¿En qué consiste un registro de riesgos? Guía para gerentes de proyectos (incluye un ejemplo)

¿Estás buscando herramientas para preparar a tu equipo para el éxito? El registro de riesgos puede ayudarte precisamente con eso.

El registro de riesgos es un componente importante de cualquier proceso de gestión de riesgos exitoso y ayuda a mitigar los posibles retrasos que podrían surgir y afectar el proyecto.  

El registro de riesgos se comparte con los participantes del proyecto para garantizar que la información se almacene en un lugar accesible para todos. Dado que generalmente son los gerentes de proyecto (es decir, tú) quienes están a cargo de esto, es una buena idea aprender cómo y cuándo usar un registro de riesgos para estar preparado para tu próximo proyecto. 

¿En qué consiste un registro de riesgos?

Un registro de riesgos es un documento que se utiliza como herramienta de gestión de riesgos para identificar posibles contratiempos en un proyecto. Este proceso tiene como objetivo identificar, analizar y resolver colectivamente los riesgos antes de que se conviertan en problemas. Si bien generalmente se centra en los proyectos, existen otras circunstancias en las que la gestión de riesgos es útil, por ejemplo, el lanzamiento de productos o su fabricación.

El documento de registro de riesgos identifica los riesgos potenciales que pueden darse específicamente en un proyecto. También incluye información sobre la prioridad del riesgo y la probabilidad de que ocurra. 

El registro de riesgos del proyecto no solo debe identificar y analizar los riesgos, sino también proporcionar medidas de mitigación tangibles. De esta manera, si el riesgo se convierte en una amenaza mayor, tu equipo contará con soluciones y estará capacitado para resolver los problemas. 

¿En qué situaciones necesitarás utilizar un registro de riesgos?

Hay muchos casos en los que un registro de riesgos te puede resultar útil. Lo ideal, sería que lo uses —o que esté disponible para su uso cuando sea necesario— para cada proyecto. Se puede utilizar tanto para proyectos pequeños como grandes, aunque tu registro de riesgos puede variar dependiendo del alcance y la complejidad de tu iniciativa. 

Un proyecto pequeño puede llegar a incluir solo información básica sobre el riesgo, como la probabilidad, su prioridad y las soluciones, mientras que un proyecto más complicado puede requerir alrededor de 10 campos de información diferentes. 

Si bien algunas empresas emplean a profesionales de la gestión de riesgos para que administren el registro de riesgos, a menudo la supervisión del registro recae en el gerente del proyecto o en el líder del equipo. Si tu equipo aún no ha aplicado ningún proceso de gestión de riesgos o de incidentes, puede ser útil estar al tanto de cuáles podrían ser los escenarios de riesgos comunes, para decidir si un registro de riesgos es realmente lo que tu equipo y tú necesitan. 

A continuación, te presentamos algunos escenarios de riesgos clasificados por prioridad:

• Prioridad baja: Los riesgos, como la falta de comunicación y los errores de programación, pueden hacer que los proyectos queden expuestos a la corrupción del alcance y causar que los entregables se pasen por alto. 

• Prioridad media: Los riesgos como el trabajo adicional o no planificado pueden hacer que los equipos tengan problemas de productividad y que se generen objetivos poco claros. 

• Prioridad alta: Los riesgos relacionados con la seguridad y el robo de los datos pueden dejar a tu empresa expuesta a la pérdida de ingresos y deben priorizarse. 

Una vez que sabes cuándo utilizar el registro de riesgos, puedes definir con precisión cuáles son los riesgos de prioridad alta apenas los ves. 

Los riesgos más comunes

Durante un proyecto nuevo pueden surgir diferentes riesgos. Cualquier aspecto, desde la falta de seguridad de los datos hasta el trabajo no planificado, puede hacer que los proyectos superen el presupuesto y el alcance. Nadie quiere siquiera imaginar las consecuencias que acarrea el incumplimiento de las fechas de entrega, por lo que es importante identificar los riesgos potenciales antes de que sucedan.

Incluir categorías de riesgos comunes en tu registro de riesgos es una muy buena práctica que te permitirá estar preparado cuando ocurran. Obtén más información sobre estos riesgos y determina cuáles podrían aplicarse a tu equipo. 

Seguridad de los datos 

Si estás trabajando en proyectos que podrían afectar la seguridad de los datos, es extremadamente importante identificar y mitigar los riesgos potenciales. El hecho de no gestionar estos riesgos puede ocasionar lo siguiente:

• Robo de información: Si no se aplica la mitigación adecuada, tu empresa podría volverse vulnerable al robo de información privada. El daño será extremadamente grande si lo que se roba es la información del cliente.

• Fraudes con tarjetas de crédito: Esto es peligroso por varias razones, pero puede ocasionar la pérdida de ingresos y posiblemente sea necesario iniciar acciones legales. 

La seguridad de los datos es un riesgo máximo y debe recibir la prioridad correspondiente para evitar problemas de seguridad a largo plazo.  

Problemas de comunicación

Los problemas de comunicación pueden darse independientemente del tamaño de tu proyecto y de tu equipo. Si bien el registro de riesgos puede ayudarte a identificar cuáles son las áreas de comunicación, también puede ser útil implementar un software de gestión del trabajo para agilizar la comunicación en el trabajo.

Estos son algunos de los riesgos que podrían surgir a raíz de la falta de comunicación:

• Incongruencias en el proyecto: Sin una comunicación adecuada, puede haber incongruencia en los entregables y esto causará confusión. 

• Incumplimiento de las fechas límite: Nadie quiere fallar en el cumplimiento de una fecha límite, pero sin una comunicación clara, es posible que tu equipo no esté al tanto de las fechas de entrega. 

Un plan de comunicación adecuado también puede ayudarte a evitar que surjan los riesgos. 

Retrasos en el cronograma

Si los errores en los cronogramas y retrasos pasan desapercibidos, pueden convertirse en un gran problema cuando no se cumplen las fechas límite. Existen herramientas como los cronogramas y el software de calendario de equipo que pueden ayudarte a prevenir errores de programación. 

Los retrasos en la programación del proyecto podrían causar lo siguiente:

• Entregables apresurados: No hay nada peor que un proyecto que no se ha ejecutado correctamente, y esto puede hacer que se pasen por alto ciertos objetivos y que el trabajo sea de baja calidad.

• Confusión: Los equipos pueden sentirse abrumados y confundidos si no cuentan con un programa adecuado. 

La implementación de un programa te ayudará a mantener los entregables al día, tanto para las tareas diarias como para los proyectos puntuales. 

Trabajo imprevisto

Todos hemos estado en la situación en la que el proyecto sobrepasa el alcance. Es un riesgo común que puede mitigarse de una forma bastante sencilla si se realiza el seguimiento adecuado. Detectar el trabajo no planificado desde el principio te permitirá delegarlo correctamente al líder del proyecto. 

Si no contaras con un registro de riesgos adecuado, podrías experimentar:

• Incumplimiento de los entregables: Si el trabajo se pasa por alto, puedes correr el riesgo de no cumplir con una fecha límite. 

• Agotamiento de los empleados: Asignar demasiado trabajo no planificado a los miembros de tu equipo puede generar tensión e incluso causar sobrecarga de trabajo y agotamiento. Por eso es importante definir correctamente el alcance de los proyectos. 

Si tienes problemas relacionados con el trabajo no planificado, implementar un proceso de control de cambios puede ayudarte a comunicar a los miembros de tu equipo que hay trabajo adicional.  

Robo de materiales

Si bien esperas que no suceda, las empresas que tienen un gran inventario de productos corren el riesgo de que se produzcan robos o errores en los informes. Si das seguimiento al inventario de forma constante y frecuente, puedes detectar los riesgos con suficiente antelación como para determinar la causa.  

El robo expone a tu empresa a:

• Pérdida de ingresos: Ya sea que se roben productos o haya errores en los informes, el robo causará un impacto negativo en los ingresos. 

• Incertidumbre: Cuando ocurre un robo, la incertidumbre de los empleados y de la empresa puede causar estrés a nivel interno. 

• Mal uso del tiempo: Junto con el robo de bienes tangibles, existe el riesgo de robo del tiempo. En un entorno de trabajo remoto, puede ser más difícil supervisar a qué dedica su tiempo tu equipo. 

Al igual que con la falta de seguridad de los datos, el robo es un riesgo de prioridad alta que debe abordarse lo más rápido posible. 

¿Qué información incluye el registro de riesgos?

El registro de riesgos se compone de una lista de riesgos y campos de seguimiento. Lo más probable es que el registro de riesgos de tu equipo sea diferente al de otros, ya que tendrá riesgos únicos que se asocian a tus proyectos. 

Independientemente de las diferencias, la mayoría de los registros de riesgos se componen de algunas partes esenciales, entre las que se incluyen la identificación, la probabilidad y la mitigación de los riesgos. Estas partes permiten crear un registro fluido de información sobre los riesgos potenciales. Estos registros también son útiles para hacer un análisis retrospectivo cuando se trabaja en nuevos proyectos que podrían enfrentar riesgos similares. 

Es buena idea incluir campos adicionales como la identificación, la descripción y la prioridad del riesgo. Cuanto más específico seas, más probabilidades tendrás de estar preparado para mitigar los riesgos que se presenten. 

Una buena regla general a tener en cuenta es que cuanto más complicado sea el proyecto, más intrincado será el registro de riesgos. Esto significa que es conveniente que tu registro sea lo más específico posible en el caso de proyectos grandes que abarcan varios meses y tienen diferentes participantes. 

Estos son algunos de los campos más importantes que debes incluir en el plan de gestión de riesgos de tu proyecto. 

1. Identificación del riesgo  

Uno de los primeros campos que debes incluir en el registro de riesgos es la identificación del riesgo. Por lo general, se usa el nombre del riesgo o un número de identificación. El campo de identificación de riesgos debe incluir:

• El nombre del riesgo

• La fecha de identificación

• Un subtítulo de ser necesario

No hace falta que seas supercreativo a la hora de nombrar los riesgos, un simple resumen será suficiente. Por otro lado, si quieres ser creativo, puedes usar nombres para cada tipo de riesgo. Por ejemplo, puedes usar el nombre “Daniela” para referirte al riesgo de seguridad de los datos y de esa manera ayudar a los miembros del equipo a comprender cómo identificar los riesgos rápidamente. 

Junto con el nombre, también puedes optar por incluir un subtítulo corto y la fecha de identificación del riesgo. Esto te ayudará a dar seguimiento a la duración de los métodos de mitigación y te permitirá identificar qué riesgos están tardando más en resolverse. 

2. Descripción del riesgo

Una vez que ya hayas finalizado la identificación, debes agregar una breve descripción a tu registro. La descripción del riesgo debe incluir:

• Una descripción general y breve del riesgo

• Por qué el riesgo es un posible problema

La longitud de tus descripciones dependerá de qué tan detallado quieras que sea tu registro, pero en promedio debería tener entre 80 y 100 caracteres.

Hay un aspecto más importante que la longitud de la descripción y es que debe incluir los puntos clave del riesgo y por qué es un problema potencial. La conclusión principal es que una descripción debe explicar el riesgo con precisión, sin ser muy compleja para que pueda identificarse fácilmente. 

3. Categoría del riesgo

Hay una serie de categorías de riesgos que te ayudan a identificar rápidamente el riesgo potencial. La identificación rápida del riesgo permite que se lo asignes al equipo correcto, especialmente cuando se trabaja en un proyecto complicado con varios riesgos. La categoría del riesgo puede ser alguna de las siguientes:

• Operaciones 

• El presupuesto

• Programa

• Tecnología

• Información 

• Seguridad

• Calidad

• Plan del proyecto

Para determinar el tipo de categoría, primero tendrás que evaluar de dónde proviene el riesgo y quién puede ayudarte a resolverlo. Es posible que necesites trabajar con jefes de departamento si la solución no es tan obvia. 

4. Probabilidad del riesgo

Si los riesgos se detectan con suficiente antelación, es posible que el equipo pueda resolverlos antes de que sea necesario ejecutar una acción real. Por lo tanto, es posible que los riesgos que se incluyan en tu registro de riesgos nunca se conviertan en problemas. 

La probabilidad de un riesgo se puede documentar con simples opciones: 

• No es probable 

• Probable 

• Muy probable 

Categorizar a los riesgos según su probabilidad puede ayudarte a identificar qué riesgos abordar primero y cuáles pueden esperar. 

5. Análisis del riesgo

El análisis del riesgo mide el impacto que el riesgo podría tener en tu proyecto. Esto te ayuda a identificar rápidamente los riesgos más importantes a abordar. Esto no debe confundirse con la prioridad, que tiene en cuenta tanto la probabilidad como el análisis. 

Si bien los equipos documentan los niveles de riesgo de manera diferente, puedes comenzar con esta escala sencilla de cinco puntos:

• Muy bajo

• Bajo

• Medio

• Alto

• Muy alto

Si tienes dificultades para identificar el nivel del riesgo, es posible que necesites una segunda opinión y debas consultar a un jefe de departamento. De esta manera, puedes medir con precisión qué tan alto podría ser el impacto. 

6. Mitigación del riesgo

El plan de mitigación, también llamado plan de respuesta al riesgo, es una de las partes más importantes del registro de riesgos. Después de todo, el objetivo de un plan de gestión de riesgos es identificar y mitigar los posibles riesgos. Básicamente, es un plan de acción. El plan de mitigación de riesgos debe incluir lo siguiente:

• Una solución paso a paso sobre cómo reducir el riesgo

• Una breve descripción del resultado esperado

• La manera en la que el plan afectará al impacto 

Si bien los riesgos menores pueden ser fáciles de mitigar, algunos riesgos son mucho más complejos y no tienen soluciones obvias. En este caso, el plan de mitigación necesitará un poco de trabajo en equipo para resolverlo. Esto suele suceder por fuera del documento de registro de riesgos real, por ejemplo, en una reunión de equipo. 

Sin importar la manera en que decidas llevar a cabo tu plan de mitigación, debes dejar documentada una descripción general dentro del registro como referencia y para permitir una comunicación clara. Esto no solo garantizará que todos los miembros del equipo del proyecto comprendan los planes de respuesta, sino que también te ayudará a visualizar la solución. 

7. Prioridad del riesgo 

Si bien el impacto de un riesgo ayudará a determinar su prioridad, es bueno incluir también este campo en tu registro. Para determinar la prioridad se debe tener en cuenta tanto la probabilidad del riesgo como el análisis del riesgo. Ambos aspectos dejarán en claro qué riesgos pueden tener consecuencias perjudiciales para el proyecto. 

La prioridad se puede documentar mediante una simple escala numérica:

• 1 (Baja)

• 2 (Media)

• 3 (Alta)

Si pretendes que tu registro de riesgos sea más atractivo visualmente, es posible que quieras documentar la prioridad utilizando una escala codificada por colores. Esto se puede utilizar en lugar de las tres opciones numéricas o junto con ellas. ¿Te encanta organizar todo por color? ¡Entonces codificar tu registro con colores es la opción perfecta para ti! 

8. Encargados del riesgo

Una vez que se ha identificado, revisado y priorizado el riesgo, es hora de asignar los entregables a implementar en relación con la mitigación. La tarea de asignar a los encargados del riesgo debe incluir:

• La persona a la cual se le asignó supervisar la implementación de los entregables

• Otros miembros del equipo, si corresponde

El campo del encargado del riesgo puede ayudarte a determinar rápidamente qué departamento debe gestionar el riesgo. También puede ayudarte a visualizar qué miembros del equipo son los encargados de riesgos específicos. 

9. Estado del riesgo

El último campo que debes incluir en tu registro de riesgos es el estado del riesgo. Esto te ayudará a comunicar si un riesgo se ha mitigado con éxito o no. El campo de estado del riesgo se debe completar con una de las siguientes opciones:

• Abierto

• En progreso

• Cerrado

Si deseas tener opciones más detalladas para el estado, puedes elegir una lista más específica, como activo, no iniciado, en espera, en curso y finalizado. 

Campos adicionales del registro de riesgos

Si bien hay un conjunto de campos principales que todo registro de riesgos debe incluir, también hay otros elementos opcionales que puedes incluir. Siempre es mejor prepararse de más que ser sorprendido con la guardia baja, así que echa un vistazo a estos campos adicionales para decidir si los necesitas. 

• Disparador del riesgo: Si agregas este campo, te ayudará a evaluar por qué ocurrió el riesgo y prevenir riesgos futuros. 

• Tipo de respuesta: Si bien muchos riesgos estarán en el extremo negativo del espectro, existe la posibilidad de que se dé un resultado positivo. En este caso, puedes agregar un campo para determinar si la respuesta fue positiva o negativa. 

• Cronograma: También puedes incluir el programa o el cronograma del plan de mitigación dentro del registro para mantener la información en un mismo lugar. El software de cronograma es una gran herramienta para ayudarte con este aspecto. 

Cómo crear un registro de riesgos (incluye un ejemplo)

El registro de riesgos contiene mucha información y, la primera vez, crearlo puede ser un desafío. Si bien es posible que sepas qué información debes incluir, arrancar puede ser difícil. Es por eso que te brindamos un ejemplo para ayudarte a comenzar tu propio plan de gestión de riesgos. 

Así es como debería verse tu registro de riesgos:

Empieza a crear tu registro de riesgos dirigiéndote a nuestra galería de plantillas o creando tu propia plantilla personalizada. 

El objetivo clave del registro de riesgos es documentar la información de los riesgos potenciales, así que no te detengas en los detalles. Debes elegir los campos necesarios para comunicar los riesgos potenciales a los miembros de tu equipo. 

Es posible que algunos equipos solo necesiten un registro de riesgos simple con pocos campos, mientras que otros pueden necesitar algo más complejo. Puede ser útil comenzar de manera simple y luego ir generando un registro más complejo si es necesario.

A continuación, se muestra un ejemplo de la información de un registro de riesgos para que puedas comenzar con el tuyo. 

1. Nombre del riesgo: Retraso en el diseño

2. Descripción del riesgo: El equipo de Diseño tiene exceso de trabajo y eso podría provocar un retraso en el cronograma. 

3. Categoría del riesgo: Programa

4. Probabilidad del riesgo: Probable

5. Análisis del riesgo: Medio

6. Mitigación del riesgo: Contratar a un trabajador independiente para que cree gráficos de proyectos. Reprogramar las reuniones del calendario de Kabir durante la semana del 12/7 y así liberar tiempo para editar gráficos y enviarlos a Kat para su aprobación final. 

7. Prioridad del riesgo: 2

8. Encargado del riesgo: Kat Mooney

9. Estado del riesgo: En curso

Una vez que empiezas a entender cómo se completa el registro de riesgos, puedes mejorar y perfeccionar continuamente tu registro de datos para futuros proyectos.  

No pongas en riesgo tu plan de gestión de riesgos

La identificación de riesgos es una parte muy importante de toda estrategia exitosa de gestión de riesgos. Si bien no siempre es fácil identificar y mitigar riesgos nuevos, hacerlo es esencial para mantener a tu empresa encaminada hacia el éxito. Una vez que definas el registro de riesgos, gestionar los riesgos del proyecto ya no parecerá tan difícil. Además, el equipo tendrá más tiempo para realizar tareas importantes, como generar impacto. 

Si estás buscando recursos adicionales en relación con la gestión de riesgos, consulta cómo crear un plan de contingencia y evitar riesgos para el negocio.