A fin de cuentas, ¿qué son las herramientas de colaboración?

¿Necesitas trabajar con objetivos comunes con otras personas? Las herramientas de colaboración en línea son la clave. Algunas simplemente brindan a los equipos una manera fácil de comunicarse y compartir el trabajo, por ejemplo, las aplicaciones de email o chat. Otras ofrecen funciones más complejas para ayudarte a gestionar tu trabajo y trabajar en equipo de manera más productiva.

¿Por qué considerar el uso de herramientas de colaboración en línea?

Trabajar en equipo no es fácil, por muchos motivos. Probablemente tengas compañeros de equipo que trabajan en diferentes lugares y zonas horarias. Además, el trabajo de todos está ahora diseminado en múltiples aplicaciones. ¿El resultado?

Falta de visibilidad

Los gerentes, líderes y compañeros de equipo a menudo pasan por alto actualizaciones importantes porque no pueden verlas.

Objetivos poco claros

Todos pierden tiempo buscando información, tratando de entender qué hacer y duplicando el trabajo.

Mala planificación

Los gerentes y líderes no saben en qué están trabajando sus equipos y pierden tiempo en reuniones de estado.

Asana Product Screenshot

Las herramientas de colaboración fortalecen los equipos

Un buen software de colaboración ayuda a eliminar la comunicación y la información aisladas, porque organizan tu trabajo en un lugar. Todos saben quién está haciendo qué. Los compañeros de equipo pueden analizar el trabajo y compartir ideas con facilidad. Los proyectos se entregan en tiempo y forma.

Funciones de las herramientas de colaboración

¿Cuál es la herramienta adecuada para mi equipo?

Desde ya, depende de tus necesidades específicas, pero las buenas herramientas de colaboración deberían ofrecerte la capacidad de:

Compartir archivos

Compartir archivos (Google Docs, PDF, JPG, etc.) es esencial para colaborar y crear una “fuente de la verdad”, donde los equipos pueden encontrar la información que necesitan. También debes poder analizar los archivos compartidos para mantener los detalles sobre los recursos en un solo lugar.

Programar proyectos y tareas

La capacidad de asignar y reasignar tareas ayuda a entender las prioridades, mientras que los calendarios y otras funciones de programación permiten a los equipos colaborar en los planes y mantenerse al día respecto del progreso y los cambios.

Coordinar el trabajo

Necesitas ver las tareas, las dependencias y los logros para determinar las fechas de entrega, ajustar los planes cuando sea necesario y ayudar a tu equipo a trabajar eficientemente. Las buenas herramientas de colaboración ayudan a mantener el control del progreso y alertar cuando se acercan tus fechas límite o el trabajo se atrasa.

Comunicarte sin problemas

Mantener las conversaciones sobre proyectos y listas de pendientes en un lugar ayuda a los equipos a convertir las ideas y los comentarios en acción. La solución que elijas también debería integrarse con tus aplicaciones de mensajería e email para ser compatible con las diferentes maneras en que tu equipo prefiere comunicarse.

Planificar proyectos

Los tableros y las listas te permiten desglosar los planes en los pasos a seguir, de manera que los compañeros de equipo puedan ver cómo el trabajo diario es importante para lograr los objetivos.

Coordinar el trabajo

Crea y asigna tareas a tus compañeros de equipo, y define dependencias para asegurarte de que se haga el trabajo correspondiente en el momento adecuado.

Comunicarse de manera efectiva

Asana permite mantener a todos al día fácilmente y darles el contexto que necesitan para convertir las ideas en acción.

Alinear los objetivos compartidos

Comparte fácilmente los objetivos y los logros para que todos sepan cuáles son las prioridades y los logros de cada equipo.

Gestionar cambios

Incluso si los planes o las fechas límite cambian, en Asana es fácil modificar rápidamente las tareas y actualizar a todos al mismo tiempo.

Mejorar la colaboración entre funciones

Comparte los proyectos actuales y próximos de toda la empresa para que todos sepan qué está haciendo cada equipo.

Asana Product Screenshot

Los proyectos importantes tienen miles de piezas en movimiento, personas involucradas y tareas para realizar. Asana nos ayuda a planificar todo, dar seguimiento a todo el trabajo y mantenernos al corriente del progreso de todos.

—Maggie Green, gerente de Proyectos, 1A Auto

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