7 funciones de la gestión de operaciones (y las habilidades que necesitas para dominarlas)

La gestión de operaciones garantiza que los procesos funcionen a la perfección dentro de las empresas. Imagina a tu empresa como un aeropuerto. Cada equipo es un avión que despega hacia un destino dado con sus proyectos e ideas a bordo. Como director de operaciones, eres el controlador de tránsito aéreo que debe asegurarse de que todos y todo funcione correctamente.

Los controladores de tránsito aéreo son los responsables de monitorear el clima, de supervisar las comunicaciones de los pilotos y de mantener en orden el tránsito aéreo. De un modo similar, la gestión de operaciones es responsable de supervisar estas siete funciones:

• Planificación operativa

• Finanzas 

• Diseño de productos

• Control de calidad

• Pronósticos

• Estrategia

• Gestión de la cadena de suministro

Las operaciones están involucradas en casi todos los aspectos de una empresa. Por ejemplo, si un gerente de proyectos quiere contratar a un nuevo miembro para el equipo, el equipo de operaciones deberá realizar primero un análisis de costo-beneficio o, si el equipo de producción quiere desarrollar un producto nuevo, la solicitud del cliente deberá ser evaluada primero por el equipo de operaciones.

Como director de operaciones, seguramente dediques más tiempo a gestionar algunas funciones que otras. Por ejemplo, si tu empresa no provee un producto físico, es probable que no te centres demasiado en la gestión de la cadena de suministro. Sin embargo, comprender cada función operativa de una empresa es la mejor manera de desarrollar tus habilidades y prepararte para trabajar en cualquier sector.

1. Planificación operativa

La planificación operativa es la función más importante de la gestión de operaciones. Tus responsabilidades en este rol pueden incluir:

• Supervisar la producción diaria de la mercadería

• Gestionar y controlar tu inventario

• Supervisar el desempeño y el bienestar de los miembros del equipo

• Planificar la producción

El rol principal de la gestión de operaciones es mantener la eficiencia operativa. Es importante estar siempre atento a los últimos avances para eliminar los cuellos de botella y mejorar la estrategia operativa.

Habilidad necesaria: ingenio

Si tienes creatividad, te resultará mucho más fácil mantener la eficiencia de los procesos comerciales. Como director de operaciones, deberás gestionar a tu equipo teniendo en mente el bienestar de la empresa. Para abordar estos cambios, deberás pensar y actuar rápidamente. En situaciones en las que no cuentas con las herramientas necesarias a tu disposición, es fundamental ser ágil y creativo y usar lo que tienes a tu alcance para encontrar una solución.

2. Finanzas

Las finanzas son una función esencial y universal de la gestión de operaciones ya que todas las empresas se esfuerzan por reducir sus costos y aumentar sus ganancias. Como director de operaciones, deberás asegurarte de que el equipo directivo de la empresa tenga en cuenta el presupuesto al momento de tomar decisiones importantes. Algunas de tus responsabilidades pueden incluir:

• Establecer los presupuestos para cumplir con los objetivos de producción

• Encontrar oportunidades de inversión

• Asignar presupuestos y gestionar los recursos

Quizás te preguntes en qué se diferencian las responsabilidades financieras del equipo de operaciones de las del departamento de finanzas. El departamento de finanzas se encargará de toda la gestión financiera de la empresa, desde los ingresos hasta los salarios. Sin embargo, la función del director de operaciones se limita a gestionar las operaciones financieras relacionadas con el proceso de producción.

Habilidad necesaria: planificación financiera

La planificación financiera consiste en determinar si tu empresa cuenta con el presupuesto para lograr los objetivos y metas estratégicos. Para asegurar el éxito financiero del equipo directivo, deberás planificar con anticipación.

Puedes mantener bajos los costos de producción al encontrar proveedores que ofrezcan productos de gran calidad a precios competitivos. Lo ideal es poder desarrollar un producto de primer nivel que se encuentre dentro del presupuesto de tu cliente.

3. Diseño de productos

Los diseñadores de productos pueden ser las mentes creativas; sin embargo, el equipo de operaciones son los ojos y los oídos que recopilan información del mercado. Una vez que identifiques claramente las necesidades de los clientes y las tendencias de marketing, podrás compartirlo con los diseñadores para que puedan desarrollar un producto potente.

Algunas de las tareas que tu equipo deberá llevar a cabo en esta función incluyen:

• Realizar una investigación de mercado y obtener resultados fáciles de procesar

• Compartir los resultados con el equipo de diseño de productos

• Guiar y apoyar al equipo de diseño en el desarrollo de productos

Sin el equipo de operaciones, el equipo de diseño de productos tendría dificultades para saber qué tipo de producto desarrollar. El mercado cambia constantemente, por lo que es indispensable realizar una investigación exhaustiva para poder ofrecer un producto terminado exitoso.

Habilidad necesaria: interpretación de datos

La capacidad de interpretar datos es una habilidad clave en la gestión operativa. Como director de operaciones, es importante que puedas convertir los datos en instrucciones concretas, ya que tu objetivo debe ser comunicar claramente cómo deseas que tu producto cumpla con los estándares del mercado o incluso supere a los productos desarrollados por la competencia.

Una vez que hayas desarrollado tu plan, te recomendamos optimizar las comunicaciones entre equipos usando una plataforma o herramienta apropiada. Crea un plan de proyecto central para dar seguimiento a las acciones pendientes, a la información y los comentarios relevantes. Luego, compártelo con todas las partes interesadas en una herramienta de gestión de proyectos para que todos puedan acceder fácilmente y ver los cambios en tiempo real.

4. Control de calidad

El control de calidad va de la mano con el diseño del producto. Después de que el equipo de producción crea un producto, el equipo de operaciones se asegura de que cumpla con todos los estándares de calidad. Para eso, deberá probar el producto para garantizar que no presente ningún defecto antes de lanzarlo al mercado. Algunas de las tareas de control de calidad pueden incluir:

• Realizar un análisis de riesgos para identificar problemas potenciales

• Inspeccionar productos para garantizar que cumplan con los estándares de calidad

• Realizar pruebas de control para garantizar la calidad del producto

• Documentar cualquier defecto que presente el producto

El nivel y los estándares de control de calidad varían según el sector. Una de las primeras acciones que debe tomar el equipo durante el proceso de control de calidad es realizar una investigación de mercado para determinar qué estándares se aplican en el sector. Una vez definidos, úsalos como punto de referencia para la gestión de calidad de tu empresa a futuro.

Habilidad necesaria: manejo de conflictos

No todos los productos alcanzarán la mejor calidad en la primera ronda del proceso de producción. Puede tomar varias rondas de rediseños y modificaciones para crear un producto de calidad que cumpla con los estándares deseados.

Los cambios que realices durante esta etapa te permitirán desarrollar la mejor versión de tu producto. Sin embargo, puede ser un proceso difícil de afrontar. Para destacarte en esta función, es importante desarrollar estrategias de gestión de conflictos sólidas. De esa manera, podrás guiar a tu equipo durante los tiempos de incertidumbre y crear productos que cautiven a los clientes.

5. Pronósticos

El pronóstico no es un término exclusivo para el clima ya que los equipos de operaciones también lo usan para predecir la demanda de un producto. Las siguientes preguntas pueden ayudar a tu equipo a realizar pronósticos detallados y precisos:

• ¿Cuál será la demanda de este producto en el futuro?

• ¿Qué promociones y operaciones de marketing debemos planificar para este producto?

• ¿Qué iniciativas de venta debemos planificar para este producto?

• ¿Podemos estimar los costos de almacenamiento que necesitaremos para el inventario?

• ¿Podemos determinar los costos de abastecimiento de materias primas?

Habilidad necesaria: toma de decisiones basada en datos

La toma de decisiones basada en datos es una habilidad muy útil para muchas funciones de la gestión de operaciones. La única forma de realizar pronósticos precisos es basar tus predicciones en hechos. Te recomendamos empezar por pronosticar la demanda del producto analizando las tendencias pasadas. Luego, comparte las conclusiones con los directores de cada departamento para que puedan ajustar los planes futuros en consecuencia.

6. Estrategia

La estrategia es un campo muy amplio de la gestión de operaciones que puede incluir varios aspectos como la planificación operativa, la supervisión y el análisis. El objetivo de la gestión estratégica es garantizar que las decisiones de producción estén alineadas con los objetivos comerciales de la empresa. Estos objetivos comerciales pueden incluir:

• Priorizar la satisfacción del cliente

• Mejorar el sistema de producción

• Controlar los costos mientras se mantiene una ventaja competitiva

Tu función como director de operaciones es encontrar formas de cumplir con los objetivos comerciales de la empresa. Estas son algunas de las estrategias que puedes implementar:

• Análisis de inventario: Para priorizar la satisfacción del cliente, empieza por analizar tu inventario. Garantizar que siempre puedas satisfacer la demanda te ayudará a aumentar la satisfacción del cliente. 

• Colaboración entre equipos: Una mayor colaboración entre los equipos permitirá mejorar el sistema de producción ya que promoverá una mayor comunicación, lo que ayudará a reducir el margen de error.

• Priorizar el desarrollo sostenible: Incorporar procesos más amigables con el medio ambiente puede ayudarte a ahorrar dinero a largo plazo y a mantener a los clientes fieles a tu marca.

Habilidad necesaria: pensamiento crítico

El pensamiento crítico es muy importante para la función estratégica en la gestión operativa ya que es la forma de desarrollar ideas bien pensadas y vincularlas a puntos estratégicos. Cuando haces un análisis lógico de los conceptos, puedes desarrollar estrategias sólidas. Puedes respaldar tus ideas mediante una investigación del mercado y con datos concretos, y luego usar los conocimientos adquiridos para tomar decisiones bien fundamentadas para tu equipo.

7. Gestión de la cadena de suministro

Si tu empresa ofrece productos o servicios, será necesaria una correcta gestión de la cadena de suministro para garantizar el abastecimiento, la producción y el envío. Aunque posiblemente haya un equipo responsable de la cadena de suministro, los problemas de la cadena de suministro relacionados con la producción interna estarán bajo tu responsabilidad. Esta debe cumplir con varias etapas, que incluyen:

1. Materia prima

2. Proveedores

3. Producción/fabricante

4. Distribuidor

5. Minorista

6. Consumidor

Las etapas de la cadena de suministro cumplen un orden cíclico ya que una vez que hayas analizado la demanda del consumidor, deberás obtener más materia prima para iniciar la cadena una vez más.

No siempre será necesario seguir cada uno de estos pasos. Por ejemplo, si trabajas en una empresa pequeña, puedes enviar los productos o servicios directamente a los consumidores, lo que te permitirá reducir los costos de distribución y venta minorista. Sin embargo, es importante poder mantener intacta la cadena de suministro ya que si se genera un cuello de botella en alguna de las etapas, puede causar grandes inconvenientes en todo el ciclo.

Habilidad necesaria: resolución de problemas

Como director de operaciones, deberás organizar, planificar y delegar. Pero para llevar tu gestión a un nivel superior, también necesitas tener buenas habilidades para resolver problemas. Existen muchas estrategias de resolución de problemas que puedes incorporar y aplicar cuando sea necesario. Puedes tener la certeza de que tu equipo apreciará las soluciones rápidas que propongas cuando las cosas se salgan de control.

La importancia de la gestión de operaciones

Las funciones de la gestión de operaciones son fundamentales para cualquier negocio tanto del sector industrial como tecnológico. Si bien las empresas de tecnología pueden considerar que las finanzas y la estrategia son más importantes, y las empresas de fabricación pueden centrarse más en la cadena de suministro, estas siete funciones muestran una imagen completa de cómo se debe gestionar cualquier equipo interno.

Las empresas suelen tomar muchas decisiones durante el proceso de producción, y el equipo de operaciones a menudo actúa como el mediador entre los diferentes departamentos. Sin ellos, los departamentos podrían tener dificultades para alinear sus decisiones con los objetivos de la empresa, evitar conflictos o mantener las operaciones funcionando sin problemas. En particular, la gestión operativa ayuda a:

• Motivar a los integrantes del equipo: El equipo de operaciones motiva a los miembros del equipo manteniendo el lugar de trabajo organizado y mejorando las condiciones de trabajo. Los miembros del equipo trabajan con mayor entusiasmo cuando trabajan en un entorno funcional y organizado.

• Usar correctamente los recursos: Otra de tus responsabilidades como director de operaciones es establecer un presupuesto que permita hacer un uso más inteligente de los recursos de la empresa. Intenta reducir los costos siempre que sea posible, adaptar los recursos para que se ajusten a las necesidades del proyecto y evitar los desperdicios.

• Mejorar la colaboración: Puedes promover la buena colaboración en equipo dentro de la empresa al optimizar el proceso de toma de decisiones. Cuando tomas las decisiones correctas, generas un clima de confianza entre los equipos, lo que deriva en la entrega de productos de mayor calidad a los clientes. 

• Alcanzar los objetivos: Podrás ayudar a lograr los objetivos comerciales al actuar como punto de verificación para las decisiones importantes. Cuando los gerentes de departamentos consideren cambios o iniciativas importantes, tú serás el responsable de evaluar si sus ideas se alinean con los objetivos de la empresa.

• Mejorar la productividad: Aumenta la productividad implementando un proceso de entrega de producto más eficiente. Los miembros del equipo de tu empresa pueden trabajar más rápido cuando optimizas el proceso de producción. Entiende también las diferencias entre eficiencia y eficacia en los negocios. 

El equipo operativo en relación con otros departamentos

Un departamento de operaciones puede asumir diferentes funciones según el tamaño y el producto de la empresa. Si es una empresa pequeña, el equipo de recursos humanos seguramente comparta algunas funciones con el equipo de operaciones, como la planificación financiera. Por el contrario, las grandes empresas de fabricación suelen establecer límites claros entre las operaciones y las relaciones humanas. En este entorno, probablemente colaborarás estrechamente con un equipo de gestión de la cadena de suministro.

Quizás te preguntes por qué la gestión de la cadena de suministro es una de las principales funciones de la gestión operativa cuando se trata de un departamento separado. Aunque estos dos procesos suelen estar estrechamente relacionados, cada equipo se centra en sus propias prioridades. Tradicionalmente, la gestión operativa implica la parte interna de la producción, mientras que la gestión de la cadena de suministro implica la parte externa.

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