Cómo trabajar desde casa: 24 consejos para potenciar la productividad

Saber cómo trabajar desde casa consiste en crear una rutina clara, marcar límites y elegir las herramientas adecuadas para el teletrabajo. Con el auge del trabajo remoto, tanto a media jornada como a jornada completa, podemos decir adiós a los cubículos y a los largos desplazamientos. El teletrabajo bien organizado aporta flexibilidad, mejor conciliación, ahorro de tiempo y costes, y más productividad.

Aunque trabajar en pantuflas resulte atractivo y más cómodo, el teletrabajo también trae nuevos retos. Afecta a la gestión del tiempo, a las comunicaciones en el trabajo y al trabajo en equipo.

Quienes trabajan desde casa deben reajustar sus horarios y aprender formas nuevas de trabajar. Mientras tanto, los responsables de equipo afrontan el reto de liderar y motivar a los equipos remotos sin perder colaboración ni calidad.

Prosperar en estas circunstancias puede ser un gran reto. Por eso te ofrecemos estos veinticuatro consejos sobre cómo organizar el trabajo desde casa y potenciar la productividad.

Colabora con compromiso

Si estás acostumbrado a trabajar codo a codo con tu equipo, puede tomarte algún tiempo adaptarte a la colaboración remota. Afortunadamente, puedes establecer pautas de colaboración claras que te ayuden a adaptarte más rápido. A continuación te contamos cómo:

1. Establece pautas de comunicación

Establece pautas sobre la frecuencia, el ritmo y los medios de comunicación. Así te aseguras de que todo el equipo maneje la misma información. Además, determina cómo se realizará el trabajo entre los distintos departamentos.

Decide qué medios de comunicación serían los más adecuados en una situación en particular. Por ejemplo, si algunas cuestiones o inconvenientes pueden tratarse por correo electrónico o mediante mensajes de Slack, ya no hace falta organizar una reunión.

En cambio, si la situación requiere muchas idas y vueltas (y mucho tiempo), una llamada breve podría ser la mejor opción.

2. Configura las herramientas para la colaboración remota

Cuando trabajes de manera remota, la cantidad de correos electrónicos que envíes y recibas seguramente crecerá. Entonces, necesitarás asegurarte de poder acceder a los correos del trabajo desde casa.

Además del correo electrónico, todos los equipos usan otras herramientas para colaborar. En el equipo se debería decidir qué herramientas usar para mensajes y videoconferencias, y también para mantener los proyectos bajo control.

El equipo debe ponerse de acuerdo sobre qué herramientas para colaboración remota necesita. Comprueba con anticipación que funcionen bien todas las credenciales para inicio de sesión.

Asegúrate de tener una buena red wifi. Así evitas perder trabajos o que las reuniones se cierren de manera imprevista.

3. Implementa una herramienta de colaboración en el equipo

Para la gestión de equipos remotos hay que ser muy flexibles con los cronogramas. Probablemente tengas que aprender a usar herramientas nuevas, incorporar comunicaciones asincrónicas y aplicar la creatividad para la gestión de problemas.

Además de las herramientas de comunicación, conviene preparar una plataforma centralizada de gestión de proyectos. Allí puedes planificar y dar seguimiento a los proyectos y tareas del equipo.

Para lograrlo, puedes generar hojas de cálculo o compartir carpetas de cada proyecto. También puedes usar un software de gestión de proyectos para automatizar los procesos.

Con un sistema de gestión de proyectos bien configurado, el equipo encuentra en un solo lugar toda la información que necesita. Así puede enviar los entregables sin perder tiempo. Además, disminuye la cantidad de correos y reuniones extra.

4. Cuando se trabaja con zonas horarias diferentes, elige comunicar de más

Los empleos para trabajar desde casa pueden ofrecer a los trabajadores remotos la flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar. Sin embargo, cuando el trabajo se hace en diferentes zonas horarias, los tiempos de respuesta pueden resultar prolongados. Para evitar perder tiempo entre intercambios, sé lo más detallado posible en los mensajes y correos electrónicos.

Aquí compartimos algunas formas de hacerlo:

• Brinda la mayor cantidad de información posible con anticipación.

• Especifica las fechas de entrega de los proyectos o para cuándo necesitas recibir una respuesta.

• Vincula los recursos o las conversaciones relacionadas con el tema en cuestión.

• Complementa los mensajes con imágenes o capturas de pantalla.

• Permite que tu equipo sepa con anticipación cuándo estarás ausente.

Cuando entiendas cómo funcionan las comunicaciones asincrónicas, dejarás de perder tiempo con los proyectos. Además, el equipo tendrá todo lo necesario para avanzar con los trabajos.

5. Define los objetivos y las expectativas de los proyectos desde el principio

Para prepararte ante posibles demoras en las comunicaciones, define bien las expectativas desde el principio. Esto es clave en proyectos con la participación de varios departamentos.

Establece con claridad las prioridades individuales y las del equipo. Proporciona las pautas, los objetivos y las fechas de los proyectos en detalle.

Después de establecer las expectativas y los objetivos iniciales, prepárate para responder a las dudas o hacer las debidas aclaraciones a medida que surjan. Una vez que los proyectos estén encaminados, brinda comentarios con regularidad para asegurarte de que las expectativas realmente se cumplan.

También es importante ser flexible y prepararte para cambiar las fechas si es necesario.

6. Graba las reuniones de equipo

Las reuniones de equipo o de toda la empresa son oportunidades excelentes para conectar con otras personas. También sirven para ponerse al día con las novedades corporativas.

Sin embargo, es probable que no todos puedan asistir. Las diferencias de zona horaria, las licencias por enfermedad o las vacaciones lo dificultan.

Graba y comparte estas reuniones de Zoom, Microsoft Teams o Google Meet con quien quieras. Así todo el equipo se siente incluido y accede a la misma información.

También se puede aplicar a las sesiones de capacitación o a otras presentaciones importantes. Deja las grabaciones y las diapositivas en un sitio accesible para todo el equipo. Así cada persona puede revisarlas y ponerse al día a su propio ritmo.

Conéctate con tu equipo

Aunque no veas a tus compañeros en persona, el trabajo remoto en equipo también funciona a distancia. A continuación te mostramos algunas formas de mantener el contacto:

7. Programa reuniones de actualización regulares

Las comunicaciones son la clave de la colaboración y, mucho más, con los equipos de trabajo remoto.

Para mantener las comunicaciones, programa reuniones con regularidad con las personas que dependen directamente de ti. Las reuniones pueden hacerse a diario, semanalmente o día por medio. En estas teleconferencias los miembros del equipo podrán hablar de temas que son difíciles de tratar por correo electrónico o Slack.

A continuación, compartimos algunos temas a tratar que probablemente te convenga incluir en la agenda:

• Consultar las novedades de los proyectos en curso.

• Compartir los comentarios sobre los proyectos anteriores y el actual.

• Consultar por el bienestar general de tus compañeros de equipo.

• Hablar sobre los próximos proyectos.

• Brindar recursos o capacitaciones extra.

Todo esto puede resultar muy útil para generar reuniones más productivas y participativas.

8. Reconoce los éxitos del equipo

Es muy importante reconocer y celebrar las contribuciones de los distintos miembros del equipo para que se sientan valorados y motivados. Puede ser con un correo electrónico, un reconocimiento público en Slack o en alguna reunión. Busca maneras de demostrar gratitud y apoyo.

Este tipo de reconocimientos también sirven para dar el ejemplo con un comportamiento y desempeño positivos, para que lo sigan otros miembros del equipo.

9. Ofrece oportunidades para fortalecer la participación del equipo

El trabajo remoto se puede volver solitario ya que es más difícil conectarse con otros miembros del equipo. Pero no tiene por qué ser así. Para mantener la participación del equipo, genera oportunidades de interacción social.

Aquí te mostramos algunas formas de fortalecer la participación del equipo:

• Organiza actividades virtuales para el fortalecimiento del equipo.

• Reserva horas para socializar.

• Comparte algunas citas motivadoras para equipos.

• Conéctate con almuerzos o desayunos virtuales.

Estas actividades ayudan a que el equipo se sienta conectado. Además, fortalecen los vínculos internos y mejoran la colaboración y la unión del grupo.

Mantén la productividad al trabajar desde casa

El hecho de que no estés en la oficina no significa que no puedas ser productivo. Prueba estas estrategias para mejorar tu concentración mientras trabajas de forma remota:

10. Crea una rutina matutina

Con una buena rutina matutina puedes mentalizarte para trabajar el resto del día. La transición al trabajo remoto puede haber alterado tu organización diaria. Recobrar la rutina matinal te ayuda a sentir que todo está listo para empezar la jornada.

Prepara tu propio viaje «de la casa al trabajo» para empezar el día laboral sin presiones. Por ejemplo, date una ducha, vístete como si fueras a trabajar o prepárate un café. Una vez que tengas la intención real de «ir a trabajar» es probable que te vuelvas más productivo.

Del mismo modo, también puedes crear una rutina para cerrar el día de trabajo y descomprimir tensiones. Por ejemplo, podrías revisar lo que has finalizado durante el día, cambiarte de ropa y tomarte algo de tiempo para meditar o aclarar la mente.

11. Respeta lo programado

El teletrabajo y los horarios flexibles aportan comodidad. Pero ten en cuenta que todo puede llevarte más tiempo si las interrupciones son constantes.

No tienes un horario laboral estricto de 9 a 17 h. Aun así, reserva horas para trabajar y respétalas lo más posible. Así mantienes un flujo de trabajo continuo.

No olvides programar descansos para tener tiempo suficiente para recargar energías. Toma descansos con regularidad y tu cerebro se podrá relajar y volver a concentrarse. Te ayudará a mantenerte productivo a lo largo de todo el día.

También es muy fácil perder la noción del tiempo cuando se trabaja en línea. Te convendrá utilizar un software para seguimiento del tiempo que te sea útil para poder trabajar conforme a lo programado como Outplanr o TrackingTime.

12. Ocúpate de las tareas de mayor prioridad durante la mañana

Tal como dijo una vez Mark Twain, «Si tienes que comer una rana, mejor hacerlo a primera hora de la mañana».

Aplicada a la priorización de tareas, esta cita suena como una advertencia. Si «comes la rana», te ocupas de las tareas más grandes e importantes durante la mañana. Después te sentirás mejor y menos estresado mientras avanzas con lo menos urgente.

Probablemente puedas dirigir toda tu atención a la primera tarea de la mañana. Después habrá más distracciones y empezarán a llegar más tareas y notificaciones.

13. Combina la lista de pendientes con bloques de tiempo

Es muy fácil desviarse y procrastinar cuando trabajas desde casa. Por eso conviene aplicar estrategias de gestión de tareas y del tiempo. Por ejemplo, puedes usar un software con lista de pendientes y bloques de tiempo para programar tareas según su importancia.

La visualización de las tareas te ayuda a tener todo bajo control y cumplir a tiempo. Si arrancas el día con una idea clara de lo que quieres lograr, te concentras mejor. Así finalizas una tarea a la vez y evitas hacer varias cosas al mismo tiempo.

14. Define un espacio físico de trabajo separado

Trabajar desde la cama o la cocina puede ser tentador, pero la productividad se puede ver afectada, ya que hay distracciones por todas partes. Es mejor separar los espacios para vivienda personal y para el trabajo, para marcar límites claros.

Si no tienes una habitación separada para usar como oficina, hazte un lugar en algún rincón de cualquier habitación para usarlo como espacio de trabajo. Invierte en un ordenador, una silla y un escritorio buenos para poder trabajar con comodidad y concentración.

Un espacio de trabajo exclusivo para tal fin puede servir para lograr un estado mental favorable al trabajo. Además, les indica a los demás integrantes de la familia que estás trabajando.

15. Ordena tu espacio de trabajo

Cuando el escritorio está desordenado, puede ser difícil lograr la concentración. Un artículo de Harvard Business Review señala que el desorden nos puede hacer sentir más estresados y ansiosos.

Para evitarlo, tómate el tiempo para pensar en un sistema para organizar tu escritorio y tu oficina en casa. Un espacio de trabajo ordenado te hará ahorrar tiempo que, de lo contrario, perderías limpiando y buscando cosas que necesitas.

A continuación, compartimos algunas formas de mantenerte organizado:

• Desarrolla un sistema de clasificación física o digital para organizar los archivos.

• Organiza la barra de herramientas del navegador con los favoritos y las funciones que usas habitualmente.

• Ordena el escritorio durante los descansos.

Al final del día, deja el escritorio como quisieras encontrarlo al día siguiente.

16. Disminuye las distracciones

Cuando la vida personal y la profesional se entrecruzan en el hogar, las interrupciones externas durante las horas de trabajo son inevitables y comprensibles. Dicho esto, también puedes tomar medidas para disminuir las distracciones lo más posible.

A continuación, presentamos algunas consideraciones que puedes tener en cuenta para reducir las distracciones durante el trabajo:

• Si no necesitas el teléfono, ponlo en silencio o en modo avión.

• Desactiva las notificaciones de las aplicaciones durante el tiempo de concentración absoluta.

• Usa auriculares con supresión de ruido para bloquear los sonidos que puedan distraerte.

• Haz que los demás sepan cuáles son tus horarios laborales para que puedan comunicarse contigo fuera de las horas de trabajo.

17. Comunica las expectativas a quienes conviven contigo

Para que todo funcione sin inconvenientes, tanto en el trabajo como en casa, es crucial comunicar las expectativas a quienes conviven contigo.

Explícales cuáles son tus horarios de trabajo y cuándo y cómo pueden comunicarse contigo mientras trabajas.

Si eres una madre o un padre presente y compartes las responsabilidades del cuidado, coordina tus horarios en consecuencia. Por ejemplo, puedes dividir el día en turnos, y alternar entre el trabajo y ocuparte de los niños.

Aclarar lo que esperas ayuda a quienes conviven contigo. Así saben cómo pedirte atención durante las horas de trabajo. Por ejemplo, cuando la puerta está cerrada, pueden dejar una nota debajo en vez de golpear.

Si comunicas estas pautas podrás evitar conflictos en el hogar y, con suerte, también dejar bien en claro cuáles son las expectativas laborales.

Prioriza tu salud mental

Algunos desafíos del trabajo remoto, como las dificultades para establecer límites y la sensación de aislamiento, pueden afectar nuestra salud mental. Estas son algunas estrategias que puedes implementar para fortalecer tu bienestar físico y mental mientras trabajas desde casa:

18. Habla con los demás miembros del equipo

El aislamiento que implica el trabajo remoto puede afectar negativamente la salud mental. Contar con una red de personas a quienes puedes recurrir puede resultar ampliamente beneficioso.

Busca un compañero de trabajo con quien puedas conectarte o a quien puedas recurrir para compartir los desafíos o éxitos tanto del trabajo como extralaborales. De este modo, también podrás forjar relaciones en el trabajo aunque no se puedan reunir en persona.

Cuéntale a tu gerente sobre cualquier tema que te preocupe. Tendrá la posibilidad de reajustar la carga de trabajo o brindarte recursos para cuidar la salud mental, según lo que necesites.

¿Necesitas reorganizar los horarios o tomarte un día libre por tu salud mental? Comunícate con el departamento de Recursos Humanos para que te ayuden.

19. Reserva tiempo para ti mismo

Una rutina estructurada es importante cuando tratas de equilibrar el trabajo con los hobbies. El nivel de detalle del plan dependerá de tus preferencias. En general, un cronograma aproximado de las tareas diarias te ayuda a mantener tu capacidad de respuesta.

Esto es clave cuando quieres dedicar tiempo a lo que amas. Es fácil que el trabajo sea tu máxima prioridad. Pero incluir tiempo para ti en la agenda reduce las probabilidades de agotamiento a largo plazo.

Tu cronograma podría incluir tareas como las siguientes:

• Hacer una caminata de quince minutos.

• Leer un capítulo de un libro.

• Llamar a un amigo o a un familiar.

La sensación es fantástica cuando tachas las actividades terminadas de una lista al final del día. Y también te ayudará a mantenerte motivado para trabajar al día siguiente.

20. Aprovecha el tiempo de descanso

Para aprovechar el tiempo de descanso, organízate según tus horas pico de productividad. Aprovecha los momentos en que los demás duermen en tu casa.

Por ejemplo, podrías despertarte más temprano o trabajar mientras no están. También puedes reservar pequeños momentos de tranquilidad para trabajar.

Usa esas horas tranquilas para ocuparte de las tareas de mayor prioridad para las que necesitas concentrarte más. Después, puedes trabajar en tareas que requieran menos concentración durante el resto del día.

21. Sé paciente con quienes están a tu alrededor y también contigo mismo

Este consejo es tanto para madres o padres que trabajan como para quienes no tienen hijos. Independientemente de que las distracciones estén a tu alrededor o de que simplemente te distraigas solo, la paciencia es la clave.

Puedes dirigir tu atención a tantas cosas a la vez que, tal vez, necesites relajar un poco las reglas. Por ejemplo, está bien que te tomes descansos progresivos. Solamente no permitas que se conviertan en un hábito que te haga incumplir con los compromisos laborales.

Equilibrar el trabajo, el cuidado personal y las relaciones con quienes te rodean puede resultar complicado. La planificación anticipada es sumamente útil, pero, aun así, siempre puede suceder algo inesperado. Deja que tu equipo sepa cuando algo así sucede y piensen en un plan de respaldo.

Por sobre todas las cosas, sé paciente contigo mismo. Acepta el hecho de que algunos días serán mejores que otros, ya que cada uno tiene sus propios tiempos de adaptación.

22. Mantén un ritmo uniforme de sueño

A medida que las horas de trabajo se vuelven más flexibles, puede resultar tentador quedarse despierto hasta tarde mirando Netflix o dormir hasta el mediodía. Sin embargo, las alteraciones del ritmo circadiano pueden hacer que tus niveles de energía varíen o que sientas cansancio a lo largo del día.

Según los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), los adultos deberían dormir siete horas o más cada noche. Cumple con esta regla general para poder sentirte óptimo en el trabajo y maximizar la concentración.

23. Define los límites del trabajo

Cuando los límites entre la vida personal y laboral no están claros, puede resultar más difícil separarlas. Según el Índice de la anatomía del trabajo de Asana, la falta de límites claros favorece el agotamiento y el exceso de trabajo. Es un riesgo habitual en el teletrabajo.

Para evitar el agotamiento y lograr un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal, es crucial definir bien los límites. Y para eso, los cronogramas son muy útiles. Define el horario de trabajo y cuándo te pueden contactar.

Cuando termines la jornada laboral, deja el trabajo hasta el día siguiente. Esto incluye los correos que llegan fuera de tu horario. Tómate tiempo para centrarte en ti, en tus hobbies y en tus relaciones.

24. Reserva 30 minutos al mediodía para respirar algo de aire puro

Mirar fijo una pantalla durante varias horas seguidas y procesar grandes cantidades de información puede ser física y mentalmente agotador.

Cuando tengas un descanso un poco más prolongado, aléjate de la pantalla para darle un descanso a tus ojos y a tu cerebro.

Aquí compartimos algunas formas de hacerlo:

• Reduce el tiempo dedicado a las redes sociales.

• Sal a caminar durante los descansos.

• Desactiva las notificaciones hasta el día siguiente.

• Guarda el portátil después de trabajar.

Cualquier cambio de escenario también puede ayudar a renovar la creatividad.

Preguntas frecuentes sobre cómo trabajar desde casa

Utiliza el trabajo desde casa a tu favor

Dominar cómo trabajar desde casa lleva algo de tiempo, incluso en una empresa emergente o en un pequeño negocio. Conserva la flexibilidad y comunica tus necesidades al equipo a medida que surjan.

Cuando tengas las herramientas necesarias para trabajar a distancia, estarás listo para trabajar desde la oficina de tu casa. Los trabajos que se hacen desde casa tienen grandes beneficios, sobre todo si pones en práctica estos consejos.