¿Qué son los métodos de estimación? Conoce esta seis técnicas para una planificación de proyectos efectiva

Así como debes saber si empacar ropa para la playa o para la nieve antes de viajar, debes calcular los requerimientos de un proyecto antes de implementarlo para evitar cometer algunos errores incómodos. Si crees que usar un bikini en una tormenta de nieve puede ser incómodo, imagina tener que explicarle a tu jefe que necesitas una extensión de los plazos para un entregable importante o unos miles de dólares adicionales para completar el proyecto.

Los métodos de estimación de proyectos pueden ayudarte a estar bien preparado y evitar determinados obstáculos al planificar tus proyectos. Si bien es imposible anticipar todos los escenarios posibles que puedan surgir, tú y las partes interesadas pueden estar seguros de que tienen los recursos que necesitan para que el proyecto sea un éxito.

¿Qué son los métodos de estimación de proyectos?

Los métodos de estimación de proyectos son técnicas que te ayudan a estimar con precisión el tiempo, el presupuesto y los recursos necesarios para completar un proyecto con éxito. Si bien una estimación precisa puede parecer un oxímoron, estos cálculos son necesarios para garantizar que tú, tu equipo y las partes interesadas del proyecto acuerden y establezcan lo que necesitan antes de que comience un proyecto.

Cómo usar métodos de estimación en la gestión de proyectos

Las estimaciones precisas son esenciales para una planificación efectiva del proyecto. Sin embargo, es posible que durante las primeras etapas del ciclo de vida de un proyecto no tengas una idea exacta de todos los requisitos del proyecto.

Usa diferentes métodos de estimación para realizar un cálculo aproximado de lo que se necesita para completar un proyecto con éxito. Por lo general, el gerente de proyectos implementa estos métodos justo después de la fase de inicio del proyecto para documentar las restricciones estimadas del proyecto. Sin embargo, si las cosas no suceden como se han planificado, siempre puedes consultar estos métodos para actualizar tus estimaciones.

Métodos de estimación para la gestión ágil de proyectos

A diferencia de la planificación de proyectos tradicional, en los proyectos ágiles se usa un enfoque iterativo para entregar un proyecto en sprints cortos. Al implementar esta estructura, el proyecto pasará por una fase de previsión inicial, en la que se presentarán las características y los requisitos del proyecto, que luego se volverán a pronosticar durante cada sprint. Para incorporar la estimación del proyecto a tu flujo de trabajo ágil, usa estas técnicas de estimación durante el análisis retrospectivo del sprint para actualizar los requisitos del proyecto en función de los resultados del sprint anterior. 

La triple restricción de la gestión de proyectos

Con las técnicas de estimación de proyectos, puedes realizar un cálculo aproximado que contemple las tres restricciones principales del proyecto: costo, alcance y tiempo.

Es importante encontrar un equilibrio entre estos tres elementos en cada uno de tus proyectos, y lograrlo puede ser un gran desafío ya que todos están vinculados y cada uno influye de manera directa en los demás. Por ejemplo, el alcance de tu proyecto solo puede mantenerse en el tiempo si el presupuesto y los plazos se mantienen según lo previsto. Si quieres agregar una función de producto o campaña publicitaria que no se contempló durante la fase de planificación, deberás extender los plazos y aumentar el presupuesto para responder a este nuevo alcance más amplio.

Costo

Las restricciones de costos incluyen el presupuesto general del proyecto y cualquier aspecto de valor financiero necesario para ejecutar el trabajo. En pocas palabras, si no tienes suficiente dinero para completar tu proyecto, fracasará. Por lo tanto, es muy importante estimar con precisión el costo de tu proyecto desde el primer momento.

Los elementos que pueden afectar el costo total incluyen:

• Equipamiento

• Salarios

• Instalaciones

• Reparaciones

• Materiales

La gestión de costos no es un proceso que se realiza una única vez. Deberás verificar a lo largo del proyecto si estás cumpliendo con el presupuesto propuesto. También es importante mantener una postura flexible con respecto a los cambios que pueden impactar en los costos. 

Alcance

El alcance del proyecto hace referencia a los resultados, objetivos y entregables que se incluyen en un proyecto. Técnicamente, el alcance no es una estimación, pero es probable que las partes interesadas quieran conocer los riesgos que puedan afectar el alcance y los rangos de tolerancia del alcance durante la planificación del proyecto.

Por ejemplo, si te sobra dinero o tiempo luego de completar los entregables obligatorios, puedes incorporar algunos entregables adicionales antes de que finalice el proyecto. Lo mismo ocurre con el escenario opuesto: si tienes poco tiempo o dinero, puedes identificar los entregables que no son esenciales para completar el proyecto.

El alcance del proyecto depende enteramente del tiempo y los costos disponibles, lo que significa que si se amplía el alcance, necesitarás más de ambos recursos. Por este motivo, debes tener en cuenta la corrupción del alcance (o scope creep) y crear planes de proyecto detallados con anticipación para evitar que suceda.

Tiempo

La gestión del tiempo juega un papel muy importante en la planificación de proyectos. Las restricciones de tiempo hacen referencia al tiempo que se ha establecido para completar cada tarea en un proyecto. Durante la etapa de planificación, debes poder estimar tanto la duración del proyecto como de las tareas individuales necesarias para completar el alcance del proyecto.

También debes considerar los posibles retrasos, riesgos e incertidumbres para estimar plazos más precisos para informar a las partes interesadas. Date un margen de maniobra por si las cosas no salen según lo planificado, y recuerda que tu proyecto no fallará si tienes que reprogramarlo.

Otras restricciones de proyectos

Aunque no se incluyan en la triple restricción de la gestión de proyectos, también pueden surgir restricciones de riesgo, recursos y calidad a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

Riesgo

Los riesgos del proyecto son los acontecimientos inesperados que pueden afectar un proyecto. Los errores en los cronogramas, los retrasos de los contratistas, la falta de comunicación y la corrupción del alcance son ejemplos de riesgos del proyecto que se deben tener en cuenta durante la fase de planificación.

Sin embargo, no todo lo “inesperado” tiene consecuencias negativas. Algunos riesgos podrían tener un efecto positivo en tus proyectos, como la aprobación de una subvención o el desarrollo de una tecnología nueva que te permitirá ahorrar tiempo valioso.

Recursos

Los recursos del proyecto son los elementos que necesitas para ejecutar el proyecto, como por ejemplo: personal, materiales, software, contratistas y más.

Las restricciones de recursos y costos van de la mano ya que, en definitiva, los recursos cuestan dinero. Sin una gestión de recursos adecuada, tu proyecto puede sufrir retrasos en el cronograma, experimentar una disminución en la calidad y tener exceso de recursos, lo que en última instancia genera costos mayores.

Calidad

La calidad del proyecto es la medida que determina hasta qué punto los entregables de un proyecto cumplen con las expectativas. Los proyectos que deben cumplir con determinados estándares de calidad, como las normas de seguridad requeridas, pueden necesitar más dinero, tiempo y recursos que aquellos proyectos con menos requisitos.

Sin embargo, existen otros aspectos que no están relacionados con las restricciones mencionadas anteriormente y que pueden tener un impacto en la calidad del proyecto, como la falta de comunicación, los constantes cambios, la falta de habilidades necesarias y más.

Tipos de métodos de estimación

Dependiendo del proyecto, algunos métodos de estimación pueden resultar más efectivos que otros. Sigue leyendo y descubre cómo implementar cada técnica para planificar un proyecto exitoso.

1. Estimación descendente

Una vez identificado el alcance del proyecto, el método de estimación descendente desglosa dicho alcance en fases, trabajos y tareas, según la estructura de desglose del trabajo (WBS).

Con este método de estimación, las partes interesadas​​con una visión ambiciosa pueden establecer un cronograma o presupuesto general para un proyecto sin conocer todos los detalles. Luego, se puede dividir el plan en partes más pequeñas y delegar los detalles a aquellas personas con más conocimiento acerca de las especificaciones del proyecto.

Supongamos, por ejemplo, que tu empresa está planificando el lanzamiento de un producto nuevo en los próximos seis meses. Esta iniciativa involucraría a casi todos los equipos, desde desarrolladores hasta especialistas en marketing. Dado que conoces el cronograma general, puedes desglosar el proyecto en fases más pequeñas con cronogramas individuales asignados a equipos específicos.

2. Estimación ascendente

A diferencia de la estimación descendente, el método de estimación ascendente analiza primero las fases individuales del proyecto para luego definir el cronograma o el presupuesto general.

Por lo general, se prefiere una estimación ascendente a una estimación descendente, ya que las personas que realizan el trabajo son las mismas que establecen el cronograma y el presupuesto. También es más probable que se realicen estimaciones más precisas.

Si consideramos el ejemplo anterior, es posible que te preguntes por qué este equipo de gestión optó por un cronograma de seis meses para el lanzamiento del producto. Si la gerencia hubiera consultado primero con cada uno de los departamentos, tal vez habría llegado a la conclusión de que ocho meses era un plazo más realista.

Si bien el método de estimación ascendente no siempre es una opción cuando los plazos o los presupuestos son ajustados, los gerentes generalmente lo prefieren al método de estimación descendente. Sin embargo, aunque este método es más preciso, lleva un poco más de tiempo armarlo.

3. Estimación de tres puntos

El método de estimación de tres puntos toma un promedio de tres cifras para determinar el esfuerzo necesario para completar una tarea individual:

• Tu mejor estimación

• Tu estimación optimista

• Tu estimación pesimista

Esta técnica se suele combinar con el método ascendente para crear estimaciones aún más precisas.

Por ejemplo, supongamos que estás planificando la fase de desarrollo de tu producto. Si todo sale según lo planeado, deberías tener un versión beta dentro de tres semanas (tu mejor estimación). Si el equipo obtiene la aprobación para el uso de un software más potente, entonces el desarrollo podría tomar tan solo dos semanas (tu estimación optimista). Pero si se presentan varios mensajes de error o fallas, esta fase podría demorar hasta cinco semanas (tu estimación pesimista).

Si realizas un promedio de las estimaciones de tres, dos y cinco semanas, puedes predecir que la tarea tomará alrededor de tres semanas y media.

4. Estimación análoga

La técnica de estimación análoga o comparativa usa los requisitos de proyectos anteriores similares para crear una estimación para el proyecto actual. Puedes combinar este método con la técnica descendente para dividir el proyecto general en fases más pequeñas.

Volvamos a nuestro ejemplo del lanzamiento de un producto. Si la empresa lanzó un producto similar en el pasado, cuyo proceso tardó ocho meses en completarse, puedes estimar de forma razonable que este proyecto se realizará en ocho meses. Con un cronograma general de ocho meses, puedes empezar a dividir el proyecto en tareas más pequeñas.

Puedes usar la estimación análoga cuando tengas poca o ninguna información sobre tu proyecto actual. Si bien cada proyecto es único, la estimación comparativa te dará a ti y a tu equipo una idea aproximada de los recursos que se necesitan para completar el proyecto.

5. Estimación paramétrica

La estimación paramétrica también utiliza datos históricos de proyectos anteriores similares, pero además tiene en cuenta las diferencias entre los proyectos pasados ​​y el proyecto actual.

Para esta técnica se usa un conjunto de algoritmos para calcular la estimación. Supongamos que tu equipo de marketing tardó cuatro semanas en desarrollar la campaña para el último lanzamiento de producto. Este proyecto se realizó hace un año y, actualmente, tu equipo cuenta con el doble de colaboradores. Si todos los miembros del equipo están involucrados en la campaña, puedes suponer que esta vez solo tomará dos semanas completar la misma tarea.

6. Juicio de expertos

El juicio de expertos suele ser el método más rápido y sencillo, ya que se basa en la “intuición” de un experto para estimar los proyectos.

Este método tiene en cuenta las habilidades, la experiencia y los conocimientos especializados al momento de realizar una estimación. Es posible que debas colaborar con otros miembros de tu equipo, partes interesadas del proyecto, consultores o expertos en la materia para obtener la información que necesitas.

El juicio de expertos es un método útil si tienes como prioridad evaluar las respuestas a los riesgos o las oportunidades del proyecto. Sin embargo, ten en cuenta los sesgos que podrían distorsionar tus datos, como el exceso de confianza.

Asegúrate de tener todo bajo control

Contar con una estimación precisa de todo lo que necesitas para completar tu proyecto te ayudará a evitar situaciones inesperadas a lo largo del proceso. Si bien no puedes anticiparlo todo, tener estimaciones del cronograma, del alcance y de los costos antes de desarrollar tu plan de implementación es fundamental para el éxito general de tu proyecto.

Un software de planificación de proyectos puede ayudarte a mantener todo bajo control cuando gestionas las restricciones y tareas del proyecto. Si usas un software en línea para gestionar el presupuesto, los plazos, los cronogramas y los recursos, podrás realizar cambios en tiempo real y mantenerte flexible cuando las cosas no salgan según lo planificado.