Agrupación de tareas: cómo aumentar tu productividad en el trabajo

Pongamos un ejemplo: abres tu cuenta de email el lunes por la mañana para ver tu lista de tareas. Tu bandeja de entrada es un desastre, las aprobaciones se acumulan y no tienes idea de por dónde empezar o qué hacer primero.

Si este es tu caso, no eres el único. Lo primero que hace la mayoría de las personas al comenzar su día es priorizar la gestión del correo electrónico, revisando su cuenta y ocupándose del primer email de la bandeja de entrada. Pero si bien esto es útil para las personas que te enviaron un email, es posible que no estés usando tu tiempo de la manera más eficiente posible. La agrupación de tareas puede ayudarte a organizar las tareas que necesitas finalizar de la manera que sea más efectiva para ti, para que puedas comenzar el día tomando las riendas de tu trabajo.

¿Qué es la agrupación de tareas?

La agrupación de tareas, también conocida como batching o agrupamiento de tareas, es una estrategia de productividad que consiste en reunir tareas similares para finalizarlas todas en un mismo período de tiempo. El objetivo principal de esta estrategia es evitar cambiar continuamente de contexto, es decir, saltar mentalmente de una tarea a la otra. El término cambio de contexto se originó en la informática para describir cómo un sistema operativo puede ejecutar múltiples procesos a la vez. Es algo así como hacer clic en dos aplicaciones diferentes en tu teléfono y alternar entre ellas. Tu cerebro sigue un proceso similar cuando te concentras en dos tareas diferentes. Pero debido a que somos humanos y no computadoras, se necesita tiempo y esfuerzo mental para cambiar de contexto. La agrupación de tareas ayuda a reducir el número de cambios de contexto que tienes que hacer durante el día. En lugar de abordar tus tareas pendientes en orden de llegada, la estrategia de agrupación de tareas te alienta a reunir las que son similares para que puedas realizar todas las tareas de un proyecto o flujo de trabajo similar a la vez.

Agrupación de tareas vs. time blocking

La agrupación de tareas se basa en el concepto de la técnica de time blocking. Si bien estas dos estrategias de productividad son de naturaleza similar, existen algunas diferencias que debes tener en cuenta.

Puedes llevar tu productividad a un nivel superior y combinar las dos estrategias. Agrupa las tareas similares y asigna un bloque de tiempo para finalizar esa categoría de tareas.

Por qué funciona la agrupación de tareas

La agrupación de tareas funciona porque permite que nuestro cerebro se concentre en una tarea a la vez en lugar de realizar varias tareas al mismo tiempo. La Dra. Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva y profesora de la Escuela de Negocios de la Universidad de California, Berkeley, dice que el multitasking, o realizar varias tareas a la vez, es un mito. Durante el evento sobre concentración y fluidez en el trabajo de Asana, la Dra. Yousef declaró que el cerebro humano funciona mejor cuando se concentra en una cosa a la vez, porque tenemos cierta capacidad cognitiva y cierto nivel de atención.

El cerebro humano funciona mejor cuando se concentra en una tarea a la vez. Tenemos cierta capacidad productiva y cierto nivel de atención.”

Para ayudar a evitar realizar varias tareas a la vez, la agrupación de tareas aprovecha nuestro enfoque individual para abordar un tipo específico de tarea. Cuando trabajas con tareas agrupadas, puedes evitar pensar o trabajar en cualquier otra tarea que no esté en ese grupo. Esto te ayuda a trabajar de manera más eficiente porque tu cerebro necesita tiempo y energía para alternar entre diferentes tareas. Después de una distracción, volver a concentrarte puede llevarte un promedio de 23 minutos, y la agrupación de tareas evita el pase de factura del cambio de contexto.

Lo hermoso de la atención y el enfoque humanos es que son recursos finitos y preciosos, dice la Dra. Yousef. No tenemos una cantidad infinita de atención. Tenemos que tener mucho cuidado con la forma en que utilizamos ese recurso finito.

Cómo poner en práctica la agrupación de tareas

La agrupación de tareas es una técnica sencilla que te permite finalizar tu lista de tareas pendientes y mejorar la gestión del tiempo. Estos son los pasos que puedes seguir para agrupar tareas correctamente.

Categoriza tus tareas del día

Analiza todo lo que tienes que hacer durante el día y clasifica las tareas en grupos similares. Puedes organizar tus tareas por nivel de esfuerzo, por proyecto o por el tipo de acciones necesarias para completarlas.

Consejo: Si tienes dificultades para alternar entre todo lo que debes hacer durante el día, intenta utilizar el método GTD (Getting Things Done). Esta técnica te ayuda a descargar o trasladar cierta información de tu cerebro a una fuente externa, para que no tengas que gastar energía recordando todo lo que necesitas hacer.

Separa un tiempo en tu calendario

Una vez que hayas agrupado las tareas similares, tómate el tiempo suficiente para finalizarlas todas a la vez. Si es necesario, prográmalo en tu calendario. Esto no solo te ayuda a cumplir con tu compromiso, sino que también permite que tu equipo sepa cuándo estás disponible y cuándo estás concentrado en el trabajo.

Por ejemplo, digamos que responder emails y mensajes de Slack te lleva unos 30 minutos. Para utilizar la técnica de agrupación de tareas, simplemente separa 30 minutos al principio, a la mitad y al final de tu día para realizar estas tareas.

Consejo: Una objeción común en contra del uso de la técnica de time blocking es que los empleados quieren estar constantemente disponibles para su equipo. Si bien ser considerado con los demás es algo positivo, usar una técnica de time blocking no significa que no estarás disponible, sino que muestra a los miembros de tu equipo cuál es el momento óptimo para comunicarse contigo para que puedas brindarles toda tu atención. Al crear tus bloques de tiempo, ¡no olvides tener en cuenta las reuniones del equipo y las pausas para comer!

Codifica tus bloques de tiempo por color

Si bien este paso es completamente opcional, codificar tus bloques de tiempo por color puede ayudarte a comprender mejor, y de un vistazo, a qué dedicarás tu tiempo. Usa colores diferentes para identificar las reuniones, los períodos de concentración y las reuniones individuales para que puedas ver rápidamente cómo será tu día.

Beneficios de la agrupación de tareas

Si estás pensando en probar algunos trucos de productividad, aquí te explicamos por qué vale la pena dedicar tu tiempo a la agrupación de tareas.

Promueve el trabajo profundo y el enfoque

El trabajo profundo es un estado de máxima concentración que te permite adquirir fácilmente conocimientos complejos y producir un trabajo de calidad con rapidez. El término fue creado por Cal Newport, profesor de informática de la Universidad de Georgetown. En su libro, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World (Trabajo profundo: Reglas para el éxito enfocado en un mundo disperso), Newport define el trabajo profundo como un estado de concentración sin distracciones en el que el cerebro trabaja alcanzando su máximo potencial.

La agrupación de tareas permite que tu cerebro filtre las distracciones y solo se centre en la tarea que tienes frente a ti, para que puedas trabajar en ella aprovechando el máximo potencial de tu cerebro. Esto puede ayudarlos tanto a ti como a tu cerebro a entrar en modo de trabajo profundo y sostener ese estado por el tiempo que sea necesario.

Disminuye el agotamiento

El cambio de contexto no solo interrumpe tu concentración, sino que también puede aumentar tus posibilidades de sufrir agotamiento.

La Universidad de California en Irvine descubrió que trabajar en un entorno con interrupciones constantes aumenta el estrés y la frustración. El cambio de contexto constante aumenta la cantidad de cortisol que produce el cerebro, lo que puede hacer que te sientas agotado mentalmente.

Imagina que tu día de trabajo es como una ruta de senderismo. Cuando estás concentrado, puedes permanecer en el sendero y seguir avanzando. Si te distraes, es como detenerte y desviarte del sendero para mirar una flor, pero luego tendrás que volver al sendero y continuar avanzando. Tu cerebro hace lo mismo cuando cambias de tarea, y puede ser difícil ver realmente qué tan lejos has caminado si te desvías continuamente del sendero.

Lo mismo ocurre con tu trabajo: identificar cuánto trabajo realizaste cuando estás constantemente realizando varias tareas es un desafío. Al separar tus tareas en bloques de trabajo, tanto tú como los miembros de tu equipo tienen muy claro cuál es el trabajo que ya se realizó. Ver resultados tangibles puede ayudarte a sentirte más realizado a lo largo del día y demostrarte que tu arduo trabajo valió la pena.

Ahorra tiempo

Si tienes dificultades para hacer que todo tu trabajo quepa en un día laboral, la agrupación de tareas puede ayudarte a ponerte al día y minimizar la procrastinación. Si cumplir con los plazos es un problema para ti, los bloques de tiempo pueden ayudarte a crear la sensación de urgencia. Esto puede ayudarte a terminar esas tareas más desafiantes en lugar de posponerlas para después. De este modo, podrás disfrutar de más tiempo libre.

El impacto de agrupar y automatizar el trabajo repetitivo puede ser enorme. Awin, el mayor proveedor de marketing de afiliados del mundo, reunió sus tareas y automatizó los procesos repetitivos con Asana, y ganó tanta eficiencia que adoptó una semana laboral de cuatro días, con una adopción del 80 % entre sus empleados. Durante el Black Friday, su equipo llegó a gestionar unas 600 tareas a la vez sin perder el hilo.

Consejos para la agrupación de tareas

Si no estás acostumbrado a agrupar tareas, comenzar a hacerlo puede ser un poco complicado. A continuación, te presentamos algunos consejos que puedes poner en práctica para aprovechar al máximo la estrategia de agrupación de tareas.

Programa las tareas más desafiantes durante las horas de máximo rendimiento

Cada persona tiene diferentes períodos del día en los que se encuentra en su estado mental de máximo rendimiento. Algunas personas pueden trabajar mejor temprano en la mañana y otras pueden tener una explosión de energía después del almuerzo. Independientemente de cuál sea ese momento para ti, programa las tareas más desafiantes a nivel mental, como la lluvia de ideas o la elaboración de estrategias, para esas horas.

Minimiza tus distracciones durante las horas de concentración

Cuando te estés concentrando en un conjunto de tareas, desactiva las notificaciones, sal de cualquier aplicación extraña que tengas en tu computadora o activa el modo No molestar. Apaga las notificaciones de tu teléfono y cierra sesión en las redes sociales. El pequeño pitido de una notificación en la pantalla es una distracción suficiente para hacerte perder la concentración, y te conviene evitarlo tanto como sea posible para promover el trabajo profundo.

Si se distrae tu espacio de trabajo físico, tómate el tiempo para limpiar tu escritorio y preparar tu estación de trabajo de una manera que te permita trabajar de manera más eficaz.

Comunica las horas de concentración a tu equipo

Es importante que tu equipo sepa cuándo estás en un bloque de tiempo dedicado a la concentración. Para esto, puedes configurar tu estado en Slack, configurar una respuesta automática en tu email o publicar el bloque en tu calendario. Cuando notifiques a tu equipo, sabrán que no deben molestarte a menos que sea una emergencia. Diles cuáles son las diferentes formas en que pueden comunicarse contigo, como a través de emails y mensajes de Slack o asignando tareas de forma asincrónica. También es una buena idea darles alguna indicación de cuándo pueden esperar recibir tu respuesta. Por ejemplo, puedes establecer un estado en Slack que indique que recibirás el mensaje, pero que tal vez tardes en responder.

Sé flexible y toma descansos entre bloques

La agrupación de tareas es una guía, no una regla rígida. Si surge una tarea urgente o tu energía cambia, ajusta tus bloques en lugar de forzarlos. Trabajar demasiado tiempo en el mismo tipo de tarea puede agotarte, sobre todo en el trabajo creativo, así que programa pausas breves entre grupos de tareas para recargar energías y volver a concentrarte. Empieza con uno o dos grupos al día y amplía la técnica a medida que descubras qué ritmo funciona mejor para ti.

Aumenta la productividad con herramientas de gestión del trabajo

Es más fácil ser productivo cuando tienes las herramientas adecuadas en tu flujo de trabajo. El uso de una herramienta de gestión del trabajo como Asana puede ayudarte a realizar un seguimiento de tu trabajo para que sepas exactamente quién debe hacer qué y para cuándo.

Con Asana puedes agrupar tus tareas en un solo lugar: usa Mis tareas para reunir todo lo que tienes asignado, los campos personalizados para etiquetar y ordenar las tareas por tipo o prioridad, y las vistas de lista o calendario para reservar tus bloques de tiempo. Las automatizaciones se encargan del trabajo repetitivo, de modo que puedes dedicar tus períodos de concentración a las tareas que de verdad importan.

Preguntas frecuentes sobre la agrupación de tareas

Empieza a agrupar tus tareas y potencia tu productividad

La agrupación de tareas te ayuda a reducir el cambio de contexto, proteger tu concentración y avanzar en el trabajo que de verdad importa. Cuando la combinas con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, es aún más fácil reunir tus tareas, reservar tus bloques de tiempo y ver todo tu trabajo en un solo lugar. Da el primer paso hoy y comprueba cuánto puedes lograr cuando trabajas con enfoque.