Cómo colaborar de forma remota con tu equipo

Cuando no puedes reservar una sala de conferencias con pizarra, tocas a alguien en el hombro y se lo cuentas, o piensan en otras opciones juntos durante el almuerzo. ¿Qué se puede hacer para colaborar de manera efectiva con el equipo? El trabajo remoto puede presentar un gran desafío, en particular para quienes lo hacen por primera vez en circunstancias que ya son estresantes.

Tanto en el caso de que ni tu empresa ni tú hayan trabajado de forma remota nunca antes, o de que ya sepas trabajar desde casa de manera efectiva mientras colaboras y te comunicas con el equipo, aún hay algunos ajustes muy simples que puedes hacer en tus procesos para marcar una gran diferencia.

Recuerda: La colaboración remota está íntimamente vinculada al trabajo en equipo

A pesar de que las comunicaciones digitales son casi naturales, la pérdida del lenguaje corporal o de otros aspectos de las comunicaciones presenciales pueden generar situaciones difíciles en el trabajo. Incluso los pequeños indicios no verbales pueden tener un impacto positivo o bien afectar el ánimo, dependiendo de cómo se interpreten.

Este es el motivo por el cual, según un  artículo de la Harvard Business Review, cuando practicamos el distanciamiento físico o social es importante reducir el  distanciamiento de afinidad (distanciamiento con los valores, la confianza y el trabajo en equipo). En otras palabras, aunque tu equipo no pueda estar cerca físicamente, es crítico que estén alineados en cuanto a los valores y que se conserve y genere confianza entre las personas para que el grupo se mantenga fuerte.

¿Cómo lograrlo?

• Crea pautas para las comunicaciones: decide qué herramientas de comunicación se usarán en el equipo según el tipo de contacto. Por ejemplo, en Asana usamos Slack para las conversaciones breves, Asana para los grandes proyectos y la colaboración, y los emails para comunicarnos con proveedores o colaboradores externos. Usa un plan de comunicaciones para documentar lo que decidas como equipo y publica las pautas en algún sitio al que sea fácil acceder.

• Encuentra el equilibrio correcto para las comunicaciones: a veces, para ser eficientes, nos inclinamos a tener comunicaciones y conversaciones cortas. Para que las comunicaciones sean efectivas mientras trabajamos a distancia, adjunta o agrega enlaces de proyectos o información de referencia, incluye capturas de pantalla para demostrar casos específicos, emojis o GIF para transmitir emociones, o haz una llamada para hablar brevemente sobre algún tema.

• Define los estándares para las videollamadas: si tu equipo no tiene aún una cultura de videollamadas, este es el momento de empezar. Las videollamadas son útiles para que las personas puedan interpretar emociones (hay un poco de lenguaje corporal), sentir afinidad y participar en las conversaciones. Todo esto mejora la confianza.

• Genera espacios para los festejos y la unión del equipo: dedicar tiempo a los festejos y a la unión del equipo es tan importante como que el trabajo esté hecho; en particular, si el equipo tiene una modalidad de trabajo remota o híbrida. Cuando alguien cumpla un hito, envía una nota al equipo felicitándolo. Organiza una fiesta de cumpleaños de media hora por videoconferencia, solamente para pasar un buen rato juntos. Coordina un juego virtual de una hora por mes (consejo profesional:  Scattergories funciona bien en línea). Cuando las personas logran relajarse llegan a conocerse mejor entre sí y trabajar juntos es mucho más fácil y divertido.

Mejora la colaboración en equipo con reuniones bien preparadas

Este es un momento excelente para organizar reuniones realmente buenas. Las videollamadas son más populares que nunca; ahora bien, que solamente haya que hacer clic en un botón para acceder no quiere decir que necesariamente sea más simple. Si miraras tu calendario ahora mismo, ¿crees que habría reuniones que deberían ser más cortas o que directamente se pudiesen cancelar?

A continuación, te mostramos cómo podrías repensar el calendario y las reuniones para incentivar la colaboración en el trabajo a distancia:

• Prepara una agenda de reunión y envíala: empieza por identificar el motivo y el objetivo de la reunión, después prepara una agenda con los temas a tratar, las acciones pendientes para analizar y la distribución del tiempo. Envía la agenda antes de la reunión para que los invitados sepan de qué se hablará y puedan pensar en cómo contribuir o bien, desistir de ir en caso de que no les concierna. Tus reuniones serán más efectivas y podrás estar al día con todo.

• Toma notas y distribúyelas después de la reunión: en el documento o tarea con la agenda compartida, el líder de la reunión debería tomar notas detalladas acerca de lo que se habla. Después de la reunión, llena las notas con enlaces de referencia a otros proyectos y a continuación, distribuye el documento o tarea a quienes hayan asistido. Si designas a alguien para que tome notas, el resto se podrá concentrar en participar más que en crear sus propios registros. Las notas también son útiles para quienes no pudieran asistir.

• Prueba con una reunión virtual “de pie”: si tienes reuniones recurrentes de estado, en vez de reservar 30 o 60 minutos en los calendarios de todos, considera cambiar por una reunión “de pie” de 15 minutos. ¿Qué es una reunión “de pie”? En el mundo de la informática, las reuniones “de pie” son reuniones cortas diarias para actualización de estado en las que todos los integrantes del equipo dicen con una oración o dos qué han hecho, qué harán a continuación y a qué problemas creen que se enfrentarán. Es un método efectivo para ver un panorama general, identificar las oportunidades de colaboración híbrida y estar comunicados e informados.

Encuentra el equilibrio entre la colaboración remota y la concentración profunda

Del mismo modo que trabajar y colaborar juntos es importante, también lo es hallar tu propio tiempo para la concentración y asegurarte de que el resto del equipo también lo haga. Para todo el mundo debería ser prioritario lograr la concentración profunda, reducir las distracciones digitales y frenar el constante torrente de cambios entre aplicaciones y de atención a las notificaciones. Si piensas con un poco de previsión y ofreces buenas estructuras acerca de cómo hay que trabajar, para tu equipo será muy fácil encontrar el tiempo necesario para concentrarse.

A continuación, te mostramos formas de hacerlo:

• Di que no a las reuniones: sí, leíste bien. ¿Te sientes abrumado por lo que ves en tu calendario? Mira tus prioridades, analiza cuál es el motivo de cada reunión y mira quién más está invitado. Piensa dos veces si realmente deberías ir o no. Si la respuesta es “no”, rechaza la reunión y pide las notas si crees que podrían ser útiles.

• Define tiempos específicos para las distracciones: es importante tomar breves descansos durante el día para poder concentrarte cuando sea oportuno. El truco es asegurarte de que un receso corto no se transforme en una tarde entera durmiendo la siesta o mirando Instagram. Separa horarios específicos para hacer actividades que no estén relacionadas con el trabajo (una caminata de unas pocas cuadras, un momento para un refrigerio o leer las noticias) y dedícale el tiempo preciso que has destinado para ello. La pausa será muy buena para ti y volverás al trabajo con la mente más despejada y con más energía para cumplir con tus tareas.

• Desactiva las notificaciones y usa la función No molestar: está bien que bloquees las distracciones durante cierto tiempo del día para mantener el flujo de trabajo y la cabeza enfocada. Toma el control de tus notificaciones, desactívalas a todas, excepto a las más críticas. Si te preocupa perderte algo, configura recordatorios cada algunas horas para revisar la bandeja de entrada o Slack rápidamente y después volver a trabajar. En el mismo sentido, si trabajas con herramientas que ya tienen un modo No molestar, actívalo cuando necesites concentrarte. Protege el tiempo que tienes para concentrarte y asegúrate de que tus compañeros hagan lo mismo. Entonces, cuando tengas tiempo, podrás trabajar mejor sin distracciones.

Colabora de forma remota con tu equipo

Si trabajas en un equipo con modalidad a distancia o híbrida, no eres el único. Todos estamos aprendiendo a ser efectivos juntos, aunque sea con la práctica del distanciamiento social en mayor o menor medida. Interésate por aplicar las mejores prácticas de colaboración remota en el equipo, para poder conectarse con mayor frecuencia (incluso aunque sea un poco diferente a lo que hubieran hecho en la oficina). Comparte con tus colegas qué te ha dado resultado y pide que te brinden cualquier consejo nuevo que crean conveniente.

Además, reconoce cuáles son las dificultades y trabaja con tu equipo para superarlas como corresponde. Los cambios pueden desorientar. El solo hecho de reconocer y redefinir cómo transcurren los días y cómo interactúas con tu equipo y colegas puede resultar fortalecedor.