Asana para equipos de Operaciones

Los equipos de operaciones pueden confiar en Asana para crear, escalar y simplificar sus proyectos y procesos. Este artículo es para equipos que ya están familiarizados con los conceptos básicos de los proyectos de Asana, que intentan ser más eficientes y que prueban las funciones pagas. Usa los enlaces directos que figuran arriba para saltar a los casos de uso específicos o comienza con los consejos generales que se encuentran a continuación.

Si es la primera vez que trabajas con proyectos de Asana, comienza con una plantilla para proyectos de operaciones para tener una idea de cómo organizarlos. O importa la hoja de cálculo con la que ya estés planificando el trabajo de operaciones para elaborar el proyecto rápidamente en Asana.

Consejos generales para proyectos de operaciones

Estos consejos son útiles para varios tipos de proyectos de operaciones. Te servirán para gestionar con facilidad los planes de los proyectos, los cronogramas, las actualizaciones de estado y las prioridades.

Gestiona y supervisa los grupos de proyectos, los cronogramas y las cargas laborales del equipo con los Portafolios

GIF de los proyectos para equipos de operaciones listados por estado en un Portafolios de Asana. Después, mostrados en un cronograma; antes de cambiar a Gestión de recursos para ver la carga laboral de los empleados

  • Los Portafolios son útiles para supervisar el estado de grupos de proyectos y entender a qué hay que prestarle atención. Por ejemplo, podrías crear un portafolios de todas las implementaciones de software para supervisar cómo responden.
  • Asegúrate de que los gerentes y líderes de los proyectos publiquen actualizaciones de estado con regularidad para que aparezcan en el portafolios.
  • Si quieres ver cómo están programados los proyectos en un cronograma, agrégalos a un Portafolios. Después, usa la pestaña Cronograma para asegurarte de que nada se superponga. También puedes usarlo como tu calendario maestro de operaciones para el trimestre o el año entero.
  • Gestiona la carga laboral de tu equipo y toma decisiones informadas con respecto al personal. Agrega los proyectos activos de tu equipo a un Portafolios, después dirígete a la pestaña Gestión de recursos para ver cómo está programado todo.

Establece las prioridades y organiza las tareas

GIF en el que se establece el campo de prioridad como "Alta" en una tarea dependiente, y después se ordena un proyecto de operaciones por campo personalizado para ver los de mayor prioridad al principio. Todo en Asana.

  • Los campos personalizados te ayudan a captar la información de manera uniforme en cada tarea, gracias a los campos desplegables, numéricos o de texto. Por ejemplo, puedes crear campos para dar seguimiento al progreso de las tareas, los costos o las prioridades.
  • Ordena proyectos por campo personalizado para agrupar las tareas según un campo (como se hace al ordenar una columna en una hoja de cálculo) o usa los campos para crear informes que te ayuden a ver qué puede estar en riesgo.
  • Con las dependencias te aseguras de que las tareas se hagan en la secuencia correcta para que nadie empiece antes o quede preguntándose cuándo puede comenzar a hacer su parte.
  • Configura reglas en cualquier proyecto para automatizar tu trabajo. Por ejemplo, podrías tener una regla que te ayudara a establecer las prioridades de las tareas nuevas agregadas en un proyecto de solicitud de operaciones o una para agregar seguidores cuando una tarea llega a cierta etapa.

Consejos para propuestas o solicitudes de proyectos

¿Tu equipo de operaciones recibe muchas solicitudes, consultas y propuestas de trabajo de otros equipos? Estos consejos te ayudarán a avanzar más rápido con las solicitudes. Comenzaremos con todos los detalles anticipados y simplificaremos las aprobaciones finales.

Gráfico del proceso que puede seguir una solicitud de trabajo en Asana de principio a fin

  • Estandariza las solicitudes con los formularios. En vez de ir de un lado a otro con una solicitud y sus requisitos, crea un formulario que cualquiera pueda completar para que tu equipo tenga los detalles correctos.
  • Protege el tiempo de tu equipo. Asigna solicitudes a tus compañeros de equipo, con fechas de entrega y un campo personalizado con la prioridad recién cuando se establezca la prioridad de la tarea. De este modo, nadie bombardeará al equipo con preguntas o solicitudes de cualquier tipo cuando se les ocurran. Tampoco será confuso poder priorizar un trabajo con respecto a otros.

Consejos para incorporar proveedores

Si tu equipo de operaciones es responsable de seleccionar o incorporar a un proveedor nuevo, puede hacer todo en Asana, desde conseguir las aprobaciones para el proveedor al lanzamiento inicial. Aquí te mostramos cómo hacerlo:

Gráfico del proceso de incorporación de proveedores que se puede seguir en Asana de principio a fin

Imagen de la integración de Asana con Gmail

Consejos para la planificación de objetivos

Los equipos de operaciones en muchas ocasiones son responsables de planificar los objetivos y las metas del equipo o la empresa. Simplifica la planificación interdisciplinaria con este flujo de planificación de objetivos, trimestrales o anuales.

Gráfico del proceso que pueden seguir los objetivos de la empresa o del equipo en Asana de principio a fin

  • Ahorra tiempo con las plantillas. Los objetivos y las metas por lo general se establecen a intervalos regulares de tiempo. Comienza rápido con todos los pasos que necesitas gracias a una Plantilla creada por Asana o guarda tu propia plantilla personalizada.
  • Haz que las aprobaciones sean claras y simples: crea una tarea de aprobación. El aprobador puede dejar los comentarios que desee en la tarea. Una vez finalizada, tendrás un registro claro de si está aprobada (o no) y por qué.
  • Una vez que hayas establecido los objetivos, crea un Portafolios con el que puedas dar seguimiento a los proyectos que más aportan a los objetivos, para ver cómo progresan y cuál es su cronograma. Asegúrate de que los gerentes de proyecto y líderes de equipo brinden actualizaciones de estado con regularidad en relación con los objetivos de los que son responsables.

GIF con el que se muestra cómo aprobar una tarea de Asana

Cómo crear una tarea de aprobación en Asana.

Más recursos para equipos de operaciones

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes simplifican sus operaciones con Asana? Mira estos recursos:

Recursos Enlace
Plantillas para equipos de operaciones Mira todas las plantillas para equipos de operaciones
Tutorial de video Mira Cómo usar Asana
Caso de uso Lee cómo Epitaph Records, Barfoot & Thompson y Morning Coworking gestionan sus operaciones con Asana
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad 

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.