Guía para principiantes sobre la toma de decisiones basadas en los datos

Imagen del colaborador - Equipo de AsanaTeam Asana15 de octubre de 20217 min de lectura
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Resumen

Este proceso consiste en recopilar datos sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la empresa y transformarlos en información útil. Tomar decisiones basadas en los datos es fundamental en las estrategias empresariales modernas. En este artículo, analizaremos sus beneficios y brindaremos sugerencias para que puedas tomar decisiones informadas en el trabajo.

Si debes tomar una decisión en el trabajo, a menudo es difícil saber qué camino seguir. Si sigues tu instinto, sentirás más seguridad con tus elecciones, pero ¿serán las adecuadas para los otros miembros del equipo? Cuando utilizas datos para tomar decisiones, puedes tener la tranquilidad de saber que tus decisiones se basan en hechos y que te permitirán maximizar el impacto comercial.

Ya sea para superar a la competencia o para aumentar la rentabilidad, la toma de decisiones basadas en los datos es un aspecto clave de la estrategia empresarial en el mundo moderno. A continuación, exploraremos los beneficios de la toma de decisiones basadas en los datos y brindaremos consejos para ponerla en práctica en el trabajo.

¿Qué es la toma de decisiones basadas en los datos (DDDM)?

Este proceso consiste en recopilar datos sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la empresa y transformarlos en información útil.

¿Qué es la toma de decisiones basadas en los datos (DDDM)?

Puedes usar herramientas de informes de inteligencia de negocios (BI) durante este proceso para recopilar big data de manera más rápida y eficiente. Simplifican la visualización de datos y hacen que sea más fácil acceder al análisis de información para quienes no tienen conocimientos técnicos avanzados.

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Por qué la toma de decisiones basadas en los datos es importante

Cuando usas datos para tomar decisiones, se basan en hechos en lugar de conjeturas. Si estás en una posición de liderazgo, tomar decisiones objetivas es lo mejor que puedes hacer para ser justo e imparcial.

Las decisiones más informadas surgen de los datos relacionados con las métricas de los objetivos de negocios, disponibles en tiempo real. Puedes usar todos los datos que necesitas para ver patrones y hacer predicciones con un software de informes.

Estas son algunas decisiones que puedes tomar basándote en los datos:

  • Cómo aumentar las ganancias y las ventas

  • Cómo lograr un comportamiento gerencial eficaz

  • Cómo optimizar las operaciones

  • Cómo mejorar el rendimiento del equipo

Si bien no es posible respaldar todas las decisiones con datos, muchas de las más importantes sí.

5 pasos para tomar decisiones basadas en los datos

Tomar decisiones basadas en los datos requiere práctica. Si quieres mejorar tus habilidades de liderazgo, necesitas saber cómo convertir los datos sin procesar en pasos útiles para alcanzar los objetivos de la empresa.

Sigue leyendo y descubre qué pasos seguir para tomar mejores decisiones al analizar los datos.

5 pasos para tomar decisiones basadas en los datos

1. Conoce tu visión.

Antes de poder tomar decisiones informadas, debes comprender la visión del futuro de tu empresa. Esto te permite aprovechar tanto los datos como la estrategia para tomar decisiones. Los gráficos y las tablas tienen poco sentido sin un contexto que los respalde. Como líder de equipo, puede implicar usar los objetivos y resultados clave (OKR) anuales de la empresa o los KPI del equipo del trimestre para tomar decisiones respaldadas por datos.

2. Encuentra fuentes de datos.

Una vez que hayas identificado tu objetivo, puedes comenzar a recopilar datos.

Las herramientas y las fuentes de datos que utilices dependerán del tipo de datos que recopiles. Si tu objetivo es analizar conjuntos de datos relacionados con los procesos internos de la empresa, usa una herramienta de informes universales. Las herramientas de generación de informes ofrecen un único punto de referencia para realizar un seguimiento del progreso del trabajo en la organización. Algunas herramientas de informes como Power BI de Microsoft te permiten combinar datos de varias fuentes externas. Si quieres analizar las tendencias de marketing o las métricas de la competencia, también puedes recurrir a estas herramientas.

Estas son algunas métricas de éxito que puedes aprovechar:

  • Margen de utilidad bruta: el margen de utilidad bruta se puede obtener restando el costo de los bienes vendidos a las ventas netas de la empresa.

  • Retorno de la inversión (ROI): es la relación entre los ingresos y la inversión. El ROI se usa comúnmente para decidir si vale la pena invertir tiempo o dinero en una iniciativa. Cuando se usa como una métrica comercial, a menudo permite controlar el nivel de desempeño de una inversión. 

  • Productividad: mide la eficiencia de una empresa en la producción de bienes o la prestación de servicios. Puedes calcular la productividad dividiendo la producción total de los productos o servicios por los recursos utilizados. 

  • Número total de clientes: esta es una métrica simple pero efectiva para controlar. Cuantos más clientes paguen, más dinero ganará la empresa.

  • Rentabilidad recurrente: esta métrica es usada normalmente por las empresas de software como servicio (SaaS). Se refiere a la cantidad de ingresos generados por todos los suscriptores activos actuales durante un período de tiempo determinado. Por lo general, la rentabilidad recurrente se mide de forma mensual o anual.

Puedes generar métricas para diferentes conjuntos de datos en función de tu puesto y la visión que buscas alcanzar. El aprendizaje automático hace que la agregación de datos en tiempo real sea más sencilla que nunca.

3. Organiza tus datos.

Organizar los datos para mejorar su visualización es fundamental a fin de tomar decisiones de negocios efectivas. Si no puedes ver todos los datos relevantes en un solo lugar y comprender cómo se relacionan, es difícil asegurarte de que estás tomando las decisiones más informadas.

Una forma de organizar los datos es con un panel ejecutivo, es decir, una interfaz personalizable que generalmente se incluye en las herramientas de informes universales. En este panel, se mostrarán los datos más críticos para lograr tus objetivos, ya sean estratégicos, tácticos, analíticos u operativos.

[Informes] Paneles interactivos de informes universales en Asana

4. Analiza tus datos.

Una vez que hayas organizado los datos, puedes comenzar a analizarlos. En este momento obtendrás información útil que te ayudará en el proceso de toma de decisiones.

Según tus objetivos, puedes analizar los datos del panel ejecutivo junto con la investigación de usuarios, como estudios de casos, encuestas o testimonios, de modo que tus conclusiones incluyan la experiencia del cliente.

¿El equipo quiere mejorar las herramientas de SEO para que resulten más competitivas que otras opciones en el mercado? Estos son algunos conjuntos de datos que puedes usar para determinar las mejoras necesarias:

  • Datos de desempeño de la competencia 

  • Datos de rendimiento actuales del software de SEO

  • Datos actuales de satisfacción del cliente

  • Investigación de usuarios sobre diferentes herramientas de SEO o marketing

Podrás obtener esta información dentro de la organización y de fuentes externas. Analizar todos los datos en conjunto puede ser útil porque podrás sacar una conclusión diferente a la que obtendrías al analizar cada conjunto de datos individualmente.

5. Saca conclusiones.

A medida que analizas los datos, es probable que comiences a sacar conclusiones sobre lo que ves, pero ten en cuenta que debes dedicar una sección solo a las conclusiones porque es importante destacar tus descubrimientos para poder compartirlos con otras personas.

Las principales preguntas que debes responder al sacar conclusiones incluyen:

  • ¿Qué observo en estos datos que ya esperaba?

  • ¿Qué información nueva obtuve a partir de los datos?

  • ¿Cómo puedo aprovechar esta información nueva para alcanzar mis objetivos de negocios?

Después de responder estas preguntas, habrás analizado con éxito los datos y deberías estar listo para tomar decisiones basadas en los datos para tu empresa.

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5 razones para utilizar los datos en la toma de decisiones

La toma de decisiones basadas en los datos es más que una habilidad útil; es crucial si deseas liderar con el ejemplo y fomentar una cultura basada en los datos.

Cuando usas datos para tomar decisiones, tienes la tranquilidad de que tu empresa sea justa y esté orientada a los objetivos y centrada en la mejora.

Beneficios de la toma de decisiones basadas en los datos

1. Tomar decisiones con confianza.

Las empresas que superan a la competencia lo hacen porque confían en su capacidad para triunfar. Si el equipo lidera sin tener en cuenta el negocio en la toma de decisiones, pueden generarse errores, una alta rotación de miembros del equipo y una gestión de riesgos deficiente.

Cuando usas los datos para tomar las decisiones de negocios más importantes, sientes más confianza, y esto les permite avanzar tanto a tu equipo como a ti. Además, la confianza puede aumentar la moral del equipo y mejorar su desempeño.

2. Prevenir los prejuicios.

Si usas los datos para tomar decisiones, podrás evitar los sesgos de los líderes. Si bien es posible que no seas consciente de tus prejuicios, tener favoritismos o sesgos internos puede afectar cómo tomas decisiones.

Cuando tus decisiones se centran directamente en hechos y números, son objetivas y justas. Esto también implica que tienes cómo respaldarlas si los miembros del equipo o las partes interesadas te preguntan por qué elegiste hacer eso.

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3. Identificar cuáles son preguntas sin resolver.

Si no aprovechas los datos, muchas preguntas quedan sin respuesta. Además, es posible que descubras nuevos interrogantes que no sabías que tenías a partir del análisis de los conjuntos de datos. Los datos pueden beneficiar al equipo al proporcionar una mejor visibilidad de ciertas áreas que no puedes comprender sin estadísticas, gráficos y tablas.

Cuando identificas esas preguntas, tienes la tranquilidad de saber que tomaste las decisiones considerando toda la información relevante.

4. Establecer metas medibles.

Usar datos es una de las formas más sencillas de establecer objetivos medibles para el equipo y alcanzarlos con éxito. Al analizar los datos internos sobre el rendimiento pasado, puedes determinar qué debes mejorar y definir objetivos realmente específicos. Por ejemplo, tu equipo puede aprovechar los datos para identificar los siguientes objetivos:

  • Aumentar el número de clientes interanual en un 20 %.

  • Reducir el gasto presupuestario general en $20 000 cada trimestre.

  • Reducir el gasto del presupuesto del proyecto en $500.

  • Aumentar la contratación con 10 miembros del equipo cada trimestre.

  • Reducir el costo por contratación en $500.

Sin datos, sería difícil para tu empresa saber en qué se gasta el dinero y dónde se pueden reducir costos. Establecer objetivos medibles conduce, en última instancia, a tomar decisiones basadas en los datos, porque una vez que defines estos objetivos, puedes determinar cómo reducir el presupuesto general o aumentar la cantidad de clientes.

5. Mejorar los procesos de la empresa.

Hay diferentes formas de mejorar los procesos de la empresa sin utilizar datos, pero cuando observas las tendencias en el rendimiento de los miembros del equipo con números o analizas los patrones de gastos de la empresa con gráficos, las mejoras que realices en el proceso se basarán en algo más que en la observación.

Estos son algunos procesos que puedes mejorar con los datos:

  • Gestión de riesgos basada en datos financieros.

  • Estimación de costos basada en datos de precios del mercado.

  • Incorporación de miembros del equipo basada en datos de desempeño de nuevos empleados.

  • Atención al cliente basada en datos de sus comentarios.

Cambiar un proceso de la empresa puede ser difícil si no estás seguro del resultado, pero puedes confiar en tus decisiones cuando tienes datos disponibles.

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Facilita la toma de decisiones basadas en los datos con un software de informes

Necesitas contar con los datos correctos para tomar decisiones significativas para el equipo. Cualquier software de informes integra los datos de tu empresa y los presenta en un panel ejecutivo para que puedas verlos de forma organizada y gráfica.

Al combinar estos datos con otra información relevante de fuentes externas, puedes asegurarte de que estás tomando decisiones integrales con un respaldo sólido en todo momento.

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