Cómo documentar las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos

Los entregables no son lo único valioso que puedes obtener de un proyecto. Independientemente de si la iniciativa es un éxito rotundo, un fracaso total o algo intermedio, siempre tienes la oportunidad de aprender.

Sin embargo, recopilar y documentar de manera eficaz las lecciones aprendidas puede ser difícil. En este artículo, explicaremos cómo poner en práctica este modelo para documentar las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos.

¿Qué son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos?

Descubres algo nuevo en cada proyecto, pero al implementar un modelo de lecciones aprendidas te aseguras de recopilar y procesar esa información para compartirla con otros equipos. Además, al crear un informe de lecciones aprendidas, tendrás un documento que todos los miembros del equipo pueden consultar para mejorar en los próximos proyectos.

Estos recursos se pueden compartir con otros gerentes que trabajan en iniciativas parecidas o con miembros del equipo que están iniciando proyectos similares. Compartir las lecciones aprendidas entre equipos es una excelente manera de evitar que ocurran los mismos errores. No solo tú puedes aprender de los errores del proyecto; con un informe de lecciones aprendidas, todos los demás también pueden hacerlo.

Puedes documentar las lecciones aprendidas en cualquier momento durante el cronograma del proyecto. De hecho, dependiendo de la complejidad del trabajo, es una buena idea incluir una etapa de lecciones aprendidas al final de cada fase de gestión del proyecto. Así, podrás registrar la información cuando aún está fresca y evaluar qué salió bien, qué no y qué puedes aprender.

Diferentes modelos de lecciones aprendidas

Es posible que ya hayas implementado esta técnica con un nombre diferente. Los equipos de Ingeniería a menudo la llaman los 5 porqués y la utilizan para identificar la causa raíz del fracaso de un proyecto. Los equipos Scrum realizan retrospectivas al final de un sprint, mientras que algunos equipos de proyectos llevan a cabo una sesión post mortem.

Lo importante es recopilar la información y compartirla con todos. Independientemente de cómo decidas llamarla, intenta organizar al menos una sesión de lecciones aprendidas por proyecto.

Los 5 pasos del modelo de lecciones aprendidas

Si es la primera vez que pondrás en práctica este proceso, sigue estos cinco pasos para asegurarte de recopilar, documentar y compartir la información del proyecto de manera clara y fácil de consultar.

1. Identificación

En esta etapa —que consta de tres pasos— identificas las lecciones aprendidas del proyecto para documentarlas en el próximo paso.

Paso 1: Realizar una encuesta de las lecciones aprendidas

Inmediatamente después de que se finaliza un proyecto —o al final de una fase significativa en iniciativas más grandes—, envía una encuesta de lecciones aprendidas a cada miembro del equipo que participó. De esta manera, recibirás comentarios relevantes, ya que aún tienen presente el proyecto. Luego, recopila toda esa información para obtener una visión general de lo que todos aprendieron.

La encuesta es una de las etapas más importantes del proceso. Sigue leyendo y encontrarás una plantilla de muestra genérica que puedes usar para cualquier proyecto. También puedes adaptar las preguntas según tus necesidades.

Paso 2: Programar una reunión de las lecciones aprendidas

Antes de la sesión, designa un moderador. Idealmente, esta persona no debe ser el gerente del proyecto, así los miembros del equipo se sienten cómodos para hablar libremente. Pide al líder del equipo o a un miembro de un equipo adyacente que lleve adelante la reunión.

Después de programar la sesión de lecciones aprendidas, el moderador debe compartir cualquier información previa del proyecto para asegurarse de que todos estén alineados, por ejemplo, la documentación de planificación, como el plan del proyecto o los objetivos. Si el proyecto era complejo, también puede compartir el cronograma y los logros.

Paso 3: Realizar la reunión

Además de la encuesta, organiza una sesión de lluvia de ideas en vivo para todos los miembros del equipo, así podrán ampliar las lecciones aprendidas. Durante esta reunión, es importante que formules estas tres preguntas:

1. ¿Qué salió bien? 

2. ¿Qué salió mal? 

3. ¿Qué se puede mejorar? 

2. Documentación

El objetivo principal de este proceso es compartir los aprendizajes con todo el equipo. Deberás crear un informe detallado con todos los datos del proyecto y las notas de la charla, así como un resumen ejecutivo de las lecciones aprendidas para que las partes involucradas clave del proyecto lo revisen.

Estructura del informe de lecciones aprendidas

• Resumen ejecutivo

• Resumen de los descubrimientos

• Encuestas de las lecciones aprendidas

• Recomendaciones detalladas

3. Análisis

Analiza y pon en práctica las lecciones aprendidas para que otros puedan aprovecharlas o usarlas en los próximos proyectos. Esto es especialmente relevante si llevas a cabo este proceso en la mitad del proyecto. Explora la información de la encuesta para mejorar de forma eficaz el proyecto para las próximas fases. Si implementas las lecciones aprendidas al final de un proyecto, usa la fase de análisis para obtener información e identificar las oportunidades antes de comenzar el próximo.

4. Almacenamiento

Almacena las lecciones aprendidas en un repositorio central con acceso para todos, como una herramienta de gestión de proyectos. Con una fuente centralizada de información, los líderes de proyectos pueden acceder a todo lo que compartes y prepararse mejor para sus proyectos.

5. Recuperación

Si estás trabajando en un proyecto similar, busca un informe de lecciones aprendidas de un proyecto anterior para evitar cometer los mismos errores. Estos informes deben compartirse en una fuente centralizada de información que todos los gerentes de proyectos puedan consultar antes de comenzar el proceso de planificación.

Plantilla para la encuesta de lecciones aprendidas

Durante la primera etapa de una sesión de lecciones aprendidas, debes enviar una encuesta para obtener información útil por parte del equipo del proyecto. Aunque también debes hablar sobre el proyecto en persona, la encuesta es una parte fundamental para asegurarte de obtener información precisa y aprender de tus proyectos.

A continuación, incluimos un ejemplo de una plantilla de encuesta genérica sobre las lecciones aprendidas que puedes usar para cualquier proyecto.

Indica cuán de acuerdo estás con cada una de las siguientes afirmaciones.

Si seleccionas ‘En desacuerdo’ o ‘Muy en desacuerdo’, proporciona más información para ayudarnos a mejorar la planificación de los próximos proyectos.

Planificación de proyectos

El plan del proyecto incluía la cantidad correcta de detalles. Tenía todo lo que necesitaba para entender de qué se trataba el proyecto.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

En el plan del proyecto se explicaba claramente el propósito.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

El alcance del proyecto estaba bien definido.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

El programa del proyecto era claro y fácil de seguir.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

En el plan de comunicaciones del proyecto se definió claramente cómo y dónde debía comunicarme sobre el trabajo del proyecto.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

El plan del proyecto se compartió con todas las partes involucradas y era fácil de acceder.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

Como parte involucrada, estoy muy conforme con mi nivel de participación en el proceso de planificación del proyecto.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

Ejecución del proyecto

Comprendí las responsabilidades de todos durante el ciclo de vida del proyecto.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

Las partes involucradas en el proyecto participaron eficazmente en el trabajo del proyecto.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

El entorno de trabajo del proyecto era colaborativo.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

El gerente del proyecto siempre estuvo a disposición y respondió a las consultas.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

Los cambios del proyecto fueron viables y se ajustaron al alcance.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

El cronograma inicial previsto, documentado en el plan del proyecto, coincidió con el cronograma real del proyecto.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

El resultado del proyecto coincidió con lo definido en la carta del proyecto original.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

Todos en el equipo del proyecto tenían una comprensión compartida de los objetivos y las responsabilidades individuales.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

Resultado

El proyecto fue realista y viable.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

Las asignaciones se definieron claramente a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

El proyecto tenía métricas sólidas de rendimiento para ayudar a definir el éxito.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

Considero que se logró el objetivo del proyecto.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

Mi participación en el proyecto —incluida la carga de trabajo, el tiempo y el esfuerzo— cumplió con mis expectativas.

• Muy de acuerdo

• De acuerdo

• Ni de acuerdo ni en desacuerdo

• En desacuerdo

• Muy en desacuerdo

• No corresponde

Lección aprendida

Al documentar las lecciones aprendidas puedes identificar y transmitir el conocimiento institucional. En lugar de reinventar la rueda en cada iniciativa, los miembros del equipo y los líderes del proyecto tienen una idea clara de qué funcionó, qué no y qué se puede mejorar.

Además, aprovechar las lecciones aprendidas en el pasado para mejorar el trabajo del equipo a futuro te permite empezar el proyecto con el pie derecho. Cuando todos saben exactamente quién está haciendo qué y para cuándo, qué sucedió y por qué, el equipo está mejor preparado para realizar su trabajo de alto impacto.