Cómo redactar una propuesta de proyecto en siete pasos

Todos los proyectos tienen un punto de partida, pero para poder conseguir los recursos necesarios y avanzar con la iniciativa, los equipos deben presentar una propuesta a quienes toman las decisiones en la empresa o a los colaboradores externos. Una buena presentación de proyectos puede marcar la diferencia entre obtener la aprobación de inmediato o que tu idea quede archivada.

Una propuesta de proyecto es similar a un discurso de presentación, cuyo propósito es presentar el proyecto de una manera concisa pero efectiva. En esta guía te enseñaremos cómo redactar una propuesta de proyecto para poder obtener la aprobación correspondiente y hacer que tu proyecto sea un éxito.

¿Qué es una propuesta de proyecto?

Una propuesta de proyecto es un documento escrito que describe toda la información que necesitan saber las partes interesadas acerca de un proyecto, incluida el cronograma, el presupuesto, los objetivos y las metas. Tu propuesta de proyecto debe resumir los detalles de tu proyecto y describirlo de manera convincente para lograr que las partes interesadas quieran involucrarse en la iniciativa.

El objetivo de tu propuesta del proyecto es:

• garantizar los fondos externos

• asignar recursos de la empresa a tu proyecto

• obtener la aprobación de todos los colaboradores

• generar mucha dinámica y motivación

Cuando la propuesta está bien elaborada, facilita la toma de decisiones y alinea a todo el equipo en torno a una misma visión antes de invertir tiempo y dinero en la ejecución.

Propuestas de proyectos vs. cartas de proyectos vs. casos de negocios

La propuesta del proyecto y la carta del proyecto tienen propósitos diferentes en el proceso de creación de un proyecto, por lo que es importante comprender la diferencia entre ambos documentos. La propuesta del proyecto se redacta en la fase de inicio del proyecto, mientras que la carta del proyecto se crea durante la fase de planificación.

Como se mencionó anteriormente, una propuesta de proyecto es un documento redactado para convencer a los stakeholders de por qué debe llevarse a cabo el proyecto. Una carta de proyecto es un documento de referencia que define los objetivos del proyecto y solo puede crearse una vez aprobada la propuesta del proyecto.

También se suele confundir la propuesta del proyecto con el caso de negocios, aunque este último también se redacta luego de que se aprueba la propuesta del proyecto, y se puede crear para conseguir fondos adicionales para el proyecto.

Otro documento que genera confusión es el plan del proyecto. A diferencia de la propuesta, el plan se elabora una vez que el proyecto ha sido aprobado y detalla cómo se ejecutará: cronograma, recursos, presupuesto y tareas específicas. La propuesta busca la aprobación; el plan guía la ejecución. Para conocer todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto, consulta nuestra guía sobre las fases de la gestión de proyectos.

Tipos de propuestas de proyectos

Como gerente de proyectos, puedes encontrar seis tipos de propuestas. Conocer los diferentes formatos puede resultar útil a la hora de redactar tu propuesta, ya que cada tipo tiene un objetivo diferente.

• Propuesta solicitada: enviarás una propuesta solicitada en respuesta a una solicitud de propuesta (RFP). Una solicitud de propuesta describe un proyecto en detalle y solicita a varios equipos calificados que presenten una propuesta. Dado que competirás con otras empresas para poder llevar adelante dicho proyecto, deberás realizar una investigación exhaustiva y redactar un documento convincente.

• Propuesta no solicitada: enviarás propuestas no solicitadas cuando estas no responden a ninguna solicitud de propuesta. En este caso, no competirás con otras empresas ni equipos, pero aun así deberás ser convincente ya que no sabes si las partes interesadas a las que te diriges necesitan de tus servicios.

• Informal: puede suceder que un cliente te envíe una solicitud informal para una propuesta de proyecto, en cuyo caso puedes enviar tu presentación del proyecto. Dado que esta no es una solicitud de propuesta oficial, las reglas son menos específicas.

• Renovación: enviarás propuestas de renovación a los clientes actuales con la esperanza de que continúen contratando los servicios de tu empresa. El objetivo de este tipo de propuesta de proyecto es resaltar los resultados que tu equipo ha entregado al cliente y convencerlo de que puedes seguir ofreciendo un excelente servicio en el futuro.

• Seguimiento: enviarás propuestas de seguimiento a las partes interesadas como recordatorio para informarles que el proyecto está comenzando. Este tipo de propuesta simplemente brinda información sobre el proyecto sin la intención de intentar convencer a las partes interesadas.

• Complementaria: similar a una propuesta de seguimiento, enviarás una propuesta complementaria a una parte interesada que ya esté involucrada en tu proyecto. En este tipo de propuesta les informas a los colaboradores que el proyecto está comenzando, al mismo tiempo que les explicas que necesitas recursos adicionales. En esta propuesta debes convencerlos para que contribuyan con más fondos para el proyecto.

El tono y contenido de tu propuesta de proyecto variarán según el tipo de propuesta que envíes. Una vez que hayas definido los objetivos de tu proyecto, podrás redactar tu propuesta según corresponda.

Cómo redactar una propuesta de proyecto en siete pasos

Los pasos que se describen a continuación se aplican a la mayoría de las propuestas de proyectos, independientemente del tipo. Si bien debes adaptar tu propuesta a tu público objetivo, este esquema de propuesta de proyecto puede servirte de referencia para asegurarte de incluir los componentes clave en tu documento.

1. Escribe un resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo sirve como introducción a tu propuesta de proyecto. Al igual que en el resumen de un informe o la introducción a un ensayo, esta sección debe resumir de qué se trata el proyecto y convencer a las partes interesadas de que sigan leyendo. Dependiendo de la complejidad del proyecto, el resumen ejecutivo puede constar de uno o más párrafos.

El resumen ejecutivo debe incluir:

• el problema que tu proyecto planea resolver

• la solución que tu proyecto plantea para ese problema

• el impacto que tendrá el proyecto

Solo tienes que abordar estos puntos brevemente en tu resumen ejecutivo ya que los analizarás en detalle más adelante en la propuesta. Un error común es incluir demasiados detalles técnicos en esta sección. Recuerda que su función es captar la atención, no explicar cada aspecto del proyecto.

2. Explica el contexto del proyecto

En esta sección, explicarás el contexto del proyecto. Usa referencias y estadísticas para convencer a tus lectores de que el problema que estás abordando vale la pena.

Algunas preguntas que debes responder:

• ¿Qué problema pretende resolver tu proyecto?

• ¿Qué se sabe ya sobre este problema?

• ¿Quién ya se ha ocupado de este problema antes o qué se ha investigado al respecto?

• ¿Por qué las investigaciones anteriores no son suficientes para abordar este problema?

También puedes usar esta sección para explicar cómo el problema que pretendes resolver está directamente relacionado con tu empresa. Cuanto más específico seas al describir el contexto, más fácil será para las partes interesadas comprender por qué el proyecto merece su atención y recursos.

3. Presenta una solución

En la sección del contexto del proyecto describiste el problema a abordar, por lo que el siguiente paso lógico será presentar una solución. En esta sección, tienes la oportunidad de describir con más detalle el enfoque de tu proyecto.

Algunos elementos a incluir en esta sección:

• la declaración de la visión para el proyecto

• el programa del proyecto, incluyendo los hitos más importantes

• los roles y responsabilidades de los miembros del equipo

• un registro de riesgos que explique cómo mitigarás los posibles riesgos

• los entregables del proyecto

• las herramientas para crear informes que usarás durante el proyecto

Es posible que no necesites incluir todos estos elementos en tu propuesta, sino que dependerá del alcance de tu proyecto. Probablemente esta sea la sección más extensa y detallada de tu propuesta, ya que explicará todos los aspectos relacionados con el logro de la solución propuesta.

4. Define los entregables y objetivos del proyecto

Definir los entregables de tu proyecto es un paso fundamental para redactar tu propuesta. Las partes interesadas quieren saber qué producirás al final de tu proyecto: un producto, un programa, una actualización tecnológica u otra cosa. Cuando las partes interesadas lean la visión, podrán comprender en qué se usarán sus recursos.

Al momento de definir los entregables, debes incluir:

• el producto u objetivo final de tu proyecto

• un cronograma del proyecto que indicará cuándo esperas tener listos los entregables

• los objetivos SMART que se alinean con los entregables que producirás

Si bien es importante destacar el problema y la solución a tu proyecto, a menudo es más fácil para las partes interesadas visualizar el propósito del proyecto cuando puedes definir claramente los entregables que producirás. Recuerda que los entregables deben ser medibles y tener plazos definidos para que las partes interesadas puedan evaluar el progreso.

5. Enumera los recursos que necesitarás

Luego de detallar el problema, el enfoque, la solución y los entregables, deberás especificar los recursos que necesitas para llevar a cabo tu iniciativa.

En esta sección puedes incluir:

• El presupuesto del proyecto: aquí se debe incluir todo, desde los materiales que necesitarás para crear un producto hasta los costos de publicidad y los salarios del equipo. Debes incluir todos los elementos que necesites para realizar el proyecto.

• Un desglose de los costos: esta sección debe incluir un análisis detallando por qué necesitas determinados recursos para tu proyecto. De esta manera, las partes interesadas pueden comprender mejor para qué se usarán sus recursos. Este desglose también puede ayudarte a mitigar costos inesperados.

• Un plan de asignación de recursos: debes incluir una descripción general de tu plan que indique cómo asignarás los recursos específicos que necesitas. Por ejemplo, si determinas que necesitas 50.000 € para llevar a cabo el proyecto, indica si piensas asignar este dinero a salarios, tecnología, materiales, etc.

Esperamos que en este punto de la propuesta, ya hayas convencido a las partes interesadas de que apoyen el proyecto propuesto, por lo que presentar los recursos necesarios al final del documento es un movimiento estratégico inteligente.

6. Identifica los riesgos del proyecto

Toda propuesta de proyecto sólida incluye un análisis de los posibles riesgos y las estrategias para mitigarlos. Las partes interesadas quieren saber que has anticipado los obstáculos y que tienes un plan para abordarlos.

En esta sección debes:

• enumerar los principales riesgos que podrían afectar al proyecto (retrasos, cambios en el presupuesto, disponibilidad de recursos, factores externos)

• clasificar cada riesgo según su probabilidad e impacto

• proponer una estrategia de mitigación para cada riesgo identificado

• incluir un plan de contingencia para los escenarios más críticos

Demostrar que has evaluado los riesgos genera confianza en las partes interesadas y muestra que tu equipo está preparado para gestionar cualquier imprevisto. Para profundizar en este tema, consulta nuestra guía sobre cómo crear un registro de riesgos. También puede resultarte útil incorporar la gestión de riesgos en el diseño general de tu proyecto.

7. Comparte tu conclusión

Por último, escribe una conclusión convincente y decisiva para cerrar la propuesta del proyecto. Al igual que el resumen ejecutivo, la conclusión debe describir brevemente el problema que pretende abordar tu proyecto y la solución que propones para resolverlo. Puedes resaltar el impacto de tu proyecto en la conclusión pero recuerda mantener esta sección relevante, tal como lo harías en un ensayo tradicional.

Una buena conclusión retoma los puntos clave de la propuesta y deja a las partes interesadas con una visión clara de los beneficios que obtendrán al aprobar el proyecto.

Consejos para redactar una propuesta de proyecto eficaz

Si sigues todos los pasos que se enumeraron anteriormente, te asegurarás de que tu propuesta de proyecto incluya todos los elementos necesarios. Pero si realmente quieres dar una buena impresión a tus lectores y obtener su aprobación, el documento debe ser impecable. Además de los puntos mencionados previamente, asegúrate de agregar los siguientes elementos para redactar una propuesta de proyecto convincente.

Identifica a tu público objetivo

Al redactar tu propuesta, ten en cuenta a tu público objetivo (es decir, las partes interesadas) en todo momento. Recuerda que el objetivo de la propuesta es conquistar a tu audiencia, no solo presentar los detalles de tu proyecto. Por ejemplo, si estás desarrollando una nueva herramienta de edición para una editorial infantil, puedes averiguar si las partes interesadas son los padres y apelar a su lado emocional para convencerlos de que compren tu producto.

Sé convincente

La persuasión es importante en una propuesta de proyecto ya que esperas que tu audiencia lea tu propuesta y te brinde algo a cambio. Si el proyecto no despierta la intriga del lector, este no estará interesado en ayudarte. Tomando nuevamente el ejemplo anterior, si describes tu herramienta de edición, pero no destacas todas las funciones que ofrecerá, los beneficios que brindará a los clientes y el impacto positivo que generará en el sector, tu audiencia se preguntará por qué debería interesarse en este proyecto.

Recurre a la sencillez

Si bien es importante describir el problema, el enfoque y la solución en detalle, no necesitas redactar una propuesta demasiado compleja. Esto significa que puedes presentar el plan del proyecto para tu herramienta de edición sin necesidad de detallar qué códigos usarán los ingenieros para hacer que cada característica funcione.

Investiga por tu cuenta

Una propuesta de proyecto exitosa incluye una investigación exhaustiva. Es importante estar preparado para discutir el problema y respaldar la solución con fuentes confiables, estudios de casos, estadísticas o gráficos para poder responder todas las preguntas que puedan tener las partes involucradas. Al momento de redactar tu propuesta, ponte en el lugar del lector y pregúntate:

• ¿Por qué es un problema?

• ¿Cómo resuelve la solución propuesta el problema?

• ¿Alguien se ha ocupado de este problema antes?

• ¿Cuáles son los costos del proyecto?

Si puedes responder estas preguntas, seguramente hayas investigado lo suficiente para respaldar tu iniciativa propuesta.

Aprovecha las herramientas de inteligencia artificial

Las herramientas de inteligencia artificial pueden acelerar la creación de propuestas de proyectos. Desde la redacción de borradores iniciales hasta el análisis de datos para respaldar tu caso de negocios, la IA te permite dedicar más tiempo a la estrategia y menos a las tareas repetitivas. Según una investigación de The Work Innovation Lab de Asana, los profesionales que integran la IA en sus flujos de trabajo esperan ahorrar una media de 25 minutos al día, tiempo que pueden reinvertir en tareas estratégicas, como la elaboración de propuestas más sólidas. Plataformas como Asana integran IA directamente en los flujos de trabajo para ayudar a los equipos a planificar, priorizar y ejecutar proyectos con mayor eficiencia.

Cómo presentar una propuesta de proyecto

Redactar la propuesta es solo la primera parte del proceso. Para lograr la aprobación, también necesitas saber cómo presentarla eficazmente ante las partes interesadas. Una buena presentación de proyectos complementa el documento escrito y puede ser el factor decisivo para obtener el visto bueno.

Ten en cuenta estos consejos para tu presentación:

• Conoce a tu audiencia: adapta el nivel de detalle al perfil de los asistentes. Los directivos suelen preferir un resumen de alto nivel con datos clave, mientras que los equipos técnicos querrán conocer los detalles de implementación.

• Estructura tu discurso: comienza con el problema, presenta la solución, destaca los beneficios y cierra con una llamada a la acción clara. Mantén la presentación breve (entre diez y quince minutos es lo ideal).

• Usa elementos visuales de tu branding: los gráficos, diagramas de Gantt y tablas comparativas ayudan a las partes interesadas a comprender rápidamente los puntos clave de tu propuesta.

• Prepárate para las preguntas: anticipa las objeciones más comunes (presupuesto, plazos, riesgos) y ten datos de respaldo listos para responder con seguridad.

• Practica antes de presentar: ensaya tu discurso varias veces para ganar confianza y asegurarte de que cumples con el tiempo asignado.

Preguntas frecuentes sobre propuestas de proyectos

Gestiona tus propuestas de proyectos con Asana

Toda propuesta de proyecto exitosa requiere de mucha colaboración en equipo. Si cuentas con las herramientas de gestión adecuadas, tu equipo podrá comunicarse, compartir información y trabajar juntos en un documento compartido.

Cuando almacenas toda la información de tu proyecto en un solo lugar, podrás acceder fácilmente a esos datos cada vez que los necesites. Con funciones como la vista cronograma, los portafolios de proyectos y el seguimiento de objetivos, Asana te ayuda a pasar de la propuesta a la ejecución sin perder información por el camino.

Un ejemplo es el de espresso Displays, una empresa de tecnología que centralizó todos sus proyectos en Asana durante una etapa de rápido crecimiento. Gracias a funciones como los portafolios y la vista cronograma, el equipo redujo la cantidad de reuniones, correos y mensajes necesarios para coordinar iniciativas, y dedicó más tiempo al trabajo estratégico.

Los proyectos bien organizados y bien implementados suelen ser el resultado de propuestas de proyectos eficaces, por lo que el software de gestión de proyectos es un recurso clave para redactar una propuesta de proyecto de manera eficaz.