Cómo trabajar desde casa: 24 consejos para potenciar la productividad

Imagen del colaborador - Equipo de AsanaTeam Asana9 de julio de 202112 min de lectura
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Con el surgimiento de las oportunidades de trabajo remoto, tanto de medio tiempo como de tiempo completo, podemos decir adiós a los cubículos de las oficinas y a los largos viajes de traslado al trabajo.

Si bien la perspectiva de poder trabajar en pantuflas puede resultar atractiva (y más cómoda) los trabajos remotos también pueden acarrear un nuevo conjunto de desafíos para la gestión del tiempo, las comunicaciones en el trabajo y el trabajo en equipo. Quienes trabajan desde casa deben reajustar sus horarios y aprender formas nuevas de trabajar para que les vaya bien en sus trabajos. Mientras tanto, los gerentes se enfrentan al desafío de liderar y motivar a los equipos remotos y, a la vez, mantener el mismo nivel de colaboración y calidad de trabajo que había antes.

Prosperar bajo estas circunstancias puede ser un gran desafío. Por eso te ofrecemos estos 24 consejos sobre cómo aprovechar al máximo la vida de trabajo desde casa y, a la vez, potenciar la productividad.

1. Establece pautas de comunicación

Para asegurarte de que todos en tu equipo estén al tanto de la misma información, establece pautas sobre la frecuencia, el ritmo y los medios de comunicación. Además, determina cómo funcionará el trabajo entre los distintos departamentos.

Decide qué medios de comunicación serían mejores en una situación en particular. Por ejemplo, si algunas cuestiones o inconvenientes se pueden tratar por email o con mensajes de Slack, ya no hace falta organizar una reunión.

En cambio, si la situación demanda muchas idas y vueltas (y mucho tiempo), una llamada breve podría ser la mejor opción.

Lee: Por qué contar con un plan claro de comunicaciones es mucho más importante de lo que creesEstablece las pautas de comunicación

2. Configura las herramientas para la colaboración remota

Cuando trabajes de manera remota, la cantidad de emails que envíes y recibas seguramente crecerá. Entonces, necesitarás asegurarte de poder acceder a los emails del trabajo desde casa.

Además de los emails, todos los equipos usan otras herramientas para colaborar. En el equipo se debería decidir qué herramientas usar para mensajes y videoconferencias, y también para mantener los proyectos bajo control.

Habrá que ponerse de acuerdo sobre cuáles son las herramientas para colaboración remota que necesita el equipo y comprobar con anticipación que funcionen bien todas las credenciales para inicio de sesión. Asegúrate de tener una buena red wifi para no correr el riesgo de perder trabajos o de que se cierren las reuniones de manera imprevista.

Más información: Tu guía para trabajar de manera remota

3. Cuando se trabaja con zonas horarias diferentes, elige comunicar de más

Los empleos para trabajar desde casa pueden ofrecer a los trabajadores remotos la flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar. Sin embargo, cuando el trabajo se hace en diferentes zonas horarias, los tiempos de respuesta pueden resultar prolongados. Para evitar perder tiempo entre intercambios, sé lo más detallado posible en los mensajes e emails.

Aquí te mostramos algunas formas de hacerlo:

  • Brinda la mayor cantidad de información posible con anticipación.

  • Especifica las fechas de entrega de los proyectos o para cuándo necesitas recibir una respuesta.

  • Vincula los recursos o las conversaciones relacionadas con el tema en cuestión.

  • Complementa los mensajes con imágenes o capturas de pantalla.

  • Permite que tu equipo sepa con anticipación cuándo estarás ausente.

Cuando entiendas cómo funcionan las comunicaciones asincrónicas podrás dejar de perder tiempo con los proyectos y te asegurarás de que el equipo tenga todo lo necesario para avanzar con los trabajos.

Lee: Cómo gestionar equipos distribuidos: 3 consejos para poner en práctica la comunicación inclusiva

4. Graba las reuniones de equipo

Las reuniones de equipo o de toda la empresa son oportunidades excelentes para conectarse con otros miembros del equipo y ponerse al día con las novedades corporativas. Sin embargo, es probable que no todos puedan asistir a esas reuniones, debido a las diferencias en las zonas horarias o, por ejemplo, en casos de licencias por enfermedad o vacaciones.

Para garantizar que todos los miembros del equipo se sientan incluidos y tengan acceso a la misma información, graba y comparte estas reuniones de Skype o Zoom con quien quieras.

También se puede aplicar a las sesiones de capacitación o a otras presentaciones importantes. Deja las grabaciones y las diapositivas en un sitio al que todos los miembros del equipo puedan acceder para revisarlas y ponerse al día a su propio ritmo.

5. Crea una rutina matinal

Con una buena rutina durante la mañana puedes mentalizarte bien para trabajar el resto del día. La transición al trabajo remoto puede haber tirado todo lo que tenías programado por la borda; entonces, recobrar la rutina matinal diaria puede servir para que vuelvas a sentir que todo está listo para empezar el día de trabajo.

Prepara tu propio viaje “de la casa al trabajo” para empezar el día laboral sin presiones. Por ejemplo, date una ducha, vístete como si fueras a trabajar o prepárate un café. Una vez que tengas la real intención de “ir a trabajar” es probable que te vuelvas más productivo.

Del mismo modo, también puedes crear una rutina para cerrar el día de trabajo y descomprimir tensiones. Por ejemplo, podrías revisar lo que has finalizado durante el día, cambiarte de ropa y tomarte algo de tiempo para meditar o aclarar la mente.

6. Ocúpate de las tareas de mayor prioridad durante la mañana

Tal como dijo una vez Mark Twain, “Si tienes que comer una rana, mejor hacerlo a primera hora de la mañana”.

Cuando esta cita se aplica a la priorización de las tareas suena como una advertencia. Si “comes la rana”, o te ocupas de las tareas más grandes e importantes durante la mañana, te sentirás mejor y menos estresado el resto del día, a medida que avanzas con tareas menos importantes o urgentes.

Probablemente puedas dirigir más tu atención completa a una primera tarea de la mañana, ya que después habrá más distracciones, empezarán a llegar más tareas y notificaciones.

Lee: 18 consejos, estrategias y soluciones rápidas de gestión del tiempo para lograr trabajos excelentes

7. Respeta lo programado

Las telecomunicaciones, los trabajos flexibles y muchas otras oportunidades pueden llegar junto con los beneficios de las horas flexibles y la comodidad, pero ten en cuenta que todo puede llevarte mucho tiempo más si las interrupciones son constantes durante tu flujo de trabajo.

No tienes un horario laboral estricto de 9 a 17 h; sin embargo, debes reservar horas para trabajar y respetarlas lo más posible, para mantener un flujo continuo de trabajo.

No olvides programar descansos para tener tiempo suficiente para recargar energías. Toma descansos con regularidad y tu cerebro se podrá relajar y volver a concentrarse. Te ayudará a mantenerte productivo a lo largo de todo el día.

También es muy fácil perder la noción del tiempo cuando se trabaja en línea. Te convendrá utilizar un software para seguimiento del tiempo que te sea útil para poder trabajar conforme a lo programado.

8. Define un espacio físico de trabajo separado

Trabajar desde la cama o la cocina puede ser tentador, pero la productividad se puede ver afectada, ya que hay distracciones por todas partes. Es mejor separar los espacios para vivienda personal y para el trabajo, para marcar límites claros.

Si no tienes una habitación separada para usar como oficina, hazte un lugar en algún rincón de cualquier habitación para usarlo como espacio de trabajo. Invierte en una computadora, una silla y un escritorio buenos para poder trabajar con comodidad y concentración.

Un espacio de trabajo exclusivo para tal fin puede servir para lograr un estado mental favorable al trabajo. Además, les indica a los demás integrantes de la familia que estás trabajando.

9. Combina la lista de pendientes con bloques de tiempo

Es muy fácil desviarse y procrastinar cuando trabajas desde la comodidad de la casa, así que puede resultar útil aplicar estrategias para gestión de tareas y del tiempo. Por ejemplo, puedes usar un software con lista de pendientes y bloques de tiempo para programar tareas según el orden de importancia.

La visualización de las tareas puede resultar muy útil para tener todo bajo control y cumplir con los trabajos a tiempo. Si arrancas el día con una idea clara de lo que quieres cumplir, podrás concentrarte en finalizar una tarea a la vez, además de evitar hacer varias cosas a la vez.

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10. Ordena tu espacio de trabajo

Cuando el escritorio está desordenado, puede ser difícil lograr la concentración. Las investigaciones han demostrado que el desorden nos puede hacer sentir más estresados y ansiosos.

Para evitarlo, tómate el tiempo para pensar en un sistema para organizar tu espacio de trabajo en casa. Un espacio de trabajo ordenado te hará ahorrar tiempo que, de lo contrario, perderías limpiando y buscando cosas que necesitas.

A continuación, compartimos algunas formas de mantenerte organizado:

  • Desarrolla un sistema de clasificación física o digital para organizar los archivos.

  • Organiza la barra de herramientas del navegador con los favoritos y las funciones que usas habitualmente.

  • Ordena el escritorio durante los descansos.

Al final del día, deja el escritorio como quisieras encontrarlo al día siguiente.

11. Disminuye las distracciones

Cuando la vida personal y la profesional se entrecruzan en el hogar, las interrupciones externas durante las horas de trabajo son inevitables —se entiende—. Dicho esto, también puedes tomar medidas para disminuir las distracciones lo más posible.

A continuación, presentamos algunas consideraciones que puedes tener en cuenta para reducir las distracciones durante el trabajo:

  • Si no necesitas el teléfono, ponlo en silencio o en modo avión.

  • Desactiva las notificaciones de las aplicaciones durante el tiempo de concentración absoluta.

  • Usa auriculares con supresión de ruido para bloquear los sonidos que puedan distraerte.

  • Haz que los demás sepan cuáles son tus horarios laborales para que puedan comunicarse contigo fuera de las horas de trabajo.

Reduce las distracciones

12. Programa reuniones de actualización regulares

Las comunicaciones son la clave de la colaboración y, mucho más, con los equipos de trabajo remoto.

Para mantener las comunicaciones, programa reuniones con regularidad con las personas que dependen directamente de ti. Las reuniones pueden hacerse a diario, semanalmente o día por medio. En estas teleconferencias los miembros del equipo podrán hablar de temas que son difíciles de tratar por email o Slack. También podrás entender más y mejor cómo se encuentran tus compañeros de equipo.

A continuación, compartimos algunos temas a tratar que probablemente te convenga incluir en la agenda:

  • Consultar las novedades de los proyectos en curso.

  • Compartir los comentarios sobre los proyectos anteriores y el actual.

  • Consultar por el bienestar general de tus compañeros de equipo.

  • Hablar sobre los próximos proyectos. 

  • Brindar recursos o capacitaciones extra.

Todo esto puede resultar muy útil para generar reuniones más productivas y participativas.

13. Reconoce los éxitos del equipo

Es muy importante reconocer y celebrar las contribuciones de los distintos miembros del equipo para que se sientan valorados y motivados. Puede ser con un email, un reconocimiento público en Slack o en alguna reunión. Busca maneras de demostrar gratitud y apoyo.

Este tipo de reconocimientos también sirven para dar el ejemplo con un comportamiento y desempeño positivos, para que lo sigan otros miembros del equipo.

Lee: Gestión de equipos distribuidos: ¿Cómo liderar con empatía intercultural?

14. Define los objetivos y las expectativas de los proyectos desde el principio

Para prepararse ante las posibles demoras en las comunicaciones es mejor definir bien las expectativas desde el principio, en particular cuando trabajes con proyectos que incluyan la participación de varios departamentos. Establece con claridad las prioridades individuales y las del equipo. Proporciona las pautas, los objetivos y las fechas de los proyectos en detalle.

Después de establecer las expectativas y los objetivos iniciales, prepárate para responder a las dudas o hacer las debidas aclaraciones a medida que surjan. Una vez que los proyectos estén encaminados, brinda comentarios con regularidad para asegurarte de que las expectativas realmente se cumplan.

También es importante ser flexible y prepararte para cambiar las fechas si es necesario.

15. Implementa una herramienta de colaboración en el equipo

Para la gestión de equipos remotos hay que ser muy flexibles con los cronogramas. Probablemente tengas que aprender a usar herramientas nuevas, incorporar comunicaciones asincrónicas y aplicar la creatividad para la resolución de problemas.

Dejando las herramientas para comunicación de lado, también es muy conveniente preparar alguna plataforma para gestión de proyectos centralizada en la que puedas planificar y dar seguimiento a los proyectos y tareas del equipo. Para lograrlo, puedes generar hojas de cálculo, crear y compartir carpetas de cada proyecto, o usar un software de gestión de proyectos para automatizar los procesos.

Con un sistema de gestión de proyectos robusto y bien configurado, los miembros del equipo podrán encontrar, en un solo lugar, toda la información que necesiten para enviar las entregas. Además, disminuirá la cantidad de emails y reuniones extra.

16. Ofrece oportunidades para fortalecer la participación del equipo

El trabajo remoto se puede volver solitario ya que es más difícil conectarse con otros miembros del equipo. Pero no tiene por qué ser así. Para mantener la participación del equipo, genera oportunidades de interacción social.

Aquí te mostramos algunas formas de fortalecer la participación del equipo:

Estas actividades no solo ayudan a que los miembros del equipo se sientan conectados, sino que además son excelentes oportunidades para fortalecer los vínculos dentro del equipo, lo cual resulta en una gran colaboración y unión del grupo.

Lee: 5 formas de mantener motivado a tu equipo remoto cuando no pueden verse personalmente

17. Comunica las expectativas a quienes conviven contigo

Para que todo funcione sin inconvenientes, tanto en el trabajo como en casa, es crucial comunicar las expectativas a quienes conviven contigo.

Explícales cuáles son tus horarios laborales y cuándo y cómo pueden comunicarse contigo mientras trabajas.

Si eres una madre o un padre presente y compartes las responsabilidades del cuidado, coordina tus horarios en consecuencia. Por ejemplo, puedes dividir el día en turnos, y alternar entre el trabajo y ocuparte de los niños.

Aclarar lo que esperas es una excelente idea para que quienes conviven contigo sepan qué hacer para que les prestes atención durante las horas de trabajo. Por ejemplo, cuando la puerta está cerrada, significa que deben arrojar una nota debajo de la puerta en vez de golpear.

Si comunicas estas pautas podrás evitar conflictos en el hogar y, con suerte, también dejar bien en claro cuáles son las expectativas laborales.

18. Reserva tiempo para ti mismo

La configuración de una rutina estructurada es importante cuando tratas de equilibrar el trabajo con los hobbies. El nivel de detalle que uses en tu plan dependerá de tus preferencias, pero en general, crear un cronograma aproximado de las tareas diarias puede resultar muy útil para mantener tu capacidad de respuesta.

Es particularmente importante cuando quieres dedicar tiempo también a lo que amas. Que el trabajo sea tu máxima prioridad puede ser fácil, pero incluir tiempo para ti en la agenda puede hacer que disminuyan las probabilidades de padecer agotamiento a largo plazo.

Tu cronograma podría incluir tareas como las siguientes:

  • Hacer una caminata de 15 minutos.

  • Leer un capítulo de un libro.

  • Llamar a un amigo o a un familiar.

La sensación es fantástica cuando tachas las actividades terminadas de una lista al final del día. Y también puede ayudarte a alimentar la pasión por el trabajo para el día siguiente.

19. Aprovecha el tiempo de descanso

Para capitalizar el tiempo de descanso, organízate de manera que las horas pico de productividad sean las horas en que los demás duermen en tu casa. Por ejemplo, podrías despertarte algunas horas más temprano que los demás o trabajar mientras no están. También podrías reservar pequeños momentos de tranquilidad en los que también podrías trabajar.

Usa esas horas tranquilas para ocuparte de las tareas de mayor prioridad para las que necesitas concentrarte más. Después, puedes trabajar en tareas que requieran menos concentración durante el resto del día.

20. Sé paciente con quienes están a tu alrededor y también contigo mismo

Este consejo es tanto para madres o padres que trabajan como para quienes no tienen hijos. Independientemente de que las distracciones estén a tu alrededor o de que simplemente te distraigas solo, la paciencia es la clave.

Puedes dirigir tu atención a tantas cosas a la vez que, tal vez, necesites relajar un poco las reglas. Por ejemplo, está bien que te tomes descansos progresivos. Solamente no permitas que se conviertan en un hábito que te haga incumplir con los compromisos laborales.

Equilibrar el trabajo, el cuidado personal y las relaciones con quienes te rodean puede resultar complicado. La planificación anticipada es sumamente útil, pero, aun así, siempre puede suceder algo inesperado. Deja que tu equipo sepa cuando algo así sucede y piensen en un plan de respaldo.

Por sobre todas las cosas, sé paciente contigo mismo. Acepta el hecho de que algunos días serán mejores que otros, ya que cada uno tiene sus propios tiempos de adaptación.

Sé paciente con quienes están a tu alrededor y también contigo mismo.

21. Habla con los demás miembros del equipo

El aislamiento que implica el trabajo remoto puede afectar negativamente la salud mental. Contar con una red de personas a quienes puedes recurrir puede resultar ampliamente beneficioso.

Busca un compañero de trabajo con quien puedas conectarte o a quien puedas recurrir para compartir los desafíos o éxitos tanto del trabajo como extralaborales. De este modo, también podrás forjar relaciones en el trabajo aunque no se puedan reunir en persona.

Cuéntale a tu gerente sobre cualquier tema que te preocupe. Tendrá la posibilidad de reajustar la carga de trabajo o brindarte recursos para cuidar la salud mental, según lo que necesites.

Si necesitas reorganizar los horarios de trabajo o si tienes dudas acerca de tomarte algún día libre por tu salud mental, comunícate con el departamento de Recursos Humanos para que te ayuden.

22. Mantén un ritmo uniforme de sueño

A medida que las horas de trabajo se vuelven más flexibles, puede resultar tentador quedarse despierto hasta tarde mirando Netflix o dormir hasta el mediodía. Sin embargo, las alteraciones del ritmo circadiano pueden hacer que tus niveles de energía varíen o que sientas cansancio a lo largo del día.

Se recomienda que los adultos duerman 7 horas o más por noche. Cumple con esta regla general para poder sentirte óptimo en el trabajo y maximizar la concentración.

23. Define los límites del trabajo

Cuando los límites entre la vida persona y laboral no están claros, puede resultar más difícil separarlas. De hecho, el 71 % de los trabajadores sufrieron agotamiento al menos una vez durante 2020. Además, el 87 % de los empleados manifiestan haber trabajado aproximadamente 2 horas más todos los días.

Para evitar el agotamiento y lograr el equilibrio apropiado entre la vida laboral y personal, es crucial definir bien los límites. Y para eso, los cronogramas son muy útiles. Define el horario de trabajo y cuándo te pueden contactar.

Una vez que hayas terminado la jornada laboral, deja todo lo relacionado con el trabajo hasta el día siguiente, incluso los emails que llegan después del trabajo. Tómate tiempo para centrarte en ti, en tus hobbies y en tus relaciones.

24. Reserva 30 minutos al mediodía para respirar algo de aire puro

Mirar fijo una pantalla durante varias horas seguidas y procesar grandes cantidades de información puede ser física y mentalmente agotador.

Cuando tengas un descanso un poco más prolongado, aléjate de la pantalla para darle un descanso a tus ojos y a tu cerebro.

Aquí compartimos algunas formas de hacerlo:

  • Reduce el tiempo dedicado a las redes sociales.

  • Sal a caminar durante los descansos.

  • Desactiva las notificaciones hasta el día siguiente.

  • Guarda la laptop/computadora después de trabajar.

Cualquier cambio de escenario también puede ayudar a renovar la creatividad.

Utiliza el trabajo desde casa a tu favor

Lleva algo de tiempo dominar bien el equilibrio entre el trabajo y la casa, incluso aunque trabajes en una empresa emergente o en algún pequeño negocio. Conserva la flexibilidad y comunica tus necesidades al equipo a medida que surjan.

Una vez que tengas todas las herramientas necesarias para trabajar bien a distancia, estará todo listo para que te asientes en la oficina de tu casa y te pongas a trabajar. No olvides que los trabajos que se pueden hacer desde casa tienen sus beneficios, en particular cuando pones en práctica algunos de estos consejos.

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