Estimación por tallas de camisetas: Qué es y cómo puede ayudarte en la gestión de proyectos

¿Qué pensarías si te dijéramos que las tallas de camisetas tienen otra función además de usarse para medir el tamaño de la ropa? Las tallas de camisetas también son una poderosa herramienta de estimación de proyectos para la planificación de la capacidad productiva. Esta herramienta útil y original, proporciona gran claridad sobre el trabajo que cada miembro del equipo debe realizar.

Cada vez que pienses en implementar una nueva práctica en tu equipo, también debes tener en cuenta su complejidad: ¿Cuánto trabajo llevará preparar esto? ¿Mi equipo comprenderá esta práctica fácilmente y le será beneficiosa? 

Con el sistema de estimación por tallas de camiseta o t-shirt size agile, puedes olvidarte de estas preocupaciones. Todos hemos usado una camiseta, por lo que es fácil que los miembros del equipo entiendan de inmediato la diferencia entre una camiseta extrapequeña (XS) y una grande (L). En este artículo aprenderás a aplicar estos tamaños a las iniciativas del equipo como una excelente manera de medir el esfuerzo necesario para cada tarea, sin hacer un montón de cálculos matemáticos complicados.

¿Qué es el sistema de estimación por tallas de camisetas? 

Esta técnica se originó en los equipos de metodologías ágiles y Scrum para simplificar la planificación y asegurar que el equipo no se sobrecargue de trabajo durante los sprints. De forma similar a la técnica planning poker, las tallas de camiseta proporcionan una forma visual y fácil de entender para todos los miembros del equipo, mejorando la comunicación y la gestión de la carga de trabajo y priorizar el trabajo más importante.

El sistema de estimación de proyectos por tallas de camiseta (XS, S, M, L, XL, etc.) Esta herramienta también es conocida como agile t-shirt sizing. Está destinada a la estimación de proyectos y planificación de la capacidad que te ayudará a representar y registrar el esfuerzo relativo, la complejidad y el tiempo requerido para completar tareas dentro de un equipo. 

Para aplicarlo, debes asignar una talla de camiseta a cada proyecto o tarea —desde XS hasta XXL— que representará el esfuerzo relativo de esa tarea. Dependiendo de cómo elijas utilizar esta herramienta, la talla de la camiseta puede representar el alcance de la tarea, el esfuerzo, la complejidad, las horas de trabajo, los cálculos de tiempo, o todos los criterios anteriores.

¿Quién puede usar la estimación por tallas de camiseta?

La metodología ágil de estimación basada en tallas de camisetas es una herramienta útil para todo tu equipo con la que obtendréis las siguientes ventajas: 

• Los líderes del proyecto pueden medir rápidamente la capacidad del equipo. 

• Los colaboradores individuales pueden comunicar claramente su carga laboral y sus prioridades.

• Los miembros del equipo pueden entender quién está haciendo qué y para cuándo.

Los equipos de ingeniería y de desarrollo de software suelen utilizar esta técnica de estimación relativa, pero en realidad y cualquier equipo puede aprovecharse de sus beneficios; de hecho, en Asana usamos el sistema de estimación por tallas de camiseta para proyectos de contenido (este artículo, por ejemplo, es talla M).

Descubre cómo las tallas de camisetas pueden ayudarte con los proyectos ágiles

Los equipos ágiles y los equipos Scrum inicialmente popularizaron el sistema de las tallas de camisetas (o t-shirt size chart agile) como una forma de medir los puntos de historia. Los puntos de historia o story points, también conocidos como póquer de planificación, son una forma de estimar el esfuerzo o el tamaño relativo del trabajo durante la planificación del sprint. Por lo general, se asignan los puntos de historia a las solicitudes o a la lista de trabajo pendiente del producto. Cuando el Scrum Master comienza el siguiente ciclo de sprint, extrae tareas de la lista de trabajo pendiente hasta que alcanza una cierta cantidad de puntos de historia. De esa manera, el equipo Scrum se asegura de tener suficiente trabajo para realizar durante el sprint, sin abarcar más de lo que pueden hacer.

Para los equipos Scrum, este sistema de estimación por tallas de camisetas basada en la filosofía lean, es una forma de estimación relativa. Esta es una alternativa a la técnica tradicional de estimación de puntos de historia de usuarios numéricos. A diferencia de los números, la estimación relativa permite a los miembros del equipo pensar en más dimensiones. Las tallas reflejan valores numéricos de estimación en cada proyecto como también hace la escala de serie Fibonacci. Aunque estos números se asocian con el tiempo, el tallaje de camisetas pueden representar ideas más complejas, que pueden incluir el esfuerzo y la complejidad.

Cómo definir el tamaño de un proyecto con el sistema de tallas en 6 pasos

Para usar el sistema de estimación por tallas de camisetas de manera eficaz, es importante establecer desde el principio qué representa cada talla de camiseta y cuándo los miembros del equipo deben aclarar la talla relativa.

1. Empieza por decidir qué tallas usarás

Antes de presentar el sistema de estimación por tallas de camiseta para la gestión de proyectos a tu equipo, decide qué tamaños usarás. Evita usar demasiados tamaños para que los miembros del equipo no se confundan. Si recién estás comenzando, usa las tallas pequeño (S), mediano (M), grande (L) y extragrande (XL). Si el alcance de tus proyectos varía mucho, usa las tallas extrapequeño (XS) o extraextragrande (XXL) también. 

2. Poneros de acuerdo en la representación de cada talla

El sistema de estimación por tallas de camisetas solo funciona si todos entienden lo que representa cada talla. Por lo tanto, cuando presentes esta práctica de estimación de proyectos a tu equipo, asegúrate de que todos estén en sintonía con respecto a lo que representa. Puede ser útil proporcionar ejemplos comunes en los que compares un proyecto pequeño y uno grande. Por ejemplo, en el equipo de contenido de Asana, un artículo como este es una talla mediana. Por otro lado, una iniciativa de contenido que incluye a varios departamentos con varias partes y diferentes participantes en el proyecto es grande o, en algunos casos, incluso extragrande. 

Cuando hagas esto, también aclara qué representa una talla de camiseta. ¿La talla representa el esfuerzo? ¿La complejidad? ¿El tiempo? A menudo, una talla de camiseta representa todo lo anterior, pero aclarar qué aspectos se miden con las tallas de camiseta y cuáles no, es una forma útil de hacer que todos estén alineados.

3. Decide quién asigna las tallas de camisetas

Dependiendo de la estructura de tu equipo, considera si vas a limitar quién puede asignar tallas de camiseta o si permitirás que todo el equipo lo haga. A continuación, compartimos algunas formas habituales de limitar quién puede asignar tallas de camiseta:

• Para los proyectos que tienen una lista de trabajo pendiente del producto, el encargado del producto asignará las tallas de camiseta, porque es quien está más familiarizado con el trabajo.

• En el caso de los equipos ágiles que utilizan la metodología Scrum, el Scrum Master revisa las tallas de camiseta que el encargado del producto asignó previamente, antes de un sprint. 

• Para los equipos de proyectos generales, cada miembro del equipo establece sus propias tallas de camiseta, en base a lo que el equipo entiende que representa cada tamaño de trabajo.

4. Asigna tallas de camiseta a cada iniciativa

Si recién estás comenzando, es posible que debas asignar las tallas de camiseta o t-shirt planning de manera retroactiva al trabajo en curso. Pero, a partir de ahora, a cada trabajo debe asociarse una talla de camiseta al momento de asignarlo, para que tú y el miembro del equipo entiendan cuánto esfuerzo representa ese trabajo.

5. Da seguimiento a las tallas de camisetas con una herramienta de gestión del trabajo

Asociar tallas de camiseta al trabajo es bueno, pero ver esa información en una herramienta clara y de acceso centralizado es mucho, mucho mejor. Asegúrate de que tu equipo de seguimiento a las tallas de camisetas en una herramienta de gestión del trabajo compartida, como Asana. De esa manera, tú y todos los demás miembros del equipo, obtendrán información de un vistazo sobre la carga de trabajo actual de cada miembro del equipo. 

6. Usa la estimación por tallas de camiseta para medir la carga de trabajo

Una vez que se asocie una talla de camiseta a cada tarea, también podrás dar seguimiento a la carga de trabajo de tu equipo. Usa una herramienta de gestión del trabajo, como Asana, para medir el esfuerzo asociado y tener una idea de cuánto trabajo debe realizar cada miembro del equipo. Al dar seguimiento a este trabajo, te aseguras de que los miembros del equipo no se agoten.

Ejemplos de estimación mediante las tallas de camiseta

A continuación, presentamos un ejemplo de un proyecto de planificación de sprint, en el que se usan las tallas de camiseta en lugar de los puntos de historia tradicionales:

Los ingenieros no son los únicos que se benefician del uso de las tallas de camiseta, se pueden usar hasta en el departamento de marketing para realizar el calendario de redes sociales. A continuación, se muestra otro ejemplo de un calendario de contenido con tallas de camiseta asociadas para cada fragmento de contenido:

Los beneficios de usar la estimación por tallas de camiseta 

• El sistema de las tallas de camiseta es una forma poderosa de simplificar la estimación del tiempo de entrega, especialmente para equipos que no son de ingeniería, ¡y fácil de usar! 

• Con el sistema de estimación por talla de camiseta como forma abreviada de capacidad y esfuerzo, los miembros del equipo dedican menos tiempo a pensar en cuántas horas les llevará una tarea y más tiempo a realizar un trabajo de alto impacto. 

• Cuando das seguimiento a la talla de la camiseta en una herramienta centralizada, no solo ven quién está haciendo qué y para cuándo, sino también cuánto llevan haciendo en un momento dado. 

Además, este sistema de estimación por tallas de camisetas es un gran trampolín para la gestión de la carga de trabajo y la planificación de la capacidad productiva. Con la gestión de recursos, puedes distribuir el trabajo de forma eficaz en tu equipo para reducir el agotamiento. Con la gestión proactiva de la carga de trabajo, también puedes directamente evitar que los miembros del equipo se sientan sobrecargados de trabajo.

Errores comunes en la aplicación del sistema de tallas de camisetas y cómo evitarlos

El sistema de estimación por tallas de camiseta es poderoso y fácil de establecer, pero hay algunos aspectos a tener en cuenta al implementar esta metodología de estimación de proyectos: 

Problema: El sistema de tallas de camiseta es subjetivo

Solución: Establece tallas para proyectos comunes para que todos estén alineados. 

Para evitar este problema, asegúrate de proporcionar el contexto del sistema de las tallas de camisetas inmediatamente después de ponerlo en práctica la primera vez. De esa manera, evitarás la interpretación subjetiva y te asegurarás de que todos los miembros del equipo comprendan claramente la diferencia entre una tarea de extrapequeña, pequeña y mediana. 

Problema: La diferencia entre las diferentes tallas no está clara

Solución: Prueba a utilizar menos tallas.

Si tu equipo no puede comprender los diferentes matices que existen entre varias tallas, reduce la cantidad de tallas de las que pueden elegir. Usa S, M, L y XL, o directamente elimina el XL y quédate con S, M y L. Siempre puedes agregar más tallas en el futuro, si fuera necesario.

Problema: Dar seguimiento a la talla de camiseta asociada a una iniciativa es difícil

Solución: Usa una herramienta de gestión del trabajo. 

Hay dos grandes beneficios de usar el sistema de estimación por tallas de camisetas: la planificación de la capacidad y la visibilidad de la carga de trabajo. En ambos casos, necesitas una forma de acceder al trabajo de todos en una herramienta centralizada para obtener los beneficios. Ahí es donde las herramientas de gestión del trabajo entran en acción. 

Las herramientas de gestión del trabajo brindan la claridad que los equipos necesitan para alcanzar sus objetivos más rápido. Con estas herramientas, puedes coordinar a las personas y al trabajo en todo tu equipo y asegurarte de que todos tengan la información que necesitan para realizar su trabajo de mayor impacto. Para obtener más información, lee nuestra introducción a la gestión del trabajo. 

Pruébalo y desubre si es útil

Con el sistema de estimación por tallas de camiseta, puedes asignar estimaciones ágiles aproximadas a prácticamente cualquier tipo de trabajo. Esta también es una forma de desarrollar prácticas de gestión de la carga de trabajo de tu equipo, lo que te ayuda a medir de forma eficaz la capacidad de los miembros del equipo y a luchar contra el exceso de trabajo. Para usar el sistema de las tallas de camiseta de la manera más eficaz posible, asegúrate de dar seguimiento a tu trabajo en una herramienta de acceso centralizado, como Asana.

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