La importancia de la planificación de sprints en las metodologías ágiles

La planificación de sprints es un proceso importante para las metodologías ágiles. Si los encargados de los productos o los Scrum Masters no se toman el debido tiempo para programar el trabajo que sigue, para los miembros del equipo les puede resultar muy complicado entender en qué debe concentrarse cada uno, especialmente si hay dependencias entre las tareas en curso y las que siguen.

A continuación, compartimos algunas opciones con las que puedes mantener la planificación de sprints organizada y lograr que una reunión de planificación de sprints resulte perfecta.

¿Qué es la planificación de sprints?

La planificación de sprints es una etapa en las metodologías ágiles en la que los equipos deciden qué tareas se realizarán en el próximo sprint y cómo se hará ese trabajo. La reunión de planificación del sprint es un evento dedicado a la planificación del siguiente sprint. Dependiendo de la metodología usada, tanto el encargado de productos o el Scrum Master son los que suelen organizar estas reuniones.

Durante la reunión de planificación del sprint, los encargados de productos o los Scrum Masters eligen un trabajo pendiente del producto, conocido también como product backlog que se ajuste a los objetivos del sprint. Estas sesiones se hacen en colaboración con el equipo de desarrollo o el de Scrum para que sepan exactamente qué trabajo es el que sigue en el próximo sprint. Los desarrolladores del equipo pueden ayudar a identificar habilidades específicas con las que ellos son eficientes y también la cantidad de horas de trabajo que se necesitan para el siguiente sprint.

Aspectos clave de la planificación de sprints

La planificación de un sprint nuevo nunca es una ciencia exacta y para que sea efectiva es necesario que haya pleno entendimiento por parte de todos los miembros del equipo. La planificación del sprint se produce después del análisis retrospectivo del sprint, el período en que los miembros del equipo reflexionan acerca del sprint anterior. Esta planificación, por lo general, tiene lugar al final de un sprint.

Hay tres elementos principales en los que deberías pensar con los demás miembros del equipo cuando elijan qué trabajos pendientes realizar durante el siguiente sprint.

• Qué: La meta o el objetivo que quieres lograr durante el sprint. Los elementos que selecciones del trabajo pendiente del proyecto deben estar todos vinculados al propósito previsto para el sprint siguiente. En la mayoría de los casos, el objetivo del sprint tiene su origen en un objetivo más amplio, como un OKR.

• Cómo: Es el trabajo que hay que hacer para realizar un trabajo pendiente, que incluye, además, las estrategias específicas que aplicará el equipo. Los miembros del equipo trabajan con Scrum Masters y con encargados de productos para identificar si el trabajo pendiente del sprint se debe realizar de cierta manera. Todo se incluye en la planificación del sprint. De modo tal, que cuando el sprint está en curso, todo el equipo Scrum sabe exactamente lo que debe hacer y cómo debe hacerlo. 

• Quién: Es el grupo de personas que trabajan en elementos específicos del trabajo pendiente. Los “quiénes” son un componente clave de las sesiones de planificación del sprint, porque de esta forma se evita la superposición de tareas y se garantiza que lo que se incluye como trabajo pendiente del sprint no exceda la capacidad productiva del equipo. Al marcar quién es responsable de cada tarea los participantes clave tienen un punto de contacto claro para cada tarea del trabajo pendiente del sprint.

Cómo prepararse para la reunión de planificación de sprints

Con tan solo algunos pasos comunes, preparar la reunión de planificación de sprints será tarea sencilla. A continuación, compartimos tres consejos para asegurarte de que la reunión de planificación de sprints resulte bien siempre.

1. Asegúrate de que el equipo tenga un líder bien definido

Uno de los beneficios de la gestión ágil de proyectos es que hay un líder claro que participa en el proceso. Por lo general, los equipos ágiles de desarrollo suelen estar dirigidos por el encargado del producto o por el Scrum Master.

Los líderes de equipos ágiles gestionan la planificación de sprints, organizan el trabajo pendiente del producto y se aseguran de que todo el equipo de Scrum esté siempre al día con respecto al cronograma del sprint. También controlan que la capacidad productiva del equipo se pueda manejar. Si notan que un miembro del equipo tiene demasiado trabajo, depende de ellos encontrar una solución para ayudar a que esa persona progrese sin estar sobrecargada. 

2. Realiza un refinamiento del trabajo pendiente con regularidad

Para preservar la claridad y hacer que el equipo se centre en las tareas correctas, simplemente, haz un mantenimiento regular del trabajo pendiente. Dado que en los equipos ágiles se llevan a cabo sprints de dos semanas, los gerentes de producto pueden reservar algo de tiempo para refinar el trabajo pendiente del producto dos veces por mes.

El objetivo de refinar el trabajo pendiente del producto consiste en preparar cada elemento del trabajo pendiente de manera tal que esté listo para el desarrollo. Si hay trabajo pendiente cuyas historias son imprecisas o que requieren de gran cantidad de tareas, el líder del equipo será el responsable de garantizar que esos elementos estén listos para el desarrollo. Si una historia de usuario es demasiado imprecisa, pueden trabajar con quien la haya creado para acceder a más detalles. Si para algún elemento es necesario trabajar mucho, ese trabajo se puede dividir en tareas más pequeñas.

Todo esto puede resultar muy útil en una sesión retrospectiva del sprint. Si se hace un mantenimiento regular del trabajo pendiente del producto, el líder del equipo siempre sabrá qué tareas hay que realizar.

3. Céntrate en la funcionalidad, no solo en las tareas

Las metodologías ágiles ponen el énfasis en las opiniones y la satisfacción de los clientes. Una forma muy común de incorporar esta información en los equipos es mediante las historias de usuario. Las historias de usuario son explicaciones generales de cómo el producto final debería funcionar desde la perspectiva del cliente. Con esta información los miembros del equipo pueden pensar en soluciones específicas beneficiosas para los clientes finales, en vez de solamente tachar tareas de una lista de pendientes.

Los beneficios de la planificación de sprints

Si bien las metodologías ágiles se aplican principalmente para el desarrollo de software, no se limitan solo a los equipos de desarrollo. Cualquier equipo puede usar metodologías ágiles y, por ende, la planificación de sprints. A continuación, compartimos algunas maneras en las que la planificación de sprints puede ayudar a que los equipos cumplan sus objetivos.

Mayor concentración

Cuando los miembros del equipo tienen una idea absolutamente clara de cómo es un sprint de dos semanas, no hay forma de que otros proyectos se interpongan. Cada miembro del equipo tiene algo en lo que debe centrarse durante esas dos semanas. Entonces, cuando todos en el equipo terminan su parte, las iniciativas más amplias se finalizan más rápido. 

Este nivel de concentración es la base principal de las metodologías Scrum y Agile. La identificación de un área de enfoque para cada miembro del equipo ayuda a cumplir con una gran cantidad de trabajos sin distracciones que se interpongan en el camino.

Mayor transparencia

En las reuniones de planificación de sprints, por lo general, participa el equipo Scrum o Agile completo. Como se incluye a todos en la reunión, nadie tiene dudas sobre qué hacen los demás. En consecuencia, las probabilidades de que se genere trabajo duplicado en el equipo son mínimas, ya que todos planifican el sprint juntos.

Los equipos que trabajan con Scrum también comparten una definición unificada de lo que significa “listo” para definir una tarea como finalizada. Es decir, todas las tareas deben cumplir con todos los criterios que se han definido para cada elemento del trabajo pendiente antes de que alguien las marque como “finalizadas”.

Trabajo de mejor calidad por parte del equipo

Al incorporar las historias de usuario y dejar que los miembros del equipo se centren en tareas específicas, la planificación de sprints favorece la producción de trabajos de mejor calidad. Gracias a la planificación de sprints, los miembros del equipo entienden con suma claridad qué hay que hacer y cómo pueden avanzar para desarrollar soluciones correctas para problemas complicados.

Simplifica la planificación de sprints con una herramienta de gestión del trabajo

Para mantener organizado a un equipo que aplica metodologías ágiles, crea un marco Scrum con una herramienta de gestión del trabajo. Una herramienta como Asana puede ser muy útil para dar seguimiento a puntos clave de las historias y a la capacidad productiva del equipo, además de mantener bien organizado el trabajo pendiente del sprint.