¿No conocías los diagramas de Gantt? Comienza aquí.

Introducción a los diagramas de Gantt
  • En este artículo, aprenderás cómo hacerlo.
    • Un diagrama de Gantt es
    • Por qué usarías un diagrama de Gantt
    • Ejemplos prácticos de diagramas de Gantt
    • Ventajas y desventajas de los diagramas de Gantt
    • Vistas y herramientas alternativas para que empieces ahora mismo

Los diagramas de Gantt. Ya has oído hablar de ellos antes. Tal vez los mencionaron en una reunión de lanzamiento de un proyecto nuevo cuando un compañero de equipo despreocupadamente te pidió que crearas un diagrama de Gantt para las entregas que intentas preparar para un cliente. El problema es que no estás del todo seguro acerca de lo que es un diagrama de Gantt, cómo se ve o por qué usarías uno.

Aun cuando los diagramas de Gantt se pueden volver bastante complejos, lo fundamental no es difícil de entender. Con este panorama general, obtendrás una composición rápida y sencilla de lo que son los diagramas de Gantt, para qué puedes usarlos y algunas alternativas de configuración rápida para que puedas empezar a usarlos ahora mismo.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Son muy comunes en la gestión de proyectos. Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo. Cada barra representa una etapa del proceso y su longitud, la cantidad de tiempo que tomará llevar a cabo esa etapa. Cuando están completos, los diagramas de Gantt ofrecen a los equipos un panorama general acerca de cuál es el trabajo que hay que hacer, quién lo hace y cuándo.

La cantidad de detalles que le agregues dependerá de ti: cuando creas un diagrama de Gantt, puedes dejarlo como un panorama general o entrar en detalles específicos. Dependerá de lo que necesite tu equipo para planificar el trabajo con anticipación. independientemente de lo detallado que lo hagas, el diagrama de Gantt normalmente incluye:

  • Cuándo debe entregarse el proyecto
  • Cuándo comenzar y terminar cada tarea
  • Cuánto demora cada tarea
  • Quién es responsable de cada tarea
  • Qué tareas dependen de otras personas
  • Cómo se clasifica o agrupa cada tarea

¿Por qué usaría un diagrama de Gantt?

Normalmente, los diagramas de Gantt se usan para visualizar el plan de un proyecto. Y pesar de que no es la única forma de crear una imagen visual de tu trabajo, pueden ser particularmente útiles para ciertos tipos de actividades. Por ejemplo, los diagramas de Gantt son una buena opción para tener en cuenta si necesitas:

  • Trazar visualmente el plan y el cronograma de un proyecto. Los diagramas de Gantt son una buena opción para mostrar cuál es el trabajo que se hará, cuándo y en qué orden. Además, te pueden ayudar a aportar claridad con respecto al plan y al cronograma de tu proyecto.

  • Organizar proyectos complejos. Ya sea que se trate de una iniciativa entre distintos equipos o un nuevo proyecto grande y ambicioso, el diagrama de Gantt te servirá de guía. Al igual que en un mapa, puedes ver cada paso con anticipación y a dónde debe ir tu equipo después.

  • Coordinar a múltiples involucrados. Con frecuencia, varios compañeros de equipo trabajan al mismo tiempo en distintas partes de un proyecto. Los diagramas de Gantt te ofrecen una perspectiva acerca de todas las piezas en movimiento en todo momento y te permiten ver cuándo es necesario pasar la antorcha a la persona siguiente.

  • Estimar los cronogramas y las cargas de trabajo. Ya sea que trabajes en la oficina o en una agencia, el diagrama de Gantt te permite saber con anticipación cuánto tiempo y cuánta mano de obra necesitas, de modo que puedas asignar los recursos y programar las fechas de entrega de según sea necesario.

Ejemplos prácticos de diagramas de Gantt

A pesar de que puedes usar un diagrama de Gantt para una multiplicidad de proyectos y programas, te será útil conocer a fondo los diagramas de Gantt con algunos ejemplos concretos. A continuación hay tres ejemplos diferentes sobre formas en las que puedes usar un diagrama de Gantt:

Planificar el lanzamiento de un producto

En el caso de los lanzamientos de productos, puedes usar un diagrama de Gantt para trazar el plan entero desde la idea hasta el lanzamiento y mucho más. Al visualizarlos en un diagrama de Gantt, puedes detectar conflictos con mayor facilidad antes de que se inicien, puedes ver las dependencias entre los pasos y acceder a un panorama general claro de todo lo que sucede en relación con el lanzamiento y con cuándo se producirá.

Trazar una gran campaña de marketing

Las campañas de marketing que son más grandes requieren de mucha colaboración y coordinación. Es fácil perder el rumbo de todas las piezas en movimiento. Con los diagramas de Gantt los procesos se simplifican porque se define una secuencia de tareas con sus responsables y la duración. De este modo, los equipos no solo saben quién es responsable de qué, sino que además conocen cuál es el impacto de su trabajo en los demás o con respecto al objetivo mayor.

Resumir las entregas para un cliente

Si trabajas en una agencia, un diagrama de Gantt se puede usar para mostrar a los clientes un cronograma de todas las entregas y definir las expectativas en base a la duración de cada una. Al definir los planes de esta manera, puedes ofrecer a tus clientes una idea clara del alcance de tus entregas y de cuánto tiempo tomará cumplir con cada una de ellas. No sabrán solamente cuándo entregarás un activo, sino cuándo trabajarás en ello.

Ventajas y desventajas de los diagramas de Gantt

A pesar de que los diagramas de Gantt pueden ser útiles, no siempre son la mejor forma de ver un proyecto. Para entender mejor si es apropiado para ti o para tu proyecto, a continuación te mostramos algunas ventajas y desventajas para que consideres antes de lanzarte a crear uno.

Algunas ventajas de usar un diagrama de Gantt incluyen:

  • Aportarte una vista general del cronograma de tu proyecto. Al inicio de un proyecto, los diagramas de Gantt te permiten ver el trazado de la dirección en que se orientan tus planes y cuándo esperas cumplir cada logro. De este modo, puedes compartir el cronograma de tu proyecto con los demás involucrados y planificar mejor la distribución del personal y los recursos. También te permiten saber lo que tienes que hacer, cuándo y mantener todo encaminado.

  • Mostrar la relación que hay entre las tareas. Al agregar fechas de inicio y fin a cada tarea y crear dependencias, puedes visualizar cómo cada pieza del trabajo afecta a las demás. Esto te ayuda a identificar problemas y a resolver conflictos de dependencia antes de empezar.

  • Ayudar a gestionar mejor los recursos. Agregar un responsable a cada pieza de tu trabajo puede ayudarte a ver quién hace qué y cuándo para gestionar mejor las cargas de trabajo. Como todo está trazado de forma secuencial, podrás ver si un compañero de equipo en particular o un equipo entero tiene demasiado por hacer en un momento determinado y así, reasignar o reprogramar tareas según sea necesario.

Los diagramas de Gantt tienen sus imperfecciones. A continuación se encuentran algunas trabas que las personas enfrentan con frecuencia:

  • Lleva mucho tiempo prepararlos. Preparar un diagrama de Gantt no es instantáneo. En particular si usas una hoja de cálculo te podría llevar bastante tiempo plasmar tu trabajo en la vista de un diagrama de Gantt. Incluso si usas una plantilla, probablemente aún tengas que hacerle ajustes para personalizarla según las necesidades de tu equipo.

  • No es fácil gestionar un proyecto en el mismo lugar en el que lo planificaste. Los diagramas de Gantt tradicionales son muy útiles para la fase de planificación de un proyecto. Una vez que hayas trazado el esquema de tu trabajo, con frecuencia cambiarás a una herramienta o plataforma diferente para gestionar las actividades diarias y será difícil saber cuál es el verdadero punto de referencia de tu equipo.

  • Al agregar más detalles se complica. Independientemente de que hablemos de micropasos para un logro, archivos o una explicación de lo que quisiste decir con “Activar la campaña de recaptación”; agregar esos detalles útiles al plan de tu proyecto en un diagrama de Gantt puede hacer que cambie de ser un trazado fácil de mirar a una abrumadora y caótica hoja.

Alternativas a los diagramas de Gantt

Afortunadamente, hay alternativas a los diagramas de Gantt y todavía ofrecen una vista general de cómo encaja todo el trabajo en su conjunto sin las limitaciones típicas de un diagrama de Gantt basado en una hoja de cálculo.

Otros tipos de gestión visual de proyectos

Los tableros Kanban

Primero, podrías considerar usar una vista diferente para la gestión de proyectos. Dependiendo del tipo de trabajo que gestiones, un calendario o un Tablero Kanban podría funcionar como una alternativa más ágil y rápida de preparar para la visualización del plan de tu proyecto. Si deseas más información, en este articulo sobre gestión visual de proyectos se describen las ventajas y desventajas de cada una de estas vistas.

Mejores herramientas para crear tu plan

La vista de Cronograma de Asana para campañas de marketing

En segundo lugar, una herramienta para gestión de proyectos como Asana te puede ayudar a gestionar, coordinar y aportar detalles a tu proyecto en el mismo lugar en el que lo planificas y, a la vez, pierdes menos tiempo en tener que preparar todo.

Por ejemplo, puedes preparar el plan de tu proyecto con el Cronograma de Asana, una vista similar a la de un diagrama de Gantt que te permite trazar la forma en que todas las piezas de tu proyecto encajan en su conjunto. Del mismo modo que con un diagrama de Gantt, en el Cronograma se muestra cuándo se producirá cada paso, cuánto durará y quién es el responsable. A diferencia del diagrama de Gantt, el Cronograma es fácil de preparar, mantener y te brinda la posibilidad de que tu equipo colabore con el trabajo en el mismo lugar en que lo planificaste. Puedes hacer la prueba con una versión de prueba gratis del plan Premium.

Planifica los proyectos como un profesional

Independientemente de que uses un diagrama de Gantt o una alternativa similar, visualizar el plan de tu proyecto es el paso clave para cualquier equipo independientemente de que seas o no quien gestiona el proyecto. Te permite mostrar cómo encajan todas las piezas de tu proyecto, compartirlo con tu equipo y adaptar tu plan a medida que el trabajo progresa para mantener todo encaminado.

Empieza a gestionar tus proyectos en Asana hoy mismo.