Aprende a elaborar el plan operativo para tu empresa

Un plan operativo se realiza generalmente para un plazo de un año, por eso, seguramente, leas y escuches hablar a menudo de POA (Plan Operativo Anual), porque es el tipo de plan operativo más frecuente.

¿Qué es un plan operativo?

Un plan operativo es el resultado de convertir tu plan estratégico en un mapa detallado que describa exactamente qué acción llevará a cabo tu equipo cada semana o, a veces, incluso cada día. Un plan operativo incluirá acciones pendientes e hitos que cada equipo o departamento debe llevar a cabo para ejecutar tu plan estratégico.

Un plan operativo debe incorporar una descripción de las responsabilidades de cada equipo o persona para el próximo trimestre, semestre o año fiscal. El nivel de detalle y el cronograma que selecciones para tu plan operativo deben depender de la rapidez con que tu organización se desempeñe normalmente; si es un equipo de ritmo rápido con una hoja de ruta acelerada será suficiente para crear un plan operativo para el próximo trimestre o semestre. Pero si tu organización tiende a pensar a más largo plazo, crea un plan operativo para todo el año fiscal.

Planificación operativa vs. planificación estratégica

Un plan estratégico es un plan a nivel de empresa que presenta tu estrategia a largo plazo para los próximos tres a cinco años. Entonces, ¿qué es un plan operativo? Un plan operativo es más pequeño tanto en el alcance como en el cronograma. El objetivo de la planificación operativa es describir las acciones que debes realizar a diario para alcanzar tus objetivos estratégicos.

A diferencia de un plan estratégico, un plan operativo también debe centrarse en la implementación. ¿Qué acciones diarias y semanales debe realizar tu equipo para lograr el objetivo de tu plan estratégico a largo plazo? ¿A qué indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos necesitas dar seguimiento de forma regular para asegurarte de que tu equipo está avanzando hacia los objetivos? Estos detalles deben incluirse en tu plan operativo.

¿Quién debería crear un plan operativo?

Para capturar de manera precisa quién está haciendo qué y para cuándo, el plan operativo debe ser muy detallado. Por esta razón, crea un plan operativo a una escala menor que tu plan estratégico, tanto en términos de cronograma como de alcance. En lugar de intentar crear un plan operativo para toda tu empresa, crea uno a nivel de departamento o equipo. En una empresa más grande, incluso podrías crear un plan operativo para una iniciativa específica, lo que sería similar a un plan de trabajo detallado.

Por ejemplo, crea un plan operativo para explicar las tareas diarias que tu departamento de TI debe realizar para respaldar a la empresa. El plan operativo de tu departamento de TI puede incluir la frecuencia con la que los miembros del equipo de TI verificarán la bandeja de entrada del proyecto de solicitudes de TI, la información del presupuesto para el programa, la manera en que el equipo de TI incorporará a los empleados nuevos y cómo los equipará, y con qué frecuencia se reunirá el equipo. 

Hay tres niveles para saber quién necesita crear un plan de operaciones:

• Alcance: Tu plan operativo capturará el quién, el qué y el cuándo de cada actividad. Debe estar enfocado con precisión en un equipo o iniciativa.

• Cronograma: En función de la rapidez de desempeño de tu organización, tu plan operativo debe abarcar un trimestre, un semestre o un año fiscal. 

• Participantes: Asegúrate de que las personas involucradas en el plan operativo sean cercanas al trabajo, para que puedan proyectar y predecir con precisión qué trabajo debe incluirse en el plan.

Beneficios de hacer un plan operativo

Un plan estratégico es una excelente manera de alinear de forma proactiva a tu equipo en torno a un propósito compartido. Al definir objetivos a largo plazo, puedes delinear con exactitud hacia dónde quieres ir.

El plan operativo de una empresa te ayuda a alcanzar tus objetivos estratégicos. De acuerdo con nuestra investigación, solo el 26 % de los trabajadores del conocimiento tienen una comprensión bien clara de cómo su trabajo individual se relaciona con los objetivos de la empresa. Si creas un plan de operaciones bien detallado, podrás definir con precisión qué objetivos a corto plazo debes alcanzar para estar encaminado hacia los objetivos a largo plazo. Puede ayudarte a pensar en las acciones que estás llevando a cabo actualmente o que necesitarás llevar a cabo para alcanzar tus objetivos. 

En particular, un plan operativo de una empresa:

• Deja claro con exactitud qué es lo que tu equipo debe hacer cada semana y cada día.

• Proporciona una guía completa de las operaciones diarias que los miembros de tu equipo deben realizar para lograr tus objetivos a largo plazo.

• Establece un punto de referencia para las expectativas diarias, para que puedas evitar desviarte de lo que se debe hacer.

Plan Operativo Anual (POA)

El Plan Operativo Anual o POA es el tipo de plan operativo más conocido y frecuente. Para una gran mayoría de empresas, la planificación operativa anual es la más eficiente. Este documento de carácter anual debe igualmente estar alineado con el plan estratégico de la compañía e incluir los objetivos anuales, las acciones que se realizarán para lograr esos objetivos específicos, los responsables de cada actividad, los recursos necesarios y un cronograma detallado. En general un POA o plan operativo anual debe ser claro, coherente con el plan estratégico y ser acorde con los recursos de la empresa. 

Características de un POA 

• Alineado con el plan estratégico. Antes de hacer tu POA (plan anual operativo) deberás contar con un plan estratégico, algo así como tu plan maestro. El POA debe ser coherente con las estrategias y metas que has diseñado a largo plazo. 

• Claro y conciso. Al ser un plan más detallado puede que tu POA se convierta en un plan operativo anual muy extenso. Evita elaborar un plan operativo excesivamente largo y complejo, debe ser lo más conciso posible para que resulte más comprensible y fácil de llevar a cabo. 

• Viabilidad. El POA debe ser viable. Parece una obviedad pero necesitarás que sea viable. Para ello, deberás contar con los responsables pertinentes de cada área a la hora de realizar tu POA, de esta manera te asegurarás que las acciones que estás contemplando en tu Plan Operativo Anual son posible tanto por presupuesto, como por recursos humanos y materiales. 

5 pasos para elaborar un plan operativo

Durante el proceso de creación de un plan de operaciones, no creas nuevos planes ni desarrollas nuevos objetivos. En cambio, para crear un plan operativo de una empresa, evalúas todo aquello en lo que tu equipo está trabajando actualmente y todo lo que necesitas hacer de forma diaria o semanal para alcanzar tus objetivos estratégicos. Lo puedes hacer de la siguiente manera:

1. Empieza con un plan estratégico

Si aún no lo has hecho, primero crea un plan estratégico. Necesitas una visión y objetivos a largo plazo antes de poder desglosar los detalles del día a día. Hay cuatro pasos que debes seguir para crear un plan estratégico:

1. Define tu posición

2. Desarrolla tu estrategia

3. Elabora tu plan estratégico

4. Comparte, supervisa y gestiona tu plan estratégico

Para obtener más información, lee nuestro artículo sobre la planificación estratégica.

2. Reduce tu alcance

Para crear un plan operativo detallado, debes limitar el alcance a un equipo, departamento o área de enfoque. El alcance de tu plan operativo de una empresa dependerá del tamaño de tu organización.

Por ejemplo, imagina que estás desglosando tu plan estratégico en planes de acción para varios departamentos de la empresa. Tu equipo de marketing abarca varias funciones, por ejemplo, diseño, marketing de productos, redes sociales, creación de contenido y promoción web. Para capturar funciones diarias específicas dentro de cada equipo, debes crear un plan de acción de operaciones para cada equipo más pequeño. 

3. Identifica a los participantes

Antes de crear un plan operativo, decide quién participará en el proceso de planificación operativa. Los miembros del equipo a cargo de crear el plan operativo deben ser relativamente cercanos a las acciones que describe el plan. 

Para continuar con nuestro ejemplo, el director del equipo de diseño y los líderes del equipo (según el tamaño del equipo) deben crear el plan operativo del equipo de diseño. Una vez que hayan creado su plan operativo, el equipo debe compartir el plan con el director de marketing para que otorgue la aprobación final.

4. Crea el plan

Tu plan operativo explica las acciones que tu equipo llevará a cabo para lograr tus objetivos dentro de un período establecido. Para crear un plan operativo, debes establecer:

• Los objetivos de tu equipo

• Qué entregables se harán a medida que se cumple el plan operativo

• Todo resultado o estándar de calidad deseado

• Requisitos de personal y recursos, incluido tu presupuesto de operaciones

• Cómo supervisarás e informarás del progreso

Si tienes dificultades para determinar cuál es la información que debe incluirse en tu plan operativo, pregúntate lo siguiente: 

1. ¿Qué necesitamos lograr? Esta información debe provenir de tu plan estratégico o de tus objetivos anuales.

2. ¿Qué tareas diarias debemos finalizar para alcanzar nuestros objetivos? Estas pueden ser tareas diarias que estás realizando actualmente o un nuevo trabajo que debes comenzar.

3. ¿Quiénes son las personas responsables de esas tareas? Asegúrate de que cada tarea tenga un encargado para que no haya confusión con respecto a quién acudir en caso de tener preguntas o necesitar actualizaciones.

4. ¿Cuáles son nuestras métricas de éxito? Si aún no lo has hecho, asegúrate de que tus objetivos sigan el marco SMART.

Para continuar con nuestro ejemplo, este es el marco que el equipo de diseño podría usar para crear su plan operativo:

Parte del plan estratégico para el equipo de marketing es aumentar la participación en el mercado, lo que implica que habrá más atención sobre los materiales de marketing y una mayor captación de clientes potenciales. Para respaldar estos objetivos, el equipo de diseño hará lo siguiente: 

• Creará materiales promocionales adicionales para el equipo de redes sociales

• Renovará la página de inicio del sitio web para atraer a más clientes potenciales

Para lograr estos dos objetivos en el próximo año, el equipo de diseño:

• Contratará a dos nuevos miembros del equipo para que se centren en la captación mediante redes sociales

• Se asociará con el equipo de desarrollo web que depende del departamento de marketing para crear una página de inicio interactiva

Para dar seguimiento e informar sobre su progreso, el equipo de diseño utilizará Asana como su fuente central de referencias para las métricas clave de rendimiento, que incluyen:

• Qué diseños están creando

• El nivel de captación que están obteniendo en las redes sociales

• El progreso de la actualización del sitio web

Este es solo el marco que el equipo de diseño usaría para crear su plan operativo. Haz que este plan cobre vida con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, para aportar claridad con respecto a todo el trabajo que el equipo debe realizar para alcanzar los objetivos. Con la gestión del trabajo, se puede realizar un seguimiento de cada tarea en tiempo real desde el inicio hasta su finalización.

5. Comparte y actualiza tu plan operativo

Una vez que hayas creado el plan, compártelo con los participantes clave para que comprendan los objetivos más importantes de tu equipo y las tareas diarias que se necesitarán para lograrlos. Gestiona tu plan y sus actualizaciones en una herramienta compartida que capture el progreso en tiempo real, como Asana.

Como cualquier elemento de la planificación de un proyecto, es inevitable que las cosas cambien. Supervisa activamente tu plan operativo e informa sobre el progreso para que los participantes clave y los miembros del equipo puedan mantenerse informados con respecto a cómo se está avanzando en relación con tus objetivos. Informa sobre el progreso cada mes mediante las actualizaciones de estado por escrito. 

Lee: Cómo escribir un informe de estado del proyecto que sea efectivo

Empieza a poner en práctica la planificación operativa

Un plan operativo puede ayudarte a asegurarte de que estás progresando con los objetivos a largo plazo. Pero para que este plan sea efectivo, asegúrate de realizar un seguimiento de tu trabajo en una herramienta de acceso centralizado. La información y los objetivos aislados no sirven de nada; en cambio, da seguimiento a tus acciones pendientes y objetivos en una herramienta de gestión del trabajo.