Desterramos 5 mitos sobre hacer varias tareas a la vez y compartimos 6 maneras de ser productivos sin cambiar entre tareas

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins14 de julio de 20218 min de lectura
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Trabajar con varias tareas a la vez puede hacerte sentir productivo y efectivo. A pesar de que hayas oído rumores de que la práctica de hacer varias cosas a la vez es un mito, puedes sentir que solo tú sabes el secreto para terminar dos cosas juntas. (Créenos, también sentimos lo mismo en algún momento).

Lamentablemente, los rumores son ciertos. Resulta que nuestra mente literalmente no está conectada como para hacer más de una cosa a la vez. Incluso aunque sientas que haces dos tareas juntas, lo que realmente haces es cambiar entre dos tareas a la velocidad de la luz. Este proceso, denominado “cambio entre tareas”, demanda una preciada cantidad energía mental, incluso aunque no te des cuenta.

La práctica de hacer más de una tarea a la vez es un mito. De hecho, lo que haces es cambiar rápido de una tarea a otra reiteradamente. Y cada cambio que haces representa un “costo” que se deduce del tiempo y la energía que tienes. Por ese motivo, casi siempre es más eficiente realizar una tarea a la vez: céntrate en una sola actividad y continúa con la siguiente una vez que hayas terminado, así no tendrás que pagar ningún costo innecesario.

Digamos que puede ser un mito, pero muchos de nosotros terminamos, en algún punto, trabajando con varias cosas a la vez. De hecho, nuestra investigación arrojó que casi tres de cada cuatro empleados (el 72 %) siente la presión de tener que hacer varias tareas a la vez durante el día. Si eres una de esas personas, estamos para ayudarte. En este artículo, revelaremos el misterio detrás de la práctica de hacer varias cosas a la vez y te daremos seis consejos para volverte más productivo.

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Cinco mitos sobre la práctica de hacer varias tareas a la vez

Hay muchos mitos asociados con la práctica de hacer varias tareas a la vez. En esta sección, los derribaremos de a uno y te contaremos la verdad detrás del misterio. Pero primero, te será útil entender exactamente en qué consiste “hacer varias tareas a la vez”.

¿Qué significa hacer varias tareas a la vez?

Es un intento por hacer más de una cosa al mismo tiempo. Por ejemplo, quienes lo ponen en práctica revisan sus casillas de email mientras están en una reunión u organizan llamadas mientras elaboran el discurso de presentación. A pesar de que la mayoría de nosotros cree hacer varias tareas a la vez, el cerebro humano es incapaz de hacer dos cosas juntas. En cambio, cuando intentas trabajar con varias cosas al mismo tiempo, lo que realmente haces es cambiar entre tareas a la velocidad de la luz.

1.º mito: Las personas pueden hacer varias tareas a la vez.

Por más bueno que pudiera resultar hacer varias cosas a la vez, hay estudios que demuestran que el cerebro humano no es capaz de dedicar total atención a más de una cosa. De hecho, el cerebro ha evolucionado hasta centrarse en una sola tarea o hasta pensar en una sola cosa a la vez.

Cuando pensamos que estamos haciendo varias tareas a la vez, en realidad, estamos cambiando entre dos tareas muy rápido. Cada vez que cambias entre dos cosas se paga un precio por el cambio. Además de cometer más errores, casi siempre lleva más tiempo finalizar dos tareas en simultáneo.

Todas las veces que cambiamos, se paga un precio. Es desgastante. Hay que dedicar mucho más tiempo para lograr hacer lo mismo.

2.º mito: Hacer varias tareas a la vez no está mal.

A pesar de que hayas oído decir que hacer varias tareas a la vez es un mito, no es fácil entender el concepto del desgaste que produce el hecho de cambiar entre tareas. Si has trabajado con varias tareas a la vez durante bastante tiempo, probablemente sientas que has desarrollado habilidades para trabajar de este modo. Tal vez, ya ni siquiera notes los efectos negativos, ya que es parte de tu cotidianeidad.

Si crees que eres capaz de hacer varias tareas a la vez, no eres el único. En un estudio se halló que nuestra habilidad percibida para hacer varias tareas a la vez tenía algo de correlación con respecto a la duda de si real y efectivamente lo hacíamos o no. Creemos que somos particularmente adeptos a hacer malabarismo con varias tareas, incluso aunque no sea lo que en verdad hacemos.

3.º mito: Hacer varias tareas a la vez aumenta la productividad.

¿Si haces dos cosas al mismo tiempo (aunque ninguna de ellas esté perfectamente optimizada) no estás siendo más productivo?

De hecho, es lo opuesto. Una investigación llevada a cabo por el Dr. David Meyer demuestra que el precio de esos breves bloqueos mentales que se producen al cambiar de contexto alcanza a un 40 % del tiempo productivo de una persona. Dado que para cambiar entre tareas hay que hacer un esfuerzo mental, hacer varias tareas a la vez afecta tu habilidad para realizar trabajos con eficiencia y efectividad.

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4.º mito: Hay diferentes tipos de prácticas con varias tareas a la vez.

Probablemente hayas oído decir que hay dos o, a veces, tres maneras diferentes de poner en práctica el hacer varias tareas a la vez. Algunos diferencian los siguientes conceptos: cambiar entre tareas, cambiar de contexto y trabajar con atención residual. Pero estas no son diferentes formas de hacer varias tareas a la vez, son elementos de causa y efecto que derivan en una práctica poco efectiva de trabajar con varias cosas al mismo tiempo.

Aquí te mostramos cómo se desglosan:

  • Hacer varias tareas a la vez es el intento de hacer dos o más cosas en simultaneo. 

  • El cambio de contexto (también conocido como cambio entre tareas) es lo que haces cuando trabajas con varias cosas a la vez: cambias de una tarea a otra. 

  • El resultado de realizar tantas tareas y tan rápido es que te quedas con una atención residual. Es cuando todavía piensas en el trabajo anterior a pesar de haber cambiado de tarea.

5.º mito: Hacer varias tareas a la vez en el trabajo está bien.

Aunque evites realizar varias actividades a la vez en tu vida personal, es posible que lo estés haciendo en el trabajo. Si es así, no eres el único. Según nuestra investigación, el trabajador promedio cambia entre 10 aplicaciones hasta 25 veces por día. Además, más de un cuarto (el 27 %) dicen que cuando cambian entre aplicaciones se pasan por alto acciones y mensajes; y el 26 % dice que estar sobrecargados con aplicaciones los vuelve menos eficientes. 

Incluso cambiar entre dos tecnologías tiene un neologismo específico: multitasking en medios de comunicación. Además del cambio entre varias tareas a la vez, el de medios de comunicación también ha demostrado tener un impacto negativo en la memoria de largo plazo y en la memoria laboral.

El impacto: El agotamiento y la sobrecarga de trabajo

Hacer varias tareas a la vez no solo es malo para la productividad, también afecta a la salud mental. Según nuestra investigación, siete de cada diez trabajadores del conocimiento (el 71 %) sufrieron agotamiento al menos una vez durante el año pasado. El agotamiento y hacer varias tareas a la vez van de la mano. En la misma encuesta, hallamos que más de dos tercios (el 65 %) de quienes sentían incomodidad por no tener acceso a sus teléfonos manifestaron padecer agotamiento, en comparación con el 45 % de quienes no se sienten incómodos si están separados de su dispositivo.

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6 maneras de ser productivo sin hacer varias tareas a la vez

Lo opuesto a hacer varias tareas al mismo tiempo es hacer una tarea por vez. En vez de cambiar rápida y sucesivamente entre diferentes tareas, ocuparte de tareas únicas te permite alinear la atención con la intención y centrarte en resolver una tarea a la vez. Hay gran variedad de maneras para lograr este nivel de fluidez, que también ofrece muchísimos otros beneficios.

El cambio vertiginoso al trabajo descentralizado, además, se vio alimentado por las distracciones y las interrupciones. Los contactos mediante mensajes y las reuniones están en aumento a toda hora, mientras que el tiempo para trabajar concentrados ha quedado a un lado. Si algo queda claro es que hay que cambiar.
Lee: 6 consejos para alcanzar el estado de fluidez en el trabajo

1. Prueba el timeboxing.

El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo orientada a objetivos que te ayuda a concentrarte y a finalizar trabajos rápido. Cuando estableces un bloque de tiempo, defines una expectativa sobre cuánto tiempo crees que debería demandar una tarea. Cada tarea debería tener su propio bloque de tiempo determinado, para garantizar que durante ese tiempo solamente te centrarás en esa tarea. Después, cuando comience el período del bloque, ignora todas las distracciones hasta que el bloque haya terminado.

Con timeboxing te aseguras de haber terminado por completo lo que estabas haciendo antes de cambiar a una tarea nueva. Según una investigación sobre productividad del laboratorio de investigaciones “Becoming Superhuman Lab” de la Universidad de California, Berkeley; los miembros de los equipos que se concentran en un “Focus Sprint” (sprints de concentración) manifiestan ser un 43 % más productivos. Esos sprints de concentración son períodos durante los que no hay que cambiar entre aplicaciones ni supervisar constantemente la bandeja de entrada.

Lee: Prueba el timeboxing: la estrategia de gestión del tiempo orientada a los objetivos

2. Programa bloques de tiempo.

El time blocking es similar al timeboxing, pero en vez de asignar un bloque de tiempo a cada tarea, agrupas tareas similares y las finalizas a todas dentro de un bloque de tiempo determinado. Con el time blocking, proteges el tiempo de concentración de las notificaciones y distracciones indeseadas. Resulta particularmente útil en el caso de los emails. Según una investigación nuestra, ocho de cada diez (el 80 %) de los encuestados informa que trabaja con la bandeja de entrada u otras aplicaciones para comunicaciones abiertas. Cada vez que recibes una notificación, sin embargo, te distrae del momento de concentración.

Por el contrario, programa un bloque de tiempo de una hora para revisar los emails durante la mañana e inmediatamente después, programa otro bloque de una hora justo una hora antes de cerrar el día para responder a los emails que llegaron mientras trabajabas. Luego, durante el resto del día podrás centrarte en otras tareas sin que te distraigan constantemente las notificaciones de los emails.

Para ser más productiva, me resulta muy útil separar un tiempo entre reuniones cada vez que pretendo trabajar en proyectos diferentes. También guardo algo de tiempo para unos descansos breves. Algo más que me resulta útil es cambiar (o que los demás lo hagan) el estado en Slack y mostrar que estoy “Ocupada” para que nadie espere que le dé una respuesta inmediata.
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3. Usa la función No molestar.

Incluso sin no aplicas el timeboxing o el time blocking a tu calendario, usa las funciones No molestar para proteger los tiempos de concentración. Es excelente para alinear la atención con las intenciones. Si sabes que tienes que finalizar un proyecto pero que, con frecuencia, te distraes con las notificaciones, usa la función No molestar para alcanzar el estado de fluidez ideal.

No molestar no sirve solamente para la computadora. Para aprovechar esta técnica al máximo, asegúrate de desactivar también todas las notificaciones del teléfono.

Las distracciones son costosas, por lo que nos hemos centrado en eliminarlas siempre que podemos. Con Asana, los empleados pueden trabajar sin interrupciones y de manera fluida porque todos saben de lo que son responsables y dónde se encuentra la información.
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4. Prueba la técnica Pomodoro.

Si buscas una manera de que los descansos sean productivos, la técnica Pomodoro puede resultarte útil. Un pomodoro es una sesión de trabajo que dura 25 minutos, después de los cuales hay un descanso de 5 minutos. Después de 4 sesiones pomodoro, se toma un descanso más prolongado, de 20 o 30 minutos. Al trabajar en secuencias breves, es más probable que uno logre mayor productividad y mantenga la motivación.

Como durante un pomodoro te concentras intensamente, es más fácil evitar hacer varias tareas a la vez y enfocarte en una sola cosa. Después, durante el descanso del pomodoro, puedes mirar el teléfono, navegar en redes sociales, levantarte para comer algo o responder emails.

Lee: La técnica Pomodoro: Cómo ayuda a maximizar la productividad del equipo

5. Alinea las prioridades.

A veces, resulta tentador hacer varias cosas a la vez porque todo parece igual de importante. Puedes estar trabajando para una publicación en un blog o con el diseño de una imagen nueva, pero en el momento en que recibes otra solicitud sientes la necesidad de ocuparte de eso y terminarlo.

Al comprender el impacto relativo de cada tarea puedes establecer mejor las prioridades. Entonces, si recibes una solicitud pero es menos importante que el trabajo que estás haciendo, podrás resistirte a la urgencia de hacer varias cosas a la vez y mantener la concentración en lo que ya estés haciendo. Otra alternativa, si la solicitud que llega es realmente más importante que la tarea de la que te estás ocupando, es cambiar tu atención, centrarla en el pedido nuevo y dejar de lado lo que estabas haciendo antes.

6. Define las tareas más importantes (MIT).

Las MIT, o tareas más importantes, provienen de la idea de alinear las prioridades en otro nivel. No puedes finalizar todo en un solo día, pero tienes muchas tareas con prioridad alta y tal vez sientas la presión de tener que hacer malabarismos y ocuparte de todo. Con esta técnica puedes aclarar qué tareas son más importantes para el día y ocuparte de finalizarlas. Una vez que termines esas tareas, podrás cerrar el día con tranquilidad sin culpa ni estrés.

Según un estudio reciente de la Dra. Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva de la Universidad de California en Berkeley, con la técnica de las tareas más importantes se puede reducir ostensiblemente la procrastinación y disminuir el agotamiento. Yousef propuso el desafío de trabajar durante tres semanas con las tareas más importantes del día en una organización entera. Las tareas más importantes se compartirían con el equipo mediante Slack. El equipo de Yousef observó un aumento del 28 % en la productividad individual y una reducción del 42 % de los casos de agotamiento (incluidos desde el gerente general al más nuevo de los pasantes).

Cómo pasar de cambiar entre tareas a ocuparse de una tarea a la vez

No es nada fácil dejar de hacer varias tareas al mismo tiempo, en particular si se ha vuelto una práctica diaria común. Pero cuando dejes de intentar hacer varias cosas juntas y, en cambio, te centres en una a la vez, notarás que tu participación, productividad e impacto mejoran ampliamente.

Para obtener más consejos, lee nuestro artículo sobre cómo ser más productivo en el trabajo.

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