Cómo crear y cumplir con el presupuesto de un proyecto

Si tu proyecto fuera un vehículo, el presupuesto sería el combustible. Así como un camión necesita tener gasolina en el tanque, los proyectos necesitan tener dinero y recursos para poder avanzar. Y como gerente de proyectos, tienes la posibilidad de planificar y usar esos recursos de la manera más eficiente posible, para que tu proyecto alcance su objetivo, sin que te quedes en el camino.

Dado que el presupuesto de un proyecto es esencial para lograr que el trabajo avance, saber cómo definir y seguir un plan presupuestario sólido es una de las habilidades de gestión de proyectos más importantes que puedes desarrollar a lo largo de tu carrera.

¿Qué es el presupuesto de un proyecto?

El presupuesto de un proyecto es un plan en el que se detalla cuánto gastarás, para qué y para cuándo. Si creas un plan presupuestario con anticipación y lo usas para controlar el gasto a lo largo de tu proyecto, puedes reducir el riesgo de que te quedes sin recursos o te excedas en el presupuesto planificado, algo muy frecuente en muchas empresas. De hecho, los participantes de una encuesta realizada por el Project Management Institute (PMI) en 2021 declararon que en los últimos 12 meses, solamente el 62 % de los proyectos de sus empresas se completaron ajustándose al presupuesto original.

Establecer el presupuesto antes de comenzar con el proyecto te ayuda a definir el alcance del trabajo y a controlar los costos. También es una buena manera de presentar tu proyecto a las partes interesadas y obtener los fondos que necesitas, ya que un plan de gastos detallado ayuda a que los encargados de tomar las decisiones comprendan cómo los costos contribuyen a los objetivos. Y a medida que tu proyecto avanza, puedes usar el presupuesto como referencia para comparar el gasto real con el gasto presupuestado y mitigar los costos adicionales que puedan surgir.

Cómo crear el presupuesto de un proyecto en 9 pasos

Crear el presupuesto de un proyecto puede parecer abrumador, pero puedes hacerlo siguiendo una secuencia de pasos. A continuación, detallamos cada parte del proceso presupuestario.

1. Establece los objetivos del proyecto

Los objetivos de un proyecto son todo lo que esperas haber logrado al terminar tu proyecto. Este es un buen punto de partida ya que te ayudan a comprender hacia dónde se dirige el trabajo y actúan como una guía a medida que avanzas con el plan del proyecto. 

Los mejores objetivos están claramente definidos y pueden ser refutables, por lo que puedes usarlos como punto de referencia para medir el éxito de tu proyecto una vez finalizado. Para definir objetivos claros, puedes usar la metodología SMART. SMART es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo es específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada. Por ejemplo, supongamos que estás tratando de aumentar el número de visitas a tu sitio web. Entonces puedes establecer el siguiente objetivo: “Aumentar el tráfico orgánico a la página de inicio del sitio web en un 10 % para el final de este trimestre”.

2. Define el alcance del proyecto

Una vez que hayas establecido tus objetivos, puedes definir el alcance del trabajo que necesitarás para lograr esos objetivos. El alcance del proyecto te permite establecer límites en tu proyecto, como por ejemplo, qué trabajo se llevará a cabo (o no se llevará a cabo) y definir los plazos y entregables que deseas lograr. Al momento de definir el alcance de tu proyecto, debes considerar lo siguiente:

• Recursos disponibles: Antes de determinar los entregables que deseas lograr, evalúa los recursos que tienes a disposición. Si tienes un presupuesto ajustado o la disponibilidad del equipo es limitada, es posible que debas ajustar tus entregables según corresponda. Por lo tanto, siempre es importante conocer los límites antes de sumergirte en los detalles de los entregables y los recursos necesarios (analizaremos este punto más adelante). 

• Restricciones de tiempo: ¿Este proyecto tiene un cronograma ajustado o puedes tomarte todo el tiempo que necesites? Un cronograma ajustado puede influir en el costo de los recursos. Por ejemplo, es posible que los honorarios de los trabajadores independientes sean más altos si trabajas con plazos ajustados. 

• Alcance del proyecto: ¿Qué está fuera del alcance del proyecto? Puede ser de gran utilidad aclarar lo que no forma parte de los objetivos del proyecto para poder evitar cualquier corrupción en el alcance o posibles gastos excesivos. 

Recuerda que la finalidad del alcance de tu proyecto es establecer límites. Eso te ayudará a comprender los objetivos y los entregables que deseas alcanzar y el tipo de trabajo que se llevará a cabo para lograrlo.

3. Divide los entregables en subdependencias

A continuación, enumera todos los entregables que se incluyen en el alcance de tu proyecto y divídelos en dependencias. Imagina, por ejemplo, que una de los entregables de tu proyecto es publicar un artículo de blog. Puedes desglosar este entregable en las siguientes tareas:

• Redactar el articulo

• Revisar el artículo

• Crear las imágenes

• Preparar en Wordpress

• Compartir en las redes sociales

Este método te ayuda a identificar los gastos ocultos del proyecto al momento de crear tu presupuesto. Por ejemplo, si solo intentas estimar el presupuesto necesario para publicar un artículo de blog en su conjunto, es muy probable que omitas costos adicionales, como la tarifa por hora de un revisor independiente o el costo de las publicaciones pagas en redes sociales.

Si prefieres los diagramas a las listas, puedes crear una estructura de desglose del trabajo. Esta herramienta visual divide el trabajo en varios niveles. Empieza con el objetivo principal en la parte superior y, a partir de ahí, se desglosan los entregables y las dependencias.

4. Enumera los recursos necesarios

Una vez establecidos todos los entregables y dependencias, es hora de enumerar los recursos necesarios para cada elemento. Intenta ser lo más específico posible y recuerda que el término “recurso” puede significar más que el personal o el equipo, también puede incluir costos indirectos como capacitaciones o un espacio físico para trabajar.

Para ayudarte a empezar, te mostramos a continuación algunas de las categorías de costos de proyectos más comunes a considerar:

• Miembros del equipo: ¿Quiénes realizarán el trabajo? Anota si son empleados internos de la empresa o si necesitas contratar trabajadores adicionales pagos por hora.

• Adquisiciones: ¿Qué necesitas hacer para adquirir recursos externos? Tal vez necesites, por ejemplo, que un miembro del equipo investigue cuáles son los mejores productos a usar, se comunique con los representantes de ventas y compre una herramienta.

• Capacitación: ¿Los miembros del equipo necesitan tiempo o recursos para ponerse al día? Piensa en el tiempo que se necesita para que el personal capacite a los empleados nuevos o en los cursos necesarios para aprender habilidades nuevas. 

• Equipamiento: ¿Qué herramientas necesitas para trabajar? Aquí puedes incluir elementos como monitores de computadora adicionales, software de diseño o incluso el servicio de Internet.

• Espacio: ¿Dónde trabajará tu equipo? Considera, por ejemplo, si necesitarás salas de reuniones o escritorios adicionales para los miembros nuevos del equipo. 

• Investigación: ¿Qué datos necesitas? Considera obtener información mediante estudios sobre investigación de usuarios, análisis web o encuestas. 

• Servicios profesionales: ¿Necesitas contratar expertos externos, como asesores legales o especialistas en marketing? 

• Viajes: ¿Tu equipo tendrá gastos de transporte, de alojamiento o viáticos para comidas? 

5. Estima los montos

En definitiva, un presupuesto es una estimación de costos. Si bien no podemos predecir el futuro, existen algunos métodos que te ayudarán a estimar de la forma más precisa posible. Y no tienes que ceñirte solamente a un método, puedes usar una combinación de estos enfoques, dependiendo de las circunstancias de tu proyecto.

A continuación te mostramos algunas técnicas de estimación que puedes usar:

Estima y suma el costo de cada elemento individual

Este método, a menudo llamado estimación ascendente, es el mejor enfoque si dispones de información detallada, como los entregables y las dependencias que conformarán tu proyecto actual. Si has creado una estructura de desglose de trabajo, ya estás preparado para usar este método.

Para asegurarte de que has tenido en cuenta todos los detalles, puedes usar algún otro método para comparar tus estimaciones de costos. Por ejemplo, puedes revisar cómo se gastó el presupuesto en un proyecto similar en el pasado.

Estipula un monto fijo para tu presupuesto

En este enfoque, empiezas con un presupuesto fijo y lo divides en entregables o hitos del proyecto. Si bien trabajar de esta manera puede resultar un poco complicado, especialmente si aún no sabes cuánto pueden costar los entregables del proyecto, puede ser de gran utilidad si necesitas determinar qué objetivos puedes lograr con un presupuesto limitado.

Si necesitas usar este método, intenta combinarlo con alguna de las opciones que mostraremos a continuación. Por ejemplo, una vez que determines lo que puedes lograr, adopta un enfoque ascendente para asegurarte de que no pasarás por alto ningún punto crítico.

Compara los presupuestos de proyectos similares

Si hablamos de datos históricos, los proyectos pasados son una verdadera mina de oro, ya que cuentan con un registro real donde puedes comprobar si se cumplió o no con el presupuesto asignado. Como tal, pueden ayudarte a identificar los costos que podrías haber pasado por alto o los imprevistos que pueden afectar el gasto total. Si es posible, revisa también las lecciones aprendidas de proyectos similares que se han llevado a cabo en el pasado.

Considera diferentes escenarios

Estimar los costos puede resultar un desafío cuando trabajamos en proyectos complejos con una amplia gama de posibles resultados. Supongamos, por ejemplo, que estás planificando un evento al aire libre en abril. Los costos de este proyecto pueden variar según el clima. Tal vez necesites alquilar carpas o ventiladores para mitigar el calor inesperado, algunos calentadores por si hace demasiado frío o un espacio interior en caso de que llueva.

En este caso, una buena técnica sería poder estimar el gasto para cada uno de estos escenarios. Según la flexibilidad de tu presupuesto, puedes ir a lo seguro y planificar considerando el escenario más costoso. O bien, puedes calcular el gasto esperado para el peor escenario, el mejor escenario y el más probable, para luego realizar un promedio de los tres.

6. Reserva un fondo para las contingencias

A veces suceden situaciones inesperadas. Se rompen las herramientas, cambian los horarios o tal vez una pandemia que ocurre una vez por siglo te impacta y debes superar algunos desafíos completamente inesperados. O, por el contrario, puede surgir una oportunidad impensada durante tu proyecto, como la posibilidad de comprar un activo comercial a un costo reducido. Las reservas para contingencia le dan a tu presupuesto un margen adicional en caso de que cambien los planes. Por lo general, se recomienda reservar entre el 5 % y el 10 % del presupuesto total para posibles contingencias.

El presupuesto es una estimación, por lo que es importante incluir siempre un fondo para contingencias. Y si has creado un presupuesto 100 % exacto y no necesitas ese margen adicional, puedes usar los fondos restantes para reforzar los resultados de la empresa.

7. Crea el presupuesto

A esta altura, ya has identificado todos los entregables de tu proyecto, los recursos asignados y los costos estimados. Ahora empieza la parte divertida: crear el documento con el presupuesto real. A continuación, se detallan algunos puntos importantes a considerar:

• Detalla los elementos de cada entregable y recurso requerido, y el costo esperado de cada uno. 

• Un cronograma donde se detalle cuándo necesitarás cada recurso y cuándo esperas gastar esos fondos. 

• Las personas responsables de cada componente del presupuesto. Por ejemplo, puedes especificar que tu editor asistente sea el responsable de controlar las horas y las facturas de los trabajadores independientes. 

• Documentación clara donde se detalle qué parte del presupuesto de la empresa se usará para cada elemento. Por ejemplo, puedes usar el presupuesto del departamento de Marketing para crear videos publicitarios y el presupuesto del departamento de TI para actualizar las computadoras. 

• El gasto total de todo el proyecto. Si corresponde, desglosa el presupuesto con los montos totales por departamento. 

• Un lugar para poder dar seguimiento a los costos reales en comparación con los costos presupuestados una vez iniciado el proyecto. 

Herramientas para gestionar el presupuesto de un proyecto

También es importante elegir la herramienta adecuada para gestionar el presupuesto del proyecto. Asegúrate de elegir un programa que te permita sumar automáticamente todos los montos, para que no tengas que volver a calcular todo manualmente cada vez que necesites ajustar un elemento. Además, la herramienta elegida debería permitirte actualizar y compartir fácilmente el presupuesto en tiempo real, para asegurarte de que todos los miembros del equipo trabajen con la versión más actual.

Existen muchas opciones para elegir, desde las hojas de cálculo de Excel básicas hasta un software de gestión de proyectos. No es novedad que nosotros recomendemos Asana ya que te permite ingresar y totalizar cada elemento, crear campos personalizados, designar responsables y compartir fácilmente la información con los demás compañeros de equipo. Además de tu presupuesto real, puedes repetir flujos de trabajo anteriores, crear documentos de procesos y guardar plantillas de presupuestos de proyectos para asegurarte de que nada se pase por alto.

8. Diseña un plan para controlar el gasto

Un presupuesto solo es útil si lo respetas. Planifica con anticipación la frecuencia con la que compararás los costos reales con los costos presupuestados, de modo que puedas mitigar los problemas o los riesgos potenciales antes de que sean demasiado grandes. También puedes decidir con anticipación qué acciones tomarás si te excedes (o si estás por debajo) del presupuesto.

La ventaja de adoptar una herramienta como Asana es que te permite compartir, gestionar y dar seguimiento a tu presupuesto en tiempo real. Por ejemplo, la función Informes universales de Asana, extrae automáticamente datos de tus proyectos para mostrarte los gastos, el estado de las tareas y los hitos finalizados en un solo lugar, para que no tengas que perder el tiempo revisando emails y documentos con el fin de entender si tu proyecto avanza correctamente o no.

9. Obtén la aprobación de los involucrados clave

Ahora que tienes el plan presupuestario de tu proyecto finalizado, es momento de compartirlo con los participantes del proyecto para que lo aprueben. Afortunadamente, el plan detallado que has elaborado les proporcionará a los encargados de tomar las decisiones una imagen perfectamente clara de cómo cada elemento individual contribuirá a los objetivos del proyecto.

Ejemplo del presupuesto de un proyecto

Supongamos que quieres actualizar el proceso de pago de tu aplicación móvil y el objetivo de tu proyecto es reducir el tiempo promedio de pago en un 25 % para el tercer trimestre. Para lograr este objetivo, has definido dos entregables como prioritarios y has establecido los recursos necesarios.

A continuación, te mostramos un ejemplo sencillo de cómo se vería el presupuesto de tu proyecto. Ten en cuenta que se ha incluido el cronograma, los responsables y el costo estimado de cada elemento. También se ha desglosado el presupuesto para cada departamento y se han agregado columnas para poder dar seguimiento a la aprobación del presupuesto y el gasto real.

Gestiona el gasto de manera inteligente con un presupuesto de proyecto

Un presupuesto bien elaborado te ayudará durante todo el ciclo de vida del proyecto, desde la planificación, hasta la aprobación y ejecución. Una vez que domines la técnica de elaborar presupuestos, puedes asegurarte de que tu equipo tenga los recursos que necesita para lograr los objetivos más importantes y realizar un trabajo de calidad. Y al implementar un proceso para mantenerte al día con los gastos, podrás abordar los costos inesperados a medida que surgen, generar una relación de confianza con los encargados de aprobar los presupuestos y acumular un registro de proyectos exitosos.

¿Deseas obtener más información sobre la gestión de proyectos? Consulta el siguiente artículo: 25 habilidades esenciales de gestión de proyectos que necesitas para tener éxito.