Planificación con el calendario de Asana

¿Qué hay en tu calendario para hoy, esta semana o este mes? Si no puedes ver con facilidad tus pendientes y fechas de entrega, puedes olvidar cosas o sobrecargarte con trabajo. Con Asana, puedes ver tareas y proyectos en un calendario para ayudarte a administrar tu tiempo, gestión de recursos y fechas de entrega.

En Asana existen diferentes vistas de calendario. Puedes ver tu lista de tareas más todos tus proyectos y los de tu equipo en un calendario. Esta información también puedes verla en nuestra aplicación móvil para que puedas revisar o reprogramar con rapidez cuando te encuentres fuera de la oficina.

Para planificar proyectos que tienen una fecha límite, prueba en cambio el Cronograma. Te ayudará a gestionar las dependencias, tener un buen programa antes de comenzar y mantener a tu equipo al día a medida que el trabajo cambia.

Ver tu calendario

Puede que estés acostumbrado a ver Mis tareas en una lista, pero también puedes verlas en formato de calendario. Ya sea al llegar el lunes por la mañana o al cerrar el mes, la Vista de calendario te ayuda a mantenerte al tanto de las fechas de entrega y visualizar tu gestión de recursos para el día, la semana o el mes. La próxima vez que un compañero de equipo te pregunte si tienes disponibilidad, revisa tu calendario en Mis tareas.

Consejos para el calendario de Mis tareas:

• Si prefieres ver todas tus tareas en la Vista del calendario, configúrala como tu vista predeterminada.
• Crea nuevas tareas haciendo doble clic en la fecha de entrega deseada. También puedes marcar las tareas finalizadas poniendo el cursor sobre la fecha de entrega y haciendo clic en la marca de verificación que aparece.
• Si un día parece estar sobrecargado, puedes cambiar las fechas de entrega arrastrando y soltando las tareas en una nueva fecha.
• Utiliza las fechas de inicio y de entrega de las tareas para ver cuánto tiempo trabajarás en ellas. Saber cuándo empezar es tan importante como saber cuándo finalizar.
• Dirígete a la pestaña de Visualización en ajustes de mi perfil para cambiar el día de la semana en que empieza tu calendario.

Ver un proyecto en el calendario

Visualiza un proyecto en un calendario para realizar un seguimiento de las tareas finalizadas, las próximas fechas de entrega y el trabajo de la semana o el mes. La vista de calendario es ideal para los calendarios editoriales, ya que así te aseguras de tener un excelente programa de contenido.

Consejos para el calendario del proyecto:

• Cambia fácilmente las fechas de entrega arrastrándolas y soltándolas en el calendario. Los responsables recibirán una notificación de este cambio.
• Utiliza la Vista de calendario para proyectos como calendarios editoriales para ver fácilmente si falta contenido o para proyectos de planificación de eventos y sprint para asegurarte de que las fechas de entrega tienen plazos razonables.
• Usa el filtrado del calendario para ordenar por campos personalizados en cualquier proyecto para detectar rápidamente las prioridades, el tipo de contenido y el estado de aprobación (o lo que fuera para lo que tengas campos personalizados).

Ver el calendario de tu equipo

Si intentas ver el calendario de tu equipo para tomar decisiones acerca del personal, prueba la Gestión de recursos. La gestión de recursos te ayuda a hacer cronogramas realistas para tu equipo (y a revisar los que ya están activos) para evitar el agotamiento, incumplir con las fechas de entrega, trabajar de forma ineficiente o perder de vista vencimientos.

Consejos para gestionar la disponibilidad laboral del equipo con la Gestión de recursos:

• Para obtener las vistas más precisas del cronograma de tu equipo y de la carga laboral agrega todos los proyectos en los que están trabajando en un mismo portafolios.
• No todas las tareas se crean igual. Configura la dedicación para las tareas en cualquier proyecto dentro de tu Portfolios y podrás medir las horas con más precisión o la dedicación dispensada a cada tarea.
• Reúne todo en la Gestión de recursos antes de los lanzamientos de los proyectos para visualizar cuándo se terminará el trabajo actual y cuándo se podrá empezar con uno nuevo.
• Mira con un solo vistazo y en cualquier momento la carga laboral de tu equipo en general. Pasarás menos tiempo en reuniones de control o tratando de averiguar esta información en cadenas de email, chats y otras comunicaciones.
• Si un compañero de equipo se ve sobrecargado, usa la Gestión de recursos para reasignar o reprogramar el trabajo y evitar que se agote o que haya demoras en los proyectos.

Cuándo usar el cronograma y cuándo el calendario

Las vistas de cronograma y calendario te brindan información distinta y deben utilizarse con fines diferentes. Ambas son vistas de proyecto, por lo que puedes intercambiarlas en todo momento, pero ten en cuenta lo siguiente:

Considera	la vista de cronograma si…	la vista de calendario si…
Fecha límite	Tu proyecto tiene una fecha de finalización	Tu proyecto es continuo
Flujo de trabajo	Tu proyecto tiene dependencias y el trabajo se realiza en determinado orden	Las tareas son más independientes entre sí
Programa	Quieres crear un programa de proyecto y ver su avance	Quieres visualizar el trabajo que se está realizando esta semana o este mes
Público	Quieres compartir el plan con ejecutivos, otros equipos, personas interesadas en el proyecto	Estás mirando tu propio programa en Mis tareas o el programa general de tu equipo

Continúa descubriendo “Cómo usar Asana”

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Mantente al día y sigue el trabajo de tu equipo con la vista de calendario de Asana.