6 técnicas para una estimación de proyectos precisa

Cuando cocinas la cena para tu familia, tienes un pequeño grupo de personas hambrientas que se preguntan cuándo es el momento de comer. Sabes que tienes que preparar las verduras, precalentar el horno y poner la mesa. Cuando le dices a tu familia, ¿cómo les dices con precisión la cantidad de tiempo que deben esperar?

Estimar cuánto tiempo llevará finalizado todo es una parte esencial tanto de la preparación de la cena como de la gestión de proyectos. Ambos requieren información precisa y comunicación con las partes interesadas: cuanto más precisa sea la estimación, más felices estarán las partes interesadas.

¿Qué es la estimación de proyectos?

Una estimación de proyectos es una predicción informada del tiempo, los costos y los recursos que un proyecto necesitará de principio a fin. La mayoría de las estimaciones de proyectos utilizan información pasada para hacer una predicción informada. Por ejemplo, esta información puede incluir cronogramas y presupuestos de proyectos similares, experiencia previa en estimaciones de proyectos y requisitos de partes interesadas anteriores.

La gestión de las partes interesadas y la recopilación de requisitos son partes increíblemente importantes de la estimación del proyecto, ya que deberás saber exactamente qué requisitos son necesarios para finalizar un proyecto. Por ejemplo, ¿las partes interesadas necesitan el resultado final para una fecha específica? ¿Hay alguna limitación o requisito necesario para garantizar que el proyecto sea un éxito? Toda esta información puede ayudarte a crear una estimación precisa del proyecto. 

La estimación del proyecto es importante para los jefes de proyecto porque te ayuda a establecer el alcance del proyecto. El alcance del proyecto ayuda a los miembros del equipo a comprender qué entregables deben finalizarse, quién está trabajando en qué tareas y cuáles son las fechas límite requeridas. 

Cómo estimar un proyecto con precisión

El proceso de estimación comienza con la misma herramienta: el triángulo de la gestión de proyectos. El triángulo de gestión de proyectos consta de tres variables principales:

• Costo

• Alcance

• Tiempo

La idea es que cada proyecto requiere un equilibrio perfecto de las tres variables. Si tienes que aumentar una parte del triángulo, algo más tiene que cambiar para que el proyecto permanezca equilibrado. Por ejemplo, si el alcance del proyecto aumenta, a menudo el costo o el tiempo también deben aumentar. Si el tiempo de un proyecto disminuye, el alcance o el costo deben aumentar para equilibrarlo.

El triángulo de la gestión de proyectos es una parte importante del proceso de estimación de proyectos. Debido a la relación entre estas tres variables, puedes estimar con precisión la tercera variable si tienes suficiente información sobre las otras dos. 

6 métodos comunes de estimación de proyectos

Si no puedes estimar un proyecto con el triángulo de la gestión de proyectos, prueba estas seis técnicas de estimación adicionales. Estas técnicas te ayudarán a descubrir suficiente información para hacer una estimación precisa. 

1. Estimación descendente

La estrategia de estimación descendente estima un tiempo general para un proyecto y luego lo divide en fases y tareas más pequeñas en función de ese tiempo final estimado. Esta técnica de estimación se asocia comúnmente con la estrategia de gestión de proyectos de la estructura de desglose del trabajo (WBS). La estrategia WBS ayuda a dividir los entregables más grandes en subtareas más pequeñas. 

Estimación descendente en acción

Si piensas en un proyecto como una pizza, la estimación descendente es como dividir esa pizza en porciones más pequeñas.

Si tu equipo tiene una fecha límite para finalizar un proyecto dentro de un año calendario, tomarás el cronograma de un año y dividirás el proyecto en diferentes partes con hitos clave intermedios. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de productos está listo para lanzar un nuevo producto dentro de un año calendario. El jefe de proyecto establecerá hitos clave, como completar el esquema del producto, la compilación alfa, las pruebas del producto y la fecha de lanzamiento final dentro de ese año calendario. 

Si usamos la analogía de la pizza, cada sección del proyecto es una “porción” y todo el proyecto de principio a fin es la pizza completa.

2. Estimación ascendente

La estimación ascendente es lo opuesto a la estimación descendente. En lugar de saber cuánto tiempo llevará el proyecto y luego dividirlo en tareas más pequeñas, la estimación ascendente analiza cuánto tiempo llevará cada tarea más pequeña y las suma para estimar la fecha límite final del proyecto. 

Esta técnica es similar al método de la ruta crítica. Sin embargo, la principal diferencia entre ambas es que la estimación ascendente tiene en cuenta todas las tareas que requiere un proyecto, mientras que el método de la ruta crítica solo analiza las tareas esenciales que deben finalizarse.

Estimación ascendente en acción

Si retomamos la analogía anterior de la pizza, la estimación ascendente es tomar todas las porciones de la pizza completa para averiguar qué tan grande es la pizza final. 

Tienes la tarea de desarrollar un sitio web de marketing de comercio electrónico y el cliente quiere saber aproximadamente cuánto tiempo llevará. Como jefe de proyecto, debes enumerar todas las tareas necesarias para finalizar el proyecto y, luego, sumar el tiempo estimado de cada tarea para obtener el cronograma final estimado para el cliente.

3. Estimación de tres puntos

La estimación de tres puntos puede hacer que una estimación ascendente sea más precisa. Esta técnica toma el promedio de tres variaciones diferentes de una estimación ascendente: la línea de tiempo más optimista, la línea de tiempo más pesimista y la línea de tiempo más probable para llegar a la estimación de tiempo final para el proyecto. Puedes encontrar estas tres estimaciones mediante un diagrama de PERT.

Por ejemplo, un equipo puede tener tres estimaciones para su proyecto: 10 días para su cronograma más optimista, 14 días para su resultado probable y 30 días para el resultado más pesimista. Cuando encuentras el promedio de estos cronogramas, termina siendo de aproximadamente 21 días. 

4. Estimación análoga

Las estimaciones análogas analizan proyectos anteriores e identifican detalles específicos que son similares al proyecto actual. La información de proyectos anteriores se aplica al proyecto actual. Luego, en función de las similitudes y diferencias, el jefe de proyecto estima el costo, el alcance y el tiempo de su proyecto actual. 

Por ejemplo, un equipo de desarrollo de sitios web puede tener la tarea de actualizar el sitio web para su nuevo producto. Pueden revisar la última vez que actualizaron el sitio web con un producto y usar esa información para estimar el cronograma para este proyecto.

5. Estimación paramétrica

La estimación paramétrica utiliza datos históricos de proyectos anteriores para estimar cualquier parte de un proyecto, incluidos los recursos, el presupuesto, el equipo y el cronograma del proyecto. La estimación paramétrica a menudo se usa en combinación con la estimación análoga para obtener una estimación más precisa. Esto se debe a que tiene en cuenta tanto los datos históricos como la experiencia para crear una estimación más precisa. 

Por ejemplo, imagina que eres un jefe de proyecto de TI y tu tarea es instalar un software específico en 150 dispositivos diferentes. Como sabes que el proceso de instalación tarda unos 10 minutos en un dispositivo, usarías esa estimación y la multiplicarías por 150 para obtener una estimación de cuánto tiempo llevaría este proceso. 

6. Estimación basada en la experiencia

Este método de estimación se basa completamente en la experiencia del jefe de proyecto. Los jefes de proyecto con mucha experiencia pueden saber cuánto tiempo llevará un tipo específico de proyecto porque han finalizado un proyecto similar muchas veces. Si estás pensando en usar una estimación basada en la experiencia, es mejor discutir esto con alguien que sea un experto en su campo. De lo contrario, es mejor usar esta técnica en combinación con otros métodos de estimación.

Por ejemplo, un desarrollador web puede haber comenzado a crear sitios web a principios de la década de 2000. Con más de 20 años de experiencia, este desarrollador web sabría exactamente cuánto tiempo llevaría crear un sitio web simple, en función de todos los sitios que haya finalizado antes. 

Por qué la estimación es importante para la gestión de proyectos

Las estimaciones son una parte necesaria del proceso de planificación del proyecto. Casi todos los tipos de proyectos, desde proyectos ágiles hasta proyectos en cascada más lineales, pueden beneficiarse de la estimación de proyectos. Te contamos por qué.

Las estimaciones mantienen a tu equipo al día

Una forma común en que los jefes de proyecto mantienen los proyectos funcionando sin problemas es asegurándose de que sus equipos coincidan con las estimaciones lo más cerca posible. Debido a que saben exactamente cuánto tiempo, presupuesto y recursos tienen disponibles para una determinada fase de un proyecto, pueden ayudar al equipo a mantenerse dentro de esos límites.

Cuando los jefes de proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas conocen las estimaciones del proyecto, todos pueden responsabilizarse mutuamente. Para que esto suceda, asegúrate de compartir la estimación de tu proyecto en una ubicación central, como un software de gestión de proyectos digital. 

Requiere un plan del proyecto antes de que comience el proyecto

Para hacer una estimación precisa del proyecto, un jefe de proyecto primero debe identificar las tareas clave que deben finalizarse antes de que el proyecto realmente comience. Esto significa que los jefes de proyecto identificarán claramente la ruta crítica y las principales dependencias antes del inicio del proyecto. Establecer la ruta crítica también te brinda una visión general de alto nivel de las tareas que deben finalizarse y los recursos que necesitas para hacerlo.

Tener toda esta información antes de que comience un proyecto puede ayudar a evitar cualquier confusión. Si un miembro del proyecto tiene preguntas o si no está seguro de lo que viene a continuación, puede consultar el plan del proyecto que se estableció durante la fase de estimación. 

Ayuda a mitigar el riesgo

Las estimaciones de los proyectos pueden ayudar a los jefes de proyecto a mitigar los riesgos a medida que el proyecto avanza. Establecer un cronograma claro antes de que comience el proyecto es una buena manera para que tu equipo haga referencia al cronograma y al presupuesto del proyecto. Para mitigar el riesgo, agrega un poco de tiempo, presupuesto y recursos adicionales a tu plan de proyecto para evitar que el riesgo supere la fecha límite o exceda las restricciones presupuestarias.

Si tu equipo se encuentra con problemas, anota rápidamente los problemas y las soluciones en un registro de incidentes y ayuda al equipo a volver al plan creado durante el proceso de estimación. La estimación del proyecto y la ruta crítica se pueden usar en conjunto como punto de referencia para que el equipo del proyecto entienda en qué etapa del proceso se encuentra.