3 elementos que son esenciales en una carta de proyecto

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins5 de abril de 20215 min de lectura
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3 elementos que son esenciales en una carta de proyecto

Empezar a trabajar en un nuevo proyecto o iniciativa puede ser una sensación emocionante. Pero, ¿qué sucede con el paso inmediatamente anterior, cuando necesitas que tu proyecto sea aprobado?

El proceso de presentación y aprobación del proyecto puede parecer una caja negra si nunca antes lo has hecho. Desde recopilar la información correcta hasta presentarla de una manera que tenga sentido para los participantes de tu proyecto, debes asegurarte de reunir los elementos necesarios para tener éxito. Una forma de hacerlo es mediante una carta del proyecto.

¿Qué es la carta de un proyecto?

Una carta del proyecto es una presentación de los objetivos, el alcance y las responsabilidades del proyecto para obtener la aprobación por parte de los participantes clave del mismo. En la carta, debes proporcionar una explicación breve y concisa de los elementos principales de tu proyecto antes de comenzar. Al elaborar una carta del proyecto antes de comenzar con otros documentos de planificación del proyecto más detallados, puedes obtener la aprobación, como así también corregir el curso si fuera necesario.

Una carta del proyecto es uno de los diferentes materiales de planificación de proyectos que puedes elaborar. A continuación, lo compararemos con otros elementos de planificación de proyectos:

Carta del proyecto vs. plan del proyecto

La carta del proyecto solo debe incluir tres elementos: los objetivos, el alcance y las responsabilidades de tu proyecto. Una vez que tu carta obtenga la aprobación, debes crear un plan del proyecto. El plan de tu proyecto se basa en la carta del proyecto y proporciona un plano más detallado de los elementos clave del proyecto.

El plan del proyecto consta de siete elementos clave:

  • Objetivos

  • Métricas de éxito

  • Participantes y sus roles

  • Alcance y presupuesto

  • Logros y entregas

  • Cronogramas y programas

  • Plan de comunicaciones

Lee: Cómo crear un plan de proyecto que te ayude a mantener el trabajo encaminado

Carta del proyecto vs. brief del proyecto

Un brief del proyecto es un documento breve que debes elaborar después de que tu proyecto haya sido aprobado de manera oficial. El brief es una versión resumida del plan del proyecto que el equipo del proyecto y los participantes pueden consultar con frecuencia. Al igual que la carta, el brief proporciona un contexto sobre por qué este proyecto es una buena idea y además establece lo que se hará durante el proyecto.

El brief del proyecto consta de cuatro partes:

  • Información de contexto

  • Objetivos y criterios de éxito del proyecto

  • Cronograma del proyecto

  • Público objetivo

Lee: 5 pasos para escribir un brief claro del proyecto

Carta del proyecto vs. caso de negocios

La carta del proyecto y el caso de negocios comparten los mismos fundamentos: ambas son herramientas para presentar un proyecto a los participantes correspondientes. La principal diferencia entre la carta del proyecto y el caso de negocios es el alcance.

El caso de negocios es un documento formal que explica los beneficios y riesgos de una inversión comercial significativa. Por ejemplo, si estás presentando una inversión a gran escala con una agencia externa, un aumento significativo en las prácticas comerciales actuales o una nueva línea de productos o servicio, lo mejor será elaborar un caso de negocios. Por otro lado, si tu proyecto necesita aprobación, pero su alcance es más acotado, por ejemplo, una campaña similar a campañas anteriores o el lanzamiento de un producto que se ajusta a tu actual estrategia de lanzamiento al mercado, entonces elabora una carta del proyecto.

Lee: La guía para principiantes acerca de cómo redactar un caso de negocios eficaz

¿Deberías elaborar una carta del proyecto?

Existen diferentes herramientas de planificación de proyectos, y la carta del proyecto no siempre es la más adecuada. A continuación, indicamos cuándo es conveniente elaborarla y cuándo es mejor elegir otra opción.

  • Elabora una carta del proyecto para presentar un proyecto y obtener su aprobación. La carta del proyecto proporciona a los participantes una idea clara de los objetivos, el alcance y las responsabilidades de tu proyecto. Los participantes clave pueden usar la carta del proyecto para aprobar el proyecto o sugerir cambios.

  • Elabora un caso de negocios si tu proyecto representa una inversión comercial significativa. Un caso de negocios incluye información y documentación adicional, incluido el retorno de la inversión del proyecto y todo riesgo relevante del proyecto.

  • Elabora un plan del proyecto si tu proyecto ya fue aprobado. El plan del proyecto se basará en la carta del proyecto y proporcionará información adicional, como el cronograma del proyecto o los logros clave del proyecto.

  • Elabora un brief del proyecto si deseas crear un documento que resuma los detalles clave generales de tu plan del proyecto.

  • Elabora un resumen ejecutivo si deseas proporcionar un resumen de tu documento a los ejecutivos involucrados.

  • Elabora una hoja de ruta del proyecto si deseas ver un cronograma general de tu proyecto en un diagrama de Gantt.

Cómo crear la carta de un proyecto

En la carta del proyecto, compartirás los detalles del proyecto con los participantes clave para obtener la aprobación necesaria para iniciar tu proyecto. Hay tres elementos principales en la carta del proyecto:

El “porqué”

Para comenzar la carta del proyecto, comparte tus objetivos del proyecto y el propósito del proyecto. En esta sección, debes describir por qué este proyecto es importante y cuáles son los objetivos clave a alcanzar para el final del proyecto. Asegúrate de que el propósito de tu proyecto explique de forma clara por qué es importante trabajar en este proyecto y de qué manera este proyecto ayudará en la consecución de los objetivos de tu empresa.

Además de establecer el propósito de tu proyecto, también debes aclarar cuáles son los objetivos de tu proyecto. Aquí presentarás lo que planeas haber logrado para el final del proyecto, como las entregas o los activos. Para definir buenos objetivos del proyecto, sigue el método SMART. Asegúrate de que tus objetivos sean:

  • Específicos (Specific)

  • Medibles (Measurable)

  • Alcanzables (Achievable)

  • Realistas (Realistic)

  • De duración limitada (Time-bound)

Lee: Cómo redactar objetivos de un proyecto que sean eficaces (incluye ejemplos)

El “qué”

El segundo elemento clave que tu carta del proyecto debe incluir es el alcance del proyecto. La declaración del alcance de tu proyecto define exactamente qué elementos son parte del proyecto y cuáles no. Cuando redactes el alcance de un proyecto, establece límites y, lo que es más importante, describe lo que no se hará durante el cronograma del proyecto.

En la elaboración de la carta del proyecto, la parte más importante de la explicación del alcance es delinear el presupuesto ideal del proyecto. Recuerda, usarás la carta del proyecto para presentar este proyecto a los participantes, por lo que debes mostrar con claridad cuál es el presupuesto y a qué se destinará ese dinero.

Lee: La guía rápida para definir el alcance de tu proyecto en 8 pasos

El “quién”

En la sección final de la carta del proyecto, debes explicar quién trabajará en el proyecto. Esto incluye a los participantes clave del proyecto, los ejecutivos involucrados, los patrocinadores del proyecto y el equipo general del proyecto. Si aún no lo has hecho, elabora un plan de gestión de recursos breve para ilustrar cómo se asignarán los diferentes recursos durante el proyecto.

Lee: Tu guía para comenzar con la gestión de recursos

Ejemplo de carta del proyecto

Plantilla para cartas de proyectos

Cuando estés listo para comenzar, sigue esta plantilla fácil de usar para crear tu próxima carta del proyecto.

Nombre del proyecto

Asígnale un nombre a tu proyecto. Asegúrate de que sea lo suficientemente descriptivo como para que la mayoría de las personas comprendan en qué estás trabajando.

Gerente de proyectos

¿Quién es el punto de contacto de este proyecto?

Última fecha de revisión

La carta del proyecto es un documento dinámico. Incluir la última fecha de revisión puede ser útil para los miembros del equipo que revisan la carta con frecuencia.

Propósito del proyecto

¿Por qué trabajas en este proyecto?

Objetivos del proyecto

¿Qué entregas y activos planeas haber logrado para el final del proyecto?

Alcance del proyecto

¿Cuáles son los límites de las entregas de tu proyecto? ¿Qué iniciativas no están incluidas en el proyecto?

Equipo y recursos del proyecto

¿Quién está trabajando en este proyecto? Qué recursos (p. ej. personas, herramientas y presupuesto) están disponibles para este trabajo.

Participantes y aprobadores

¿Quiénes son los participantes del proyecto? ¿Quién debe aprobar la carta del proyecto o las entregas del proyecto?

De la carta al éxito del proyecto

Una vez que la carta del proyecto obtenga la aprobación, puedes seguir adelante con la planificación del proyecto. A medida que creas documentos de planificación del proyecto adicionales y comienzas con la gestión del proyecto, asegúrate de almacenar todos los detalles de tu proyecto en una herramienta centralizada a la que todos puedan acceder.

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