3 conceptos fundamentales para gestionar con éxito un equipo que recién comienza a trabajar remoto

No es fácil ser gerente, en particular cuando de un momento a otro (rápidamente) tienes que ayudar a que tu equipo haga una transición de un entorno de oficina a trabajar desde la casa. Es probable que nunca hayas pensado en cómo gestionar un equipo remoto. Ahora, tal vez, no solo haya cambiado tu trabajo diario, sino que además, también sea muy diferente la forma en que tu equipo hace su trabajo y cómo interactúan entre sí.

Trabajar a distancia no es mejor ni peor. Solamente es distinto. Ese es el motivo por el cual es muy importante ser proactivos en la búsqueda de otras formas para contectarse y colaborar con los compañeros de equipo. Tanto como lo es tomarse el tiempo para revaluar el estilo de gestión y cuáles son las necesidades del equipo.

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Los 3 conceptos fundamentales para la colaboración remota exitosa

Aquí es donde entran en acción estos tres conceptos fundamentales creados por Joshua Zerkel, director de la Comunidad Global en Asana. Joshua es gerente y organizador profesional con certificación, y acaba de atravesar el mismo cambio, de trabajar en una oficina a trabajar desde la casa. Su experiencia personal le ayudó a dar forma a sus conceptos en torno a trabajar como gerente a distancia.

A continuación, te mostramos los tres consejos de Joshua para gestionar un equipo remoto colaborativo:

1. Define prioridades semanales para aportar claridad

Tener claridad consiste en asegurarse de que todos sepan cuáles son las prioridades del equipo y cómo trabajar para lograrlas, juntos.

Incluso en un ambiente de oficina tradicional, puede ser difícil asegurarse de que todos los integrantes del equipo tengan claro cuáles son los objetivos más amplios y las prioridades individuales. Así que cuando lideras un equipo disperso, es particularmente importante que se defina, articule y mantenga la claridad.

Solución: Haz que todas las semanas las personas de tu equipo documenten sus prioridades en un archivo compartido o en una tarea de Asana. Programa una reunión corta semanal en la que todos puedan repasar brevemente sus prioridades y oír las de los demás.

[Lee: Cómo organizar reuniones efectivas]

Esta nueva estructura que incluye compartir planes entre los integrantes del equipo puede despertar ideas nuevas y conectarlos con colaboraciones potenciales, y en consecuencia, plantear las expectativas para la semana. Como gerente, es un momento en el que puedes ofrecer orientación y analizar la carga laboral del equipo, qué lo bloquea y cuáles son sus logros.

2. Define las convenciones para las comunicaciones remotas

En una oficina, tienes infinidad de oportunidades para conectarte en persona con los colegas de los escritorios que están junto al tuyo o por los pasillos.

Pero al trabajar de forma remota, puede ser complicado saber dónde y cómo definir las normas y convenciones para las comunicaciones. ¿Cuándo deberías llamar en vez de enviar un mensaje de texto? ¿Qué comunicaciones deberían mantenerse por email y no por Slack o en Asana? Las comunicaciones y las prácticas incongruentes pueden causar confusión y frustración en tu equipo.

Solución: Define para qué se usará cada canal de comunicaciones y documenta esas pautas en un lugar al que sea fácil acceder o que sea fácil de encontrar para poder consultarlo o presentárselo a los nuevos miembros del equipo que se incorporen.

¿Cómo deberían ser esas pautas? Dependerá de qué herramientas prefiera usar tu equipo. Por ejemplo, en Asana, Slack se usa para conversaciones informales o preguntas aisladas, mientras que Asana se usa para conversaciones y colaboración más extensa y orientada a las acciones. El email solamente se usa para comunicaciones con los proveedores o colaboradores externos. Una vez que hayas definido las pautas, inclínate por comunicar de más hasta que tu equipo empiece a tomar ritmo.

[Lee: Consejos para permanecer conectados mientras se trabaja a distancia]

Además, no olvides dejar tiempo libre para solamente pasar el rato. Organiza almuerzos o charlas de café remotos sin una agenda definida para que se pueda charlar y para incentivar el compañerismo. Agrega algunos emojis o GIF para transmitir emociones que no son fáciles de expresar con texto. Al trabajar de forma remota te puedes sentir aislado; encontrar el tiempo para pasar un rato con el equipo es muy importante para fortalecer los vínculos.

3. Define una programación clara con un ritmo razonable

Cuando trabajan juntos, los colegas, con frecuencia, se toman pausas al mismo tiempo, comparten comidas y se dan cuenta de cuándo ha sido suficiente por ese día.

Pero al trabajar desde la casa los límites entre la vida personal y la laboral pueden volverse inciertos. De repente, esa pila de ropa lavada pide a gritos que la doblen, o tienes que abandonar una reunión para ayudar a los niños con la clase de inglés.

Solución: Determina cuál será el horario laboral de cada uno. Marca esas horas en un calendario o agrégalas como parte del estado donde todos puedan verlas. Dependiendo de la naturaleza de tu trabajo, las zonas horarias y la cultura sobre las reuniones, podrás decidir qué es razonable y cuándo los cronogramas deben superponerse o no.

No olvides alentar a que tu equipo se tome descansos durante el día. A veces, lo más fácil es sentarse por la mañana y levantarse solamente una o dos veces en todo el día. Cuando no nos distrae, como es natural, algún compañero de trabajo (algún perro que necesite dar un paseo o un niño que necesite atención) es muy fácil quedar aislados en nuestra trinchera.

[Lee: Cómo hacer que funcione el trabajo desde casa]

Finalmente, crea un proyecto de Asana o un documento compartido en los que tu equipo pueda compartir y reunir consejos para trabajar desde casa. Cada equipo tendrá su propia manera de operar, puede resultar muy útil contar con una biblioteca en la organización con los consejos aportados por quienes están en el mismo barco.

La práctica hace al maestro

Tal como lo recuerda el viejo dicho: la práctica hace al maestro. La buena noticia es que, si aportas claridad, determinas las convenciones para las comunicaciones y defines una programación clara con un ritmo razonable, es muy probable que tu equipo remoto se adapte bien a esas políticas y que se transformen en maestros de la colaboración remota.

En definitiva, estos tres conceptos para lograr el éxito en la colaboración remota también se pueden trasladar sin problemas a un ambiente de oficina. Independientemente de que tu equipo permanezca disperso o de que algún día vuelva a la oficina, esta etapa de trabajo remoto puede ser un buen momento para pensar en cómo gestionas el equipo y para crear nuevos hábitos.

onversaciones productivas: Cómo hacer que funcione el trabajo desde casa

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