Las 5 fases de la gestión de proyectos para que mejores el flujo de trabajo de tu equipo

A menudo, la gestión de proyectos se malinterpreta. Si bien muchos profesionales la ven como la gestión de los cronogramas de los proyectos, en realidad, implica mucho más. Afortunadamente, hemos elaborado una guía sencilla para ayudarte a comprender las cinco fases de la gestión de proyectos. 

¿Por qué es tan importante conocer estas cinco fases? Si logras comprender el ciclo de vida de la gestión de proyectos, podrás implementar mejores procesos internos con la ayuda de un software para gestión de proyectos.

El Project Management Institute (PMI) define a este modelo de cinco fases en la Guía PMBOK® del ciclo de vida del proyecto, también conocida como la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. La Guía PMBOK® es un gran punto de referencia para todos los profesionales que buscan aumentar sus conocimientos y habilidades en materia de gestión de proyectos. 

Comencemos con una breve introducción a las distintas fases de la gestión de proyectos. O bien, omitámosla y avancemos al triángulo de la gestión de proyectos.

1. Inicio del proyecto

En la fase de inicio del modelo de gestión de proyectos, el proyecto se define en líneas generales. Este es el momento de identificar a los patrocinadores y participantes del proyecto, y comenzar la fase de investigación inicial. También es buena idea documentar el proyecto por escrito para que puedas distribuir fácilmente el plan de comunicación al resto del equipo. Muchos equipos comienzan un proyecto con una reunión inicial del proyecto o un estudio de viabilidad. La forma en que decidas comenzar dependerá del estilo de comunicación que tu equipo prefiera. 

Además de presentar la idea inicial del proyecto, también debes describir los beneficios, costos y factores de riesgo asociados con los entregables del proyecto. Incluso puedes esbozar métricas adicionales dependiendo de la manera en que tu organización mida el éxito. 

Una vez que hayas evaluado el proyecto, crearás un caso de negocios o, en el caso de proyectos más pequeños, una carta del proyecto. Estas herramientas pueden ayudarte a delinear y presentar tu proyecto en profundidad, incorporando detalles como los objetivos, el presupuesto y el cronograma del proyecto. Ya sea que crees un caso de negocios o una carta del proyecto, estas herramientas son particularmente útiles para utilizarlas como referencia más adelante y señalar rápidamente los objetivos del proyecto en el futuro. 

A continuación, se muestra un ejemplo de lo que debería incluirse en un caso de negocios o carta del proyecto. 

• Nombre de la compañía: Apollo Enterprises

• Nombre del proyecto: Manual de estrategias para objetivos y resultados clave

• Gerente del proyecto: Kabir Madan

• Objetivo: El objetivo de este informe es aumentar la generación de clientes potenciales ofreciendo recursos de primer nivel a nuestra base de clientes. 

• Participantes: Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks. 

• Cronograma: Del 1 de junio al 20 de julio de 2021. 

• Beneficios: Los beneficios de este informe incluyen la adaptación de una nueva ventaja competitiva, la creación de un nuevo canal de clientes potenciales y, en última instancia, dará como resultado un alto retorno de la inversión dado el bajo presupuesto del proyecto. 

• Riesgos: Si bien vemos más beneficios que riesgos, podríamos estar captando clientes potenciales no calificados que no se convertirán. 

2. Planificación del proyecto

En la etapa de planificación de la gestión de proyectos, establecerás objetivos claros utilizando una hoja de ruta del proyecto. Si bien hay varias formas de ejecutar la planificación de objetivos, los objetivos SMART, los objetivos CLEAR y los objetivos y resultados clave (OKR) son tres estrategias de planificación de proyectos que pueden ayudarte a comenzar. 

SMART es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo es específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada. Muchos equipos utilizan este método debido a su capacidad para mejorar la comunicación del equipo, definir una hoja de ruta clara y dar como resultado métricas a las que se puede dar seguimiento. 

CLEAR es un acrónimo en inglés que significa que tus objetivos deben ser colaborativos, limitados, emocionales, apreciables y optimizables. Muchos equipos optan por este método porque es un poco más realista a la hora de ponerlo en práctica y se centra en la colaboración. 

Los objetivos y resultados clave (OKR) difieren de manera más significativa de los otros dos métodos. Este método puede abrir los objetivos a toda la empresa, creando visibilidad en toda la organización. En lugar de comenzar con un proyecto y luego definir el objetivo, los OKR comienzan con el objetivo y luego crean proyectos en torno a ese objetivo. Obtén más información sobre la gestión de objetivos en torno a los OKR para determinar si es adecuada para tu organización. 

Objetivos SMART vs. objetivos CLEAR vs. OKR: 

Si bien las tres estrategias adoptan enfoques diferentes, todas generan resultados similares. Depende de ti elegir el método que más se acerque a tu objetivo comercial. 

Entre los recursos adicionales que puedes utilizar en la fase de planificación de tu proyecto en la gestión del mismo se incluyen los diagramas de hitos, diagramas de Gantt y el análisis de gestión de riesgos del proyecto, todos los cuales pueden ayudar a aclarar los detalles a los participantes. Aunque estas áreas pueden haberse descubierto durante el alcance inicial del proyecto, la fase de planificación es el momento perfecto para expandir los objetivos, metas y riesgos. 

Ejemplo de un desglose de objetivos utilizando la metodología de gestión de proyectos SMART.

Objetivo inicial: Incrementar la generación de clientes potenciales.

Objetivo SMART mejorado:

• Específico: Aumentar la generación de clientes potenciales mediante la distribución de una guía de recursos.

• Medible: Incrementar la generación mensual de clientes potenciales en un 15 %. 

• Realizable: Según un estudio reciente, sabemos que nuestros clientes están interesados en una guía de recursos.

• Realista: Recopilar información de contacto del cliente a cambio de nuestra guía de recursos.

• De duración limitada: Producir una guía de recursos anual cada enero para mantener nuestro tráfico de clientes potenciales. 

3. Ejecución del proyecto

En la fase de ejecución, tu equipo se enfocará en lograr los objetivos que se establecieron. Utilizarán la información recopilada en los dos primeros pasos para crear y lanzar el proyecto dentro del plazo especificado mediante el trabajo en equipo y la colaboración. 

Empieza asignando tareas a los miembros del equipo. Si ya usas una herramienta de gestión de proyectos, puedes agregar estas tareas al flujo de trabajo de tu proyecto para que tu equipo pueda acceder rápidamente a los recursos y comunicarse en un solo lugar. El software de cronograma y otras herramientas de mapeo de proyectos pueden ser útiles para que tu equipo pueda visualizar cada paso del proyecto. 

Luego, debes preparar tu metodología de seguimiento y éxito para que todos entiendan con claridad cómo se medirá el éxito. Estos podrían ser indicadores de rendimiento específicos a los que planeas realizar un seguimiento, o los objetivos posteriores a la campaña que deseas cumplir. 

Dado que las fechas de entrega y las cargas de trabajo cambian a diario, asegúrate de actualizar el programa del proyecto según sea necesario y cerrar las dependencias una vez cumplidas. Si tienes una fecha límite de entrega, asegúrate de organizar la agenda de tu equipo en función de lo que es prioritario. Es recomendable consultar con los miembros del equipo con regularidad para asegurarte de que el proyecto esté en marcha y de que se esté cumpliendo con los entregables. 

Aunque los programas pueden fluctuar, es importante mantenerse lo más cerca posible del cronograma original para que no se produzca una corrupción del alcance. En otras palabras, no te salgas demasiado del alcance original del proyecto.

Observa este plan de cronograma de ejemplo para comprender mejor cómo organizar una estructura de desglose del trabajo. 

Cronograma del proyecto: Del 1 de junio al 20 de julio de 2021

Equipo del proyecto: Kabir Madan, Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks

• 1 de junio: Kabir debe establecer las tareas del proyecto y asignarlas a los miembros del equipo. 

• 14 de junio: Daniela debe recopilar datos de recursos.

• 18 de junio: Daniela debe organizar los datos y enviarlos a Ray para que realice el diseño. 

• 28 de junio: Ray debe enviar el primer borrador de diseño a Kabir para su revisión. 

• 1 de julio: Kabir debe proporcionar comentarios sobre el diseño.

• 6 de julio: Ray debe enviar el diseño final a Kat para su implementación.

• 12 de julio: Kat debe enviar el sitio de ensayo a Kabir para su revisión. 

• 15 de julio: Kabir debe proporcionar comentarios sobre el sitio de ensayo.

• 19 de julio: Kat debe enviar el sitio de ensayo final al equipo para su testeo. 

• 20 de julio: Debe lanzarse la guía de recursos. 

4. Desempeño del proyecto

Medir la efectividad de un proyecto es importante por varias razones. Poder mejorar el proyecto es grandioso, pero también es importante porque los miembros del equipo pueden aprender tanto del éxito como del fracaso. Hay muchos indicadores clave de rendimiento (KPI) diferentes que puedes utilizar para establecer y alcanzar objetivos estratégicos utilizando un software de establecimiento de objetivos. Los KPI que utilices dependerán de tu línea de trabajo y del tipo de proyecto en el que estés trabajando. 

Una de las primeras métricas de rendimiento que debes considerar es el objetivo inicial. ¿El proyecto abordó el problema que estabas tratando de resolver? Es fácil desconectarse del objetivo inicial, pero es importante tenerlo en cuenta al medir el rendimiento. 

Tu próximo paso debería ser examinar otros indicadores clave de rendimiento (KPI) para determinar si el proyecto fue un éxito. Algunos KPI universales incluyen el retorno de la inversión (ROI), el índice de rendimiento de costos (CPI), el valor planificado (PV), el costo real (AC) y el valor obtenido (EV), aunque hay muchos más. 

Notifica a los participantes con respecto al éxito del proyecto, incluido lo que salió bien y lo que salió mal. Ser honesto y estar abierto a los comentarios es la mejor manera de que los miembros del equipo aprendan de sus errores.

Mira nuestros indicadores clave de rendimiento (KPI) de ejemplo que te presentamos a continuación.

• Objetivo del proyecto: Aumentar la adquisición de clientes potenciales en un 15 % mensual

• Costo real: $6487 en horas facturables 

• Valor obtenido: $47 300 en crecimiento mensual de adquisiciones

• Retorno de la inversión: $40 813

• Índice de rendimiento del programa (el valor obtenido dividido por el valor planificado): 0,88

• Costo de adquisición de clientes (el costo dividido por la cantidad de clientes potenciales): $0,61 por cliente potencial

• Adquisición mensual de clientes potenciales: 18 % de mejora

• Tráfico mensual del sitio: 4 % de mejora

• Margen de beneficio neto: 8 % de mejora

5. Cierre del proyecto

Esta fase es la que más varía entre diferentes empresas y equipos. Mientras que a algunos les gusta reconocer el arduo trabajo, a otros les gusta comenzar de inmediato con la próxima tarea importante. No existe una forma correcta o incorrecta de cerrar un proyecto, y depende de ti averiguar qué funciona mejor para ti y tu equipo. 

Al cerrar un proyecto, una buena práctica es reunirse con los participantes del proyecto para obtener una visión más detallada del éxito. Este tipo de reunión a menudo se denomina “post mortem”. Si decides organizar una reunión, puede que quieras enviar una encuesta anónima de antemano para asegurarte de que todos los problemas críticos se aborden durante la reunión. Es una buena idea repasar los indicadores clave de rendimiento (KPI) que mediste en la fase de desempeño para que todos los participantes tengan una comprensión clara de lo que salió bien y de lo que no. Esto evitará que se repitan errores en proyectos futuros. 

También es una buena idea organizar y almacenar los materiales del proyecto en una carpeta compartida a la que los compañeros del equipo puedan acceder antes de cerrar un proyecto. Es importante tener a mano materiales como briefs de proyectos, plantillas, activos de redacción creativa, archivos de diseño, trabajo de desarrollo, etc. cuando llega el momento de evaluar el rendimiento.

Una oportunidad importante que a menudo se pierde en la fase de cierre del proyecto es seguir supervisando el desempeño. ¿Tu equipo tiene la costumbre de ejecutar proyectos y olvidarlos luego de un tiempo? Es importante probar y reinventar constantemente nuevas formas de ejecutar proyectos para seguir creciendo como empresa. 

A continuación, se muestra un ejemplo de la agenda de una reunión post mortem para ayudarte a cerrar tu próximo proyecto. 

Nombre del proyecto: Manual de estrategias para objetivos y resultados clave 

Fecha: 20 de agosto de 2021

Hora: De 10:00 a 11:00 h (hora estándar del centro)

Detalles de la agenda:

• Resumen rápido del proyecto (10 h): Kabir repasará las metas y objetivos iniciales del proyecto y resumirá los entregables. 

• Resumen del resultado (10:15 h): Kabir revisará el desempeño del proyecto, enfocándose en nuestro objetivo inicial de generación de clientes potenciales e indicadores clave de rendimiento (KPI) adicionales.

• Comentarios de los participantes (10:30 h): Kabir, Daniela, Kat y Ray compartirán sus comentarios sobre lo que salió bien y lo que podría haber salido mejor.

• Acciones pendientes: Kabir enviará notas de la reunión antes del 20/8 y programará optimizaciones que se completarán antes del 03/9. 

Asiste a la reunión post mortem preparado con comentarios sobre las formas en que podemos mejorar el desempeño en el futuro. 

Los beneficios de la gestión de proyectos

Dado que el trabajador del conocimiento promedio usa alrededor de 10 aplicaciones unas 25 veces al día y la mayoría de los equipos siguen trabajando de forma remota, el trabajo en equipo nunca ha estado más descentralizado. Esto hace que la gestión de proyectos sea una parte muy importante de cualquier organización exitosa. Ya sea que seas parte de un equipo de 5 o 500 personas, mantener las tareas y la comunicación organizadas y en un solo lugar puede ser un desafío. Implementar estos cinco pasos de gestión de proyectos puede ayudar a tu equipo a mantenerse encaminado y garantizar la mayor productividad posible. 

Además de comprender el ciclo de vida de la gestión de proyectos, también existen beneficios adicionales de la gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos adecuadas no solo pueden mantener el trabajo y los objetivos organizados en un solo lugar, sino que también pueden eliminar la confusión, mejorar la eficacia del equipo, aumentar la eficiencia y alinear la comunicación. Eso te permite tener más tiempo para concentrarte en lo más importante, como hacer crecer un negocio exitoso. 

Una buena manera de comenzar a mejorar tus métodos actuales es aprender continuamente sobre nuevas herramientas y recursos. Si bien los métodos de gestión de proyectos como los tableros Kanban y los sprints de Scrum existen desde hace algún tiempo, existen nuevas capacidades de software que pueden ayudar a tu equipo a alcanzar un nuevo nivel de productividad y éxito. La clave para la gestión de proyectos es nunca dejar de probar nuevos métodos. 

Gestionar lo que no se puede gestionar

Con tantos elementos para explorar, ¿por dónde empezar? La respuesta es sencilla: comienza por mirar a tu equipo. A fin de cuentas, tu trabajo es permitir que los miembros del equipo hagan su mejor trabajo. 

El proceso de gestión de proyectos y las herramientas que implementes deberían mejorar la comunicación, aumentar la productividad con la ayuda del software de productividad y ayudar a aliviar la presión generada por las fechas de entrega. En caso de duda, pregúntaselo a tu equipo. Te sorprenderá lo que un grupo de personas puede lograr cuando piensan juntas. 

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