Guía paso a paso sobre la toma de decisiones basadas en los datos

Imagen del colaborador - Equipo de AsanaTeam Asana18 de julio de 202210 min de lectura
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Resumen

La toma de decisiones basadas en los datos consiste en recopilar datos sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la empresa y transformarlos en información útil. Este proceso es fundamental en las estrategias empresariales modernas. En este artículo, analizaremos sus beneficios y brindaremos sugerencias para que puedas tomar decisiones informadas en el trabajo.

Si debes tomar una decisión en el trabajo, a menudo es difícil saber qué camino seguir. Si sigues tu instinto, quizás sientas más seguridad con tus elecciones, pero ¿serán las adecuadas para los otros miembros del equipo? Cuando utilizas hechos para tomar decisiones, puedes tener la tranquilidad de saber que tus elecciones se basan en datos y que te permitirán maximizar el impacto comercial.

Ya sea para superar a la competencia o para aumentar la rentabilidad, la toma de decisiones basadas en los datos es un aspecto clave de la estrategia empresarial en el mundo moderno. A continuación, exploraremos los beneficios de la toma de decisiones basadas en los datos y brindaremos consejos para ponerla en práctica en el trabajo.

¿Qué es la toma de decisiones basadas en los datos (DDDM)?

Este proceso consiste en recopilar datos sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la empresa y transformarlos en información útil.

[Ilustración integrada] ¿Qué es la toma de decisiones basadas en los datos (DDDM)? (infografía)

Puedes usar herramientas de informes de inteligencia de negocios (BI) durante este proceso para recopilar big data de manera más rápida y eficiente. Este tipo de herramientas simplifican la visualización de datos y simplifican el análisis de la información para quienes no tienen conocimientos técnicos avanzados. 

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¿Qué significa el término “basado en los datos”?

En pocas palabras, el concepto de “basarse en los datos” hace referencia a usar hechos concretos, o datos, para identificar patrones, hacer inferencias y realizar análisis a fin de guiar el proceso de toma de decisiones.

Básicamente, basarse en los datos significa intentar tomar decisiones sin prejuicios ni emociones. El resultado es que los objetivos y la hoja de ruta de tu empresa se basan en datos concretos y en los patrones que identificaste, y no en tus preferencias personales.

¿Por qué la toma de decisiones basadas en los datos es importante?

Este proceso es importante porque te ayuda a tomar decisiones basadas en hechos en lugar de conjeturas. Si estás en una posición de liderazgo, tomar decisiones objetivas es lo mejor que puedes hacer para ser justo e imparcial.

Las decisiones más informadas surgen de los datos relacionados con las métricas de los objetivos de negocios, disponibles en tiempo real. Puedes usar todos los datos que necesitas para ver patrones y hacer predicciones con un software de informes.

Estas son algunas decisiones que puedes tomar basándote en los datos:

  • Cómo aumentar las ganancias y las ventas

  • Cómo lograr un comportamiento gerencial eficaz

  • Cómo optimizar las operaciones

  • Cómo mejorar el rendimiento del equipo

Si bien no es posible respaldar todas las decisiones con datos, muchas de las más importantes sí.

5 pasos para tomar decisiones basadas en los datos

Tomar decisiones basadas en los datos requiere práctica. Si quieres mejorar tus habilidades de liderazgo, necesitas saber cómo convertir los datos sin procesar en pasos concretos para alcanzar los objetivos de la empresa. Sigue leyendo y descubre qué pasos seguir para tomar mejores decisiones al analizar los datos.

[ilustración integrada] 5 pasos para tomar decisiones basadas en los datos (infografía)

1. Conoce tu visión

Antes de poder tomar decisiones informadas, debes comprender la visión del futuro de tu empresa. Esto te permite aprovechar tanto los datos como la estrategia para tomar decisiones. Los gráficos y las tablas tienen poco sentido sin un contexto que los respalde.

Consejo: usa los objetivos y resultados clave (OKR) anuales de tu empresa o los indicadores clave de rendimiento (KPI) trimestrales de tu equipo para tomar decisiones basadas en los datos.

2. Encuentra fuentes de datos

Una vez que hayas identificado tu objetivo, puedes comenzar a recopilar datos.

Las herramientas y las fuentes de datos que utilices dependerán del tipo de datos que recopiles. Si tu objetivo es analizar conjuntos de datos relacionados con los procesos internos de la empresa, usa una herramienta de informes universales. Las herramientas de informes ofrecen un único punto de referencia para realizar un seguimiento del progreso del trabajo en la organización. Algunas herramientas de informes como Power BI de Microsoft te permiten combinar datos de varias fuentes externas. Si quieres analizar las tendencias de marketing o las métricas de la competencia, también puedes recurrir a estas herramientas.

Estas son algunas métricas de éxito que puedes aprovechar:

  • Margen de utilidad bruta: el margen de utilidad bruta se puede obtener restando el costo de los bienes vendidos a las ventas netas de la empresa.

  • Retorno de la inversión (ROI): es la relación entre los ingresos y la inversión. El ROI se usa comúnmente para decidir si vale la pena invertir tiempo o dinero en una iniciativa. Cuando se usa como una métrica comercial, a menudo permite controlar el nivel de desempeño de una inversión. 

  • Productividad: mide la eficiencia de una empresa en la producción de bienes o la prestación de servicios. Puedes calcular la productividad dividiendo la producción total de los productos o servicios por los recursos utilizados. 

  • Número total de clientes: esta es una métrica simple pero efectiva para controlar. Cuantos más clientes paguen, más dinero ganará la empresa.

  • Rentabilidad recurrente: esta métrica es usada normalmente por las empresas de software como servicio (SaaS). Se refiere a la cantidad de ingresos generados por todos los suscriptores activos actuales durante un período de tiempo determinado. Por lo general, la rentabilidad recurrente se mide de forma mensual o anual.

Puedes generar métricas para diferentes conjuntos de datos en función de tu puesto y la visión que buscas alcanzar. El aprendizaje automático hace que la agregación de datos en tiempo real sea más sencilla que nunca.

Consejo: trata de establecer una conexión a través de estas métricas. Si los ingresos bajan, analiza la productividad e intenta ver si existe una conexión. Sigue indagando en estas métricas hasta que encuentres el origen de cualquier problema que intentes resolver.

3. Organiza tus datos

Organizar los datos para mejorar su visualización es fundamental a fin de tomar decisiones de negocios efectivas. Si no puedes ver todos los datos relevantes en un solo lugar y comprender cómo se relacionan, es difícil asegurarte de que estás tomando las decisiones más informadas.

Consejo: una forma de organizar los datos es con un panel ejecutivo, es decir, una interfaz personalizable que generalmente se incluye en las herramientas de informes universales. En este panel, se mostrarán los datos más críticos para lograr tus objetivos, ya sean estratégicos, tácticos, analíticos u operativos.

[Interfaz de usuario del producto] Paneles interactivos de informes universales en Asana (búsqueda e informes)

4. Analiza tus datos

Una vez que hayas organizado los datos, puedes comenzar a analizarlos. Y cuando eso suceda, obtendrás información útil que te ayudará en el proceso de toma de decisiones.

Según tus objetivos, puedes analizar los datos del panel ejecutivo junto con la investigación de usuarios, como estudios de casos, encuestas o testimonios, de modo que tus conclusiones incluyan la experiencia del cliente.

¿El equipo quiere mejorar las herramientas de SEO para que resulten más competitivas que otras opciones en el mercado? Estos son algunos conjuntos de datos que puedes usar para determinar las mejoras necesarias:

  • Datos de desempeño de la competencia 

  • Datos de rendimiento actuales del software de SEO

  • Datos actuales de satisfacción del cliente

  • Investigación de usuarios sobre diferentes herramientas de SEO o marketing

Podrás obtener esta información dentro de la organización y de fuentes externas. Analizar todos los datos en conjunto puede ser útil porque podrás sacar una conclusión diferente a la que obtendrías al analizar cada conjunto de datos individualmente.

Consejo: comparte tus herramientas de análisis con todo tu equipo u organización. Al igual que cualquier esfuerzo colaborativo, el análisis de datos es más efectivo cuando se observa desde muchas perspectivas. Si bien puedes notar un patrón en los datos, es muy posible que un compañero de equipo vea algo completamente diferente.

5. Saca conclusiones

A medida que analizas los datos, es probable que comiences a sacar conclusiones sobre lo que ves, pero ten en cuenta que debes dedicar una sección solo a las conclusiones porque es importante destacar tus descubrimientos para poder compartirlos con otras personas.

Las principales preguntas que debes responder al sacar conclusiones incluyen:

  • ¿Qué observo en estos datos que ya esperaba?

  • ¿Qué información nueva obtuve a partir de los datos?

  • ¿Cómo puedo aprovechar esta información nueva para alcanzar mis objetivos de negocios?

Después de responder estas preguntas, habrás analizado con éxito los datos y deberías estar listo para tomar decisiones basadas en los datos para tu empresa.

Consejo: el siguiente paso después del análisis de los datos es definir algunos objetivos SMART. Ahora que ya profundizaste en los hechos, puedes establecer objetivos alcanzables en función de lo que aprendiste.

Ejemplos de toma de decisiones basadas en los datos

Si bien el análisis de datos en sí mismo sucede tras bambalinas, la forma en que las decisiones basadas en los datos afectan al consumidor es muy evidente. Estos son algunos ejemplos de toma de decisiones basadas en los datos en diferentes sectores:

Comercio electrónico

¿Alguna vez compraste en línea y te preguntaste por qué recibes ciertas recomendaciones? Bueno, probablemente es porque compraste algo similar en el pasado o hiciste clic en un producto determinado.

Los mercados en línea, como Amazon, hacen un seguimiento de los recorridos de los clientes y usan métricas como la tasa de clics y la tasa de rebote para identificar los artículos con los que más interactúan. Con estos datos, los comercios pueden mostrarte lo que quieres sin que tengas que buscarlo.

Finanzas

Las instituciones financieras utilizan los datos de muchas maneras diferentes, desde la evaluación de riesgos hasta la segmentación de los clientes. El riesgo es especialmente frecuente en el sector financiero, por lo que es importante que las empresas sean capaces de determinar el factor de riesgo antes de tomar cualquier decisión importante. Los datos históricos son la mejor manera de entender los riesgos potenciales, las amenazas y la probabilidad de que ocurran.

Las instituciones financieras también utilizan los datos de los clientes para determinar su mercado objetivo. Al agrupar a los consumidores en función de su estado socioeconómico, sus hábitos de gasto y más, las empresas financieras pueden deducir qué consumidores tienen mayor valor de vida y dirigirse a ellos.

Transporte

La ciencia de los datos también desempeña un papel muy importante en la seguridad del transporte. La Iniciativa de Datos de Seguridad del Departamento de Transporte de los Estados Unidos destaca el papel que desempeñan los datos en la mejora de la seguridad del transporte.

El informe extrae datos de todo tipo de accidentes de tráfico y evalúa factores como el clima y las condiciones de la carretera para descubrir el origen de los problemas. A partir de estos hechos concretos, el departamento puede trabajar para aplicar nuevas medidas de seguridad.

Beneficios de la toma de decisiones basadas en los datos

La toma de decisiones basadas en el análisis es más que una habilidad útil; es crucial si deseas liderar con el ejemplo y fomentar una cultura basada en los datos.

Cuando usas datos para tomar decisiones, tienes la tranquilidad de que tu empresa sea justa y esté orientada a los objetivos y centrada en la mejora.

[Ilustración integrada] Beneficios de la toma de decisiones basadas en los datos (infografía)

Tomar decisiones con confianza

Las empresas que superan a la competencia lo hacen porque confían en su capacidad para triunfar. Si los responsables de la toma de decisiones de una empresa no confían en sus decisiones, pueden generarse errores, una alta rotación de miembros del equipo y una gestión de riesgos deficiente.

Cuando usas los datos para tomar las decisiones de negocios más importantes, sientes más confianza, y esto les permite avanzar tanto a tu equipo como a ti. Además, la confianza puede aumentar la moral del equipo y mejorar su desempeño.

Prevenir los prejuicios

Si usas los datos para tomar decisiones, podrás evitar los sesgos de los líderes de negocios. Si bien es posible que no seas consciente de tus prejuicios, tener favoritismos o sesgos internos puede afectar cómo tomas las decisiones.

Cuando tus decisiones se centran directamente en hechos y números, son objetivas y justas. Esto también implica que tienes cómo respaldarlas si los miembros del equipo o las partes interesadas te preguntan por qué elegiste hacer eso.

Lee: Qué es el unconscious bias o sesgo inconsciente: ejemplos y estrategias para evitarlo

Identificar preguntas sin resolver

Si no aprovechas los datos, muchas preguntas quedan sin respuesta. Además, es posible que descubras nuevos interrogantes que no sabías que tenías a partir del análisis de los conjuntos de datos. Independientemente de la cantidad de datos que tengas, estos pueden beneficiar al equipo al proporcionar una mejor visibilidad de ciertas áreas que no puedes comprender sin estadísticas, gráficos y tablas.

Cuando identificas esas preguntas, tienes la tranquilidad de saber que tomaste las decisiones considerando toda la información relevante.

Establecer metas medibles

Usar datos es una de las formas más sencillas de establecer objetivos medibles para el equipo y alcanzarlos con éxito. Al analizar los datos internos sobre el rendimiento pasado, puedes determinar qué debes mejorar y definir objetivos realmente específicos. Por ejemplo, tu equipo puede aprovechar los datos para identificar los siguientes objetivos:

  • Aumentar el número de clientes interanual en un 20 %.

  • Reducir el gasto presupuestario general en $20 000 cada trimestre.

  • Reducir el gasto del presupuesto del proyecto en $500.

  • Aumentar la contratación con 10 miembros del equipo cada trimestre.

  • Reducir el costo por contratación en $500.

Sin datos, sería difícil para tu empresa saber en qué se gasta el dinero y dónde se pueden reducir costos. Establecer objetivos medibles conduce, en última instancia, a tomar decisiones basadas en los datos, porque una vez que defines estos objetivos, puedes determinar cómo reducir el presupuesto general o aumentar la cantidad de clientes.

Mejorar los procesos de la empresa

Hay diferentes formas de mejorar los procesos de la empresa sin utilizar datos, pero cuando observas las tendencias en el rendimiento de los miembros del equipo con números o analizas los patrones de gastos de la empresa con gráficos, las mejoras que realices en el proceso se basarán en algo más que en la observación.

Estos son algunos procesos que puedes mejorar con los datos:

  • Gestión de riesgos basada en datos financieros.

  • Estimación de costos basada en datos de precios del mercado.

  • Incorporación de miembros del equipo basada en datos de desempeño de nuevos empleados.

  • Atención al cliente basada en datos de sus comentarios.

Cambiar un proceso de la empresa puede ser difícil si no estás seguro del resultado, pero puedes confiar en tus decisiones cuando tienes datos disponibles.

Lee: ¿Qué es la gestión de cambios? 6 pasos para crear un excelente proceso de gestión de cambios

Consejos para adoptar un enfoque basado en los datos

Las organizaciones orientadas a los datos son capaces de analizar las cifras y los gráficos para deducir su significado. Para crear una cultura más orientada a los datos, basta con empezar a utilizarlos más a menudo. Sin embargo, esto es más fácil decirlo que hacerlo. Si estás listo para empezar, sigue los siguientes consejos.

[Ilustración integrada] Consejos para adoptar un enfoque basado en los datos (infografía)

Encuentra la historia

La clave para analizar los datos, las cifras y los gráficos es buscar la historia que los conecta. Sin el “porqué”, los datos en sí mismos no son de mucha ayuda, y el proceso de decisión es mucho más difícil. Si estás tratando de adoptar un enfoque más basado en los datos en tu proceso de toma de decisiones, busca la historia que cuentan los datos. Esto será fundamental para tomar las decisiones correctas.

Consulta los datos

Antes de tomar cualquier decisión organizativa, pregúntate si los datos la respaldan. Los datos están en todas partes y pueden aplicarse a cualquier decisión importante. Entonces, ¿por qué no consultarlos a la hora de tomar decisiones difíciles? Los datos son tan útiles porque son naturalmente imparciales, así que asegúrate de consultar los hechos antes de tomar cualquier decisión.

Aprende sobre visualización de datos

Cuando los datos se visualizan con claridad, son más fáciles de interpretar. Aunque aprender a visualizar los datos suele ser el aspecto más complejo de establecer una cultura basada en los datos, es la mejor manera de identificar patrones y discrepancias.

Familiarízate con las diferentes herramientas y técnicas de visualización de datos. Intenta ser creativo con las diferentes formas de presentar los datos. Una vez que domines la visualización de datos, te convertirás en un maestro de la interpretación de datos.

Facilita la toma de decisiones basadas en los datos con un software de informes

Necesitas contar con los datos correctos para tomar decisiones significativas para el equipo. Cualquier software de informes integra los datos de tu empresa y los presenta en un panel ejecutivo para que puedas verlos de forma organizada y gráfica.

Al combinar estos datos con otra información relevante de fuentes externas, puedes asegurarte de que estás tomando decisiones integrales con un respaldo sólido en todo momento.

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