¿No conocías los diagramas de Gantt? Comienza aquí.

5 de noviembre de 202013 minutos de lectura
facebooktwitterlinkedin
Imagen del encabezado de un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt. Es probable que ya los hayas escuchado antes. Tal vez los mencionaron en una reunión de lanzamiento de un proyecto nuevo o cuando un compañero de equipo te pidió, con total naturalidad, que crearas un diagrama de Gantt para organizar las entregas para un cliente. El problema es que no estás del todo seguro acerca de lo que es un diagrama de Gantt, cómo se ve o por qué usarías uno.

Si bien los diagramas de Gantt se pueden volver bastante complejos, los conceptos básicos son fáciles de entender. En esta descripción general, obtendrás un resumen rápido y sencillo de lo que son los diagramas de Gantt, para qué puedes usarlos y algunas alternativas simples que puedes empezar a usar ahora mismo.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt, muy usado en la gestión de proyectos, es un gráfico de barras horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo. Es una forma de visualizar la programación de tu proyecto, de dar seguimiento a los logros y de estar siempre familiarizado con el cronograma de tu trabajo. Cada barra de un diagrama de Gantt representa una etapa del proceso (o una tarea del proyecto) y su longitud, la cantidad de tiempo que demandará llevar a cabo esa etapa o finalizar la tarea. Cuando los miras en perspectiva, los diagramas de Gantt ofrecen a los equipos un panorama general acerca de cuál es el trabajo que hay que hacer, quién lo hace y cuándo.

Prueba el Cronograma de Asana de manera gratuita

Cronograma de Asana - Ejemplo de campaña de marca

La historia de los diagramas de Gantt

La primera versión de un diagrama de Gantt fue inventada por Karol Adamiecki, quien inventó lo que llamamos armonograma en 1896. Adamiecki publicó sus hallazgos en ruso y polaco, lo que dificultó el acceso en los países de habla inglesa. En 1910, Henry Gantt popularizó, por su parte, un gráfico similar en los Estados Unidos, que elaboró con el objetivo de representar cuánto tiempo dedicaban los obreros de una fábrica a trabajar en una tarea específica. Desde entonces, estos dos sistemas se han combinado para crear lo que hoy conocemos en la era moderna como el diagrama de Gantt.

Todo comenzó con el seguimiento de las tareas de los obreros en las fábricas, pero más adelante, los diagramas de Gantt se transformaron en una forma muy difundida de dar seguimiento a los cronogramas de los proyectos. Originalmente, los diagramas de Gantt se hacían en papel, entonces, si las fechas cambiaban había que volver a dibujarlos. Más adelante, los gerentes de proyectos empezaron a usar hojas de papel o bloques para representar las barras del diagrama de Gantt y así poder moverlas según lo necesitaran.

Funciones clave de los diagramas de Gantt en la era moderna

En la actualidad, los diagramas de Gantt se usan en un software inteligente y en línea, que permite detectar dependencias, programar el trabajo y mantener los proyectos al día. A continuación se presentan algunas funciones clave de los diagramas de Gantt modernos:

Visualización del progreso de los proyectos en tiempo real

La mayoría de los diagramas de Gantt actuales son herramientas de software para gestión de proyectos en la nube que sirven para que los equipos planifiquen proyectos de todo tipo de tamaño. A diferencia de los diagramas de Gantt originales que se dibujaban en papel, los diagramas de Gantt en línea permiten que los equipos tengan el control de la planificación de sus proyectos y que puedan hacer ajustes fácilmente cuando sea necesario. Cuando cambias una fecha o trasladas un logro, el diagrama de Gantt debería reflejar automáticamente esas modificaciones, para que puedas estar al día con respecto a las novedades del proyecto. Así, se facilita la colaboración entre los equipos y se lleva a cabo un excelente trabajo.

Fechas de inicio y fin

Los diagramas de Gantt son ideales para observar proyectos complejos con muchas tareas. Cada “barra” horizontal del diagrama de Gantt representa una tarea en particular. De este modo, los equipos pueden contar con una idea clara de qué tareas se llevan a cabo, cuándo y cuánto tiempo demandará realizarlas.

Dependencias de las tareas

Además de la posibilidad de ver las fechas de inicio y fin de cada tarea en un diagrama de Gantt, estos gráficos visuales facilitan la trazabilidad entre las dependencias de las tareas. Con el software que uses para los diagramas de Gantt, deberías poder trazar las dependencias de las tareas. Gracias a las dependencias, los miembros de los equipos pueden identificar fácilmente quién está esperando que termine el trabajo para poder empezar. Y, si por algún motivo necesitas posponer un trabajo, puedes identificar los posibles problemas y hacer las modificaciones necesarias para evitar conflictos de dependencias antes de empezar.

Logros

Los logros son una función clave de los proyectos con diagramas de Gantt. A diferencia de la mayoría de las tareas en un diagrama de Gantt, que aparecerán como barras horizontales que se extienden a lo largo de un período, los logros son puntos destacados en el tiempo. En un diagrama de Gantt, los logros representan puntos de verificación y momentos importantes en el cronograma del proyecto. También permiten apreciar de un solo vistazo todas las fechas clave del proyecto.

Lee: Cómo establecer, alcanzar y celebrar los logros de los proyectos

Los beneficios de usar un diagrama de Gantt

Normalmente, los diagramas de Gantt se usan para visualizar el plan de un proyecto. Y a pesar de que no es la única forma de crear una imagen visual de tu trabajo, pueden ser particularmente útiles para ciertos tipos de actividades. Por ejemplo, los diagramas de Gantt son una buena opción para tener en cuenta si necesitas:

  • Trazar visualmente el plan y el cronograma de un proyecto. Los diagramas de Gantt son una buena opción para mostrar cuál es el trabajo que se hará, cuándo se hará y en qué orden. Además, te pueden ayudar a aportar claridad con respecto al plan y al cronograma de tu proyecto.

  • Organizar proyectos complejos. Ya sea que se trate de una iniciativa entre distintos equipos o un nuevo proyecto grande y ambicioso, el diagrama de Gantt te servirá de guía. Al igual que en un mapa, puedes ver cada paso con anticipación y qué debe hacer tu equipo a continuación.

  • Coordinar a múltiples involucrados. Con frecuencia, varios compañeros de equipo trabajan de manera simultánea en distintas partes de un proyecto. Los diagramas de Gantt te permiten ver en todo momento todas las piezas en movimiento, y cuándo pasar el testigo a la persona siguiente.

  • Estimar los cronogramas y la carga de trabajo. Ya sea que trabajes en la oficina o en una agencia, el diagrama de Gantt te permite saber con anticipación cuánto tiempo y cuánta mano de obra necesitas, de modo que puedas asignar los recursos y programar las fechas de entrega según sea necesario.

Prueba el Cronograma de Asana de manera gratuita

¿Quién debería usar diagramas de Gantt?

Los diagramas de Gantt son excelentes para los equipos que necesitan ver sus proyectos en un cronograma. Lo ideal sería usar los diagramas de Gantt con tareas que contengan fechas de inicio y fin, para que aparezcan como barras en el diagrama, en vez de como momentos específicos. Por ejemplo, los diagramas de Gantt serían muy útiles si tu equipo planificara:

  • Una campaña de marketing

  • Un lanzamiento de producto

  • La renovación de un proceso técnico

  • Una conferencia de prensa de la empresa

Sin embargo, dar seguimiento con un diagrama de Gantt no siempre es la mejor opción para todos los proyectos. Hay otras formas de gestionar proyectos visualmente, como con los tableros Kanban y los calendarios, que pueden ser mejores formas de ver los datos. Ese es el motivo por el cual es muy importante que la herramienta de gestión de proyectos que uses ofrezca varias vistas para cada proyecto. Así podrás cambiar entre los distintos estilos de vistas según el tipo de proyecto con el que trabajes: el diagrama de Gantt, el tablero Kanban, el calendario o la lista de tareas pendientes.

Lee: Cómo usar las vistas de Lista, Tablero, Calendario y Cronograma de Asana

5 pasos para crear un excelente diagrama de Gantt

Los mejores diagramas de Gantt permiten dar seguimiento al programa de tu proyecto con un gráfico de barras, para que puedas visualizar con precisión el cronograma y el progreso. Asegúrate de que el software con el que usas tus diagramas de Gantt te permita establecer dependencias claras entre las tareas e identificar los logros de los proyectos.

Si es la primera vez que creas un diagrama de Gantt, a continuación te mostramos los cinco pasos más importantes que debes seguir:

1. Define el período

Tu diagrama de Gantt debe basarse en un proyecto con fechas de inicio y de finalización. Piensa en el diagrama de Gantt como una forma de representar tu proyecto en una línea de tiempo, en tal caso necesitarías un punto de inicio y uno de finalización.

Por ejemplo, supongamos que planificamos el lanzamiento de un producto. El equipo de Productos empezó a trabajar con el producto nuevo el 1.º de agosto y esperamos que se termine de producir y se lance al mercado el 30 de septiembre. En este caso, el diagrama de Gantt comenzaría el 1.º de agosto y seguiría hasta, al menos, el 30 de septiembre.

¿Por qué decimos “al menos”? Porque probablemente tengas que dar seguimiento a algunas tareas después del 30 de septiembre; como por ejemplo, enviar emails de recordatorio a los clientes para comunicarles que el producto ya está activo, continuar con la producción para redes sociales o seguir de cerca las entrevistas para la prensa. Así que, a pesar de que tu logro de “Lanzar el producto” se haya cumplido el 30 de septiembre, el proyecto probablemente siga hasta mediados de octubre.

2. Agrega tareas con fechas de inicio y fin

Los diagramas de Gantt funcionan mejor cuando tienes tareas con fechas de inicio y fin para poder visualizarlos como barras en un gráfico. Si no agregas fechas de inicio, tus tareas se verán como momentos en el tiempo y probablemente sea más difícil identificarlas.

Siguiendo el ejemplo del lanzamiento del producto, a continuación te mostramos algunas de las tareas que podrías agregar al diagrama de Gantt:

  • 3 de agosto – 14 de agosto: El equipo de Productos realiza su primer sprint con metodología ágil de dos semanas para desarrollar la 1.ª versión del producto.

  • 17 de agosto – 21 de agosto: El equipo de Productos revisa la 1.ª versión del producto.

  • 24 de agosto – 4 de septiembre: El equipo de Productos realiza su segundo sprint ágil de dos semanas para desarrollar el producto final.

  • 31 de agosto – 4 de septiembre: Ahora que el producto está casi listo, el equipo de Marketing de Productos empieza a preparar el plan de marketing para el lanzamiento.

  • 7 de septiembre – 11 de septiembre: El equipo de Marketing de Productos trabaja con el equipo de Diseño para preparar las imágenes, los gifs y los videos para el lanzamiento.

  • 10 de septiembre – 16 de septiembre: El equipo de Contenido trabaja en los blogs y páginas web para el lanzamiento.

  • 14 de septiembre – 18 de septiembre: El equipo de Redes Sociales prepara las publicaciones.

Más adelante, tal vez queramos dividir estas tareas un poco más. Por ejemplo, podríamos crear tareas separadas para los videos, las imágenes y los gifs que crea el equipo de Diseño. Pero, por ahora, nuestro diagrama se vería así:

Conceptos básicos del diagrama de Gantt: tareas con fecha de inicio y de finalización

En esta vista, también puedes apreciar que las barras responden a un código de colores según en qué trabaje el equipo: el azul es para Productos; el verde, Marketing de Productos; el violeta, Diseño; el rosado, Contenido; y el amarillo, Redes Sociales. Contar con una función con códigos por color en tu diagrama de Gantt es realmente importante, ya que a medida que los proyectos se vuelvan más complejos podrás controlar qué equipo es el que se ocupa de cada cosa.

3. Aclara las dependencias

En un proyecto de esta magnitud, seguramente tengas algunas tareas en las que no se puede empezar a trabajar hasta que otras estén finalizadas. Para mantener al proyecto en funcionamiento y sin interrupciones, todos los equipos deben estar en la misma sintonía. En tu diagrama de Gantt puedes visualizar las dependencias entre las tareas.

En nuestro ejemplo, la tarea de Revisión de la 1.ª versión del producto depende de la tarea Sprint de la 1.ª versión del producto, y la tarea Sprint de la 2.ª versión del producto depende de Revisión de la 1.ª versión del producto. Al establecer las dependencias entre estas tareas, todo el equipo de Productos puede saber en qué tareas pueden empezar a trabajar. Además, los equipos de Diseño, Contenido y Redes Sociales no pueden empezar a trabajar hasta que el equipo de Marketing de Productos termine el plan de marketing. Visto en un diagrama de Gantt, se observa lo siguiente:

Conceptos básicos de un diagrama de Gantt: Establece dependencias claras

4. Identifica los logros

A diferencia de cómo se visualizan muchas de las tareas en un diagrama de Gantt, los logros se representan como puntos fijos en el tiempo. Piensa en ellos como puntos de verificación para representar la finalización de trabajos grandes. Ayudan a que el equipo sepa qué priorizar y pueden promover grandes momentos de celebración cuando se haya finalizado un trabajo.

Lee: Cómo establecer, alcanzar y celebrar los logros de los proyectos

Si trabajamos en el lanzamiento de un producto, probablemente queramos definir logros a alcanzar; como cuando el producto esté terminado, el plan de marketing se haya finalizado y cuando el producto se haya lanzado al mercado. Asegúrate de que el software para diagramas de Gantt permita diferenciar los logros de las demás tareas. A continuación, te mostramos cómo se ve todo junto:

Conceptos básicos de un diagrama de Gantt: Identifica los logros

5. Modifica el trabajo a medida que cambian los planes

Notarás que en nuestro cronograma planificamos, con optimismo, terminar el 18 de septiembre, a pesar de que el lanzamiento recién se hará el 30 de septiembre. En la realidad, las cosas no siempre resultan como se las planifica. Es probable que el equipo de Productos necesite un tercer sprint un poco más corto para finalizar el producto. O tal vez, los equipos de Diseño y Contenido necesiten más de una semana para crear sus activos, lo que puede postergar el plan para las redes sociales.

Los planes cambian inevitablemente. Es por eso que el software para diagramas de Gantt debe poder adaptarse a tus necesidades. Busca una herramienta que te permita arrastrar y soltar tareas, y que las dependencias se actualicen automáticamente cuando cambies las fechas. De este modo, siempre podrás mantener tus proyectos bien encaminados, incluso cuando los planes cambien.

Conceptos básicos del diagrama de Gantt: Modifica el trabajo a medida que cambian los planes

Prueba el Cronograma de Asana de manera gratuita

Cómo usar los diagramas de Gantt

A pesar de que puedes usar un diagrama de Gantt para una gran variedad de proyectos y programas, te será útil conocer a fondo los diagramas de Gantt con algunos ejemplos concretos. A continuación se incluyen tres ejemplos sobre diferentes formas en las que puedes usar un diagrama de Gantt:

Elaborar una gran campaña de marketing

Las campañas de marketing que son más grandes requieren de mucha colaboración y coordinación. Es fácil perder el rumbo de todas las piezas en movimiento. Con los diagramas de Gantt los procesos se simplifican porque se define una secuencia de tareas con sus responsables y la duración. De este modo, los equipos no solo saben quién es responsable de qué, sino que además conocen cuál es el impacto de su trabajo en los demás o con respecto al objetivo mayor.

Definir las entregas para un cliente

Si trabajas en una agencia, un diagrama de Gantt se puede usar para mostrar a los clientes un cronograma de todas las entregas y definir las expectativas en función de la duración de cada una. Al definir los planes de esta manera, puedes ofrecer a tus clientes una idea clara del alcance de tus entregas y de cuánto tiempo tomará cumplir con cada una de ellas. No sabrán solamente cuándo entregarás un activo, sino cuándo trabajarás en ello.

Planificar el lanzamiento de un producto

En el caso de los lanzamientos de productos, puedes usar un diagrama de Gantt para trazar el plan entero desde la idea hasta el lanzamiento y mucho más. Al visualizarlos en un diagrama de Gantt, puedes detectar conflictos con mayor facilidad antes de comenzar, puedes ver las dependencias entre los pasos y acceder a un panorama general claro de todo lo que sucede en relación con el lanzamiento y cuándo se producirá.

Descarga: La guía máxima para el lanzamiento de productos con Asana

Ventajas y desventajas de los diagramas de Gantt

A pesar de que los diagramas de Gantt pueden ser útiles, no siempre son la mejor forma de ver un proyecto. Para entender mejor si la más indicada es la vista de Cronograma tanto para ti como para tu proyecto, a continuación te mostramos algunas ventajas y desventajas para que consideres antes de lanzarte a crear un diagrama.

Las ventajas de usar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt pueden ser herramientas potentes para la gestión de los proyectos desde lo visual. Algunas de las ventajas de usar un diagrama de Gantt son las siguientes:

Obtienes una vista general del cronograma de tu proyecto

Al inicio de un proyecto, los diagramas de Gantt te permiten ver la dirección en que se dirigen tus planes y cuándo esperas cumplir cada logro. De este modo, puedes compartir el cronograma de tu proyecto con los demás involucrados y planificar mejor la asignación del personal y los recursos. También te permiten saber lo que tienes que hacer, cuándo y así mantener todo encaminado.

Observas cómo las tareas se relacionan entre sí

Al agregar fechas de inicio y fin a cada tarea y crear dependencias, puedes visualizar cómo cada pieza del trabajo afecta a las demás. Te ayuda a identificar problemas y a resolver conflictos de dependencia antes de empezar.

Mejoras la gestión de los recursos del equipo

Agregar un responsable a cada pieza de tu trabajo puede ayudarte a ver quién hace qué y cuándo para gestionar mejor el volumen de trabajo individual. Como todo está trazado de forma secuencial, podrás ver si un compañero de equipo en particular o un equipo entero tiene demasiado trabajo en un momento determinado y así, reasignar o reprogramar las tareas según sea necesario.

Los riesgos de usar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt tienen sus imperfecciones. A continuación, se encuentran algunas trabas que las personas enfrentan con frecuencia:

Prepararlos puede demandar mucho tiempo

Preparar un diagrama de Gantt no es instantáneo. En particular, si usas una hoja de cálculo, te podría llevar bastante tiempo plasmar tu trabajo en la vista de un diagrama de Gantt. Incluso si usas una plantilla, probablemente aún tengas que hacerle ajustes para personalizarla según las necesidades específicas de tu equipo.

No es fácil gestionar un proyecto en el mismo lugar en el que lo planificaste

Los diagramas de Gantt tradicionales son muy útiles para la fase de planificación de un proyecto. Una vez que hayas trazado el esquema de tu trabajo, con frecuencia cambiarás a una herramienta o plataforma diferente para gestionar las actividades diarias y será difícil saber cuál es el verdadero punto de referencia de tu equipo.

Al agregar más detalles se vuelve más complicado

Independientemente de que hablemos de micropasos de un logro, archivos o una explicación de lo que quisiste decir con “Activar la campaña de recaptación”, agregar esos detalles útiles al plan de tu proyecto en un diagrama de Gantt puede convertir un plan ordenado en un desorden abrumador.

Alternativas a los diagramas de Gantt tradicionales

Afortunadamente, existen alternativas a los diagramas de Gantt que ofrecen una vista general de cómo encaja todo el trabajo, sin las limitaciones típicas de un diagrama de Gantt basado en una hoja de cálculo.

Mejores herramientas para crear tu plan

Conceptos básicos del diagrama de Gantt: Mejores herramientas para crear tu plan

Una herramienta para gestión de proyectos o trabajos como Asana te puede ayudar a gestionar, coordinar y aportar detalles a tu proyecto en el mismo lugar en el que lo planificas. A la vez, pierdes menos tiempo en tener que preparar todo.

Lee: Introducción a la gestión del trabajo

Por ejemplo, puedes configurar el plan de tu proyecto con el Cronograma de Asana, una vista similar a la de un diagrama de Gantt que te permite establecer claramente cómo encajan todas las piezas de tu proyecto. Al igual que en un diagrama de Gantt, en el Cronograma se muestra cuándo se realizará cada paso, cuánto durará y quién es el responsable. Sin embargo, a diferencia del diagrama de Gantt, el Cronograma es fácil de preparar y mantener, y le brinda a tu equipo la posibilidad de colaborar con el trabajo en el mismo lugar en el que se planificó el proyecto.

Prueba el Cronograma de Asana de manera gratuita

Otros tipos de gestión visual de proyectos

Conceptos básicos del diagrama de Gantt: Otros tipos de gestión visual de proyectos

Dependiendo del tipo de trabajo que gestiones, un calendario o un tablero Kanban podría funcionar como una alternativa más ágil y rápida para preparar la visualización del plan de tu proyecto en un Cronograma. Con Asana, también puedes cambiar entre distintas vistas del proyecto. Puedes ver cualquier proyecto con las vistas de Cronograma, Lista, Tablero o Calendario. Así tu equipo puede ver su trabajo de la forma en que lo prefiera. Puedes probar todas estas vistas con una versión de prueba gratis del plan Premium.

Lee: 3 formas de visualizar un plan de proyecto: los Cronogramas, los Calendarios y los Tableros

Planifica los proyectos como un profesional

Independientemente de que uses un diagrama de Gantt o una alternativa similar, visualizar el plan de tu proyecto es el paso clave para cualquier equipo independientemente de que seas o no quien gestiona el proyecto. Te permite mostrar cómo encajan todas las piezas de tu proyecto, compartirlo con tu equipo y adaptar tu plan a medida que el trabajo progresa para mantener todo encaminado.

Elabora el plan de tu proyecto y observa cómo todas las piezas encajan en Asana.

Recursos relacionados

Artículo

How to improve operational efficiency