La técnica Pomodoro: cómo maximizar la productividad del equipo

¿Alguna vez te sentiste sobrepasado por tu lista de pendientes y te preguntaste cómo harías para terminar todo a tiempo? Con estrategias para la gestión del tiempo como la técnica Pomodoro, podrás maximizar la productividad sin perder el control de los proyectos. 

La técnica Pomodoro gira en torno a sesiones de trabajo separadas por descansos breves y frecuentes, con el objetivo de estimular la productividad y, a la vez, disminuir el cansancio mental.

Si trabajas con varios miembros más del equipo en muchos proyectos, esta técnica se puede aplicar para dividir las tareas en bloques de tiempo, para que la cantidad de trabajo resulte menos abrumadora.

En esta guía, explicaremos detalladamente cómo funciona el método Pomodoro, sus beneficios y las formas en que se puede implementar. Si gestionas el tiempo con efectividad y ayudas a que los miembros de tu equipo hagan lo mismo, la productividad del equipo mejorará y podrás generar un mayor impacto. 

¿Qué es la técnica Pomodoro?

La técnica Pomodoro es una técnica popular para gestión del tiempo que consiste en trabajar en sesiones de 25 minutos separadas por descansos breves para maximizar la concentración. 

Francesco Cirillo fue quien desarrolló esta técnica a fines de la década de 1980 cuando era estudiante universitario. Cirillo, que tenía problemas para administrar el tiempo y la productividad, decidió dedicarse a estudiar en sesiones de 10 minutos de concentración. 

Para contar el tiempo usaba un cronómetro de cocina con forma de tomate (pomodoro, en italiano). Después de repetir varias veces —por prueba y error— y de hacer varios retoques, finalmente, creó la técnica Pomodoro.

Esta solución propone alternar entre sesiones de trabajo y de descanso. Un ‘pomodoro’ es una sesión de trabajo que dura 25 minutos, después de los cuales hay un descanso de 5 minutos. Después de 4 ‘pomodoros’, se toma un descanso más prolongado. Al trabajar en secuencias breves, es más probable que uno sea más productivo y se mantenga la motivación.

La clave para mantener la concentración durante un ‘pomodoro’ es reducir las distracciones. Por ejemplo, pon el teléfono en el modo Avión y desactiva las notificaciones por chat o email. Dicho esto, debemos admitir que puede haber distracciones externas que no controles, como cuando un compañero de equipo te pide ayuda con alguna tarea urgente. 

Cirillo lo resuelve con el desarrollo de una estrategia de 4 pasos para manejar las interrupciones:

1. Informar a los demás que estás ocupado en ese momento. 

2. Negociar hasta encontrar un momento para hablar sobre el tema.

3. Programar la reunión inmediatamente.

4. Volver a llamar cuando la sesión ‘pomodoro’ haya terminado. 

Esta manera respetuosa de comunicarte con los miembros del equipo te permite mantener el estado de fluidez mientras trabajas. 

De vez en cuando, también podrías emplear esta técnica con tu equipo. 

Para aplicar el método en el ámbito del equipo, al comenzar el día se le puede asignar a cada integrante tareas que deban finalizar con la implementación de sesiones ‘pomodoro’. Al final del día, el equipo se reúne para revisar el estado actual de las tareas y para contabilizar la cantidad de ‘pomodoros’ que se hayan completado. 

Una vez que hayas entendido bien el método, podrás estimar la cantidad de ‘pomodoros’ que se necesitará para ciertas tareas, lo que puede ser muy útil para la planificación de los siguientes flujos de trabajo o cronogramas de proyectos.

Cómo usar el método Pomodoro de gestión del tiempo

Para aplicar el método Pomodoro, primero, elige una herramienta para seguimiento del tiempo como:

• Los cronómetros: Puedes usar un cronómetro físico o digital para controlar tus sesiones.

• Cronómetros ‘pomodoro’: Algunos cronómetros están programados específicamente con sesiones ‘pomodoro’. Una vez que pulses para iniciar, el cronómetro específico emitirá una alerta cuando haya terminado la sesión ‘pomodoro’ y también, el descanso. 

• Aplicaciones ‘pomodoro’: Hay disponibles para teléfonos con iOS y Android. Puedes descargar una aplicación ‘pomodoro’ para dar seguimiento a las sesiones. 

Una vez que hayas elegido la herramienta, sigue los pasos a continuación para comenzar:

1. Haz una lista de las tareas que debas realizar para hoy ordenada según las prioridades. 

2. Elige una tarea para trabajar e inicia una sesión ‘pomodoro’ de 25 minutos. 

3. Después de la sesión, presta atención a lo que has logrado y márcalo como cumplido.

4. Tómate un descanso de 5 minutos. 

5. Haz 3 ‘pomodoros’ más, repitiendo los pasos 2 a 4. 

6. Después de 4 ‘pomodoros’, tómate un descanso de entre 15 y 30 minutos.

7. Repite el ciclo y registra cuántas sesiones ‘pomodoro’ necesitas para finalizar una tarea. 

En general, si trabajas tiempo completo, hay 16 ‘pomodoros’ en un día; pero no es estrictamente así. Usa todas las sesiones ‘pomodoro’ que necesites para finalizar lo que tengas en tu lista de pendientes. 

Si registras la cantidad de sesiones ‘pomodoro’ que haces, podrás planificar mejor tu cronograma. La próxima vez que tengas tareas similares, crea un calendario y usa los registros anteriores para estimar cuántas sesiones ‘pomodoro’ te tomará finalizar esas tareas. 

Cómo preparar las sesiones ‘pomodoro’

A continuación, compartimos algunos consejos para cuando planifiques cómo trabajar con tus tareas:

• Divide las tareas complejas: Si para un proyecto o tarea tienes que seguir muchos pasos y la planificación indica que demandará más de cinco ‘pomodoros’, divídela en tareas más pequeñas y simples. Por ejemplo, si tienes que escribir un informe, puedes crear una tarea para cada etapa del proceso de escritura: la investigación, el borrador, la redacción y la edición.

• Agrupa las tareas pequeñas: Combina las tareas simples que demandarán menos de un ‘pomodoro’. Por ejemplo, “programar una reunión” y “responder a los emails” podrían ir en la misma sesión. Es lo que llamamos bloques de tiempo. 

• Programa sesiones ‘pomodoro’ extra: Planifica algunas sesiones ‘pomodoro’ extra por si acaso hay tareas que lleven más tiempo del esperado. Puede ser muy útil para aliviar el estrés de cumplir con los vencimientos, si te encuentras con algún inconveniente. Si al final no usas esas sesiones ‘pomodoro’ extra, puedes usarlas para capacitarte o para tareas opcionales. 

Qué hacer durante los descansos de los ‘pomodoros’

Los descansos después de cada sesión ‘pomodoro’ están previstos para despejar la mente. Intenta no hacer nada que demande demasiado esfuerzo mental, para que el cerebro tenga el tiempo necesario para descansar y absorber la información. 

También es una buena idea hacer una pausa sin mirar la pantalla y hacer algo físico. 

A continuación, compartimos algunas ideas sobre qué puedes hacer durante un descanso ‘pomodoro’:

• Elongar o hacer ejercicio

• Caminar

• Organizar el escritorio

• Comer algo 

• Prepararte un café o un té

• Escuchar música

Si tomas descansos frecuentes, podrás recargar energía física y mental, para poder concentrarte en las tareas que quedan para el resto del día.

Cómo combinar la técnica Pomodoro con Asana

Para aprovechar la técnica Pomodoro al máximo, puedes combinarla con otras herramientas para productividad y gestión de flujos de trabajo. Con un software de productividad puedes complementar el método Pomodoro y así combinar las gestiones de la organización y del tiempo.

A continuación, ofrecemos algunos consejos sobre cómo planificar sesiones ‘pomodoro’ con herramientas informáticas para gestión del trabajo como Asana:

• Crea una lista de acciones pendientes: En la lista digital de pendientes de Asana puedes agregar tareas con todo el detalle que quieras. Puedes definir alertas para recordar las fechas de entrega, personalizar las vistas y compartirlas con otros compañeros de equipo, algo que puede resultar muy útil si trabajas con sesiones ‘pomodoro’ en equipo.

• Gestiona las tareas del equipo: Si prefieres trabajar con tableros Kanban o herramientas similares, puedes usar un software para gestión de proyectos que permita delegar tareas y dar seguimiento a su progreso con actualizaciones en tiempo real. También puedes documentar la cantidad de sesiones ‘pomodoro’ que se necesitan para finalizar una tarea, para que tu equipo lo tenga como referencia. Al mantener todo en un mismo lugar también favorecerá la organización y simplificará las comunicaciones. 

• Gestiona los flujos de trabajo: Con un buen flujo puedes trabajar de manera eficiente y, a la vez, asegurarte de que el equipo esté siempre al tanto de las novedades más recientes. Un software para gestión de flujos de trabajo puede resultar muy útil para definir las expectativas, programar los controles de antemano y planificar tareas con días o incluso meses de anticipación. 

Puedes aprovechar los beneficios de una herramienta de gestión de proyectos que además favorezca la productividad, y personalizar los flujos de trabajo de tu equipo para que funcionen en paralelo con el método Pomodoro. 

Los beneficios de la técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es una técnica popular de gestión del tiempo, dado que mejora la productividad con sesiones de trabajo de gran concentración.

A continuación, presentamos algunas maneras en que la técnica Pomodoro puede promover la productividad general.

1. Mejora de la concentración 

Esta técnica puede ser útil para desterrar el hábito de hacer varias cosas a la vez, algo que generalmente, a los humanos no nos sale bien. Nos enseña a concentrarnos en una tarea a la vez, en intervalos razonables de tiempo. Con la práctica de este proceso, puedes producir trabajo de excelente calidad en menos tiempo. 

2. Facilita la planificación de proyectos 

Después de acostumbrarte a las sesiones ‘pomodoro’, podrás planificar las tareas y proyectos con más precisión. Por ejemplo, podrás estimar cuántas sesiones ‘pomodoro’ hacen falta para escribir un informe y podrás definir un plazo razonable para dicha tarea.

3. Ayuda a reducir las distracciones

Si sigues las indicaciones de Cirilo para manejar las distracciones y logras quitarlas de tu jornada laboral, podrás optimizar el ambiente de trabajo y lograr máxima concentración. Por ejemplo, puedes poner el teléfono en el modo Avión y configurar respuestas automáticas para los emails.

4. Disminuye el cansancio mental

En un estudio de la revista científica Cognition se halló que el trabajo continuo con tareas por un tiempo prolongado puede provocar disminución en el rendimiento; mientras que tomar descansos breves entre las tareas puede ser útil para mantener la concentración. Los descansos regulares entre sesiones ‘pomodoro’ permiten que la mente se distienda para poder volver a concentrarte sin estar demasiado cansado.

5. Simplifica las comunicaciones del equipo

Si haces que todo el equipo use la técnica Pomodoro, todos entenderán con claridad cuáles son sus responsabilidades individuales y se logrará el respeto mutuo del tiempo dedicado a la concentración. Además, solamente necesitarán reunirse por algunas novedades, lo que reducirá la cantidad y duración de las reuniones.

6. Mantiene la motivación

Al dividir las tareas en partes más pequeñas y ocuparte de ellas en períodos breves, sentirás una gran satisfacción, ya que notarás todo lo que puedes llevar a cabo en 25 minutos. Será lo que te motive para mantener la productividad en marcha y evitar la procrastinación. También se siente una profunda gratificación cuando trabajas para llegar a un descanso más prolongado después de cuatro sesiones ‘pomodoro’ para mantener la motivación. 

¿La técnica Pomodoro funciona?

Cada uno maneja sus tiempos de manera diferente, dependiendo del ambiente laboral y del estilo de trabajo que se tenga. Hay investigaciones que demuestran que el método Pomodoro, en realidad, funciona. Probablemente descubras que también funciona para ti. 

El método Pomodoro, en principio, se inspiró en el timeboxing, una estrategia de productividad que consiste en finalizar tareas dentro de un bloque de tiempo programado en el calendario. En una prueba sobre los 100 mejores trucos sobre productividad, esta opción se clasificó como la más útil. De un modo similar a lo que sucede con el timeboxing, el método Pomodoro también implica que el trabajo se haga durante un período especifico.

Si puedes medir la productividad con las sesiones ‘pomodoro’, el tiempo pasa de tener una connotación negativa a una positiva. Se transforma en la representación de lo que sí se llevó a cabo en vez de considerarse tiempo perdido. 

El filósofoHenry Bergson sugirió que el tiempo solamente atrae estrés y ansiedad cuando estamos obligados a medirlo, por la idea de que ya puede ser tarde. 

Por otra parte, percibir al tiempo como una serie de eventos no genera estrés. Aquí es donde la técnica Pomodoro cobra sentido. Cuando la jornada laboral es una secuencia de sesiones ‘pomodoro’ planificadas, el estrés relacionado con el tiempo disminuye. 

Si “inviertes la dependencia del tiempo” como dice Cirillo, el concepto de tiempo ya no es origen de ansiedades sino de motivación. Cada ‘pomodoro’ nos aporta cierta presión positiva para mejorar y avanzar.

Dicho esto, si bien las teorías detrás de la técnica pueden ser muy sólidas, lo bien que funcione la técnica Pomodoro variará según la persona. 

Adapta el método Pomodoro a tu estilo de trabajo

Si el método Pomodoro tradicional no funciona para ti, trata de personalizarlo para que se ajuste mejor a tu estilo y preferencias de trabajo. 

Aquí compartimos algunas formas de hacerlo:

• Cambia la duración de las sesiones ‘pomodoro’: Puedes cambiar la duración de las sesiones ‘pomodoro’ para alinearlas con tus hábitos personales. Por ejemplo, puedes tomar descansos más prolongados o hacer sesiones más cortas de trabajo. Mientras sigas el patrón de descansos, aún podrás disfrutar de los beneficios de la técnica. 

• Combínala con otras estrategias: Si eres fan de las estrategias organizativas y de productividad como el método Getting Things Done (GTD), puedes combinarlas con el método Pomodoro. Organiza las tareas aplicando una estrategia y ocúpate de las tareas con el método Pomodoro. 

• Implementa sesiones ‘pomodoro’ cuando sea útil: No hay necesidad de comprometerse con sesiones ‘pomodoro’ durante todo el día de trabajo. Úsalas cuando te sean más útiles. Por ejemplo, cuando trabajes en un proyecto con varios flujos de trabajo. Si tu nivel de productividad varía durante el día, prueba con la aplicación del método Pomodoro durante las horas pico. 

¡Listos, preparados, ‘pomodoro’!

La técnica Pomodoro ofrece una solución simple a la gestión del tiempo ya que alterna entre sesiones de trabajo con gran concentración y descansos. 

Si programas las tareas según la cantidad estimada de sesiones ‘pomodoro’ que se necesitan para llevarlas a cabo, podrás medir tu progreso y también mantener al equipo al tanto de todo. 

Con esta técnica puedes potenciar la productividad, mejorar la gestión de proyectos y fortalecer el trabajo en equipo. Para ajustar más al detalle los flujos de trabajo, combina la técnica Pomodoro con herramientas que mejoren la productividad o con un software para gestión de tareas. 

Para fortalecer más la eficiencia laboral, sigue estos 12 consejos para aumentar la productividad hoy mismo.