Planificación con el calendario de Asana

¿Qué hay en tu calendario para hoy, esta semana o este mes? Si no puedes ver con facilidad tus pendientes y fechas de entrega, puedes olvidar cosas o sobrecargarte con trabajo. Con Asana, puedes ver tareas y proyectos en un calendario para ayudarte a administrar tu tiempo, gestión de recursos y fechas de entrega.

En Asana existen diferentes vistas de calendario. Puedes ver tu lista de tareas más todos tus proyectos y los de tu equipo en un calendario. Esta información también puedes verla en nuestra aplicación móvil para que puedas revisar o reprogramar con rapidez cuando te encuentres fuera de la oficina.

Para planificar proyectos que tienen una fecha límite, prueba en cambio el Cronograma. Te ayudará a gestionar las dependencias, tener un buen programa antes de comenzar y mantener a tu equipo al día a medida que el trabajo cambia.

Ver tu calendario

Puede que estés acostumbrado a ver Mis tareas en una lista, pero también puedes verlas en formato de calendario. Ya sea al llegar el lunes por la mañana o al cerrar el mes, la Vista de calendario te ayuda a mantenerte al tanto de las fechas de entrega y visualizar tu gestión de recursos para el día, la semana o el mes. La próxima vez que un compañero de equipo te pregunte si tienes disponibilidad, revisa tu calendario en Mis tareas.

CAPTURA DE PANTALLA de la Vista de calendario en Mis tareas para planificar y gestionar tu cronograma de trabajos

Para ver Mis tareas en la Vista de calendario:

  1. Comienza en Mis tareas.
  2. En el encabezado, haz clic en Calendario.

Consejos para el calendario de Mis tareas:

  • Si prefieres ver todas tus tareas en la Vista del calendario, configúrala como tu vista predeterminada.
  • Crea nuevas tareas haciendo doble clic en la fecha de entrega deseada. También puedes marcar las tareas finalizadas poniendo el cursor sobre la fecha de entrega y haciendo clic en la marca de verificación que aparece.
  • Si un día parece estar sobrecargado, puedes cambiar las fechas de entrega arrastrando y soltando las tareas en una nueva fecha.
  • Utiliza las fechas de inicio y de entrega de las tareas para ver cuánto tiempo trabajarás en ellas. Saber cuándo empezar es tan importante como saber cuándo finalizar.
  • Dirígete a la pestaña de Visualización* en **ajustes de mi perfil para cambiar el día de la semana en que empieza tu calendario.

Arrastra y suelta las tareas para moverlas en el calendario de Asana

Ver un proyecto en el calendario

Visualiza un proyecto en un calendario para realizar un seguimiento de las tareas finalizadas, las próximas fechas de entrega y el trabajo de la semana o el mes. La vista de calendario es ideal para los calendarios editoriales, ya que así te aseguras de tener un excelente programa de contenido.

GIF en el que se arrastra y suelta una tarea en el calendario de un proyecto para reprogramar la fecha de entrega

Para ver la Vista de calendario de un proyecto:

  1. Comienza desde el proyecto.
  2. En el encabezado, haz clic en Calendario.

Consejos para el calendario del proyecto:

  • Cambia fácilmente las fechas de entrega arrastrándolas y soltándolas en el calendario. Los responsables recibirán una notificación de este cambio.
  • Utiliza la Vista de calendario para proyectos como calendarios editoriales para ver fácilmente si falta contenido o para proyectos de planificación de eventos y sprint para asegurarte de que las fechas de entrega tienen plazos razonables.
  • Usa el filtrado del calendario para ordenar por campos personalizados en cualquier proyecto para detectar rápidamente las prioridades, el tipo de contenido y el estado de aprobación (o lo que fuera para lo que tengas campos personalizados).

Ve los valores de campos personalizados poniendo el cursor sobre ellos en la Vista de calendario de Asana

Ver el calendario de tu equipo

Si intentas ver el calendario de tu equipo para tomar decisiones acerca del personal, prueba la Gestión de recursos. La gestión de recursos te ayuda a hacer cronogramas realistas para tu equipo (y a revisar los que ya están activos) para evitar el agotamiento, incumplir con las fechas de entrega, trabajar de forma ineficiente o perder de vista vencimientos.

CAPTURA DE PANTALLA de la redistribución equitativa de trabajo entre los responsables en la vista de Gestión de recursos

Consejos para gestionar la disponibilidad laboral del equipo con la Gestión de recursos:

  • Para obtener las vistas más precisas del cronograma de tu equipo y de la carga laboral agrega todos los proyectos en los que están trabajando en un mismo portafolios.
  • Reúne todo en la Gestión de recursos antes de los lanzamientos de los proyectos para visualizar cuándo se terminará el trabajo actual y cuándo se podrá empezar con uno nuevo.
  • Mira con un solo vistazo y en cualquier momento la carga laboral de tu equipo en general. Pasarás menos tiempo en reuniones de control o tratando de averiguar esta información en cadenas de email, chats y otras comunicaciones.
  • Si un compañero de equipo se ve sobrecargado, usa la Gestión de recursos para reasignar o reprogramar el trabajo y evitar que se agote o que haya demoras en los proyectos.

Cuándo usar el cronograma y cuándo el calendario

Las vistas de cronograma y calendario te brindan información distinta y deben utilizarse con fines diferentes. Ambas son vistas de proyecto, por lo que puedes intercambiarlas en todo momento, pero ten en cuenta lo siguiente:

Considera la vista de cronograma si… la vista de calendario si…
Fecha límite Tu proyecto tiene una fecha de finalización Tu proyecto es continuo
Flujo de trabajo Tu proyecto tiene dependencias y el trabajo se realiza en determinado orden Las tareas son más independientes entre sí
Programa Quieres crear un programa de proyecto y ver su avance Quieres visualizar el trabajo que se está realizando esta semana o este mes
Público Quieres compartir el plan con ejecutivos, otros equipos, personas interesadas en el proyecto Estás mirando tu propio programa en Mis tareas o el programa general de tu equipo

Continúa descubriendo “Cómo usar Asana”

Ve el calendario de Asana en acción y obtén más información con nuestros videos sobre Cómo usar Asana. Suscríbete al Canal de Asana en YouTube para recibir consejos y tutoriales semanales.

Mantente al día y sigue el trabajo de tu equipo con la vista de calendario de Asana.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.