Control de costos: cómo monitorear los gastos del proyecto para aumentar la rentabilidad

El control de costos es una parte esencial de cualquier estrategia financiera. Cuando haces el seguimiento de las finanzas de tu empresa, ¿cómo puedes mantenerte dentro del presupuesto?

Al igual que con tu presupuesto personal, puedes implementar diferentes técnicas, como categorizar los gastos, identificar las áreas en las que el equipo gasta más dinero y encontrar formas de limitar los gastos en cada una. Al hacer todo esto con éxito, podrás controlar el presupuesto y aumentar las ganancias.

Los principios básicos del control de costos son similares para los presupuestos corporativos y personales. En este artículo, explicaremos qué es el control de costos y cómo se relaciona con el sistema de administración de costos.

¿Qué es el control de costos?

El control de costos implica identificar y reducir los gastos para aumentar las ganancias de la empresa. Este proceso se puede realizar en un proyecto o en toda la empresa. Aquí, nos centraremos en cómo puedes aplicar esta técnica en un proyecto o un grupo de proyectos.

Como gerente de proyectos, usarás el control de costos para monitorear tu plan de gestión de recursos y tomarás medidas cada vez que identifiques un gasto excesivo.

Una herramienta de informes también puede ser útil para saber cuándo excedes el presupuesto del proyecto. Imagina que un diseñador independiente que empezó a trabajar en un proyecto nuevo demoró mucho más de lo esperado en editar las imágenes. Una vez que identificas este gasto, puedes decidir contratar a un diseñador interno para el próximo proyecto a fin de reducir los costos y mejorar la eficiencia.

¿Por qué es importante el control de costos?

¿Tu equipo tiene dificultades para mantenerse dentro del alcance o el presupuesto? Aquí es donde entra en juego el control de costos. Incluso si tu equipo se mantiene dentro del presupuesto, esta técnica puede ayudarte a reducir aún más el presupuesto, lo que conducirá a un aumento en los ingresos.

Además, proporciona información sobre el gasto general de la empresa al identificar qué áreas son más costosas y qué gastos se incluyen dentro de cada una. El control de costos puede implementarse primero en los proyectos para reducir los costos de un proyecto individual con la esperanza de que la empresa pueda así aumentar las ganancias generales.

¿Cuáles son las técnicas del control de costos?

El control de costos también puede aplicarse inicialmente en niveles más altos dentro de la empresa, pero, con frecuencia, se utiliza a nivel de proyecto, donde permite evaluar los costos reales por proyecto y administrarlos de manera eficaz.

Para mejorar el control de costos dentro de tu empresa, prueba estos cinco pasos:

1. Planifica el presupuesto

El primer paso consiste en planificar el presupuesto para detallar las estimaciones de costos y asignar recursos de manera eficaz. Al elaborar un plan del proyecto exhaustivo, las variaciones de costos serán más bajas, o la diferencia entre el presupuesto inicial y el gasto real será menor.

Cuando planifiques el presupuesto, incluye lo siguiente:

• Número de miembros del equipo necesarios para el proyecto

• Tiempo estimado que tardará el proyecto en completarse

• Materiales necesarios para el proyecto

Al calcular el tiempo y los materiales necesarios para el proyecto, intenta que tu presupuesto pueda ampliarse si es necesario. Siempre existe la posibilidad de que se produzcan riesgos inesperados y de que debas extender el cronograma del proyecto o solicitar recursos adicionales.

2. Supervisa todos los gastos

El siguiente paso en el control de costos del proyecto consiste en monitorear los gastos del proyecto a medida que ocurren. Es más fácil tomar medidas correctivas si observas variaciones en los costos en tiempo real. Necesitas saber si te excediste del presupuesto antes de que se complete el proyecto. De lo contrario, al terminarlo, ya habrás gastado el dinero y todo lo que podrás hacer es usar la información como lección para proyectos futuros.

Una buena opción para controlar los gastos durante un proyecto es establecer hitos. En cada hito, puedes evaluar los gastos y asegurarte de que el proyecto se mantenga dentro del alcance. Luego, si observas sobrecostos en cualquier hito específico, puedes decidir cómo reducir los costos en el futuro.

3. Usa sistemas de control de cambios

Es importante establecer objetivos claros para el proyecto durante la etapa de planificación, pero para asegurarte de alcanzar esas metas, quizá necesites un proceso de control de cambios.

El control de cambios es un conjunto de pasos que gestionan cualquier modificación que surja de las partes interesadas mientras un proyecto está en curso. Esto ayuda a evitar la corrupción del alcance porque te permite prepararte para los cambios a medida que ocurren y adaptar el proyecto en consecuencia.

Los pasos para establecer un sistema de control de cambios incluyen:

1. Inicio: El proceso de control de cambios comienza cuando una parte interesada solicita un cambio en el proyecto. La solicitud real puede variar, desde extensiones en el cronograma hasta entregables nuevos.

2. Evaluación: El gerente del proyecto o el líder del departamento revisa la información básica de la solicitud, como los recursos necesarios, el impacto de la solicitud y a quién se debe enviar. Si la solicitud del cambio pasa la evaluación inicial, se inicia la fase de análisis.

3. Análisis: En la etapa de análisis, el líder del proyecto correspondiente aprueba o rechaza la solicitud. En algunos casos, puede haber un equipo de control de cambios que revise las aprobaciones. El líder del proyecto aprueba o rechaza la solicitud y notifica al equipo. En función del tamaño del proyecto, el líder también puede documentar el cambio en un registro para asegurarse de que todas las partes interesadas estén al tanto.

4. Implementación: La implementación de un cambio será diferente según la etapa del proyecto, pero generalmente consiste en actualizar los cronogramas y los entregables del proyecto, así como en informar al equipo del proyecto. Debes evaluar el alcance para asegurarte de que los cambios en el cronograma no tengan un gran impacto en los objetivos.

5. Cierre: Una vez que hayas documentado, difundido e implementado la solicitud, estará lista para cerrarse. Es útil contar con un plan de cierre formal para que todos los miembros del equipo sepan dónde se almacena la información y puedan consultarla en el futuro.

Cuando haces un buen seguimiento de los cambios en tus proyectos, también tienes más posibilidades de controlar los costos. Una previsión precisa del presupuesto de un proyecto y su éxito requieren una gestión cuidadosa de principio a fin. Siempre habrá complicaciones inevitables en el camino, pero contar con sistemas para prepararte para estos contratiempos puede ser clave.

4. Administra tu tiempo

La gestión del tiempo es una técnica importante en el control de costos porque cuando aumenta el tiempo total de un proyecto, también lo hace el costo total. Mantenerse dentro del cronograma estimado es una de las mejores formas de no excederse del presupuesto.

Implementa estrategias de gestión del tiempo para aumentar la productividad y ayudar a los miembros del equipo a terminar su trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.

Algunos consejos de gestión del tiempo incluyen:

• Timeboxing: El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo orientada a objetivos en la que se completa el trabajo dentro de plazos definidos. Por ejemplo, si necesitas escribir una publicación de blog, puedes definir un plazo de dos horas para redactar el esquema. Luego, después de tomar un descanso, puedes establecer otro período de tres horas para comenzar el primer borrador.

• Timeblocking: El timeblocking es similar al timeboxing, pero en lugar de programar un tiempo específico para cada tarea individual, reservas períodos definidos en tu calendario para trabajos que estén relacionados.

• Método Pomodoro: De manera similar a las alternativas anteriores, el método Pomodoro permite abordar el trabajo en períodos cortos y tomar descansos entre las sesiones de trabajo. Trabaja durante 25 minutos y, luego, haz un descanso de 5 minutos. Repite esto cuatro veces y, después de la última sesión de trabajo, toma un descanso más largo de 20 o 30 minutos.

• Empezar por lo peor: Según un famoso dicho de Mark Twain, si debes hacer algo que no te gusta, lo mejor es que lo hagas apenas te levantas por la mañana. Esta estrategia de gestión del tiempo se basa en la idea de Mark Twain para motivarte a abordar las tareas grandes o complejas primero, antes de trabajar en otras menos importantes o urgentes.

• Principio de Pareto: También se conoce como la “regla 80/20”. El principio de Pareto tiene una regla fundamental: debes dedicar el 20 % de tu tiempo al 80 % de tu trabajo. Si puedes completar el 80 % de tus tareas relativamente rápido, liberarás tiempo en tu día para abordar el 20 % de tu trabajo que exige el 80 % de tu tiempo.

• Getting Things Done (GTD): David Allen creó el método Getting Things Done a principios del 2000. Según Allen, el primer paso para hacer las cosas es escribir todas tus tareas pendientes. Al liberar el cerebro y confiar en herramientas de gestión de tareas, puedes concentrarte en tomar medidas y no en recordar qué debes hacer.

Puede parecer contradictorio centrar tu atención en la productividad cuando piensas en el control de costos, pero el rendimiento del proyecto es la base del flujo de caja. Si tu equipo no es productivo, no podrá cumplir con los plazos del proyecto. Si el proyecto no cumple con los plazos, cuesta más dinero. Si el proyecto cuesta más dinero, la empresa tiene menos flujo de caja.

5. Haz un seguimiento del valor ganado

Hacer un seguimiento del valor que obtienes puede ayudarte a predecir el resultado financiero de un proyecto. Este método de control de costos requiere algunos conocimientos de contabilidad, pero puede ayudarte a comprender cuándo surgirán las variaciones de costos y, en última instancia, evitar que ocurran en proyectos futuros.

El valor ganado es la cantidad de trabajo que realmente se completó en un proyecto. Para realizar un seguimiento del valor ganado y saber si vas por buen camino, debes multiplicar el porcentaje de trabajo completado por el presupuesto del proyecto. Puedes seguir estos pasos para conocer el valor ganado:

• Paso 1: Determina cuán completa está cada tarea en formato de porcentaje.

• Paso 2: Estima el valor planificado (PV) o el costo presupuestado del trabajo programado. Este es el presupuesto autorizado asignado para realizar el trabajo programado.

• Paso 3: Identifica el valor ganado (EV) o el costo presupuestado del trabajo realizado. Esto representa la cantidad de trabajo que se completó realmente.

• Paso 4: Obtén el costo real (AC) o el costo real del trabajo realizado. Esto representa cuánto dinero se gastó para el trabajo ya realizado.

• Paso 5: Calcula la varianza de costo (CV) al restar el costo ganado del costo real (CV = EV – AC).

• Paso 6: Recopila los resultados.

Para los primeros tres pasos debes recopilar información sobre los costos del proyecto, mientras que para los últimos tres debes hacer cálculos y análisis. La varianza de costo representa el estado del costo del proyecto.

Al controlar los costos, la varianza o CV es la medida que indica si la tasa de rendimiento del proyecto se ajusta al presupuesto. Un CV negativo indica que el proyecto excede el presupuesto.

Control de costos vs. gestión de costos

Las personas a menudo confunden el control de costos con la gestión de costos, pero estos son procesos diferentes que debes conocer y entender correctamente. El control de costos es un proceso más pequeño dentro del sistema de gestión de costos general.

Si bien el control de costos implica identificar los gastos y reducirlos para aumentar las ganancias, la gestión de costos es el proceso general de estimar, presupuestar y supervisar los costos del proyecto.

Es probable que muchas personas estén involucradas en las tareas de administración de costos de tu empresa. Dependiendo del tamaño del equipo, también es posible que haya diferentes empleados trabajando en la planificación de recursos y el presupuesto.

Para controlar correctamente los costos, los equipos deben monitorear los gastos en varios niveles dentro de la empresa. Esto permite que cada parte del presupuesto de la empresa reciba una atención y un análisis exhaustivos.

Supervisa y reduce los gastos del proyecto con el control de costos

Monitorear los datos de costos para reducir los gastos del proyecto es un proceso tedioso, pero la administración de costos es fundamental para la rentabilidad.

La mejor manera de administrar los costos es ver toda la información que necesitas en un panel personalizable. De esa manera, puedes utilizar automatizaciones para abordar la gestión de proyectos y el control de costos en un solo lugar.