Cómo estar enfocado: maneras y consejos para aumentar la productividad

Foto de la colaboradora - Caeleigh MacNeilCaeleigh MacNeil8 de noviembre de 202113 min de lectura
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Resumen

El enfoque es algo más que la concentración, es una manera de abordar el trabajo que puede ayudarte a minimizar las distracciones, tomar el control de tu tiempo y protegerte del agotamiento. Descubre los obstáculos que pueden distraerte y sus soluciones, así como nuestros consejos científicamente probados para lograr una máxima concentración.

Imagínate esto: tienes que realizar una tarea exigente, pero te resulta casi imposible estar enfocado. Intentas obligarte a concentrarte, pero el trabajo simplemente se alarga y parece que lleva mucho más tiempo del que debería.

¿Te suena familiar esta situación? Si es así, no eres el único.

La verdad es que ser capaz de mantenerse enfocado no es tan simple como querer hacerlo. Existen muchos factores que pueden tener un impacto en tu capacidad de atención, desde distracciones digitales hasta una falta de claridad acerca de qué tareas son más importantes. En este artículo, describiremos las prácticas comunes que te apartan del enfoque y cómo concentrarte con soluciones científicamente probadas para lograr mantener el foco.

¿Qué es el enfoque?

El enfoque es un estado mental que ocurre cuando le prestas atención a una sola tarea e ignoras las distracciones externas. En el entorno de trabajo acelerado de hoy en día, eso significa que el verdadero enfoque suele ser un acto de priorización porque para estar enfocado en una cosa, tienes que ignorar muchas otras. O, como dijo una vez el difunto cofundador de Apple, Steve Jobs:  “Mantenerse enfocado se trata de decir ‘no’”.

El enfoque es esencial para abordar tareas difíciles, pensar de manera creativa y trabajar con eficiencia. Puede ayudarnos a obtener mejores resultados en menos tiempo, evitar el agotamiento (burnout) y terminar cada día con la sensación de que hemos logrado algo.

¿Cómo estar enfocado? Prácticas comunes que deberías evitar

En el mundo laboral actual, mantener el foco suele ser difícil de lograr. Presentamos los cuatro motivos más comunes por los que tú —y tu equipo— no pueden concentrarse, y también te contamos cómo superarlos.

Intentar realizar varias tareas a la vez (multitasking)

Según nuestra investigación, casi tres de cada cuatro empleados (el 72 %) sienten la presión de realizar varias tareas a la vez durante el día. Pero, si bien esta práctica de multitarea puede parecer más productiva, en realidad solo se trata de un cambio de tareas encubierto. 

Nuestra mente no está conectada como para realmente hacer más de una cosa a la vez, así que cuando intentas hacer dos cosas al mismo tiempo, como redactar el texto de un email durante una reunión, lo que en realidad estás haciendo es cambiar entre esas tareas a gran velocidad. Y dado que pagamos un precio mental por cada cambio, de hecho estamos haciendo menos y cometiendo más errores cuando intentamos realizar varias tareas a la vez.

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El multitasking en realidad es un mito. De hecho, lo que haces es cambiar rápido de una tarea a otra reiteradamente. Y cada cambio que haces representa un “costo” que se deduce del tiempo y la energía que tienes. Por ese motivo, casi siempre es más eficiente realizar un trabajo a la vez: céntrate en una sola actividad y continúa con la siguiente una vez que hayas terminado, así no tendrás que pagar ningún costo innecesario.”
Dra. Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva, Universidad de California en Berkeley
Lee: 5 mitos sobre hacer varias tareas a la vez y 6 consejos para aumentar la productividad

La solución: programa tiempo para mantener el foco

En lugar de alternar entre diferentes tareas pendientes a lo largo del día, programa tiempo dedicado para mantenerte enfocado en un proyecto específico. Dos métodos comunes para programar el tiempo son timeboxing y time blocking. El timeboxing es una estrategia para la gestión del tiempo en la que estimas la cantidad de tiempo que te llevará una tarea y asignas un bloque de tiempo para realizarla. Durante ese bloque de tiempo, ignoras todas las demás tareas hasta que el período del bloque finalice. El concepto de time blocking es similar, pero en lugar de asignar un bloque de tiempo para una sola tarea, agrupas las tareas similares y las realizas todas en un bloque de tiempo. Por ejemplo, puedes programar un bloque de tiempo para responder los emails. 

Independientemente del método que elijas, a continuación brindamos algunos consejos para ayudarte a programar tiempo para la concentración:

  • Bloquea tiempo en tu calendario. Configura un estado (como “no molestar” o “modo concentración total”) en cualquier aplicación de mensajería instantánea que uses, de modo que tus colegas sepan que estás en modo de concentración absoluta. 

  • Elimina las distracciones. Desactiva las notificaciones del email y la mensajería instantánea (como WhatsApp), y cierra cualquier aplicación o ventana que no estés usando para el trabajo actual. Deja tu teléfono celular en un cajón o fuera de la vista para que no te sientas tentado a responder llamadas telefónicas o mensajes de texto.

  • Cuando termines, tómate un descanso. Si puedes, aléjate de la computadora y haz algo físico, como estirarte o caminar un poco. 

Inspirar a tu equipo para que se tomen su tiempo de concentración puede aumentar de manera significativa la productividad. Según una investigación sobre la productividad realizada por el laboratorio Becoming Superhuman Lab de la Universidad de California, Berkeley, cuando los líderes fomentan “Focus Sprints” (tiempo dedicado a la concentración en el que los miembros del equipo no cambian entre diferentes aplicaciones ni revisan su bandeja de entrada) en sus equipos, las personas manifiestan que son un 43 % más productivas.

Revisar la bandeja de entrada

A pesar de que los emails y las herramientas de mensajes son esenciales para el trabajo, se usan mal, lo que genera un caos en el trabajo y lleva a la gente al borde del burnout. En vez de unir a los equipos, pueden hacer que la información se aísle cada vez más a medida que se dispersa entre múltiples aplicaciones y grupos.

Además, estas herramientas están pensadas para comunicarse, no para gestionar proyectos a gran escala (ni siquiera a pequeña escala). Cuando los proyectos se gestionan a través de emails o mensajes, el resultado final son las notificaciones sin fin y la información dispersa; lo cual perjudica la concentración de los equipos en el trabajo concreto, dando lugar a la procrastinación.

Sin embargo, el 80 % de los trabajadores del conocimiento indican que trabajan con su bandeja de entrada u otras aplicaciones de comunicación abiertas. Y aunque muchas personas sienten la presión de responder los mensajes de inmediato, este monitoreo constante tiene un costo. Cuando revisas las notificaciones mientras estás trabajando, estás cambiando entre una lista de tareas constantemente y pierdes la concentración cada vez que llega un mensaje nuevo a tu bandeja de entrada. De hecho, puedes tardar más de 20 minutos en recuperar el estado de concentración después de una interrupción; así que si revisas la bandeja de entrada tres veces en un período de dos horas, puedes perder la mitad de tu tiempo solo en recuperar la concentración.

Estas notificaciones que acaparan tu atención dificultan lograr el estado de flujo o trabajo profundo: un estado mental en el que puedes concentrarte sin distracciones y lograr tareas difíciles más rápido y de forma más eficiente.

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La mayoría de las personas que conozco ya no tienen una jornada laboral. Sino que tienen estos pequeños espacios de tiempo, entre reuniones, llamadas e emails, en los que tienen 15 minutos aquí, 30 minutos acá, 45 minutos allá y esa es su jornada laboral.”
Dra. Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva, Universidad de California en Berkeley

La solución: responde los emails y mensajes en tandas

Según un estudio del MIT de 2016, las personas que revisan su email en tandas logran una mayor productividad en comparación con aquellas que dependen de las notificaciones para responder los mensajes. El trabajo en tanda consiste en revisar el email y los mensajes solo durante horarios específicos a lo largo del día, para evitar interrupciones costosas cuando intentas finalizar las tareas importantes de tu lista de pendientes. 

Aquí te mostramos cómo hacerlo:

  • Programa un horario para procesar los mensajes y los emails. La frecuencia que elijas depende de la naturaleza de tu trabajo, por ejemplo, un gerente de cuenta tal vez necesite revisar los mensajes con más frecuencia para mantener el contacto con los clientes. Si puedes, intenta comenzar con dos bloques de 30 minutos, uno durante la mañana y el otro durante la tarde.

  • Desactiva las notificaciones. Cualquiera sea la aplicación de comunicación que uses, pausa las notificaciones o activa el modo ‘No molestar’ para asegurarte de no ver en la pantalla íconos o banners que puedan distraerte cuando estás intentando enfocarte. Y si realmente necesitas organizarte y concentrarte, cierra las aplicaciones de email y mensajería por completo.

  • Permite que tu equipo sepa cuándo estás disponible. Comparte tus preferencias de comunicación con tu equipo y hazles saber cuándo sueles responder los mensajes. Si eres gerente, anima a tus subordinados directos a que hagan lo mismo. Y si tu equipo usa una aplicación de mensajería instantánea, como Slack, configura estados para indicar cuando estás en modo de concentración o cuando estás disponible para hablar.

Lee: Por qué tener la bandeja de entrada vacía no es lo que piensas

Reuniones virtuales largas

Según la Dra. Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva, usamos mucha más energía mental para prestar atención durante una videollamada que durante una reunión presencial. De hecho, un estudio de Microsoft de 2020 mostró que la fatiga provocada por las videoconferencias aparece a partir de los 30 minutos en las reuniones virtuales, lo que significa que se hace mucho más difícil concentrarse después de ese momento. Por otra parte, generalmente podemos mantener la concentración durante 45 a 60 minutos cuando hablamos cara a cara.

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En realidad, las videoconferencias son fisiológicamente más agotadoras y requieren un mayor esfuerzo neurológico para estar atento y mantener la atención. Al final del día, cuando tu cuerpo está cansado y tu atención está completamente agotada, no es tu culpa; tu cerebro está sobrecargado.”
Dra. Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva, Universidad de California en Berkeley

La solución: planifica las reuniones virtuales intencionalmente

Hacer reuniones más breves (30 minutos o menos) y más eficientes es la mejor manera de reducir la fatiga provocada por las videoconferencias. Estos son algunos consejos para que tus reuniones sean un éxito:

  • Considera si es necesario hacer una reunión en primer lugar. A veces, un informe de estado o una actualización asincrónica puede ser igual de efectivo (o incluso mejor) que una llamada. Como beneficio agregado, las actualizaciones asincrónicas le aportan a tu equipo más tiempo sin interrupciones para enfocarse en el trabajo que realmente importa.

  • Comparte una agenda y cualquier material que los asistentes deberían leer con anticipación. Una agenda te ayuda a pasar de un tema a otro de manera eficiente y a asegurarte de que no pasarás por alto ningún punto crítico. Además, compartir los materiales con anticipación ayuda a los asistentes a ir preparados para debatir y proponer soluciones.

  • Ten en cuenta las preferencias del equipo. Pregunta a tu equipo cuándo prefieren reunirse y cuándo suelen estar en modo de concentración absoluta. Por ejemplo, si a la mayoría de tu equipo le gusta reservar las mañanas para concentrarse porque es su mejor momento, intenta programar las reuniones durante la tarde.

  • Finaliza las reuniones un par de minutos antes. Tener reuniones una detrás de otra puede agotar rápidamente la energía mental de cualquiera. Un descanso de unos minutos entre las sesiones puede ayudar a tu cerebro a reiniciarse, especialmente si te alejas de la pantalla y haces otra cosa.

  • Desactiva la autovisualización durante las reuniones por videoconferencia, o cubre la imagen de tu cara con una nota adhesiva. Ver tu propia cara durante una videollamada activa la parte de tu cerebro responsable del reconocimiento facial y es otro obstáculo para tu concentración. “Imagina si alguien entrara a una sala de conferencias con un espejo de cuerpo entero para mirarse a sí mismo”, dice la Dra. Yousef. “Eso es esencialmente lo que estamos haciendo cuando vemos nuestra propia cara en una videollamada”.

Lee: ¿En tus reuniones de trabajo se pierde el tiempo? Usa estos consejos para mejorar.

Falta de claridad

Cuando experimentas claridad en el trabajo, conoces cuáles son los objetivos por los que estás trabajando, las responsabilidades de tu puesto y cómo priorizar tus tareas. Sin esa claridad, es difícil priorizar el trabajo y determinar qué es lo que está dentro (o fuera) de tu alcance. Como resultado, es posible que termines dedicando tu enfoque a demasiados proyectos, perdiendo tiempo en pequeñas tareas, como conversaciones de chats e emails, y sintiendo que no estás haciendo lo suficiente.

La falta de claridad es algo muy frecuente. Según nuestra investigación, el 29 % de los trabajadores del conocimiento sienten un exceso de trabajo debido a la falta de claridad con respecto a las tareas y los roles.

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La claridad sobre lo que importa proporciona claridad sobre lo que no.”
—CAL NEWPORT, AUTOR DE “DEEP WORK: RULES FOR FOCUSED SUCCESS IN A DISTRACTED WORLD”

La solución: crea (y comunica) objetivos claros

Los objetivos claros son como una brújula. Te ayudan a decidir en qué debes enfocarte y a qué puedes darle menos prioridad. Por ejemplo, imagina que tienes un objetivo trimestral de mejorar la participación en Instagram y un objetivo a corto plazo más pequeño de escribir 10 publicaciones de Instagram por semana. Con ese objetivo en mente, puedes decidir dedicar tu próximo bloque de tiempo ininterrumpido a redactar y planificar el contenido creativo para las redes sociales en lugar de responder emails. En este ejemplo, tu objetivo te ayuda a mantener el foco en el trabajo que realmente importa y a evitar que te distraigas con tareas menos importantes.

Aquí te mostramos cómo aportar claridad con los objetivos:

  • Crea y comparte objetivos SMART con tu equipo. Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada. Ofrecen una hoja de ruta y una línea de llegada claras para el proyecto. Por ejemplo, un equipo de productos podría definir el siguiente objetivo SMART: “Durante el tercer trimestre, asociarnos con el equipo de atención al cliente a fin de crear un bot para chatear para la versión de escritorio de nuestro sitio web”.

  • Supervisa el progreso hacia tus objetivos. Los objetivos son una poderosa herramienta de motivación porque garantizan que tu trabajo diario tenga un propósito claro. Pero para que los objetivos sean efectivos, el primer paso es conectarlos con tu trabajo. Eso significa que debes hacer un plan para verificar y actualizar tu progreso con regularidad, por ejemplo, al final de cada día o semana.

  • Define las tareas más importantes a diario. Todos los días, escribe de 1 a 3 cosas que quieras lograr para el día o el día siguiente. Esto te ayudará a estar enfocado y te dará permiso para descansar una vez que esas tareas se hayan realizado: la clave para prevenir el agotamiento y mantener el enfoque a largo plazo. Cuando la Dra. Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva, probó este método en su laboratorio, el equipo observó un aumento del 28 % en la productividad individual y una reducción del 42 % de los casos de agotamiento.

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5 formas de mantenerse enfocado

Hemos analizado los cuatro motivos más comunes por los que podrías tener dificultades para estar enfocado. Si aún así sigues teniendo problemas, intenta poner en práctica estos cinco consejos para lograr enfocarte y maximizar tu productividad.

1. Crea disparadores para decirle a tu cerebro que es hora de estar enfocado y motivado

Según la Dra. Yousef, nuestros cerebros tienen memoria. Cuando combinamos un determinado entorno con un estímulo específico (como sentarte en un escritorio limpio y escribir), nuestra mente crea una asociación cognitiva: recuerda y anticipa ese estímulo en el futuro. Eso significa que la próxima vez que limpies tu espacio de trabajo y te sientes a escribir, tu cerebro estará predispuesto a enfocarse en esa tarea.

Si tienes problemas para mantener el foco, intenta crear asociaciones cognitivas para que tu cerebro sepa que es hora de concentrarse. Estas son algunas ideas:

  • Enciende una vela.

  • Toma una bebida específica, como una taza de café o de té.

  • Escucha un tipo específico de música.

  • Usa ropa específica: si estás trabajando desde casa, esto podría significar vestirte como si fueras a la oficina.

  • Limpia tu espacio de trabajo. 

  • Ve a un lugar puntual, como una oficina, cafetería o un área determinada de tu casa reservada para el trabajo.

2. Aprovecha tu reloj biológico

Tu biología personal puede influir en cuándo eres más productivo durante el día. Según la investigación ganadora del Premio Nobel, todas las personas tienen un “cronotipo”: un ritmo circadiano preestablecido que determina las fluctuaciones en nuestros niveles diarios de energía. Y cuando conoces tu cronotipo, puedes programar bloques de concentración durante tus horas de mayor productividad y dejar las tareas menos exigentes para cuando tengas menos energía y tu capacidad de atención sea menor. La mayoría de las personas pertenecen a una de estas tres categorías:

  • Matutino: Te despiertas naturalmente temprano en la mañana y te sientes más productivo al comenzar el día. Si te parece que eres así, encárgate de las tareas creativas a primera hora de la mañana, y deja tus tardes para el trabajo menos exigente. 

  • Bifásico: Tu hora de máxima concentración se sitúa entre las 10:00 y las 14:00, con un descenso de energía en la mitad del día. Puedes experimentar una “segunda ola” de energía en las primeras horas de la noche. Enfócate en las tareas más importantes antes del almuerzo o más tarde en el día, después de la caída de la tarde.

  • Vespertino: Prefieres despertarte más tarde y hacer tu trabajo más productivo durante las últimas horas de la tarde y las primeras horas de la noche. Si eres una persona vespertina, empieza el día con tareas que no requieran tanta carga mental y reserva las tardes para el tiempo de concentración.

Lee: El secreto para dejar de procrastinar en el trabajo

3. Consolida las tareas en una herramienta

Cuando confías en tu memoria para hacer el seguimiento de las tareas, estás ocupando un valioso espacio cerebral al tratar de recordar cosas. Pero cuando escribes todo lo que tienes que hacer en un lugar, puedes usar esa energía mental para estar enfocado en realizar esas tareas. Este es uno de los conceptos detrás del método “Getting Things Done” (GTD) desarrollado por David Allen; porque para priorizar el trabajo, primero tienes que sacar toda la información de tu memoria y capturarla.

La forma en la que registras las tareas sí importa. En vez de usar listas en papel o dividir tu atención entre varias herramientas en línea, intenta usar una sola herramienta de gestión de proyectos para organizar toda la información y las tareas de tu proyecto. De ese modo, puedes dar seguimiento y compartir las acciones pendientes en el mismo lugar donde se realiza el trabajo.

Crea listas de pendientes con Asana

4. Prueba una estrategia para la gestión del tiempo

La estrategia para la gestión del tiempo correcta puede ser de gran utilidad para lograr enfocarte ya que puede ayudarte a evitar realizar varias tareas a la vez y a comprender en qué usas tu tiempo. Si bien el enfoque que elijas depende de tus preferencias de trabajo personales, estas son algunas opciones para que puedas comenzar:

  • La técnica Pomodoro: No tienes que enfocarte durante largos períodos de tiempo para lograr hacer las cosas. Esta técnica usa sesiones de trabajo de 25 minutos separadas por descansos de 5 minutos, de modo que puedes encargarte de una tarea a la vez y reducir el cansancio mental.

  • Time blocking: El time blocking te permite planificar cada momento de tu día. Esta técnica puede ayudarte si quieres recuperar tu día y comprender en qué usas tu tiempo. 

  • Timeboxing: El timeboxing implica crear un “bloque de tiempo”, durante el cual te propones finalizar una tarea específica dentro en un período determinado. Este método puede ayudarte si quieres controlar tu tendencia a realizar varias tareas a la vez y a revisar tus notificaciones a lo largo del día. 

  • Cómete la rana: Este método consiste en encargarte de la tarea más difícil antes de hacer cualquier otro tipo de trabajo. Tal como dijo una vez Mark Twain, “Si tienes que comer una rana, lo mejor es hacerlo a primera hora de la mañana y nada peor te sucederá durante el resto del día”. 

  • El principio de Pareto: También conocido como la regla 80/20, este principio establece que aproximadamente el 80 % de los resultados provienen del 20 % de las acciones. En lo que respecta a la productividad, esto significa que algunas tareas tienen un impacto significativamente mayor que otras, y si te enfocas en esas, puedes maximizar tu impacto.

5. Prioriza tu bienestar

Cuidar de tu bienestar físico y de tu salud mental es una de las mejores maneras en la que puedes mejorar tu concentración. Cuando tu cuerpo y mente están saludables, puedes pensar con mayor claridad, manejar mejor el estrés y prevenir el agotamiento. Si bien tu salud personal puede depender de una serie de factores diferentes, puedes empezar por lo básico: dormir lo suficiente, dedicar tiempo a la actividad física, tener una alimentación saludable y tomar breves descansos a lo largo del día. Incluso niveles bajos de ansiedad pueden dificultar la concentración; así que si te sientes estresado, tómate un descanso, habla con un amigo, sal a caminar o prueba con una meditación de atención plena.

Y lo más importante, recuerda ser flexible contigo mismo. Nadie puede mantener el foco todo el tiempo, y es normal que el nivel de concentración varíe a lo largo del día o la semana.

Lee: ¿Sobrecarga de trabajo? Estrategias para ayudar a equipos e individuos a recuperar el equilibrio

Mantente enfocado y motivado en lo que más importa

El enfoque es algo más que hacer las cosas. Es una manera de abordar el trabajo que puede ayudarte a evitar las distracciones constantes, tomar el control de tu tiempo y protegerte del agotamiento. Y aunque el trabajo a veces puede sentirse acelerado y caótico, estos consejos pueden ayudarte a tomar distancia y priorizar dónde debes utilizar tu energía mental.

¿Quieres más consejos? Obtén más información sobre cómo maximizar tu productividad.

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