Asana para equipos de Operaciones

Los equipos de operaciones pueden confiar en Asana para crear, escalar y simplificar sus proyectos y procesos. Este artículo es para equipos que ya están familiarizados con los conceptos básicos de los proyectos de Asana, que intentan ser más eficientes y que prueban las funciones pagas. Usa los enlaces directos que figuran arriba para saltar a los casos de uso específicos o comienza con los consejos generales que se encuentran a continuación.

Si es la primera vez que trabajas con proyectos de Asana, comienza con una plantilla para proyectos de operaciones para tener una idea de cómo organizarlos. O importa la hoja de cálculo con la que ya estés planificando el trabajo de operaciones para elaborar el proyecto rápidamente en Asana.

Consejos generales para proyectos de operaciones

Estos consejos son útiles para varios tipos de proyectos de operaciones. Te servirán para gestionar con facilidad los planes de los proyectos, los cronogramas, las actualizaciones de estado y las prioridades.

Gestiona y supervisa los grupos de proyectos, los cronogramas y las cargas laborales del equipo con los Portafolios

• Los Portafolios son útiles para supervisar el estado de grupos de proyectos y entender a qué hay que prestarle atención. Por ejemplo, podrías crear un portafolio de todas las implementaciones de software para supervisar cómo responden.
• Asegúrate de que los gerentes y líderes de proyectos publiquen actualizaciones de estado con regularidad para que aparezcan en el portafolio.
• Si quieres ver cómo están programados los proyectos en un cronograma, agrégalos a un portafolio. Después, usa la pestaña Cronograma para asegurarte de que nada se superponga. También puedes usarlo como tu calendario maestro de operaciones para el trimestre o el año entero.
• Gestiona la carga laboral de tu equipo y toma decisiones informadas con respecto al personal. Agrega los proyectos activos de tu equipo a un portafolio, después dirígete a la pestaña Gestión de recursos para ver cómo está programado todo.

Establece las prioridades y organiza las tareas

• Los campos personalizados te ayudan a captar la información de manera uniforme en cada tarea, gracias a los campos desplegables, numéricos o de texto. Por ejemplo, puedes crear campos para dar seguimiento al progreso de las tareas, los costos o las prioridades.
• Ordena proyectos por campo personalizado para agrupar las tareas según un campo (como se hace al ordenar una columna en una hoja de cálculo) o usa los campos para crear informes que te ayuden a ver qué puede estar en riesgo.
• Con las dependencias te aseguras de que las tareas se hagan en la secuencia correcta para que nadie empiece antes o quede preguntándose cuándo puede comenzar a hacer su parte.
• Configura reglas en cualquier proyecto para automatizar tu trabajo. Por ejemplo, podrías tener una regla que te ayudara a establecer las prioridades de las tareas nuevas agregadas en un proyecto de solicitud de operaciones o una para agregar seguidores cuando una tarea llega a cierta etapa.

Consejos para propuestas o solicitudes de proyectos

¿Tu equipo de operaciones recibe muchas solicitudes, consultas y propuestas de trabajo de otros equipos? Estos consejos te ayudarán a avanzar más rápido con las solicitudes. Comenzaremos con todos los detalles anticipados y simplificaremos las aprobaciones finales.

• Estandariza las solicitudes con los formularios. En vez de ir de un lado a otro con una solicitud y sus requisitos, crea un formulario que cualquiera pueda completar para que tu equipo tenga los detalles correctos.
• Protege el tiempo de tu equipo. Asigna solicitudes a tus compañeros de equipo, con fechas de entrega y un campo personalizado con la prioridad recién cuando se establezca la prioridad de la tarea. De este modo, nadie bombardeará al equipo con preguntas o solicitudes de cualquier tipo cuando se les ocurran. Tampoco será confuso poder priorizar un trabajo con respecto a otros.

Consejos para incorporar proveedores

Si tu equipo de operaciones es responsable de seleccionar o incorporar a un proveedor nuevo, puede hacer todo en Asana, desde conseguir las aprobaciones para el proveedor al lanzamiento inicial. Aquí te mostramos cómo hacerlo:

• Transforma los emails en acciones concretas durante la selección y el proceso de incorporación de proveedores. Usa las integraciones de Asana con Gmail o Outlook para que no se pierda nada.
• Crea un proyecto de incorporación para que tu equipo diseñe un plan de implementación claro. Puedes usar el proyecto para las comunicaciones y las preguntas y así tener todo en un mismo lugar.
• Agrega a los contratistas como invitados en Asana para que puedan ver sus acciones pendientes y responder las preguntas de tu equipo directamente en el proyecto de incorporación.

Consejos para la planificación de objetivos

Los equipos de operaciones en muchas ocasiones son responsables de planificar los objetivos y las metas del equipo o la empresa. Simplifica la planificación interdisciplinaria con este flujo de planificación de objetivos, trimestrales o anuales.

• Ahorra tiempo con las plantillas. Los objetivos y las metas por lo general se establecen a intervalos regulares de tiempo. Comienza rápido con todos los pasos que necesitas gracias a una plantilla creada por Asana o guarda tu propia plantilla personalizada.
• Haz que las aprobaciones sean claras y simples: crea una tarea de aprobación. El aprobador puede dejar los comentarios que desee en la tarea. Una vez finalizada, tendrás un registro claro de si está aprobada (o no) y por qué.
• Una vez que hayas establecido los objetivos, crea un portafolio con el que puedas dar seguimiento a los proyectos que más aportan a los objetivos, para ver cómo progresan y cuál es su cronograma. Asegúrate de que los gerentes de proyecto y líderes de equipo brinden actualizaciones de estado con regularidad en relación con los objetivos de los que son responsables.

Cómo crear una tarea de aprobación en Asana.

Más recursos para equipos de operaciones

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