¿Qué es el trabajo profundo? 7 consejos para aumentar la concentración

Dos veces al año, Bill Gates, cofundador de Microsoft, se retira a una cabaña en el bosque para no hacer nada más que leer y pensar en lo esencial. Durante ese tiempo que él mismo denomina “semanas para pensar”, Gates se aísla completamente del mundo exterior, es decir, no recibe emails, llamadas telefónicas ni tiene acceso a internet. Son solo él y una pila de documentos de empleados de Microsoft sobre innovaciones e inversiones nuevas. 

Gates elimina por completo cualquier distracción de su entorno para priorizar el trabajo profundo: un estado de concentración con el que se maximizan la creatividad y la atención. Claramente, funcionó; ya que el trabajo de Gates durante las “semanas para pensar” ha derivado en innovaciones como, por ejemplo, el lanzamiento de Internet Explorer en 1995.

Pero no tienes que hacer un retiro en una cabaña en medio del bosque para obtener los beneficios del trabajo profundo. Si bien la mayoría de nosotros no podemos darnos el lujo de desaparecer durante semanas o días, aún puedes incorporar el trabajo profundo a tu rutina diaria con unas pocas y simples prácticas.

¿Qué es el trabajo profundo?

El trabajo profundo es un estado de máxima concentración que te permite adquirir conocimientos complejos y producir trabajos de calidad con rapidez. El término fue acuñado por Cal Newport, profesor de Ciencias de la Computación en la Universidad de Georgetown y autor de “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World” (Trabajo profundo: Reglas para el éxito enfocado en un mundo disperso). En su libro, Newport define al trabajo profundo como el estado de concentración sin distracciones en el que la mente trabaja a su máximo potencial.

La teoría de trabajo profundo de Newport sencillamente propone que para ser verdaderamente productivos debemos desconectarnos de todas las herramientas de comunicación y trabajar sin ningún tipo de interrupciones durante largos períodos, a diario. Entonces, aunque no te sea posible alejarte del todo de tus herramientas de comunicación, intenta lograr períodos de entre 60 y 90 minutos sin distracciones.

Trabajo profundo vs. trabajo superficial

Newport define al trabajo superficial como las tareas de estilo logístico que se pueden llevar a cabo aunque uno esté distraído, como las tareas de coordinación y comunicación que son fáciles de repetir.

En Asana, lo llamamos “pormenores del trabajo”. Según nuestra investigación, los trabajadores del conocimiento dedican el 60 % de su tiempo a tareas de coordinación, como responder emails, coordinar proyectos y programar reuniones. Y si bien no es realista pensar que se puede eliminar todo el trabajo superficial de la mayoría de los empleos, la reducción del tiempo invertido en ese tipo de tareas puede permitir que los trabajadores dediquen más horas a las tareas más importantes que tienen un mayor impacto. 

Los beneficios del trabajo profundo

El trabajo profundo es efectivo por dos motivos: ayuda a evitar distracciones y activa las conexiones cerebrales para entender temas complejos más rápido. El resultado son trabajos de mejor calidad en menos tiempo. A continuación, te mostramos cómo ponerlo en práctica:

El trabajo profundo ayuda a evitar distracciones

La eliminación de las distracciones es un factor esencial del trabajo profundo, y por una buena razón. Cuando cambias entre tareas, como cuando miras el teléfono mientras estás redactando una propuesta, parte de tu atención queda atrapada en la tarea anterior. Del mismo modo, incluso cuando vuelves a la redacción, parte de tu cerebro todavía piensa en el mensaje de texto que acabas de ver. Este fenómeno se denomina atención residual y puede tener consecuencias. Hay investigaciones que demuestran que uno puede demorar hasta 20 minutos en recuperar el estado de concentración después de una interrupción, de modo que si revisas el teléfono dos veces por hora, puedes perder más de la mitad de tu tiempo para la concentración. 

El trabajo profundo reconfigura tu cerebro

El trabajo profundo es excelente para aprender rápido habilidades nuevas. Cuando te concentras profundamente, tu mente afianza los caminos de aprendizaje y fortalece las conexiones entre las neuronas para que se activen más rápido. Significa que cuando te centras profundamente en una habilidad específica, literalmente reconfiguras tu cerebro para desarrollar esa habilidad con mayor efectividad. Además, hay investigaciones que sugieren que esta reconfiguración solamente se produce cuando te concentras en una única tarea a la vez y evitas las distracciones (en otras palabras, cuando trabajas profundamente). 

¿Por qué el trabajo profundo es importante?

La habilidad de aplicar este método de trabajo no solo ofrece una ventaja en el entorno laboral moderno, también aporta satisfacción y significado a las tareas diarias. A continuación, compartimos cómo puedes mejorar tu rendimiento laboral y enriquecer tu vida a diario:

Ayuda a aumentar la calidad del trabajo

Cuando trabajas en profundidad, puedes aprender sobre temas complejos y producir rápido trabajos de calidad; dos habilidades que pueden ayudarte para que, junto a tu equipo, alcances éxito en el entorno laboral moderno. 

• Aprende temas complejos más rápido: El aprendizaje es una parte esencial de cualquier trabajo, independientemente del campo de que se trate. Por ejemplo, un gerente de TI necesita aprender a detectar y resolver problemas tecnológicos a escala organizativa, un contador debe aprender sobre leyes tributarias y un ingeniero de software debe aprender lenguajes de programación. Por lo tanto, la posibilidad de adquirir habilidades nuevas con el trabajo profundo te transforma en un activo muy valioso para la empresa.

• Crea trabajos de calidad a gran velocidad: Aprender habilidades nuevas es una cosa y producir resultados de calidad es otra. Este segundo aporte del trabajo profundo consiste en aplicar esas habilidades para generar un impacto positivo. Por ejemplo, gracias a la concentración profunda un gerente de proyectos podría aprender a redactar una propuesta de proyecto y después crear una propuesta detallada que ayude a conseguir financiación para una iniciativa nueva. 

Es una capacidad excepcional

Según nuestra investigación, los trabajadores del conocimiento dedican el 60 % del tiempo a la coordinación en lugar de al trabajo calificado y estratégico para el que fueron contratados. Esta tendencia al trabajo superficial en lugar de a la productividad verdadera representa una oportunidad para los equipos en los que se prioriza la concentración en el trabajo, ya que pueden lograr mejores resultados que los de la competencia. 

Si bien es cierto que el trabajo profundo escasea, esto no tiene por qué ser así. Hay medidas concretas que puedes tomar para ayudar a los miembros del equipo a trabajar profundamente, como liberarlos de las tareas que les insumen mucho tiempo innecesariamente, aclarar las prioridades y aumentar la visibilidad. Si aún no lo has hecho, asegúrate de poner en práctica las siguientes medidas:

• Establece las normas de comunicación.

• Simplifica el trabajo con una única herramienta.

• Programa reuniones con un propósito específico. 

Brinda satisfacción

El trabajo profundo es más que una manera de volverse productivo, también te hace sentir bien. El motivo es que el trabajo profundo es un tipo de estado de fluidez, una zona cognitiva que es intrínsecamente gratificante y presenta un equilibrio ideal entre las habilidades y el desafío. 

Como beneficio, la concentración profunda ayuda a aportar algo valioso al mundo y a crear cosas realmente importantes, que, a su vez, despiertan un nivel superior de satisfacción en la vida laboral. Hay investigaciones neurológicas que indican que tu percepción del mundo se basa en aquello a lo que le prestas atención. Entonces, si dedicas algo de tiempo al trabajo profundo, tu mente percibe que el mundo cobra sentido e importancia.

Una vida profunda es una vida buena.”

7 maneras de incorporar el trabajo profundo a tu trabajo diario

La mente es un músculo, lo que significa que puedes desarrollar tu capacidad de trabajar profundamente mediante la práctica y la constancia a lo largo del tiempo. Para empezar, presentamos siete reglas que te ayudarán a establecer el hábito del trabajo profundo.

1. Elige una estrategia para lograr un trabajo profundo

Para trabajar en profundidad, es necesario contar con un plan adecuado al cronograma personal y las preferencias de trabajo de cada uno. En su libro, Newport describe cuatro estrategias (o filosofías) diferentes que recomienda seguir para decidir cuál será tu cronograma de trabajo profundo. Según el estilo de vida que lleves, algunas opciones pueden resultar mejor que otras:

• Filosofía rítmica: Con la aplicación de este sistema adquieres un hábito y un ritmo regular de trabajo profundo, al bloquear fragmentos de entre 1 y 4 horas para concentrarte a la misma hora todos los días. Cuando reserves tiempo para el trabajo profundo, ten en mente que, en general, es insostenible dedicar más de cuatro horas al trabajo profundo por día. Por ejemplo, podrías reservar tiempo para el trabajo profundo entre las 8 y las 10 de la mañana todos los días. La clave de esta estrategia es la constancia, algo que puedes lograr asumiendo el compromiso de dedicar a diario cierta cantidad de tiempo al trabajo profundo. Para implementarla con efectividad, prueba con una técnica de gestión del tiempo que la complemente, como la técnica de time blocking.

• Filosofía periodística: Este método es el más flexible y te permite incluir el trabajo profundo en el lugar que prefieras de tu cronograma. Por ejemplo, puedes reservar tiempo para el trabajo profundo cuando tienes al menos 90 minutos entre reuniones. Ten en cuenta que para la aplicación de esta técnica hay que cambiar al modo de trabajo profundo por voluntad propia y que puede ser complicado para los principiantes. Si acabas de empezar y cuentas con un cronograma de reuniones bastante fácil de predecir, la filosofía rítmica puede ser tu mejor opción. 

• Filosofía monástica: Con este sistema, eliminas por completo o reduces radicalmente el trabajo superficial en todos los aspectos de tu vida. Por ejemplo, se sabe que el escritor de ciencia ficción Neal Stephenson evita usar emails y tomar compromisos en los que tenga que hablar para poder dejar espacio en su mente para escribir. Eso significa que es casi imposible comunicarse con Stephenson, sin embargo, es sumamente prolífico. Es autor de más de 80 obras. Si pretendes implementar la filosofía monástica en el trabajo, analiza la posibilidad de dedicar estrategias para la gestión del tiempo con las que se minimicen los pormenores del trabajo, como el método GTD.

• Filosofía bimodal: Este método consiste en dividir el tiempo, entre períodos largos (de al menos un día completo) reservados absolutamente para el trabajo profundo y el resto, dedicado a todo lo demás. Un cronograma bimodal es una versión más flexible de la filosofía monástica, con la que en vez de eliminar el trabajo superficial por completo, puedes dedicar un día o más a trabajar profundamente y después volver a tus otras obligaciones. Un buen ejemplo podrían ser las “semanas para pensar” que mencionamos al principio, cuando Bill Gates se retira a una cabaña en el bosque dos veces al año para leer y pensar ideas nuevas. En Asana, implementamos nuestra propia versión de la filosofía bimodal, ya que recomendamos los miércoles sin reuniones: un día completo dedicado a que los miembros de nuestro equipo se sumerjan en sus trabajos sin interrupciones.

Si organizo mi vida de modo tal que consigo reservar muchos espacios de tiempo extensos, consecutivos y sin interrupciones, puedo escribir novelas. Pero cuando esos períodos se fragmentan y se separan, mi productividad como novelista cae estrepitosamente.”

2. Crea rituales para aumentar la concentración

Las investigaciones indican que nuestra mente recuerda asociaciones específicas. Cuando asocias dos cosas (como sal y pimienta, o un escritorio limpio y tiempo de concentración) tu mente aprende y anticipa la misma combinación para volver a aplicarla más adelante. Esto significa que puedes crear rituales que disparen la concentración y le digan a tu cerebro que es hora de concentrarse. Por ejemplo, si siempre limpias el escritorio antes de escribir, un lugar de trabajo limpio te ayudará a concentrarte más fácilmente a la hora de escribir. 

Cuando prepares el ritual para el trabajo profundo, pregúntate lo siguiente:

• ¿Dónde trabajarás? Ten en cuenta el ambiente que crearás. Por ejemplo, puedes elegir trabajar en tu oficina con la puerta cerrada y el escritorio limpio. 

• ¿Cuándo y durante cuánto tiempo trabajarás? Por ejemplo, podrías elegir trabajar a primera hora de la mañana durante 90 minutos antes de la pausa para el café. 

• ¿Cómo trabajarás? Determina las reglas para orientar la concentración, como si usarás Internet, cuántas palabras escribirás cada 20 minutos o si apagarás el teléfono. 

• ¿Qué te hará falta para trabajar? Asegúrate de tener organizados de antemano todos los materiales que necesitarás, como los documentos de referencia, el café o la comida. 

También puedes elaborar otros disparadores en tu rutina para pasar directamente al estado de concentración, algo como encender una vela, escuchar algún tipo específico de música o vestirte de algún modo en particular.

3. Prioriza el trabajo de mayor impacto

Para la concentración, la priorización es clave. Por lo general, mientras más cosas intentas hacer, menos consigues terminar. Entonces, para lograr trabajar en profundidad, debes concentrarte en las tareas más importantes e ignorar todo lo demás. A continuación, te mostramos cómo lograrlo:

• Decide con anticipación qué trabajo harás en cada sesión de trabajo profundo. Para aplicar el método de trabajo profundo debes centrarte en una tarea e ignorar todo lo demás. Cuando decides de antemano en qué te concentrarás, evitas trabajar en varias tareas a la vez. Y si recibes solicitudes nuevas durante el tiempo de concentración, sentirás menos presión para cambiar de tareas inmediatamente. Intenta aplicar una estrategia de priorización para identificar y ocuparte de las tareas más importantes, puedes usar la matriz de decisiones de Eisenhower, el principio de Pareto o la estrategia de “no lo dejes para mañana”. 

• Genera claridad en el equipo con respecto a los objetivos de negocios. Los objetivos claros son como una brújula, porque guían tus decisiones y te indican qué tareas son más importantes. Por ejemplo, si el objetivo trimestral más importante de tu equipo gira en torno a rediseñar el sitio web de la empresa, será más fácil posponer las solicitudes de mejora de la aplicación. Asegúrate de usar un marco estructural orientado a objetivos, para que sean medibles y específicos, como la metodología de objetivos SMART o los objetivos y resultados clave (OKR). 

4. Haz un seguimiento de cómo dedicas tu tiempo

Debes invertir tiempo para que las cosas se hagan, lo mismo sucede con el trabajo profundo. Por eso es tan importante gestionarlo bien y responsabilizarse por los propios tiempos, porque para incorporar el trabajo profundo en la rutina debes hacerle lugar.

A continuación, compartimos algunas estrategias útiles para entender y gestionar tus tiempos:

• Analiza a qué dedicas el tiempo. Antes de recortar el trabajo superficial y de hacer lugar para propósitos que requieren mayor concentración, deberás entender bien qué tipo de trabajo haces a diario. Para ello, haz una lista con todas las actividades o tareas en las que participas. Después, califica la profundidad de la actividad, para saber cuánto tiempo dedicas al trabajo profundo en contraposición al superficial. 

• Analiza las reuniones. Haz una lista de todas las reuniones de trabajo a las que asistes y califícalas según la importancia en una escala de 1 a 5. También puedes anotar cuánta atención prestas durante cada reunión, si normalmente quedan acciones pendientes y si cuenta con una agenda predeterminada. Todo esto te permitirá medir qué reuniones son realmente productivas y cuáles podrían ser una actualización asincrónica.

• Organiza tu día. Ocúpate del cronograma diario y reserva bloques de tiempo para cada tarea que quieras cumplir. Hay dos maneras comunes de hacerlo, mediante el timeboxing o el time blocking. El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo con la que se estima la cantidad de tiempo que demandará una tarea y se bloquea el tiempo necesario para finalizarla. El concepto del time blocking es similar, pero en vez de bloquear tiempo para una única tarea, agrupas tareas similares y las finalizas a todas durante el transcurso del mismo bloque. El timeboxing es una buena opción para reservar tiempo para el trabajo profundo, mientras que el time blocking puede resultar útil para abordar varias tareas poco profundas de una sola vez, como es el caso de los emails. 

5. Reduce las distracciones digitales

Las distracciones son las archienemigas del trabajo profundo. Pero en el ambiente laboral siempre tan acelerado de la actualidad, las distracciones, y principalmente las digitales, resultan ser más comunes que nunca. En momentos en que el 80 % de los trabajadores del conocimiento manifiestan que trabajan con la bandeja de entrada abierta y aproximadamente tres de cada cuatro empleados sienten la presión de tener que realizar varias tareas a la vez todos los días, evitar las distracciones digitales puede parecer casi imposible.

Pero aún es posible minimizar esas distracciones con la aplicación de unas estrategias muy simples:

• Desactiva las notificaciones. Los sonidos, los banners y las notificaciones que pasan por la pantalla afectan de manera negativa a la concentración y pueden apartarte en un instante del trabajo profundo. Cuando quieras concentrarte, usa el modo No molestar o pausa las notificaciones del teléfono y de cualquier otra aplicación para comunicaciones que uses. O para desconectarte por completo, cierra totalmente las aplicaciones de emails y mensajería. Recuerda que siempre puedes consultar las notificaciones durante el siguiente descanso, luego del tiempo dedicado a la concentración.

• Que el trabajo profundo sea tu método de trabajo predeterminado. Esto significa que en vez de vivir en un estado constante de distracción y luchar por encausar tu mente hacia la concentración para finalizar las tareas, es conveniente que programes descansos entre los períodos de concentración: momentos en los que te permitas tomar un respiro y sucumbir ante las distracciones. Puedes aplicar esta estrategia durante el día laboral o en tu vida personal. Por ejemplo, podrías reservar algo de tiempo para un descanso entre períodos de concentración después de trabajar, y usar este tiempo para navegar en Internet y revisar las redes sociales. Y después, volver a dirigir tu atención plena a preparar la cena, mirar una película o a hablar con tus seres queridos. 

• Elige las herramientas con inteligencia. Según nuestra investigación, el trabajador del conocimiento promedio cambia entre 10 aplicaciones hasta 25 veces al día para trabajar; y los empleados que cambian entre aplicaciones tienen mayores probabilidades de tener dificultades a la hora de establecer las prioridades en el trabajo. El hecho de que exista una herramienta no significa que debes usarla. En vez de dispersar el trabajo en muchas aplicaciones diferentes elige con atención una buena herramienta de gestión de proyectos que se integre con todas las demás herramientas de negocios. De ese modo, contarás con una fuente única de referencias para toda la información; y en lugar de trabajar desde varias aplicaciones, puedes dar seguimiento a toda la información importante en un solo lugar.  

6. Tómate el tiempo necesario para recargar energías

El descanso es tan importante como el trabajo. Reserva algo de tiempo a diario para recargar energías, te ayudará a prevenir el agotamiento y a transformar el hábito de trabajo profundo en algo sostenible en el tiempo. Newport sugiere que hay que desconectarse por completo del trabajo, para aprovechar al máximo el tiempo de inactividad, por lo tanto la definición clara de los límites resulta ser esencial en este caso. Además, recomienda fijar un horario claro de corte para el trabajo todos los días (para él, serían las 17:30 h) y evitar trabajar los fines de semana. Esto significa que una vez que terminaste, terminaste. Nada de consultar Slack en el teléfono, ni de escribir emails en tu cabeza o pensar en las próximas reuniones. 

Si te cuesta mucho desconectarte, intenta elaborar un “procedimiento de cierre” (de entre 10 y 20 minutos) que completes al final de cada día laboral. Puedes echar un último vistazo a la bandeja de entrada para asegurarte de no haber pasado por alto ninguna notificación importante, planificar qué harás para cumplir con las tareas aún sin finalizar y revisar el cronograma para el día siguiente. Esta práctica brinda tranquilidad al terminar el día, ya que evitas esas molestas preocupaciones sobre el trabajo sin terminar.

7. Haz un seguimiento del progreso hacia tus objetivos

La definición de objetivos claros es una de las mejores formas de mantener la motivación y de respaldar el hábito del trabajo profundo a lo largo del tiempo. De hecho, cuando diferentes psicólogos probaron el impacto de las diferentes técnicas motivacionales en el rendimiento de grupos, hallaron que establecer los objetivos era una de las más efectivas. El motivo es que los objetivos generan una motivación intrínseca: el impulso para tener éxito que proviene de ti mismo, en lugar de factores externos como los elogios o las compensaciones.

Para generar el hábito del trabajo profundo, establece objetivos a corto plazo para hacer un seguimiento de las métricas, como cuántas horas te quieres concentrar al día. Newport sugiere crear un tipo de marcador con el que se puedan registrar las horas diarias y marcar cada objetivo cumplido. También puedes crear objetivos a largo plazo más generales que te servirán para trabajar hasta cierta cantidad de horas por día. Por ejemplo, puedes empezar con una hora al día y después aumentar hasta cuatro horas durante un período de tres meses. Simplemente, recuerda que los objetivos deben ser medibles y específicos con una estructura como la que ofrece la metodología de objetivos SMART o los objetivos y resultados clave (OKR). 

Es hora de realizar un trabajo profundo

El trabajo profundo es una de las mejores opciones para maximizar el potencial creativo, pero no termina en la productividad. En el fondo, el trabajo profundo genera una sensación agradable y puede hacerte sentir con energía y empoderado para cumplir con las tareas complejas que se presentan a diario. O, tal como lo dijo Cal Newport, “Una vida profunda es una vida buena”.

Libera todo el potencial del trabajo profundo y reduce la cantidad de trabajo superficial que hacen tanto tú como el resto del equipo. Asana te permite coordinar todo el trabajo en un solo lugar para que no pierdan tiempo buscando documentos, persiguiendo aprobaciones o respondiendo a emails innecesarios, y puedan dedicar más tiempo a lograr trabajos de excelente calidad.