, Diseño; el rosado, Contenido; y el amarillo, Redes Sociales. Contar con una función con códigos por color en tu diagrama de Gantt es realmente importante, ya que a medida que los proyectos se vuelvan más complejos podrás controlar qué equipo es el que se ocupa de cada cosa.

3. Aclara las dependencias

En un proyecto tan grande como este, normalmente hay algunas tareas que no pueden empezar sino hasta que se terminen otras. Para mantener al proyecto en funcionamiento y sin interrupciones, todos los equipos deben estar en la misma sintonía. En tu diagrama de Gantt puedes ver las dependencias entre las tareas.

En nuestro ejemplo, la tarea de Revisión de la 1.ª versión del producto depende del Sprint de la 1.ª versión del producto y el Sprint de la 2.ª versión del producto depende de la Revisión de la 1.ª versión del producto. Al marcar las dependencias entre estas tareas, todo el equipo de Productos puede saber qué trabajo se puede empezar. Además, los equipos de Diseño, Contenido y Redes Sociales no pueden empezar a trabajar sino hasta que el equipo de Marketing de Productos termine el plan de marketing. Visto en un diagrama de Gantt, se observa lo siguiente:

Cronograma con diagrama de Gantt en Asana, paso 3

4. Identifica los logros

A diferencia de lo que sucede con muchas de las tareas en general, en un diagrama de Gantt, los logros son puntos fijos en el tiempo. Piensa en ellos como puntos de verificación para representar trabajos grandes que se han finalizado. Ayudan a que tu equipo sepa qué priorizar y a que, además, disfruten de momentos de celebración por haber finalizado ciertos trabajos.

[Lee: Logros de los proyectos: configúralos, alcánzalos y festeja]

Si trabajamos en el lanzamiento de un producto, probablemente queramos definir logros a alcanzar; como cuando el producto esté terminado, el plan de marketing se haya finalizado y cuando el producto se haya lanzado al mercado. Asegúrate de que el software para diagramas de Gantt ofrezca una forma de diferenciar los logros de las demás tareas. A continuación, te mostramos cómo se ve todo junto:

Cronograma con diagrama de Gantt en Asana, paso 4

5. Modifica el trabajo a medida que cambian los planes

Notarás que en nuestro cronograma planificamos, con optimismo, terminar el 18 de septiembre, a pesar de que el lanzamiento recién se hará el 30 de septiembre. En la realidad, las cosas no siempre resultan como se las planifica. Es probable que el equipo de Productos necesite un tercer sprint un poco más corto para finalizar el producto. O tal vez, los equipos de Diseño y Contenido necesiten más de una semana para crear sus activos, lo que puede postergar el plan para las redes sociales.

Los planes cambian inevitablemente. Es el motivo por el que el software para diagramas de Gantt debe poder adaptarse a tus necesidades. Busca una herramienta que te permita arrastrar y soltar tareas y que las dependencias cambien automáticamente cuando lo hagas. De este modo, siempre podrás mantener a tus proyectos bien encaminados, incluso a medida que los planes cambien.

Cronograma con diagrama de Gantt en Asana, paso 5

Cómo usar los diagramas de Gantt

A pesar de que puedes usar un diagrama de Gantt para una multiplicidad de proyectos y programas, te será útil conocer a fondo los diagramas de Gantt con algunos ejemplos concretos. A continuación hay tres ejemplos diferentes sobre formas en las que puedes usar un diagrama de Gantt:

Trazar una gran campaña de marketing

Las campañas de marketing que son más grandes requieren de mucha colaboración y coordinación. Es fácil perder el rumbo de todas las piezas en movimiento. Con los diagramas de Gantt los procesos se simplifican porque se define una secuencia de tareas con sus responsables y la duración. De este modo, los equipos no solo saben quién es responsable de qué, sino que además conocen cuál es el impacto de su trabajo en los demás o con respecto al objetivo mayor.

Resumir las entregas para un cliente

Si trabajas en una agencia, un diagrama de Gantt se puede usar para mostrar a los clientes un cronograma de todas las entregas y definir las expectativas en base a la duración de cada una. Al definir los planes de esta manera, puedes ofrecer a tus clientes una idea clara del alcance de tus entregas y de cuánto tiempo tomará cumplir con cada una de ellas. No sabrán solamente cuándo entregarás un activo, sino cuándo trabajarás en ello.

Planificar el lanzamiento de un producto

En el caso de los lanzamientos de productos, puedes usar un diagrama de Gantt para trazar el plan entero desde la idea hasta el lanzamiento y mucho más. Al visualizarlos en un diagrama de Gantt, puedes detectar conflictos con mayor facilidad antes de que se inicien, puedes ver las dependencias entre los pasos y acceder a un panorama general claro de todo lo que sucede en relación con el lanzamiento y con cuándo se producirá.

[Descarga la guía: La guía máxima para el lanzamiento de productos con Asana]

Ventajas y desventajas de los diagramas de Gantt

A pesar de que los diagramas de Gantt pueden ser útiles, no siempre son la mejor forma de ver un proyecto. Para entender mejor si la más indicada es la vista de Cronograma tanto para ti como para tu proyecto, a continuación te mostramos algunas ventajas y desventajas para que consideres antes de lanzarte a crear un diagrama.

Las ventajas de usar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt pueden ser herramientas potentes para la gestión de los proyectos desde lo visual. Algunas de las ventajas de usar un diagrama de Gantt son las siguientes:

Obtienes una vista panorámica del cronograma de tu proyecto

Al inicio de un proyecto, los diagramas de Gantt te permiten ver el trazado de la dirección en que se orientan tus planes y cuándo esperas cumplir cada logro. De este modo, puedes compartir el cronograma de tu proyecto con los demás involucrados y planificar mejor la distribución del personal y los recursos. También te permiten saber lo que tienes que hacer, cuándo y mantener todo encaminado.

Observas cómo se relacionan las tareas entre sí

Al agregar fechas de inicio y fin a cada tarea y crear dependencias, puedes visualizar cómo cada pieza del trabajo afecta a las demás. Te ayuda a identificar problemas y a resolver conflictos de dependencia antes de empezar.

Mejoras la gestión de los recursos del equipo

Agregar un responsable a cada pieza de tu trabajo puede ayudarte a ver quién hace qué y cuándo para gestionar mejor el volumen de trabajo. Como todo está trazado de forma secuencial, podrás ver si un compañero de equipo en particular o un equipo entero tiene demasiado por hacer en un momento determinado y así, reasignar o reprogramar las tareas según lo necesites.

Los riesgos de usar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt tienen sus imperfecciones. A continuación, se encuentran algunas trabas que las personas enfrentan con frecuencia:

Prepararlos puede demandar mucho tiempo

Preparar un diagrama de Gantt no es instantáneo. En particular, si usas una hoja de cálculo, te podría llevar bastante tiempo plasmar tu trabajo en la vista de un diagrama de Gantt. Incluso si usas una plantilla, probablemente aún tengas que hacerle ajustes para personalizarla según las necesidades específicas de tu equipo.

No es fácil gestionar un proyecto en el mismo lugar en el que lo planificaste

Los diagramas de Gantt tradicionales son muy útiles para la fase de planificación de un proyecto. Una vez que hayas trazado el esquema de tu trabajo, con frecuencia cambiarás a una herramienta o plataforma diferente para gestionar las actividades diarias y será difícil saber cuál es el verdadero punto de referencia de tu equipo.

Al agregar más detalles se complica

Independientemente de que hablemos de micropasos para un logro, archivos o una explicación de lo que quisiste decir con "Activar la campaña de recaptación", agregar esos detalles útiles al plan de tu proyecto en un diagrama de Gantt puede hacer que un trazado fácil de mirar se transforme en una abrumadora y caótica hoja.

Alternativas a los diagramas de Gantt tradicionales

Afortunadamente, hay alternativas a los diagramas de Gantt y todavía ofrecen una vista general de cómo encaja todo el trabajo en su conjunto sin las limitaciones típicas de un diagrama de Gantt basado en una hoja de cálculo.

Mejores herramientas para crear tu plan

La vista de Cronograma de Asana para campañas de marketing

Una herramienta para gestión de proyectos de trabajo como Asana te puede ayudar a gestionar, coordinar y aportar detalles a tu proyecto en el mismo lugar en el que lo planificas. A la vez, pierdes menos tiempo en tener que preparar todo.

[Lee: Introducción a la gestión del trabajo]

Por ejemplo, puedes preparar el plan de tu proyecto con el Cronograma de Asana, una vista similar a la de un diagrama de Gantt que te permite trazar la forma en que todas las piezas de tu proyecto encajan en su conjunto. Del mismo modo que con un diagrama de Gantt, en el Cronograma se muestra cuándo se producirá cada paso, cuánto durará y quién es el responsable. A diferencia del diagrama de Gantt, el Cronograma es fácil de preparar y mantener, y brinda la posibilidad de que tu equipo colabore con el trabajo en el mismo lugar en que lo planificaste.

Otros tipos de gestión visual de proyectos

Tableros Kanban

Dependiendo del tipo de trabajo que gestiones, un calendario o un tablero Kanban podría funcionar como una alternativa más ágil y rápida para preparar la visualización del plan de tu proyecto en un cronograma. Con Asana, también puedes cambiar entre distintas vistas del proyecto. Puedes ver cualquier proyecto con las vistas de Cronograma, Lista, Tablero o Calendario. Así tu equipo puede ver su trabajo de la forma en que lo prefiera. Puedes probar todas estas vistas con una versión de prueba gratis del plan Premium.

[Lee: 3 formas de visualizar el plan de un proyecto]

Planifica proyectos como un profesional

Independientemente de que uses un diagrama de Gantt o una alternativa similar, visualizar el plan de tu proyecto es el paso clave para cualquier equipo independientemente de que seas o no quien gestiona el proyecto. Te permite mostrar cómo encajan todas las piezas de tu proyecto, compartirlo con tu equipo y adaptar tu plan a medida que el trabajo progresa para mantener todo encaminado.

Más información acerca de la gestión visual de proyectos en Asana

Empieza a gestionar tus proyectos en Asana hoy mismo.