Guía de 6 pasos para la recopilación de requisitos para asegurar el éxito de tu proyecto

Recopilar los requisitos para un proyecto puede parecer bastante obvio, pero este proceso rara vez recibe la atención que realmente merece. Como estirar antes de hacer ejercicio o cepillarse los dientes antes de irse a dormir, esta es una tarea sencilla que a menudo se pasa por alto.

Sin embargo, ignorar estas acciones aparentemente sencillas puede traer consecuencias severas como lesiones, caries o, en el caso de la gestión de proyectos, riesgos del proyecto.

En este artículo, describiremos cómo es el proceso de recopilación de requisitos y explicaremos cómo puede contribuir al éxito del proyecto.

¿Qué es la recopilación de requisitos en la gestión de proyectos?

La recopilación de requisitos es el proceso que consiste en identificar las necesidades exactas de tu proyecto de principio a fin. Este proceso se realiza durante la fase inicial del proyecto, pero se extiende a lo largo de todo el cronograma del proyecto.

La recopilación de requisitos suele llevarse a cabo durante el brief del proyecto o la reunión inicial.

Algunas de las preguntas que debes hacer son las siguientes:

• ¿Cuánto tiempo durará el proyecto?

• ¿Quién participará en el proyecto?

• ¿Cuáles son los riesgos potenciales de este proyecto?

La recopilación de requisitos no debería ser compleja, aunque es un componente importante de cualquier plan de proyecto.

El proceso de 6 pasos para la recopilación de requisitos

Para recopilar los requisitos de tu proyecto, te recomendamos seguir el siguiente proceso de seis pasos. Una vez que hayas terminado, tendrás un documento de requisitos completo que detallará todos los recursos que necesitas para avanzar a través de las diferentes fases del proyecto.

Paso 1: Asigna los roles

El primer paso en la recopilación de requisitos es la asignación de roles en tu proyecto. Aquí debes identificar a los participantes del proyecto.

Los participantes o partes interesadas son aquellas personas involucradas en el proyecto, ya sean socios internos o externos. Por ejemplo, un cliente se considera un participante externo, mientras que un gerente de área o los miembros de la junta son participantes internos. Identificar primero estos roles te ayudará a determinar quiénes deben revisar el alcance del proyecto más adelante.

Entre otros de los roles se encuentran: el gerente del proyecto, el administrador del proyecto, los diseñadores, los desarrolladores y los responsable de las pruebas de productos. Estas personas pueden ayudarte a identificar los requisitos y recursos que necesitas para alcanzar los objetivos de tu proyecto.

Si bien puede ser tentador sumergirte de lleno en tu proyecto y empezar a enumerar todas los elementos que necesitarás para ejecutarlo, podrías estar cometiendo un error. Sin embargo, si te lo tomas con calma y te apegas al proceso, tendrás más posibilidades de prevenir los riesgos del proyecto.

Paso 2: Reúnete con las partes interesadas

Luego de que hayas identificado a las partes interesadas del proyecto, reúnete con ellos para tener una idea clara de lo que esperan obtener del proyecto. Es muy importante poder comprender sus expectativas ya que, en definitiva, tus entregables estarán destinados a ellos.

Algunas preguntas que puedes hacer son las siguientes:

• ¿Cuál es tu objetivo para este proyecto?

• ¿Qué elementos o acciones crees que harían que el proyecto sea un éxito?

• ¿Qué cosas te preocupan de este proyecto?

• ¿Qué características te gustaría que tuviera este producto o servicio que aún no tiene?

• ¿Qué cambios recomendarías realizar a este proyecto?

Los participantes o partes interesadas son las personas para las que estarás desarrollando el proyecto, por lo que es importante que puedas hacerles preguntas que te ayuden a crear tu lista de requisitos.

Paso 3: Recopila y documenta la información

El paso tres del proceso ocurre al mismo tiempo que el paso dos. Recopilarás información a medida que realizas las preguntas a los participantes. El objetivo es documentar tanta información como puedas, para poder tener todas respuestas que necesitas para empezar tu proyecto.

Te recomendamos usar una herramienta de gestión de proyectos para recopilar y documentar esta información. De esa manera, podrás mantener el plan, los requisitos y las comunicaciones del proyecto en un solo lugar. A continuación, te brindamos algunos ejemplos de lo que podrías documentar:

• Respuestas de las partes interesadas a las preguntas de la entrevista

• Preguntas para las partes interesadas

• Solicitudes de las partes interesadas

• Comentarios de las partes interesadas

• Preguntas y comentarios que surgen durante las entrevistas

No es necesario que uses todas las respuestas que recibas, pero tener todo documentado puede ayudarte a visualizar las perspectivas de todos los participantes, lo que te ayudará a gestionar los requisitos.

Paso 4: Enumera los requisitos y supuestos

Una vez que hayas completado el proceso de solicitudes, usa la información que has recopilado para crear el plan de gestión de requisitos.

Ten en cuenta las preguntas que te propusiste responder durante el proceso de recopilación de requisitos y úsalas para establecer los objetivos de tus requisitos, por ejemplo:

• La duración del cronograma del proyecto: Puedes establecer el cronograma de tu proyecto usando un diagrama de Gantt y usarlo para visualizar los requisitos del proyecto que dependen de los hitos del proyecto. Algunos requisitos se aplicarán durante todo el proyecto, mientras que otros solo serán relevantes en algunas fases específicas. Por ejemplo, necesitarás un presupuesto para pagar los salarios de los miembros del equipo durante todo el proyecto, pero probablemente solo necesites determinados materiales para la etapa final del cronograma de tu proyecto.  

• Las personas involucradas en el proyecto: Identifica con precisión quiénes son los miembros del equipo que participarán en tu proyecto, como la cantidad de diseñadores, desarrolladores o gerentes que necesitarás para ejecutar cada etapa. Los recursos humanos son una parte importante de los requisitos de tu proyecto, ya que sin ellos, no podrás finalizar el proyecto a tiempo. 

• Los riesgos del proyecto: Conocer los riesgos de tu proyecto es esencial para determinar los requisitos del proyecto. Te recomendamos usar un registro de riesgos para definir qué riesgos son de prioridad máxima, como los comentarios de las partes interesadas, los retrasos en el cronograma y la falta de presupuesto. Luego, organiza una sesión de lluvia de ideas con el equipo para encontrar formas de prevenir estos riesgos.

Al igual que los objetivos SMART, los requisitos de tu proyecto deben ser procesables, medibles y cuantificables. Intenta describir en detalle el presupuesto, el cronograma, los recursos necesarios y el equipo de tu proyecto.

Paso 5: Obtén la aprobación

Una vez que hayas formalizado los requisitos de tu proyecto, necesitarás obtener la aprobación de las partes interesadas para asegurarte de satisfacer las necesidades de los usuarios. Fomentar una comunicación clara también puede ayudar a evitar que ocurran corrupciones en el alcance ya que te aseguras de que las partes interesadas conozcan los límites del proyecto desde el principio. Luego, puedes desarrollar el plan de implementación, en el que puedes incluir la adquisición de los recursos y la creación de un equipo.

Paso 6: Supervisa el progreso

La última etapa del proceso es supervisar el progreso de tu proyecto. Puedes usar un software de gestión de proyectos para dar seguimiento al presupuesto del proyecto y a otros requisitos a medida que avanzas en la ejecución del proyecto. El beneficio del software de gestión de proyectos es que puedes visualizar los cambios en tu proyecto en tiempo real y actuar de inmediato cuando algo salga mal.

Técnicas para la recopilación de requisitos

Si bien el proceso básico de recopilación de requisitos implica pedir la opinión de las partes interesadas, a veces no saben realmente qué es lo mejor para un proyecto. En esos casos, es tu responsabilidad recopilar la información necesaria para definir correctamente los requisitos de tu proyecto.

Para asegurarte de estar completamente preparado para todo el ciclo de vida del proyecto, puedes usar las siguientes técnicas de investigación.

• Cuestionarios: Estos pueden ser beneficiosos cuando necesitas hacerles las mismas preguntas a todas las partes interesadas. Comparte el cuestionario con anticipación y dales tiempo para que puedan responder todas las preguntas, y así asegurarte de que nadie omita nada. Si bien los cuestionarios son una herramienta valiosa para recopilar los requisitos, no son la mejor opción para los ejecutivos involucrados, ya que pueden estar demasiado ocupados para completarlos.

• Escenario de caso de uso: Este es un documento que describe cómo crees que los miembros de tu equipo ejecutarán el proyecto. Puede incluir información sobre los involucrados en el proyecto, lo que esperas que hagan y los pasos que darán para lograr el objetivo de tu proyecto. Comparte un escenario de caso de uso con las partes interesadas pare brindarles una imagen clara de la hoja de ruta y los entregables planificados del proyecto. De esta manera, las partes interesadas tienen algo a lo que responder si el caso de uso no cumple con sus expectativas.

• Mapa mental: Esta es una técnica visual de lluvia de ideas muy útil para determinar los requisitos necesarios del proyecto. Coloca el objetivo principal del proyecto en el centro del mapa mental. Luego, en las burbujas que se interconectan a partir del objetivo principal, enumeras las categorías de cosas que necesitas. A medida que el mapa se expande, puedes incluir más detalles hasta que hayas capturado todos los requisitos de tu proyecto. 

• Prototipos: Es posible que entrevistar a las partes interesadas no sea productivo si no saben exactamente lo que quieren del proyecto. En ese caso, intenta crear prototipos para mostrar a las partes interesadas cómo podría ser el producto final. Esto puede ayudarles a definir qué les gusta y qué no para poder identificar los requisitos exactos que necesitas para lanzar el proyecto. 

Si ninguna de estas técnicas te parece adecuada, consulta otras herramientas en línea que también te ayudarán a recopilar información, como un tablero de ideas, un grupo de sondeo, historias de los usuarios o una plantilla para matriz de decisiones.

¿Por qué es importante la recopilación de requisitos?

La recopilación de requisitos es más que beneficiosa para tu proyecto; es esencial. ¿Puedes recordar por qué tu último proyecto fallido no salió bien? ¿Te quedaste sin recursos o sobrepasaste el presupuesto? ¿Subestimaste el tiempo que necesitabas para completar el proyecto? Estos son los riesgos del proyecto que puedes prevenir cuando sigues el proceso de recopilación de requisitos.

La recopilación de requisitos tiene muchas ventajas, por ejemplo:

• Aumenta la satisfacción de las partes interesadas: Cuando sigues un proceso eficaz de recopilación de requisitos, aumentará la satisfacción de los participantes ya que se completarán los entregables del proyecto más específicos. Los involucrados se sentirán felices cuando sepan qué esperar de tu proyecto.

• Aumenta los índices de éxito del proyecto: La recopilación de requisitos también te permite aumentar los índices de éxito de un proyecto ya que cuanto más preparado estés para tu próximo proyecto, más probabilidades tendrás de mitigar los riesgos que puedan surgir. 

• Reduce los costos del proyecto: Hacer frente a los riesgos del proyecto puede derivar en un aumento de los costos del proyecto. Evitarlos, puede ayudarte a reducir los gastos y mantenerte dentro del presupuesto estipulado. Es lógico que no quieras gastar más dinero del necesario en un proyecto, por lo que este es un gran beneficio de la recopilación de requisitos. 

Optimiza la recopilación de requisitos con el software de gestión de proyectos

La recopilación de requisitos es una parte importante de la planificación del proyecto. Ya sea que estés entrevistando a las partes interesadas o realizando algún otro tipo de investigación para compilar tu lista de requisitos del proyecto, contar con un software de gestión de proyectos en el que puedas guardar toda la información y trasladarla fácilmente a la siguiente fase te será de gran ayuda.

Cuando las partes interesadas y los miembros de tu equipo trabajan en una herramienta compartida, pueden comunicarse y colaborar juntos a lo largo de todo el proyecto, evitando así que surjan contratiempos.