¿Qué es el triángulo de la gestión de proyectos y cómo puede ayudar a tu equipo?

Imagen del colaborador - Equipo de AsanaTeam Asana4 de junio de 20218 min de lectura
facebooktwitterlinkedin
El triángulo de la gestión de proyectos
Prueba Asana

El triángulo de la gestión de proyectos representa el problema de la “triple restricción”: la necesidad de equilibrar el alcance, el costo y el tiempo para mantener un producto final de alta calidad. Todos los gerentes de proyectos que saben cuán frustrante es tratar de mantener la productividad de su equipo con muy poco tiempo, un presupuesto insuficiente y un alcance increíblemente grande han experimentado el triángulo de la gestión de proyectos en acción.

Ninguna variable del triángulo del proyecto se puede cambiar sin compensarlo en los otros dos puntos del triángulo. El trabajo del gerente de proyectos es equilibrar los tres elementos para mantener su proyecto dentro del presupuesto y el plazo y, al mismo tiempo, cumplir con las especificaciones del alcance del proyecto.

A continuación, desglosamos y examinamos los tres puntos del triángulo de la gestión de proyectos, cómo están relacionados y la manera en que los gerentes de proyectos pueden mantenerlos en equilibrio para garantizar el éxito del proyecto.

¿Qué es el triángulo de la gestión de proyectos?

El triángulo de la gestión de proyectos se compone de tres variables que determinan la calidad del proyecto: alcance, costo y tiempo.

El triángulo demuestra cómo están vinculadas estas tres variables: si se cambia una de ellas, las otras dos deben modificarse para mantener el triángulo conectado. Si el triángulo se rompe, es decir, si un punto se mueve sin modificar uno o ambos puntos restantes junto con él, la calidad del proyecto se verá afectada.

El triángulo de hierro de la gestión de proyectos

El trabajo del gerente de proyectos es equilibrar los tres puntos del triángulo para lograr la mayor calidad posible a la vez que se mantiene dentro del presupuesto, dentro del plazo y cumple con las especificaciones del proyecto.

Lee: Cómo gestionar los recursos de tu equipo de forma efectiva

Cómo se relacionan el alcance, el costo y el tiempo

Hay dos tipos de relaciones en juego en el triángulo del proyecto. La primera es la relación entre el alcance y las otras dos variables del proyecto. El alcance es directamente proporcional tanto al tiempo como al costo, lo que significa que se mueve en la misma dirección que esos factores. Cuando el alcance aumenta, el tiempo y el dinero necesarios también deben aumentar para abordar un proyecto más grande.

Cómo aplicar la triple restricción
Prueba la planificación de proyectos en Asana

El segundo tipo de relación es la que se da entre el tiempo y el costo, la cual es una relación inversamente proporcional. Estos dos factores se mueven en direcciones opuestas. Si es necesario reducir los costos, habrá que extender los plazos; pero si repentinamente te hallas en una situación en la que tienes poco tiempo, necesitarás un presupuesto adicional para adaptarte a un cronograma más acotado.

Estas dos relaciones no se pueden alterar; nada de lo que hagas permitirá modificar una variable sin provocar el cambio correspondiente en los otros dos puntos del triángulo, ya sea directa o inversamente. Esta es la razón por la que al triángulo del proyecto a menudo se lo denomina el triángulo de hierro de la triple restricción. No importa cuán fuerte sea el gerente de proyectos, no podrá doblar el triángulo de hierro a su voluntad.

Lee: Teoría de las restricciones: guía para principiantes

La triple restricción del triángulo

Para mantener los tres elementos bajo control, el gerente de proyectos debe tener un conocimiento profundo sobre cada variable individual y sobre dónde puede ser flexible para adaptarse a los cambios que se den en el proyecto. 

El equilibrio de la triple restricción

Alcance

El alcance es el “tamaño” del proyecto en términos de la calidad, el detalle y la magnitud de los entregables del proyecto. A medida que aumente el tamaño del proyecto, obviamente se requerirán más tiempo y dinero para finalizarlo.

Entre los elementos del alcance del proyecto se incluyen los siguientes:

  • Complejidad del proyecto

  • Cantidad de productos terminados

  • Calidad del resultado

  • Potencia (por ejemplo, la cantidad de usuarios que una aplicación puede admitir en simultáneo)

  • Nivel de detalle

  • Cantidad y complejidad de las funciones

Finaliza los planes del proyecto y haz que los participantes del proyecto aprueben todo antes de que comience la producción; de esa manera, evitarás la “corrupción del alcance”.

Costo

A los fines del triángulo del proyecto, el costo no se limita a montos literales en dólares. Este punto del triángulo incluye todas las herramientas, equipos y asistencia necesarios para finalizar el proyecto, lo que a menudo se denomina “recursos”. 

Entre los elementos del alcance se pueden incluir los siguientes:

  • Presupuesto financiero

  • Cantidad de miembros del equipo

  • Equipamiento e instalaciones

  • Oportunidades clave

La variable de costo/recursos incluye más que dinero literal, pero en general todos los elementos de este punto pueden vincularse a un valor financiero. Por ejemplo, agregar empleados requiere un presupuesto adicional para salarios; decidir mantener las oficinas abiertas por más tiempo requiere un presupuesto adicional para cubrir las horas de uso de electricidad.

Lee: Tu guía para comenzar con la gestión de recursos

Tiempo

Al modificar el tiempo, ten en cuenta que la cantidad de tiempo es tan importante como el tipo de tiempo que vas a medir. Las compensaciones pueden requerir extender plazos, hacer modificaciones en el software de calendario del equipo, eliminar fases de planificación y más.

Entre los elementos del tiempo se pueden incluir los siguientes:

  • Cronograma general del proyecto

  • Horas de trabajo dedicadas al proyecto

  • Metas y calendarios internos

  • Tiempo asignado a la planificación y la estrategia

  • Cantidad de fases del proyecto

Si se recorta el presupuesto o se aumenta el alcance, necesitarás encontrar formas inteligentes de compensar al flexibilizar una o más de las restricciones de tiempo de tu proyecto, ya sea extendiendo los plazos, agregando horas o haciendo otras modificaciones al programa.

Lee: Qué son los controles del proyecto y cómo implementarlos

El factor comodín: la innovación

Cuando alguien descubre una forma novedosa de hacer algo que aumenta la rentabilidad o la velocidad, esta modificación se puede realizar sin necesidad de hacer el cambio correspondiente en los otros puntos del triángulo de la gestión de proyectos. 

Por ejemplo, un miembro de tu equipo encuentra una manera de mejorar la funcionalidad de una herramienta necesaria para tu proyecto. Este ajuste a tu metodología de producción puede permitirte lograr más dentro de un cronograma más corto o trabajar en el proyecto con un equipo más pequeño. 

Del mismo modo, cualquier actualización del proceso de producción que ayude a estandarizar los flujos y reducir el tiempo de toma de decisiones permitirá que tu equipo trabaje de manera más eficiente sin sacrificar la calidad. Invertir en herramientas de gestión como las plantillas para ventas estandarizadas o el software de gestión de proyectos reducirá la pérdida de tiempo y los costos sin afectar la calidad o el alcance del proyecto.

Estrategias para gestionar el triángulo del proyecto

Ahora que entiendes lo que es el triángulo del proyecto, a continuación compartimos algunos consejos sobre cómo aprovecharlo en tu trabajo diario. También es una buena idea mencionar las cinco fases de la gestión de proyectos para identificar áreas que pueden estar superponiéndose.

Elige tus prioridades

El concepto central detrás del triángulo del proyecto es que ningún proyecto puede tener éxito si existe rigidez y los tres puntos están fijos. Por lo menos un punto tiene que ser flexible, de modo que sepas dónde tienes margen para hacer modificaciones cuando sea necesario.

Si tu prioridad es respetar el presupuesto, se puede abordar un obstáculo inesperado retrasando la fecha de entrega en lugar de contratar a más personal para solucionarlo rápidamente. Si el cronograma de tu cliente es rígido, es aconsejable obtener la preaprobación de un presupuesto adicional para que cuentes con los recursos necesarios para abordar los desafíos sin retrasar la producción.

Establece expectativas claras

Una vez que conozcas los límites y prioridades de tu proyecto, comunícaselos claramente a tu cliente y a los participantes del proyecto para evitar que queden expectativas sin cumplir y que los encargados del proyecto estén insatisfechos. 

En los sectores que frecuentemente se ven afectados por complicaciones imprevistas, como la construcción y la ingeniería, los contratos incluirán elementos especiales que ayudarán al gerente del proyecto a que todos los participantes estén alineados antes de que comience el proyecto. Entre estos elementos se incluyen los siguientes:

  1. Presupuestos de contingencia aprobados con anticipación por el cliente

  2. Lista de factores comunes que pueden generar retrasos (clima, desastres naturales, eventos locales, etc.)

  3. Lista de planes de acción de uso frecuente en caso de retraso en los cuales se calcule el costo y el tiempo que sería necesario agregar para cada tipo de contingencia

Asegúrate de que los participantes comprendan claramente qué tipo de eventos pueden ocurrir y cómo podrían afectar los costos y los plazos, y genera un registro con las preferencias del cliente para que puedas consultarlo más adelante cuando necesites hacer una modificación al triángulo de tu proyecto. Cuando el proyecto esté terminado, no habrá confusión en cuanto a por qué se realizaron esas modificaciones.

Lee: 12 consejos para lograr comunicaciones efectivas en el trabajo

Proporciona actualizaciones con frecuencia

Una vez que hayas establecido un plan de acción acordado que incluya posibles modificaciones al presupuesto, al cronograma y al alcance dependiendo de diferentes posibles circunstancias, asegúrate de mantener informados a todos los participantes con respecto a todo cambio y predicciones que se den a lo largo del proyecto. 

Si un proveedor te informa que se quedará sin un recurso que necesitas, infórmaselo a tu cliente y al encargado del proyecto para hacerles saber que existe la posibilidad de que se produzcan retrasos. Si te quedas sin ese recurso, se informará a los participantes sobre la situación y estarán listos para cualquier modificación que necesites hacer. Si no te quedas sin el recurso, tanto tú como el cliente se sentirán más seguros sabiendo que están preparados para todos los posibles escenarios.

Cómo adaptar el triángulo a tu estilo de gestión

Hay muchos enfoques para la gestión de proyectos que priorizan las diferentes variables del proyecto y, como resultado, tienen diferentes triángulos del proyecto. A continuación, clasificamos siete métodos comunes de gestión de proyectos en dos grupos, los que priorizan los bajos costos y los que priorizan el ahorro de tiempo.

7 métodos comunes de la gestión de proyectos

Métodos de gestión de proyectos que ahorran recursos

Los proyectos que tienen presupuestos más estrictos y más flexibilidad en su cronograma se beneficiarán de hacer uso de estos métodos de gestión de proyectos, que priorizan el uso eficiente de los recursos.

  • Cascada: Las fases del proyecto se completan en secuencia, por lo que los plazos deben ser flexibles, ya que un retraso en una fase requerirá hacer modificaciones en todas las fases posteriores.

  • Lean: Prioriza minimizar los costos y el uso de recursos, lo que permite tener plazos más largos o hacer recortes en el alcance para mantener el proyecto dentro del presupuesto.

  • Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (cascada de la guía PMBOK®): Variación del proceso tradicional de cascada secuencial que aplica estándares definidos por la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos del Project Management Institute para mejorar la eficiencia del proceso.

Métodos de gestión de proyectos que ahorran tiempo

En situaciones en las que el tiempo es de suma importancia, estos métodos de gestión de proyectos pueden eliminar el tiempo de inactividad innecesario y acelerar los procesos del proyecto para que los equipos avancen con rapidez.

  • Ágil: Prioriza los procesos flexibles, por lo que los equipos están preparados para adaptarse a las solicitudes de cambio con modificaciones que requieren aumentos mínimos de tiempo o costos. Los equipos que emplean este enfoque suelen utilizar un software específico para gestión ágil.

  • Scrum: Es un tipo específico de gestión de proyectos ágil que se ve con mayor frecuencia en el desarrollo de software que utiliza facetas de la metodología Scrum como sprints y breves reuniones diarias de equipo para minimizar el tiempo perdido durante las etapas de trabajo en curso.

  • Kanban: Utiliza procesos de colaboración continuos y de alta visibilidad para minimizar la duración de los procesos del trabajo en curso. Los equipos que emplean este enfoque suelen utilizar un software específico para Kanban.

  • Scrumban: Combina la naturaleza colaborativa y continua del proceso Kanban con las revisiones diarias de equipo de Scrum para minimizar aún más el tiempo de trabajo en curso.

Por supuesto, el objetivo de cada método es encontrar el equilibrio óptimo entre costos bajos, mayor velocidad y calidad alta. Pero dado que el triángulo de la gestión de proyectos requiere que se priorice al menos una variable, estos métodos se inclinan en beneficio de la variable que sea más importante para el equipo.

Usa la triple restricción a tu favor

Aunque el triángulo de hierro y su sistema de triple restricción pueden parecer limitantes al principio, una vez que aprendas a aplicarlos en un proceso de gestión de proyectos para empresas, descubrirás que estas herramientas realmente harán que tus proyectos funcionen sin problemas. Si entiendes de antemano cuáles son tus limitaciones y dónde puedes ser flexible, podrás evitar costosos contratiempos.

Además, el triángulo de hierro te ayudará a asegurarte de seleccionar el software de gestión de proyectos adecuado, crear procesos y preparar tu producción para que tu equipo pueda empezar a toda máquina. Una vez hecho esto, no habrá límites para lo que podrán lograr juntos.

Prueba la planificación de proyectos en Asana

Recursos relacionados

Artículo

-