Plantilla para tableros Kanban

¿Qué es un tablero Kanban?

Un tablero Kanban es una herramienta que permite visualizar el trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas. Por lo general, cada tablero tiene una variedad de columnas, como "Pendiente", "En curso" y "Terminado". Dentro de cada columna, están las tareas del proyecto, denominadas tarjetas, que indican las acciones pendientes. A medidas que se realiza el trabajo, este avanza a través de las diferentes etapas hasta que llega a la columna final. Los equipos de ingeniería y desarrollo que usan la gestión ágil de proyectos suelen utilizar los tableros Kanban, pero cualquier equipo que desee contar con una herramienta de colaboración visual puede beneficiarse de los tableros Kanban.

¿Qué es una plantilla de tablero Kanban?

Una plantilla para tableros Kanban es una forma de poner en marcha el proceso de creación de este tablero al definir previamente las columnas y la información de las tarjetas que el proyecto del tablero Kanban debería incluir. Quizás hayas visto un tablero Kanban realizado en una pizarra o una hoja de papel con notas adhesivas. Si bien también son herramientas visuales útiles, carecen de la flexibilidad de un tablero Kanban virtual. Cuando creas tu tablero con un software de gestión de proyectos es muy sencillo crear plantillas y reutilizar diseños de tableros útiles. Además, los miembros del equipo pueden acceder más fácilmente a las plantillas virtuales para gestionar su propio trabajo y proyectos.

Cómo crear una plantilla para tableros Kanban

Lo más importante para crear una plantilla de tablero Kanban es definir las columnas y decidir qué información se debe incluir en cada tarjeta. A continuación, echaremos un vistazo a estos detalles.

Consejos para crear columnas para tu plantilla de tablero Kanban

Tu tablero Kanban debe incluir las secciones que tu equipo necesita para finalizar un proyecto. Estas secciones, que representan las etapas del trabajo, se muestran como columnas en este tipo de tablero. Por ejemplo, podrías tener estas columnas:

• Backlog, nuevo o próximo: esta es tu lista de tareas pendientes y debe ser la primera sección del tablero Kanban. Aquí, debes incluir todo el trabajo que se debe realizar, pero que aún no se ha comenzado. 

• En progreso, actual o en curso: aquí aparece tu trabajo en curso para que el equipo sepa en qué se está trabajando en tiempo real.

• Trabajo terminado: para todo el trabajo que ya se finalizó. Conservar las tareas en el tablero Kanban una vez que se completaron es una excelente manera de crear una fuente central de referencias para todo el trabajo del proyecto. También permite que las partes interesadas puedan ver fácilmente lo que ya se hizo. Cuando finalice el proyecto, sabrás exactamente dónde encontrar todas las tareas conectadas con tu iniciativa.

• Columnas opcionales: si quieres que tu tablero sea realmente simple, puedes usar solo las tres secciones que mencionamos anteriormente, pero también puedes añadirle algo de complejidad. Algunos ejemplos incluyen una sección de “referencias” (que alberga las hojas de ruta del proyecto y las métricas relacionadas), una sección “en espera” para todos los elementos que comenzaste, pero que tuviste que postergar a una fecha de entrega posterior o indefinida, o una sección llamada “cancelado” para el trabajo que ya no necesitas.

Qué debes incluir en tus tarjetas Kanban

También debes decidir qué información incluir en el nivel de las tarjetas. Dado que las plantillas de tablero Kanban son herramientas visuales, las plantillas para tarjetas Kanban deben proporcionar suficiente información como para que tu equipo pueda entender qué está pasando de un vistazo. 

Esta información podría incluir:

• Un breve título descriptivo. Recomendamos siempre empezar los títulos de las tarjetas con un verbo. De ese modo, tu equipo comprenderá exactamente lo que tienen que hacer.

• La fecha de entrega. Tanto si se trata de un rango de fechas como de una fecha específica, asegúrate de que tu equipo sepa exactamente cuándo deben finalizar el trabajo.

• El estado de la tarea. ¿Este trabajo está en curso? ¿Alguna tarea lo está bloqueando? 

• Horas o dedicación estimadas. Ya sea que uses horas, puntos de historia o tallas de camisetas para hacer el seguimiento del trabajo, asegúrate de que tu equipo sepa cuánto tiempo debería llevarles cada tarea en particular. 

• La prioridad. Úsala para señalar cualquier trabajo que deba completarse con urgencia. 

Ejemplo de caso de uso de plantilla Kanban

Imagina que estás creando una plantilla de tablero Kanban para la planificación de sprints para tu equipo ágil. En este caso, la primera columna debería incluir las tareas pendientes (o backlog) que tendrá que ir realizando tu equipo. La siguiente columna podría ser una sección de tareas en curso que incluya todas las tareas que ya se comenzaron. Debes seguir creando columnas para cada etapa de tu proceso de trabajo hasta que completes el flujo de trabajo. 

Según las necesidades de tu equipo, también puedes incluir en tu plantilla tarjetas Kanban de ejemplo para usar de referencia en caso de tareas y tableros específicos. Sin embargo, la mayoría de los tableros Kanban son bastante comprensibles y usan secciones claras como “terminado” para evitar confusión.

¿Por qué usar una plantilla de tablero Kanban?

Las plantillas para tableros Kanban son herramientas simples de gestión de flujos de trabajo. La ventaja principal de usar una plantilla es que te permite establecer rápidamente tu lista de tareas del proyecto, especialmente si creas la plantilla en un software de gestión de proyectos. Desde allí, tú y tu equipo pueden ver el trabajo del proyecto en tiempo real y observar cómo las tareas van avanzando de una sección a otra.

También puedes configurar automatizaciones en tu proyecto para que las tareas se muevan automáticamente de una columna a otra cuando cambia el estado. Por ejemplo, cuando un miembro del equipo indica que están trabajando actualmente en una tarjeta, puedes configurar la tarjeta para que pase inmediatamente a la sección “en curso”. 

Ejemplos de plantillas de tablero Kanban

Los equipos de desarrollo y producto suelen utilizar estas plantillas, pero son muy útiles para cualquier equipo que necesite una herramienta de gestión de proyectos simple pero versátil. Por ejemplo:

• Equipos de desarrollo de software que trabajan con los backlogs de productos.

• Empresas emergentes que necesitan una forma clara y sencilla de coordinar el trabajo con pocos miembros en el equipo o recursos limitados.

• Equipos de marketing de contenido que necesitan asignar artículos a una variedad de escritores. El artículo puede pasar por las diferentes etapas, en este ejemplo, las columnas podrían ser: trabajo pendiente, asignado, borrador, en edición y publicado.

Funciones integradas

• Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

• Resumen del proyecto. En el resumen tienes toda la información importante que necesitas del contexto del proyecto. Brinda al equipo una descripción general del qué, el porqué y el cómo del trabajo. Agrega un resumen para establecer el tono de cómo trabajarán juntos en Asana. Además, comparte en un solo lugar cualquier recurso y dato importante, por ejemplo, detalles de las reuniones o los canales de comunicación y briefs del proyecto.

• Mensajes. ¿Necesitas compartir información que no se traduce en una tarea concreta? Prueba los mensajes en Asana. La función Mensajes te permite comunicarte dentro de Asana con respecto al trabajo que no está asociado a tareas concretas. Puedes enviar mensajes a cualquier persona, equipo y proyecto, para que todos estén en sintonía. Vincúlalos a tareas, proyectos y objetivos en Asana para que los destinatarios de tus mensajes obtengan contexto y profundicen en los detalles.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto.

• Figma. Los equipos usan Figma para crear los flujos de usuarios, los planos de pantalla, los prototipos, las simulaciones de interfaces de usuario y mucho más. Ahora, puedes incorporar esos diseños en Asana, para que tu equipo pueda consultar el trabajo de diseño más reciente y en contexto junto con los documentos que se relacionan con el proyecto. Además, a diferencia de lo que sucede con las capturas de pantalla, las incorporaciones dinámicas se actualizan en tiempo real para reflejar los cambios que se producen en un archivo de diseño, y con ello, eliminas la sobrecarga de trabajo que implica buscar los archivos correctos y actualizar las imágenes.

Preguntas frecuentes