La guía para líderes de equipo para elegir una buena herramienta de informes

Si nunca antes has usado una herramienta para generar informes, al principio, puede resultar intimidante. Es cierto que las herramientas para crear informes pueden ser muy útiles para tomar decisiones efectivas en función de los datos, pero ¿cómo saber qué herramienta es la indicada para el equipo? ¿Qué funciones te servirán para tomar mejores decisiones? ¿Cómo se debería configurar una herramienta para generar informes? ¿Hay casos, realmente, en los que la información es demasiada?

Puedes encontrar y elaborar informes en distintos niveles para tu organización. Los equipos administrativos y estratégicos probablemente opten por la implementación de informes que abarquen a toda la organización, mientras que los equipos de Ventas necesitarán informes específicos para realizar ventas. Pero como líder del equipo, no importa en qué departamento trabajes, siempre necesitarás hallar la manera de ver toda la información que maneja tu equipo y de conectarla con los flujos clave de trabajo. No es nada fácil reunir, procesar y analizar los datos de los proyectos, pero para eso están las herramientas que generan informes.

En este artículo, te contaremos todo lo que debes saber para hallar la mejor herramienta para realizar informes para tu equipo. Desde los análisis de datos hasta la experiencia del usuario, aquí te mostramos lo útiles que pueden resultar estas herramientas para analizar los datos de los proyectos y cumplir con los indicadores clave de rendimiento (KPI) del equipo.

¿Qué es una herramienta para crear informes?

Una herramienta para informes sirve para organizar, analizar y visualizar los datos relevantes. Con un software para generar informes puedes facilitar el estudio de los datos, para que los miembros del equipo puedan tomar decisiones en función de dicha información, con confianza y rápido. En general, las herramientas para crear informes son una de las mejores opciones para procesar datos con el fin de entender el estado o el progreso de muchas iniciativas. 

Algunas de las plataformas para crear informes también ofrecen lo siguiente:

• API y conectores, para automatizar y conectar los informes entre las herramientas de negocios más importantes. 

• Análisis incorporados, con los que se crean informes en las herramientas que ya usas para reducir la cantidad de veces que cambias entre las diferentes aplicaciones.

• Proyecciones, para asimilar la información actual y extrapolar el rendimiento al finalizar un proyecto.

• Informes corporativos, con medidas extra de seguridad para garantizar que la información correcta llegue a las personas indicadas. 

¿Qué son las herramientas de inteligencia de negocios (BI)? 

En las herramientas de inteligencia de negocios (BI), como las que se usan para crear informes, la información se incorpora y se analiza. Además de ese análisis, las herramientas de inteligencia de negocios también transforman e interpretan los datos para obtener información significativa. Estas herramientas se crearon para aportar una amplia gama de información en toda una organización, con el propósito de tomar decisiones estratégicas con un mayor alcance y de largo plazo. Los gerentes que trabajan con inteligencia de negocios, por lo general, elaboran paneles en SQL o trabajan con análisis de datos para extraer información específica y obtener hallazgos a partir de sus propios datos. 

En pocas palabras, los informes pueden ayudarte a entender el estado actual de tus datos y el general de varias iniciativas; mientras que las herramientas de inteligencia de negocios sirven para profundizar sobre el por qué de las cosas. 

Hay tres tipos de herramientas para crear informes

Antes de hablar sobre qué son los informes y cómo funcionan, es muy importante que entendamos por qué los usamos. El acceso a los datos es muy importante, y agrupar la información útil es la clave para tomar buenas decisiones de negocios. A fin de elegir la herramienta correcta para generar informes de tu organización, resulta fundamental saber bien, primero, lo que quieres obtener con los informes. 

El primer paso es saber qué tipo de herramienta para crear informes debes buscar. Hay tres tipos principales:

• Las herramientas con las que se crean informes sobre tipos específicos de información. Por ejemplo, Google Analytics ofrece detalles sobre el tráfico del sitio web e información para SEO. De manera similar, con una herramienta para relaciones con los clientes como Salesforce se pueden emitir informes sobre cómo se avanza con los clientes potenciales y con las oportunidades de negocios.

• Las herramientas que agrupan cualquier tipo de datos. Por ejemplo, Power BI de Microsoft y Google Data Studio permiten importar información desde muchas fuentes diferentes de datos para crear informes combinados.

• Las herramientas que se conectan con el trabajo. Por ejemplo, un software para crear informes universales ofrece un punto único de referencias para dar seguimiento a la manera en que avanzan los trabajos en toda la organización. Al conectar el trabajo con los objetivos críticos del negocio, los líderes obtienen visibilidad en tiempo real y una perspectiva práctica de todos los proyectos a la vez, en un mismo lugar.

Pregunta frecuente: ¿Qué herramienta debería usar?

El tipo de herramienta para informes en la que inviertas dependerá de las necesidades específicas del equipo. Si lo que necesitas es emitir informes que abarquen a la organización entera, probablemente te convenga trabajar con una herramienta como Zoho Analytics para informar sobre una amplia gama de datos, de la manera más personalizada posible. Otra opción, si solamente quieres saber el estado de alguna iniciativa específica, como cuántos usuarios interactúan con tus redes sociales, será mejor que trabajes con una herramienta para crear informes específicos como Hootsuite. 

Pero como líder del equipo, una de las cosas más importantes de las que querrás obtener informes serán los datos de los proyectos. Este tipo de informes —los informes universales— crean un punto único de referencias para dar seguimiento al trabajo de toda una organización, respecto a cómo se avanza para cumplir con los objetivos críticos del negocio. Las herramientas para informes universales ofrecen paneles actualizados sobre los equipos y proyectos; con datos de los flujos de trabajo, los presupuestos, la sincronización y mucho más. No hace falta actualizarlos ni hacer un mantenimiento manual. Estas herramientas ya están conectadas con el trabajo que se lleva a cabo y a medida que se hace; por lo tanto, están siempre actualizadas.

Los informes universales, por lo general, se subestiman; pero, en realidad, son críticos para generar el impacto deseado. En este artículo nos centraremos en los informes universales y en cómo puedes usar estas herramientas para asegurarte de que el equipo realice trabajos de excelente calidad.

Los beneficios de las herramientas para crear informes universales

Las herramientas para crear informes aislados, o las que sirven solo para niveles altos (no para los detalles) o para escalas más amplias carecen de algo: la conexión directa con los datos del equipo. Sin una conexión directa entre el trabajo que se lleva a cabo y el software para generar los informes, deberás invertir en un software de conexión o desarrollar alguna API sólida para la que se requerirá mucho tiempo. Lo que es peor, los datos y los informes no estarán conectados con el trabajo al que representan. Si los miembros del equipo quieren conocer más acerca de lo que incluyen los informes, tendrán que investigar sobre las referencias, organizar reuniones para actualizaciones de estado o generar esa información de forma manual. 

Este problema ya existe. Según nuestra investigación, los trabajadores del conocimiento cambian, en promedio, entre 10 aplicaciones hasta 25 veces al día. Además, dedican el 13 % del tiempo a trabajos que ya se han hecho antes. Con la herramienta correcta para generar informes, puedes detectar esos problemas y, a la vez, empoderar al equipo para que logre trabajos de excelencia. 

Las herramientas para crear informes universales son útiles para reunir y organizar los datos de los proyectos en recursos visuales que aportan información al proceso para tomar decisiones. Este nivel de detalle puede ser crítico para tomar decisiones importantes rápido. 

Las buenas herramientas para crear informes universales ofrecen lo siguiente:

• Actualizaciones en tiempo real y datos sin procesar en detalle.

• Una forma de visualizar la información y la opción de compartirla.

• Alguna manera de poder profundizar en los detalles. 

• La posibilidad de acelerar el proceso de realizar informes (con la automatización o plantillas).

• Informes que se pueden personalizar con los parámetros exactos que necesitas.

• La posibilidad de tomar mejores decisiones y con más información.

El tiempo que se trabaja en equipo habría que dedicarlo a confirmar los recursos, a mantener debates activos y a quitar los obstáculos del camino en los proyectos. No ocuparlo solamente para contar ‘Aquí está lo que hice y por qué’.”

5 funciones comunes de los informes universales

La herramienta para crear informes universales que elijas debería tener algunas, si no todas, de estas funciones. A fin de cuentas, estas cinco funciones pueden ayudarte a aprovechar al máximo tu herramienta para análisis de datos.

Software para visualización

La mayoría de las herramientas para generar informes son software para visualización de datos, incluidas las herramientas para crear informes universales. Son muy útiles para analizar la información rápido, ya que convierten a los datos en gráficos y mapas. 

Informes por autoservicio

Las opciones para crear informes por autoservicio son fáciles de usar y, además, cuentan con funciones como las de arrastrar y soltar que las hacen muy sencillas para que cualquier equipo pueda configurarlas. Pueden resultar muy útiles si solamente emites informes a partir de uno o dos conjuntos de datos, y si solamente necesitas usar información básica en esos informes. Las herramientas para crear informes por autoservicio normalmente contienen plantillas que utilizan quienes diseñan los informes para extraerlos rápido.

Paneles

Los paneles, por lo general, se encuentran integrados en las herramientas de informes que permiten visualizar los datos, para que puedas ver y dar seguimiento al trabajo desde cualquier ángulo. Para crear un panel, arrastra y suelta varios widgets que te resulten importantes. Después, cada vez que vuelvas a cargar los gráficos, los widgets se actualizarán automáticamente con la información más reciente. Esta opción es excelente para controles puntuales e inmediatos, o para estar al tanto de los avances del trabajo en tiempo real.

Informes estáticos

Los informes estáticos son excelentes para capturar datos desde un punto específico en el tiempo. Por ejemplo, si deseas capturar datos después de un lanzamiento de productos o de una campaña de marketing, puedes crear y guardar un informe para analizar los datos históricos más adelante, o también puedes exportar ese informe como un archivo de Microsoft Excel o .csv. La mayoría de las herramientas para informes, de uno u otro modo, ofrecerán esta función. Sin embargo, hay que estar atento a que no ofrezcan solamente informes estáticos, ya que pueden quedar obsoletas rápidamente. Asegúrate también de tener alguna manera en la cual acceder a informes de datos en tiempo real.

Informes ad hoc

Los informes ad hoc son únicos, se emiten una sola vez. Probablemente los equipos dedicados al análisis de negocios los generen por consultas o para acceder a métricas específicas. Los informes ad hoc están sumamente personalizados, pero su alcance, por lo general, no suele ser amplio. Ofrecen una mirada muy detallada sobre datos particulares.

Qué buscar en una herramienta de informes universales

Una herramienta para informes debería poder conectar de manera efectiva al trabajo con los informes. Sin ese nivel de conexión, tienes que cambiar entre aplicaciones y estar buscando información para hallar los datos que necesitas.

Ya estamos familiarizados con buscar entre los emails esa noticia en particular que quedó en algún lugar o con organizar una reunión para enterarnos de las novedades del proyecto. En Asana, a estas actividades como perseguir información o dar seguimiento al estado del trabajo las llamamos “pormenores del trabajo”. El trabajador del conocimiento promedio dedica el 60 % de su tiempo a los pormenores del trabajo. Con una herramienta para crear informes universales puedes agregar información o llegar a conclusiones claras con las que se reducen los pormenores del trabajo. Si los miembros del equipo necesitan obtener otros detalles, pueden hacer clic en el trabajo en cuestión y, como todo está en la misma herramienta, pueden detectar la raíz del problema. 

Informes en tiempo real

A menos que crees específicamente un informe estático, todos los informes que emitas se harán en tiempo real, para que puedas actuar según los datos que encuentres más relevantes. Sin acceso a las novedades en tiempo real, podrías tomar decisiones en función de datos desactualizados. 

En las organizaciones complejas, necesitas encontrar una forma de mantener a todos organizados. La peor forma de trabajar es cuando reina el aislamiento, porque no hay forma de ver lo que sucede en toda la organización. Asana nos ofrece una única plataforma para que todos los equipos puedan compartir su trabajo, comunicarse y realizar un seguimiento.”

Paneles interactivos

Los informes interactivos son críticos para poder acceder a la información que realmente necesitas. En estos paneles, también puedes profundizar en más detalles si notas algo inapropiado. Si los números no cierran, los paneles interactivos ofrecen la oportunidad de examinar en detalle la información para entender qué sucede. El resultado es que tanto los miembros del equipo como tú pueden tomar decisiones de negocios bien informados y basados en datos reales. 

Personalización

Asegúrate de que la herramienta para generar informes universales que elijas te permita elaborar informes de la manera que más quieras. Si la estructura es demasiado rígida, los informes pueden producir datos interesantes, pero que no se ajusten necesariamente a lo que buscas. 

Cuando busques una herramienta para generar informes universales, pregúntate lo siguiente: 

• ¿Cómo se podrán ver los datos en este informe? 

• ¿Hay más de una opción para ver o presentar los datos? 

• ¿Puedo exportar, imprimir o compartir los informes? 

• ¿Cómo accederán otros a estos informes? 

Plantillas listas para usar

Si recién comienzas con los informes universales, dependiendo del tamaño y la escala de la organización, busca una herramienta que ofrezca plantillas listas para usar y orientación acerca de qué informes puedes emitir. De este modo, podrás empezar a ver los resultados inmediatamente. 

Integraciones

Una buena herramienta para crear informes universales debe tener una gran cantidad de posibilidades de integraciones sólidas. Tu organización no usa una sola herramienta de negocios, necesitas trabajar con un ecosistema conectado de herramientas para que los trabajos sean excelentes. Es el motivo por el cual Asana se integra con más de 200 herramientas de negocios, incluidas Tableau, Power BI y Looker. 

El proceso completo estaba disperso por todas partes. Teníamos información en Google Docs, hojas de cálculo de Excel, listas de pendientes e incluso dábamos seguimiento a materiales de los clientes en Basecamp. Encontrar las tareas y ejecutarlas implicaba mucho tiempo, y todo estaba demasiado inconexo.”

Precios

Por supuesto, debes asegurarte de que la herramienta para generar informes universales que elijas esté dentro de tu presupuesto. Sin embargo, cuando busques precios, no te centres solamente en cuánto cuesta la herramienta, piensa también en qué obtendrás con ella. Por ejemplo, una solución para crear informes universales integrada con gestión de portafolios de proyectos y software para gestión del trabajo puede ser más valiosa que una herramienta directa para crear informes, porque puedes obtener mucho más por la misma cantidad de dinero. 

Facilidad de uso

A la herramienta la usarás con frecuencia. Antes de invertir en una herramienta para crear informes universales, pruébala. Ponla en práctica con algunos miembros claves del equipo y otros participantes fundamentales. Pregúntense lo siguiente: 

• ¿La interfaz de usuario es fácil de usar?

• ¿La herramienta es cómoda para los usuarios?

• ¿Los usuarios que no son técnicos pueden buscar la información que necesitan fácilmente?

• ¿Se integra bien con las otras herramientas que se usan actualmente? 

• ¿Con qué frecuencia se generan los informes? 

Ofrece visibilidad y mejora el impacto de los trabajos con herramientas para crear informes universales

Las buenas herramientas para informes universales empoderan a los miembros del equipo para que puedan tomar decisiones en función de los datos. Mientras menos dudas y más orientación haya, los integrantes del equipo podrán centrarse en los trabajos de mayor impacto.

Si estás listo para empezar, prueba los Informes universales de Asana, para obtener visibilidad en tiempo real e información procesable de todos los proyectos en un mismo lugar. Con los informes universales, puedes acceder a paneles actualizados de los equipos y proyectos; con información sobre la gestión de recursos, el presupuesto, los distintos ritmos de trabajo y mucho más. Y lo mejor de todo es que no es necesario realizar ninguna actualización ni mantenimiento manual. Comienza hoy mismo.